Файл: Теоретические положения документирования основной деятельности организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 24.10.2023
Просмотров: 271
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
, что приобретет особенную значимость для тех организаций, в которых не выделена служба делопроизводства, а обязанности по управлению документацией распределены между разными сотрудниками. При разработке должностных инструкций основным нормативным актом, на который можно опираться, должен стать профессиональный стандарт. В сфере документационного обеспечения таких стандартов принято несколько: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», «Специалист по управлению документацией организации», «Специалист архива», «Специалист по формированию электронного архива», и «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». В частности, в первом из них можно найти полный комплекс трудовых функций и действий, которые могут быть включены в должностную инструкцию документоведа или секретаря, во втором - те направления деятельности, за которые отвечает руководитель службы ДОУ, а в третьем - трудовые функции должностных лиц, отвечающих за хранение документов.
В организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК), которая будет заниматься экспертизой ценности документов и при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к архивному хранению. В состав экспертной комиссии должны войти представитель руководства, курирующий вопросы управления документацией, руководитель службы ДОУ и подразделения, отвечающего за хранение документов. Что же касается регламентации работы комиссии, она создается приказом руководителя организации и действует на основании Положения об экспертной комиссии. Последнее создается на основе Примерного положения (2018) и может включать 4 раздела: Общие положения, Функции ЭК, Права ЭК, Организация работы ЭК.
На основе Примерного положения об архиве организации (2018) создается также локальное Положение об архиве организации, если такое подразделение в организации существует. В нем важно отразить состав документов архива организации (документы долговременного, свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, а также справочно-поисковые средства к ним), задачи, функции и права архива. Если архив комплектуется электронными документами, в положении должна быть отражена специфика работы с ними, которая зависит от степени автоматизации процессов работы и связана либо с передачей документов на электронных носителях, либо с функционированием системы электронного архива, которая комплектуется документами структурных подразделений, передаваемых из СЭД.
Чрезвычайно важным является вопрос регулирования права подписи документов. В небольших организациях обычно все документы подписываются руководителем, а в более крупных необходимо разграничение полномочий в данной области. Некоторые аспекты данного вопроса регламентируются Гражданским кодексом, Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами, но в целом законодательно этот вопрос не решен и должен быть определен именно на уровне конкретной организации. Один из наиболее распространенных способов - это издание приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц, в котором за конкретными должностными лицами (пофамильно) может быть закреплено право подписи отдельных групп документов. Второй способ - издание доверенности, уполномочивающей определенное должностное лицо подписывать документы от имени организации. И, наконец, менее популярные способы -это включение данных сведений в раздел «Права» конкретной должностной инструкции или распределение данных прав между должностными лицами в разделе Инструкции по делопроизводству, посвященном оформлению разных видов документов.
Для локальных нормативных актов важна легитимность, обеспечивающая их правомочность и позволяющая на основании утвержденных требований выносить какие-либо решения. Поэтому локальные акты должны быть правильно разработаны, оформлены, согласованы, утверждены, и субъекты управления должны иметь возможность с ними ознакомиться. Все регламентирующие документы оформляются на общем бланке и подлежат утверждению руководителем организации. Локальные нормативные должны быть представлены на официальных сайтах учреждений и организаций. Подготовка перечисленных выше документов может отнять достаточно много времени, особенно если работники знакомы с делопроизводственными операциями весьма поверхностно. Однако после создания локальной нормативной базы значительно упростится ежедневная работа, что в итоге должно привести к повышению культуры управленческого труда и эффективности деятельности организации.
1.2. Анализ основных принципов организации документооборота
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в организации подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения: кадровый; производственный; административно-хозяйственный; управленческий; бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируют в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны: систематизация документов, оптимизация доступа к информации, содержащейся в деловых бумагах компании; эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учёт; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями, например, инструкцией по делопроизводству.
Основные требования к организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.
1.Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
2.Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
3.Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
4.Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Структура документооборота на предприятии — это три категории документов: входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту; исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам; внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.
Внутренний документооборот организации, его схема, имеет вертикальную и горизонтальную направленность.
Вертикальные документопотоки обеспечивают: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.
Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.
Как видим, схема документооборота на предприятии состоит из операций, многие из которых повторяются. Это позволяет оптимизировать и стандартизировать делопроизводство и документооборот на предприятии, составлять пошаговые алгоритмы однотипных операций и использовать в работе готовые схемы.
Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм: централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата; децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение; смешанной: это комбинация первых двух форм.
Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.
Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.
В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В каждой компании есть нормативные документы, регламентирующие деятельность организации, к их числу относится и инструкция о делопроизводстве. Этим регламентом устанавливается форма организации делопроизводства.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.
Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.
С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.
Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать. Требования предъявляемые к документообороту, не меняются при переходе с бумажного на электронный формат.
Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ:
-Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
-Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
-Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
-Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
-Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.
В организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК), которая будет заниматься экспертизой ценности документов и при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к архивному хранению. В состав экспертной комиссии должны войти представитель руководства, курирующий вопросы управления документацией, руководитель службы ДОУ и подразделения, отвечающего за хранение документов. Что же касается регламентации работы комиссии, она создается приказом руководителя организации и действует на основании Положения об экспертной комиссии. Последнее создается на основе Примерного положения (2018) и может включать 4 раздела: Общие положения, Функции ЭК, Права ЭК, Организация работы ЭК.
На основе Примерного положения об архиве организации (2018) создается также локальное Положение об архиве организации, если такое подразделение в организации существует. В нем важно отразить состав документов архива организации (документы долговременного, свыше 10 лет сроков хранения, в том числе по личному составу, а также справочно-поисковые средства к ним), задачи, функции и права архива. Если архив комплектуется электронными документами, в положении должна быть отражена специфика работы с ними, которая зависит от степени автоматизации процессов работы и связана либо с передачей документов на электронных носителях, либо с функционированием системы электронного архива, которая комплектуется документами структурных подразделений, передаваемых из СЭД.
Чрезвычайно важным является вопрос регулирования права подписи документов. В небольших организациях обычно все документы подписываются руководителем, а в более крупных необходимо разграничение полномочий в данной области. Некоторые аспекты данного вопроса регламентируются Гражданским кодексом, Трудовым кодексом РФ и другими правовыми актами, но в целом законодательно этот вопрос не решен и должен быть определен именно на уровне конкретной организации. Один из наиболее распространенных способов - это издание приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц, в котором за конкретными должностными лицами (пофамильно) может быть закреплено право подписи отдельных групп документов. Второй способ - издание доверенности, уполномочивающей определенное должностное лицо подписывать документы от имени организации. И, наконец, менее популярные способы -это включение данных сведений в раздел «Права» конкретной должностной инструкции или распределение данных прав между должностными лицами в разделе Инструкции по делопроизводству, посвященном оформлению разных видов документов.
Для локальных нормативных актов важна легитимность, обеспечивающая их правомочность и позволяющая на основании утвержденных требований выносить какие-либо решения. Поэтому локальные акты должны быть правильно разработаны, оформлены, согласованы, утверждены, и субъекты управления должны иметь возможность с ними ознакомиться. Все регламентирующие документы оформляются на общем бланке и подлежат утверждению руководителем организации. Локальные нормативные должны быть представлены на официальных сайтах учреждений и организаций. Подготовка перечисленных выше документов может отнять достаточно много времени, особенно если работники знакомы с делопроизводственными операциями весьма поверхностно. Однако после создания локальной нормативной базы значительно упростится ежедневная работа, что в итоге должно привести к повышению культуры управленческого труда и эффективности деятельности организации.
1.2. Анализ основных принципов организации документооборота
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в организации подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения: кадровый; производственный; административно-хозяйственный; управленческий; бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируют в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны: систематизация документов, оптимизация доступа к информации, содержащейся в деловых бумагах компании; эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учёт; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями, например, инструкцией по делопроизводству.
Основные требования к организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.
1.Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
2.Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
3.Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
4.Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Структура документооборота на предприятии — это три категории документов: входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту; исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам; внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.
Внутренний документооборот организации, его схема, имеет вертикальную и горизонтальную направленность.
Вертикальные документопотоки обеспечивают: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.
Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень.
Как видим, схема документооборота на предприятии состоит из операций, многие из которых повторяются. Это позволяет оптимизировать и стандартизировать делопроизводство и документооборот на предприятии, составлять пошаговые алгоритмы однотипных операций и использовать в работе готовые схемы.
Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм: централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата; децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение; смешанной: это комбинация первых двух форм.
Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.
Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.
В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в работе у исполнителей. При этом исполнителям должны быть знакомы требования, предъявляемые к документообороту, а также требованиями по делопроизводству, установлены новым ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В каждой компании есть нормативные документы, регламентирующие деятельность организации, к их числу относится и инструкция о делопроизводстве. Этим регламентом устанавливается форма организации делопроизводства.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.
Объем документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно, оригинал это или копия, поступившая как входящие.
С учетом того, что документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно разработать этот регламент для каждого из отделов.
Чем выше степень стандартизированности операций и процессов, составляющих основы документооборота, тем легче исполнять главные принципы — оптимизация и беспрерывность. Четыре главных принципа делопроизводства легко поддаются алгоритмизации, поэтому все процессы можно автоматизировать. Требования предъявляемые к документообороту, не меняются при переходе с бумажного на электронный формат.
Сегодня подавляющее большинство предприятий уже используют системы электронного документооборота. И, если сравнивать его с бумажным, можно сразу выделить пять основных преимуществ:
-Быстрый поиск и передача документов. То, как быстро исполнитель получит нужный документ, никак не зависит от того, где этот документ хранится. Найти его и отослать исполнителю можно в режиме реального времени, то есть — сразу. Исполнитель и сам может осуществлять поиск необходимых документов, используя ключевые слова или другие задаваемые критерии отбора.
-Документы можно хранить сколь угодно долго без потери качества и утраты информации. Если бумажный документ с течением времени может потерять первоначальный вид, выцвести, порваться, то в электронном формате он будет храниться в первоначальном виде так долго, как это требуется.
-Доступ к электронному документу можно легко разграничить. В отличие от бумажного документооборота, конфиденциальные электронные документы легко можно зашифровать, ограничив несанкционированный доступ. Передавать их также можно по защищенным каналам связи с использованием специальных кодов и ключей. Доступ к хранящимся документам можно легко и быстро настроить с учетом прав пользователей.
-Электронные системы документооборота обеспечивают строгий контроль за движением документации. Это позволяет исключить человеческий фактор при контроле исполнения и гарантирует своевременное выполнение поручений и обязательств, что является условием успешной деятельности предприятия.
-Существенная экономия средств компании. Один раз приобретя лицензию на программу или даже приобретя ее бесплатно, предприятие получает право на обучение работников и обновление версий. Автоматизация документооборота позволяет высвободить человеческие ресурсы, исключить неизбежные при ручной обработке документации ошибки. Внедрение специальных программ позволяет повысить производительность и сократить время прохождения и исполнения управленческих решений.