Итог: Организация документооборота — условие деятельности предприятия. Автоматизация обеспечивает гарантированное выполнение главных правил документооборота — оптимальность и непрерывность.
1.3. Виды документов, отражающих основную деятельность организации
Можно выделить следующие классы документов компании:

1.Документы планирования. Документы, определяющие цели, показатели и задачи организации ресурсов для достижения целей на период заданного жизненного цикла:

• Миссия компании;

• Стратегический план компании;

• Планы структурных подразделений;

• Штатное расписание;

• и другие документы, определяющие цели, показатели и задачи организации ресурсов.

2. Нормативные документы (собственные) - локальные нормативные акты организации

• Политика;

• Руководство;

• Стандарт;

• Регламент;

• Инструкция;

• Положение;

• Должностная инструкция;

• и другие.

3. Нормативные документы (внешние).

• Технические нормативные правовые акты;

• Технологическая документация;

• Методология;

• Учебные курсы.

4. Организационно-распорядительные документы (ОРД):

• Приказы;

• Решения;

• Постановления;

• Распоряжения;

• Поручения;

• Задания.

5. Правовые, юридические документы:

• Устав организации;

• Устав филиала;

• Свидетельство;

• Положение;

• И другие документы, из которых вытекают права и обязательства.

6. Официальные документы

• Финансовая отчетность;

• Документы кадрового делопроизводства;

• Официальные ОРД;

• и другие.

7. Формы учета документальных записей

• Справочники;

• Журналы регистрации;

• Протоколы совещаний;

• Отчетность;

• и другие.

Классификация основных видов документов организации поначалу кажется излишне разветвленной. Но она закономерна, ведь документооборот — это сложнейший процесс с огромным количеством участников.

Официальные документы включают учредительную, распорядительную, информационно-справочную, финансовую и кадровую документацию. Те из них, которые используют в текущей деятельности компании, можно отнести к особой категории: служебным или управленческим документам. Именно они обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями предприятия и его сотрудниками.

Служебные документы играют важную роль в реализации управленческих функций. К ним относятся планирование

---

, прогнозирование, финансирование, учет, снабжение, контроль. Принятие любого управленческого решения происходит на основании официальной документации предприятия. Она не только нужна для принятия эффективных управленческих решений, но и выступает в качестве доказательства их исполнения. Кроме того, она служит источником информации для анализа деятельности компании, материалом для справочно-поисковой работы.

Официальные документы в процессах управления одновременно представляют собой предмет и результат труда. Эффективный менеджмент невозможен без точной, достоверной информации. Правильная организация делопроизводства — залог успеха компании. Служебные акты нуждаются в своевременном выпуске и правильном оформлении: от этого зависит их юридическая сила. Такие делопроизводственные процессы как получение и передача корреспонденции, обработка и хранение, контроль, систематизация, регистрация, своевременное уничтожение, подготовка к сдаче в архив и архивное хранение, — неотъемлемый элемент управления.

Официальные документы, участвующие в административных процессах, должны соответствовать существующим нормам законодательства. Соблюдение общегосударственных требований по составлению и оформлению служебной документации обязательно для каждой организации. Порядок делопроизводства устанавливается на законодательном уровне и регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Базовые понятия в сфере делопроизводства определены Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Что касается правовых основ деятельности юридических лиц и порядка делопроизводства для них, они установлены Гражданским кодексом РФ. Юридическая сила служебной документации крайне важна в аспекте управленческой деятельности. Если документ обладает достаточной юридической силой, он сам по себе может служить доказательством заключенных в нем данных. Важно отметить, что только при соблюдении этого условия он становится обязательным к исполнению для определенного круга участников административных процессов компании: органов управления, структурных подразделений и должностных лиц.

Административные процессы включают такие аспекты деятельности компании как издание распорядительных актов, планирование, учёт и контроль. Соответственно, все основные виды документов организации можно отнести к той или иной группе, исходя из их прямого назначения: Регламентация деятельности предприятия обеспечивается его уставом, положениями, различными правилами и инструкциями, официальными регламентами, нормативными актами и т.д. В основе распорядительной деятельности лежат приказы, указания, постановления, решения и распоряжения руководства компании. Базой для эффективного планирования и прогнозирования являются отчеты о деятельности организации, акты и доклады. Учёт и контроль обеспечивается за счет составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации.

---

Она необходима для хранения и последующего анализа информации о всех аспектах деятельности предприятия. Передача информации между подразделениями и сотрудниками осуществляется с помощью писем и служебных записок, которые также можно отнести к разряду официальной документации. Классификация основных видов документов организации представляет собой многоуровневую систему. Есть огромное количество оснований для их деления на классы. Они различаются по содержанию, способу фиксации информации, наименованию, срокам хранения, стадиям создания и т.д.

В административной системе делопроизводства выделяют основные виды документов: Организационно-распорядительные (служащие для реализации функций управленческого аппарата и закрепляющие цели и задачи компании. Справочно-информационная документация (содержащая данные, инициирующие административные решения. В отличие от распорядительной, не содержит прямых поручений). Документы по личному составу, связанные с комплектованием штата и движением персонала. Они характеризуют правовые и служебные аспекты деятельности сотрудников, трудовые отношения между субъектом бизнеса и персоналом.

Делопроизводство обеспечивает административные процессы компании. Данный род деятельности охватывает все вопросы, связанные с документированием и организацией работы с официальными бумагами. Делопроизводственные процессы включают три основных этапа: создание объекта документооборота, организация его движения и учета, хранение.

Для систематизации делопроизводства все основные виды документов организации принято классифицировать по следующим основаниям: способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино- и фотодокументы); месту составления (внутренние, входящие и исходящие); сфере использования (организационно-распорядительные, финансовые, бухгалтерские, отчетно-статистические); юридической силе (оригиналы, копии и выписки, заверенные копии, дубликаты); степени обязательности (информационные и директивные); содержанию (простые, посвященные одному вопросу, и сложные, освещающие ряд тем); характеру содержания (первичные (содержат оригинальные данные результатов изучения или исследования) и вторичные (результат аналитико-синтетической переработки первичных документов); форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые, примерные, унифицированные); степени гласности (открытые, с грифом ограничения доступа); срокам исполнения (срочные и несрочные); срокам хранения (временного, долговременного и постоянного хранения). К перечню наиболее употребляемых в управленческой деятельности можно отнести следующие основные виды документов организации:

---

1.Учредительные документы. Данный вид документации определяет правовой статус компании и служит юридическим основанием её деятельности. В них определяется наименование учреждения и порядок его управления. К данной группе, в зависимости от вида и формы собственности организации, могут относиться: учредительный договор; приказ о назначения директора и главного бухгалтера; устав; идентификационный номер фирмы-налогоплательщика; регистрационный номер.

2. Распорядительные документы Распорядительные документы фиксируют решения административных и организационных вопросов, регулируют и координируют деятельность, служат для реализации задач управления.

3. Информационно-справочная документация содержит сведения, необходимые для принятия управленческих решений, служит основанием для выбора того или иного способа административного воздействия.

Классификация документов:

-По назначению:

• 
  организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
  
• 
  распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
  
• 
  информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
  
• 
  учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.). Учетный первичный документ необходимо оформлять на каждую совершенную организацией деловую операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»^[3];
  
• 
  нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
  
• 
  иные.
  

- По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);
-По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

-По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

-По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

-По месту издания — внутренние, внешние;

-По направлению отправки — входящие, исходящие;

-По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

---

-По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

-По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

К документам по личному составу относятся: документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда; документы по учету кадров; документы по расчетам заработной платы и других выплат; документы по охране труда. Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда включают в себя документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников. К ним относятся: организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты). К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4); трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы. К документам по личному составу относятся также: документы по расчетам заработной платы и другим выплатам: табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.; документы по охране труда, в том числе, подтверждающие право на льготы: списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.

---

Смотрите также файлы

• Лекция для проведения дополнительного учебного занятия с сотрудниками.docx

• Тема вкр Личностная предрасположенность к возникновению синдрома эмоционального выгорания.docx

• Электронный денежный перевод (electronic funds transfer, eft) это .docx

• Нормативноправовые акты административного права, их иерархия (в том числе на федеральном и региональном уровнях).docx

• Квестигра Будь в движении по направлениям рддм для обучающихся 17 классов Цель игры.pdf