Файл: Теоретические положения документирования основной деятельности организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 230
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Нормативно-методическая база и локальные нормативные акты по организации делопроизводства
1.2. Анализ основных принципов организации документооборота
1.3. Виды документов, отражающих основную деятельность организации
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО "РЕГИОН-К" И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
2.1. Характеристика ООО "Регион-К"
2.2. Анализ организации делопроизводства и документирования основной деятельности в ООО "Регион-К"
2.3. Рекомендации по совершенствованию организации документирования основной деятельности в ООО "Регион-К"
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.
Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Актуальность темы данной работы состоит в том, что в современных условиях хозяйствования необходимы знания о системе документирования управленческой деятельности, современной теории и практике организации делопроизводства и основных направлений его развития, общих принципах документационного обеспечения деятельности предприятия, организации, с порядком документирования информации, правовой защиты документированной информации и с организацией рационального движения документов в бюджетном учреждении. Необходимо уметь качественно и быстро обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений.
Цель работы: анализ документирования основной деятельности ООО "РЕГИОН-К" и направления ее совершенствования.
Реализация цели обусловила постановку и решение следующих задач:
-Изучить нормативно-методическую базу и локальные нормативные акты по организации делопроизводства;
-Провести анализ основных принципов организации документооборота;
-Рассмотреть виды документов, отражающих основную деятельность организации;
-Дать характеристику ООО "РЕГИОН-К";
-Осуществить анализ организации делопроизводства и документирования основной деятельности в ООО "РЕГИОН-К";
-Дать рекомендации по совершенствованию организации документирования основной деятельности в ООО "РЕГИОН-К".
Объектом исследования дипломной работы является документационное обеспечение управления.
Предмет исследования – нормативно-правовая и методическая база документирования основной деятельности.
База исследования – ООО "РЕГИОН-К".
Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.
В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.
Теоретическую основу выпускной квалификационной работы составили труды таких ведущих ученых в области документационного обеспечения, как: Жильников А. Ю., Михайлова О. С., Могзоев А. М., Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов, А.В. Кудряев, И.К. Корнеев и др.
Теоретическая и практическая значимость исследования. Теоретические положения работы способствуют более глубокому и точному определению процесса документирования основной деятельности организации, а также процессу её совершенствования.
Научная новизна исследования определяется тем, что положения работы предлагают возможные решения проблем и направления совершенствования делопроизводства в организациях. Результаты данного исследования могут быть использованы при создании административных и служебных регламентов в организациях, а также материалы работы могут быть использованы, в преподавании учебных дисциплин документоведческого, управленческого направлений.
Структура работы
обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, 2х глав, каждая из которых делится на параграфы и заключения. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработанности темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает практическую и теоретическую значимость работы.
Заключение дипломной работы содержит итоги проведенного исследования, основные выводы по проделанной работе.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Нормативно-методическая база и локальные нормативные акты по организации делопроизводства
Управление документацией является одной из управленческих функций в организации, от реализации которой во многом зависит эффективность управления и функционирования организации в целом. В условиях внедрения электронного документооборота эта функция приобретает особое значение, т.к. правильно организованная система электронного документооборота предназначена не только для автоматизации делопроизводственных задач, а охватывает всю работу организации, объединяя в единое целое решение тех задач, которые ранее были локальными. В связи с этим актуальными становятся вопросы регламентации управления документацией, т.к. грамотная локальная нормативная база (при условии ее соблюдения) снимает целый ряд проблем и упорядочивает деятельность структурных подразделений и отдельных должностных лиц.
Сегодня локальный нормативный акт рассматривается как официальный документ, разрабатываемый и принимаемый юридическим лицом с целью регламентации внутренней структуры и отдельных направлений деятельности своей организации, представленный в открытом доступе для широкого использования. В эту подгруппу входят регламенты, положения, правила, инструкции и др. В зависимости от масштабов организации, характера ее основной деятельности, наличия или отсутствия системы менеджмента качества, степени автоматизации процессов состав локальной нормативной базы по управлению документацией может быть различным. Рассмотрим основные нормативные акты, которые рекомендуется разработать в организации.
Традиционно основным документом, регламентирующим управление документацией в организации, считается инструкция по делопроизводству. Актуальность этого документа в настоящее время нисколько не утрачена, и от того, насколько полной является инструкция и насколько точно и подробно она отражает все процессы работы с документацией, зависит необходимость издания каких-либо дополнительных нормативных актов в организации. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, которая утверждена приказом Росархива 11 апреля 2018 г.
В структуре инструкции могут быть выделены следующие разделы: Общие положения, Документирование управленческой деятельности, Подготовка и оформление отдельных видов документов, Организация документооборота, Контроль исполнения документов (поручений), Организация работы исполнителя с документами, Формирование документального фонда организации, Организация доступа к документам и их использования, Изготовление, учет, использование и хранение печатей, бланков документов, носителей электронных подписей. Главное требование к этому документу состоит в том, что он должен отразить все процессы, связанные с документированием и документооборотом организации. Кроме того, важной частью данной инструкции являются приложения, где необходимо поместить все формы используемых в организации документов, образцы регистрационных форм, описей дел, список нерегистрируемых документов и т.д.
В разделе 1 необходимо дать перечень тех нормативно-правовых актов, которые использовались при подготовке Инструкции по делопроизводству, отметить, на какие документы она распространяется (только на управленческие, все, кроме конфиденциальных или секретных и т.п.), указать, кто ведет делопроизводство в организации.
Раздел 2 должен перечислить реквизиты, которые используются при подготовке документов в организации. Необходимо обратить внимание на то, что обычно используются не все 30 реквизитов, рекомендованные ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Так, далеко не везде могут использоваться Государственный герб РФ, герб субъекта РФ или муниципального образования, далеко не у всех есть официально зарегистрированная эмблема и печать. В этом же разделе описываются виды бланков, применяемые в организации (обычно общий бланк и бланк письма), и все виды документов, которые составляются в организации, с указанием порядка их согласования, подписания, утверждения.
В разделе 3 должен быть определен порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов организации. Разделы 4 и 5 посвящены формам контроля, срокам за исполнением, организации работы исполнителя с документами. Следующий раздел (6) необходимо посвятить экспертизе ценности документов, формированию дел и составлению номенклатуры дел. Сроки хранения документов могут определяться по разным нормативным актам, в зависимости от специфики деятельности организации. На данный момент действует типовой перечень - «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 20 декабря 2019 г. Однако он не является единственным, в зависимости от специфики деятельности организации могут пригодиться и другие: Приказ ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения", Приказ Казначейства России от 02.11.2022 N 323 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения" и другие нормативные акты, т.к. сроки хранения можно найти и в целом ряде федеральных законов и других правовых актов, посвященных отдельных видам деятельности и организаций.
Раздел, посвященный организации доступа и использования документов, должен предусмотреть работу с документами на разных носителях, в том числе в информационных системах. И, наконец, последний раздел регламентирует работу с бланками организации, печатями, штампами (в том числе с факсимильной подписью), электронными подписями.
В процессе разработке инструкции для конкретной организации важно не просто повторить положения, включенные в Примерную инструкцию, а отразить сложившуюся специфику работы, рассмотреть используемые виды документов и информационные системы. В частности, если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), в которой используются шаблоны видов документов, данные шаблоны можно включить в приложения к инструкции. В разделе, посвященном документообороту, могут быть даны маршруты движения разных видов и разновидностей документов или сделаны ссылки на соответствующие пункты рабочей инструкции к СЭД, где эти вопросы рассмотрены более подробно. В разделе, связанном с оперативным хранением документов, а также в номенклатуре дел важно указать, в какой форме создается и хранится каждое дело: на бумажном носителе, в электронной форме, как гибридное дело, - закрепить порядок резервного копирования и др.
В случае преобладания в организации традиционного документооборота полезным является разработка и утверждение Табеля унифицированных форм документов и Альбома унифицированных форм документов. Первый из этих локальных нормативных актов регламентирует процессы проектирования, согласования, визирования, подписания, утверждения документов разных видов и разновидностей, а второй содержит непосредственно образцы форм, облегчающие проектирование документов для работников, не имеющих профильного документоведческого образования.
Если в организации создана служба документационного обеспечения управления (ДОУ), ее регламентирующим документом является положение. Унификации в названиях таких служб сейчас не существует: управление делами, общий отдел, канцелярия, отдел документационного обеспечения и др. В структуре Положения о структурном подразделении обычно выделяют следующие разделы: Общие положения, Основные цели и задачи структурного подразделения, Функции, Права руководителя, Ответственность.
На каждую должность должна быть разработана своя должностная инструкция