Файл: Четыре этапа Подготовка выступления. Создание речи. Композиция публичной речи. Оратор и аудитория. Классическая риторика состоит из пяти частей.pdf

доверительный, теплый, мелодичный, заботливый, уверенный, дружеский, звучный, окрашенный интонацией.
Плохой голос – резкий, хриплый, дрожащий, робкий, отрывистый, крикливый, тихий, бесцветный, ироничный, монотонный, скучный.
Каждый звук имеет четыре характеристики:
• высоту – высокий, низкий;
• силу – от шепота до крика;
• длительность – скорость произнесения;
• тембр – окрашенность.
Высота и сила голоса будут меняться в зависимости от условий выступления, вида речи, состояния оратора. Высокий тон быстро утомляет, низкий тон заставляет слушать с напряжением.
Нормальный темп речи, когда речь легко усваивается, – около 120 слов в минуту. За чересчур быстрой речью трудно уследить, замедленная речь заставляет слушателей заниматься чем-то другим.
Важную роль играет интонация, она передает внутреннее состояние человека. Оратор должен заботиться о чистоте произношения, о дикции.
Во время лекции, доклада или на иных выступлениях, как правило, используют средства наглядной демонстрации: плакаты, пособия, лабораторные опыты. Для этой же цели применяют диапроекторы, кодоскопы, демонстрирующие слайды графических рисунков на экран.
Появление компьютера и мультимедийного проектора позволило перейти к подготовке и показу иллюстративного материала в виде презентации, которая сочетает все необходимые моменты по организации качественного сопровождения выступления докладчика, включая звук, видео и анимацию.
Можно выделить пять основных частей полномасштабной презентации:
• открытие;
• выступление;
• ответы на вопросы участников;
• дискуссия;
• заключение.
Открытие презентации
Делается принимающей стороной. В других случаях предстоит самостоятельно начать свое выступление.
Вступление. Шаг 1. Приветствие
Оно может быть деловым или достаточно неформальным. Характер приветствия определяется в зависимости от круга участников: должностной уровень, степень вашего знакомства, присутствие незнакомых участников, в том числе и не являющихся сотрудниками фирмы, количество участников. Чем меньше их число, тем неформальнее может быть ваше приветствие, если, разумеется, речь идет не о высшем руководстве.
Могут использоваться общие обращения, например:
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги!
Уважаемый господин.../Уважаемая госпожа...!
Уважаемый господин доктор.../ Уважаемая госпожа доктор...!
Выступление. Шаг 2. Цель

Вторым шагом открытия презентации является изложение:
• повода;
• темы;
• цели.
Например: «Темой моего выступления является система качества на нашем предприятии. Я хотел бы представить существующие проблемы и получить вашу поддержку в
...». Или: «Сегодня я хотел бы представить наше предприятие. Полагаю, что ознакомление с его опытом и производственным потенциалом очень важно для возможного налаживания нашего сотрудничества в будущем».
Выступление. Шаг 3. Порядок работы
Далее оглашается «маршрут движения». Для этого вы представляете:
• основные структурные элементы презентации;
• разбивку по времени;
• информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники.
Например: «Мое выступление будет состоять из трех частей: описания кадрового потенциала нашего предприятия, существующей системы мотивации персонала и проблем в этой сфере. Полагаю, что это займет до 20 минут. После этого я с удовольствием отвечу на возможные вопросы. В случае вашей заинтересованности я буду готов передать вам дополнительные материалы по теме моего выступления. Я рассчитываю, что, вместе с дискуссией, мы будем работать не более одного часа, а если этого времени окажется недостаточно, то договоримся о следующей встрече».
Выступление. Шаг 4. Совместная работа
Необходимо настраивать участников на активную совместную работу во время презентации:
• задаете по ходу выступления вопросы;
• создаете личную сопричастность участников;
• покажете непосредственную пользу для аудитории;
• провоцируете слушателей.
Дополнительные рекомендации к вступлению:
1) настройте себя положительно – думайте о чем-то приятном;
2) прежде чем начинать говорить, установите зрительный контакт с аудиторией;
3) остановите затем взгляд на ком-либо, кого вы уже знаете – это придаст вам дополнительную уверенность, но не пытайтесь «гипнотизировать» одного человека – включайте в сферу вашего внимания весь круг участников;
4) говорить начинайте громко и четко;
5) старайтесь избегать запинаний и фраз-паразитов.
Основная часть. Структура
Только вы сами должны определить содержание основной части выступления. Важно раскрыть тему выступления не только с достаточной полнотой, но и в систематичной форме.
Рекомендуем разбить содержание основной части выступления на логически связанные пункты и подпункты. Подумайте, какой объем материала будут в состоянии воспринять ваши слушатели за время выступления.
Используйте возможности своего голоса. Варьируйте его силу, тональность и темп речи для того, чтобы выделить существенные пункты, обратить внимание на логические связи, сконцентрировать внимание слушателей.
Стройте короткие и ясные предложения с паузами, особенно если проводите презентацию на иностранном языке. Исключительно осторожно обходитесь с профессиональным жаргоном. Специально изучите необходимые термины на иностранном языке. Не пытайтесь скрывать неуверенность в использовании иностранного языка. Не бойтесь

говорить с ошибками, если не владеете языком в совершенстве. Не стесняйтесь переспрашивать, если не поймете вопрос.
Говорите в личной форме («Я»).
Не сдерживайте жестикуляции. Активизируйте жестикуляцию при необходимости.
Не стойте неподвижно. Но не играйте карандашом, указкой и другими предметами.
Заключение
Кратко сделайте обобщение наиболее существенных пунктов выступления.
Избегайте ничего не говорящих заключительных формулировок типа: «На этом я заканчиваю», «На этом давайте завершим».
Выразите личную благодарность слушателям за участие.
Если после выступления запланирована дискуссия и выделен сотрудник принимающей стороны, которому поручено ее ведение (модератор), то передайте ему слово.
Следите за тем, чтобы показывались только те материалы, о которых в данный момент идет речь. Следите за тем, чтобы все присутствующие могли видеть объект показа.
При объяснениях поворачивайтесь лицом к участникам, а не к доске. Показывайте рукой (но не пальцем). Не заслоняйте собой изображение.
Как вести дискуссию
Возникновение вопросов и дискуссии по поводу вашего выступления не свидетельствуют о его неуспешности. Наоборот, это подтверждение того, что презентация не оставила ее участников безразличными.
Для того, чтобы дискуссия была успешной, она должна носить позитивный и предметный характер, представлять из себя объективное и обстоятельное обсуждение позиций, ведущее к решению проблемы. Столкновение амбиций с взаимными претензиями, упреками и обидами сторон недопустимо. Нельзя подменять объективное обсуждение предмета субъективным выяснением межличностных отношений оппонентов. Конфронтационный ход дискуссии ведет к конфликтам и вражде участников, а главное – к сохранению или обострению проблемы.
Вот четыре важных совета:
1. Чаще становитесь на место противоположной стороны:
• делайте уступки по непринципиальным вопросам и проявляйте твердость в отстаивании принципиальных позиций;
• демонстрируйте непредвзятость в оценке мнений и позиций оппонентов;
• показывайте гибкость вашего подхода в оценке мнений и позиций оппонентов;
• отдавайте должное удачным фрагментам выступления и аргументам противника.
2. Ни в коем случае не допустимо подменять обсуждение предмета дискуссии на выяснение межличностных отношений с оппонентами – критиканство, обиды, упреки, препирательство.
3. Говорите на понятном всем языке или воспользуйтесь услугами переводчика.
Используйте нормативный язык: слова и выражения, представленные в известных национальных словарях. Нередко распространенные выражения такие, как «затраты»,
«социальные выплаты», «дочернее предприятие», «филиал», «совместное предприятие» требуют дополнительного согласования, поскольку в национальных законодательствах разных стран за ними кроется несовпадающее содержание.
4. Следите за языком тела и жестов:
• не становитесь слишком близко к собеседнику;

• стойте перед аудиторией прямо, слегка наклонив корпус вперед;
• установите зрительный контакт с аудиторией;
• не размахивайте руками и не суетитесь в ходе выступления;
• держите руки свободно, не суйте их в карманы, показывайте аудитории ладони
(открытость), а не их тыльную сторону.
Как вести ответы на вопросы
Важнейшей и решающей частью дискуссии являются вопросы и ответы. Вопросы позволяют реализовать несколько важных задач:
• выявить или уточнить в благожелательной форме потребности и мотивы участников;
• скорректировать собственную позицию;
• мягко и бесконфликтно скорректировать позицию оппонента в соответствии с вашей позицией;
• вовлечь партнера в активное обсуждение проблемы, сделать его соучастником ее решения;
• создать атмосферу доверительности, поскольку партнер чувствует ваше желание пойти ему навстречу;
• завоевать симпатию оппонента (людям нравится говорить о себе).
Чем заняться накануне презентации
Завтра вам предстоит презентация, к которой вы долго готовились. Имеется план, подготовлены слайды, отпечатаны тексты. Рекомендуем еще раз все проверить:
1. Записаны ли презентация на нескольких носителях (флэш-карта, диск, дискета).
2. Соответствует ли порядок слайдов логике вашего выступления.
3. Проверьте каждую копию размноженных текстов – количество копий текста выступления достаточное, порядок страниц верный?
4. Заготовьте «шпаргалку». Крупно и читаемо запишите основные тезисы выступления с соответствующими отсылками к слайдам.
5. Вспомните еще раз, какими словами собираетесь открыть презентацию – 3-4 предложения наизусть.
6. Проверьте свою одежду.
На последнем пункте остановимся подробнее. Одежда должна соответствовать событию. Нужно выглядеть ухоженно, поэтому брюки должны быть отглажены, а рубашка – свежей.
Женщинам не следует отвлекать участников остромодной или чрезмерно открытой одеждой. Яркая одежда и крупный рисунок также отвлекают.
Сильный запах даже самых модных духов или одеколона может быть приятен не всем участникам.
Имейте в запасе, даже в день выступления, не только носовой платок. Мужчинам может понадобиться запасной галстук, а женщинам – колготки.
Не советуем одевать абсолютно новые вещи – будете чувствовать себя в них неудобно.
Помещение. Советуем его еще раз осмотреть: не появилось ли что-то, что помешает презентации (например, рядом начался ремонт и будет очень шумно).
При возможности, устраните помехи или замените помещение. Если у вас появится возможность выбора нового помещения, то рекомендуем не стремиться получить очень большую комнату: «в тесноте, да не в обиде» в определенной степени лучше, чем пять человек в актовом зале.
Определитесь, что, кто и где будет находиться и откуда можно будет взять то, что

может понадобиться.
Расположение участников. Определите свое собственное месторасположение во время презентации. В этом месте рядом с вами должен быть стол, на который вы положите свои материалы и как вы будете управлять презентацией во время показа.
Технические средства. Технические средства подлежат обязательной проверке.
Дополнительные средства. Проверьте наличие всевозможных дополнительных средств, которые могут вам понадобиться: указка, фломастеры, карточки и булавки для пинвада, ножницы, клей.
Расстановка столов. Если обнаружите, что неудобен порядок размещения участников, то переставьте столы и стулья в удобном порядке. Сделать это нужно накануне или, в любом случае, до появления в помещении участников презентации.
Прочее. Общепринято расставлять на столах, напротив каждого участника плотные карточки, на которых участники напишут свои фамилии. Если такие карточки будут доступны, то расставьте их – не придется запоминать имена задавших вопросы и будет легче обращаться к любому из присутствующих. Положите на столы несколько толстых фломастеров для участников.
Тексты выступления, проспекты предприятия и другие материалы лучше всего также заранее положить на столы перед каждым участником. Если участники вам еще незнакомы, то можно разложить на столы и ваши визитные карточки.
Можно заранее написать тему выступления на доске или флипчарте.
Подготавливая свою первую презентацию, обсудите с куратором по стажировке состав ее потенциальных участников. Вы будете еще недостаточно хорошо представлять, кого следует пригласить.
Хорошим шагом может быть подготовка письменного приглашения каждому участнику. Накануне презентации необходимо еще раз уточнить состав.
На что обратить внимание в файле презентации
Не перегружайте слайд информацией. Оригинальные авторские материалы должны иметь такую структуру и содержание, чтобы за краткое время их демонстрации слушатели могли быстро понять содержание информации и без напряжения распознать ее. Избыток информации на одном слайде мешает быстрому пониманию темы в целом. Слушатели могут упустить действительно важную информацию. Поэтому важно равномерно распределить информацию на проецируемых пленках.
Излишняя детализация изображений, а также применение мелких изображений, могут привести к тому, что информация будет вообще визуально неразличимой, особенно для сидящих далеко от экрана.
Шрифты следует выбирать, исходя из условий хорошей читаемости и восприятия изображения. Широко применяются шрифты типа Times New Roman и Arial.
Заголовки, текст, буквенные и цифровые обозначения должны для наглядности выполняться шрифтами разной величины с размерами кеглей не менее 16. При повторении одного и того же текста на нескольких слайдах, например, темы выступления, рекомендуется сохранять вид и размеры шрифта.
Мелкие шрифты (размер кегля 14 и менее) могут использоваться для дополнительных надписей, которые могут понадобиться, но не предназначены для участников.
Тексты, размещенные на слайде, не должны быть слишком длинными. Показ одного слайда длится, как правило, 15-20 секунд, поэтому в тексте не должно быть более 9-10 строк, а в каждой строке не более 5-6 слов. В большинстве случаев достаточно поместить на слайд только 3-4 строки.
Цвет. В большинстве случаев цвета используют как отличительный признак, например, в диаграммах, графиках, схемах. Можно использовать «цвета фирмы», которую вы