Файл: Лабораторная работа 1 Работа с большими документами.pdf

1
Лабораторная работа №1
Работа с большими документами
Цель работы: изучение способов структурирования больших документов и страниц, создания сносок и оглавлений.
Содержание работы:
1 Режимы работы Word
2 Структурирование документа
3 Вставка колонтитулов, сносок, номеров страниц
4 Создание оглавления
1 Режимы работы Word
Текстовый редактор Word может работать в пяти режимах (вкладка Вид, раздел Ре- жимы просмотра документа):
Рисунок 32 - Режимы просмотра документа
•
Веб-документ – документ представляется в формате Web-страницы для чтения и под- готовки в редакторе Internet-документов;
•
Разметка страницы – на экране видны все линейки (горизонтальная и вертикальная), поля и полосы прокрутки, режим предназначен для ручной установки полей, переплёта и других разметочных параметров. В режиме разметки отображаются все нетекстовые объекты, которые были внедрены в ходе работы с документом, но мельче при том же масштабе, что и в режиме Обычный;
•
Структура – режим составления схемы, т.е. структуры сложного по составу докумен- та (курсовой работы, отчёта, брошюры, книги и т.д.). В этом режиме документ разбивается на блоки обычного текста с заголовками и подзаголовками, которые назначаются пользова- телем и др. ;
•
Режим чтения служит, в основном, для чтения документа, т.к. текст выводится по- экранно, в самом большом увеличении (за счёт скрытия всех панелей инструментов и лине- ек), появляется своя панель инструментов для показа Карты документа, эскизов, кнопок увеличения и уменьшения размера. Внедрённые объекты доступны для просмотра.
•
Черновик – предназначен для быстрого редактирования текста, в нем не отображают- ся некоторые элементы документа, например колонтитулы.
Целью данного занятия является изучение режима Структура при работе с больши- ми документами, имеющими разветвлённую структуру. Для этого Word предоставляет поль- зователю специальные средства.
Большим называется документ не столько большой по объёму, сколько сложный по своей структуре. Под ст рукт урой документ а обычно понимают схему, определяющую вза- иморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы (стиль
За-
головок 1
), далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д., т.е. заголовков раз-

2 личных стилей и уровней (стиль
Заголовок 2
, стиль Заголовок 3 и т.д.). Самым низким уровнем является уровень стиля Обычный (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).
Структурирование документа, т.е. назначение всех заголовков и подзаголовков сред- ствами редактора Word позволяет автоматически создавать оглавление. Если заголовки назначены в режиме Структура с помощью её панели и инструментов, то после запуска ко- манды Ссылки\ Оглавление и выбора автособираемых оглавлений редактор Word сам собе- рёт все заголовки и подзаголовки в одном месте и укажет соответствующие номера страниц.
Оглавление будет вставлено на то место, где находился курсор перед запуском команды
Оглавление. В данном учебном пособии оглавление было составлено именно автоматиче- ски, средствами Word (по современным стандартам оглавление помещается в начале книги).
2 Структурирование документа
Грамотное структурирование документа имеет большое значение. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объёмом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурировании пользователю для первичного ознаком- ления с документом достаточно просмотреть его оглавление.
При создании структуры большого документа пользователь может применять разные подходы:
•
если известен план будущего документа, примерные названия глав, разделов и подраз- делов, то, приступая к его оформлению в Word, нужно сначала создать структуру документа из всех его заголовков, а затем уже набирать текст абзацев стилем и уровнем Обычный.
•
если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего доку- мента. Процесс структурирования заключается в том, что в режиме Структура с его помо- щью нужным строчкам присваиваются уровни
Обычный,
Заголовок 1
,
Заголовок 2
, …,
Подзаголовок и т.п.
После этого строка перестает быть обычным текстом, она получает статус заголовка, оформленного в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что из- бавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление доку- мента. Если тип шрифта заголовка (подзаголовка) или его размер не устраивают пользовате- ля, то их можно изменить. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, до- статочно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и это автоматически отобразится во всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.
Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, во вкладке Вид в раз- деле Режимы просмотра документа необходимо выбрать раздел Структура (рисунок 33).
Рисунок 33 Панель инструментов «Работа со структурой»
Назначение кнопок:

Двойная стрелка влево – повысить до
Заголовок 1;

Стрелка влево - повысить уровень;

Стрелка вправо - понизить уровень;

Двойная стрелка вправо - понизить до
Обычный текст;

Стрелка вверх – перемещение элемента вверх по структуре;

3

Стрелка вниз – перемещение элемента вниз по структуре;
Знак
«+» - кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;
Знак
«-» - кнопка Свернуть прячет самый нижний уровень в выделенном фрагменте;
Поле Показать уровень – отображаются заголовок соответствующего уровня;
Далее следуют:

кнопка Показать только первую строку, которая включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

кнопка
Показать форматирование текста включает отображение символов оформления документа;
Пример 1 Необходимо разработать реферат на тему «Планирование рекламной компании
» со структурой следующего вида:
Оглавление
Введение
1 Реклама и пропаганда товара
…абзацы текста….
2 Методы продвижения товара на рынок
…абзацы текста…
2.1 Выделение рыночных сегмент ов
…абзацы текста…
2.1.1 Рекламная деят ельност ь
…абзацы текста…
2.1.2 Внешние характ ерист ики т овара
…абзацы текста…
3 Особенности товара
…абзацы текста…
4 Демонстрация возможностей товара
…абзацы текста…
Такую структуру можно получить тремя способами.
1 способ:
Вводить текст реферата, одновременно назначая для каждого абзаца его стиль. Напри- мер, для заданной структуры примера 1:

установить стиль Подзаголовок, ввестислово Оглавление.

перейти на стиль Заголовок 3, ввестислово Введение.

перейти на стиль Заголовок 1, ввеститекст 1 Реклама и пропаганда товара

перейти на стиль Обычный, ввести абзацы текста первого раздела.

перейти на стиль Заголовок 1, ввеститекст 2 Методы продвижения товара на рынок

перейти на стиль Обычный, ввести абзацы текста этого раздела.

перейти на стиль Заголовок 2, ввеститекст 2.1 Выделение рыночных сег-

4
ментов

перейти на стиль Обычный, ввести абзацы текста этого подраздела и т.д.
Изменить уровень заголовка или абзаца текста можно следующим образом:
-перейти в режим просмотра структуры документа, нажав соответствующую кнопку справа от нижней полосы прокрутки или выбрав команду пункта Вид\Структура строки ме- ню.
-
назначить заголовкам уровни - использовав описанные выше кнопки панели инстру- ментов «Работа со структурой», повысьте (понизьте) каждый абзац (строку) до нужного уровня. Перед нажатием кнопок соответствующий заголовок нужно выделить или поставить в эту строку курсор;
Если заголовки пронумерованы, то нужно в разделе Абзац выбрать вкладку Много- уровневый (Нумерация) и в ней – окно с нужной нумерацией типа "1.--1.1.--1.1.1." . Если предлагаемые форматы нумерации не подходят, то создайте новый формат, нажав клавишу
Определить новый формат номера, и задать тип шрифта, отступ заголовков и текста от ле- вого края, начальную цифру нумерацию заголовков – рисунок 34;
В результате этих действий к каждому абзацу, отформатированному ранее как заголо- вок, будет добавлен соответствующий номер. При добавлении или удалении элементов структуры документа заголовки будут автоматически перенумеровываться. Стиль нумерации заголовков можно изменить, повторно выполнив команду Абзац\Нумерация (или Много- уровневый)
и выбрав новый стиль нумерации. Чтобы удалить нумерацию заголовков, необ- ходимо в диалоговом окне Библиотека нумерации (или списков) нажать кнопку Нет.
2 способ:
Если в первом способе сначала назначались стили заголовков и обычного текста, а потом вводился собственно их текст, то во втором способе сначала стилем Обычный вво- дится весь текст, включая заголовки и основной текст. Затем в режиме Структура каждому заголовку назначается его стиль, а у основного текста остаётся стиль Обычный.
Если заголовки нумеруются, то в разделе Абзац\Многоуровневый(или Нумерация) выбирается окно с нумерацией типа "1.1.1, 2.1.1, 3.1.1". При отсутствии такого формата он создаётся (прописывается пользователем) командой Определить новый формат номера в поле Формат номера окна Определение нового формата.
Рисунок 34 – Создание формата нумерации «1.1, 2.1, 3.1»
3 Вставка колонтитулов, сносок, номеров страниц
Колонтитул (название колонки, страницы) – это обязательный текст на верхнем и/или нижнем поле, который появляется на каждой странице документа. Соответственно различа- ют верхний и нижний колонтитулы. Они содержат автотекст (№ страницы, автор, название документа, дату\время и др.).
Для вставки колонтитулов нужно выполнить команду Вставка\ Колонтитулы (рисунок

5 35):
Необходимо помнить, что колонтитул действует на весь документ, нельзя для одной страницы создать отдельный колонтитул, он распространится на все страницы. Если каждый раздел документа должен иметь свой
Рисунок 35 - Раздел "Колонтитулы" колонтитул, то документ нужно разбить на части командой Разрывы вкладки Разметка страницы.
Удаление или редактирование колонтитула выполняется из того же окна.
Сноски - непременные атрибуты большого документа. В общем случае под сноской понимают дополнительный текст, помещенный внизу страницы под основным текстом и от- деленный от него прямой чертой. Сноски могут содержать комментарии, пояснения, перево- ды, ссылки на первоисточник и др.
Сноска состоит из двух неразрывно связанных между собой частей: надстрочного ука- зателя сноски в тексте и собственно текста сноски, соответствующего этому указателю.
Указатель (или маркер) сноски может быть порядковым номером сноски на странице, символом или значком. При использовании автоматической нумерации маркеры сносок из- меняются всякий раз, когда пользователь вставляет, удаляет или перемещает текст сноски.
Чтобы поместить на странице сноску, совершите действие Ссылки\Сноски\ Вставить сноску
Раздел
Сноски позволяет задать тип сноски – обычная (размещаемая внизу данной страницы) или концевая (размещаемая в конце всего документа). Раздел
Формат (нажать стрелку внизу раздела Сноски) предоставляет пользователю возможность выбрать формат маркера сноски, изменить символ (маркер) сноски, указать диапазон применения сноски
(страница, раздел, весь документ) и др.
Для установки указателя сноски следует поставить курсор в нужное место текста и вы- брать команду Вставить сноску. У отмеченного слова появится указатель сноски. После это- го необходимо в нижнем поле ввести текст сноски, соответствующий этому указателю.
В качестве примера рассмотрите сноску, созданную в конце данного предложения
1
Чтобы отредактировать сноску, достаточно щелкнуть мышью в тексте сноски и далее редак- тировать его как обычный текст. Чтобы удалить сноску, необходимо выделить маркер сноски и удалить его как обычный символ (например, клавишей [Del]).
Номер страницы устанавливается через вкладку Вставка, раздел Колонтитулы\
Номер страницы, в появившемся окне указывается положение (вверху или внизу), располо- жение (слева, справа, по центру и др.) и формат самого номера.
4 Создание оглавления
Средствами Word можно автоматически создавать оглавления документов. Для этого используется режим Структуры. Сделать это довольно просто, если для форматирования за- головков в документе использовались стандартные экспресс-стили Заголовок 1...9, Подзаго- ловок, Название и др. В этом случае Word сам собирает все заголовки с номерами соответ-
1
Это пример обычной сноски

6 ствующих страниц и размещает готовое оглавление на месте курсора.
Рисунок 36 – Раздел Оглавление
Оглавление создаётся в следующем порядке:
1) Установите курсор в то место документа, где необходимо разместить оглавление.
2) В меню Ссылки выберите пункт Оглавление– рисунок 36.
3) В открывшемся диалоговом окне выберите нужный формат – автособираемое или ручное) – рисунок 37. Если нужно изменить его вид, то самостоятельно настроить оглавление можно через строку Оглавление… внизу окна.
Рисунок 37 – Форматы оглавления
Ниже показан пример оглавления лабораторной работы №1:
Оглавление
Создание и редактирование документов. ........................................................................... 1
Окна в Word 2007 .................................................................................................................. 1 1 Назначение, запуск, инструменты редактора ................................................................... 1 2 Операции с документом .................................................................................................... 2 2.1 Создание документа .................................................................................................. 2 2.2 Открытие документа ................................................................................................... 2 2.3 Настройка редактора. ................................................................................................. 2 3 Операции с текстом ............................................................................................................. 6 3.1 Понятие "абзац", выделение, стирание, удаление фрагментов, перемещение курсора, вырезание и копирование объектов ..................................................................... 6 3.2 Сервисные операции, правки текста .......................................................................... 8 4 Окна в Word. Пункт строки меню Окно……………………………………………….……………………..9
При редактировании документа может возникнуть необходимость обновления оглавле- ния. Для этого нужно установить курсор в обновляемом оглавлении и нажать клавишу F9.
После этого в открывшемся окне диалога «Обновление оглавления» необходимо установить

7 переключатель Обновить только номера страниц или Обновить целиком. В первом случае будут обновлены только номера страниц, во втором - может быть изменен также состав заго- ловков.
Очевидно, что использование методов структурирования документа, стандартных сти- лей для оформления заголовков позволяет существенно упростить и ускорить создание и ре- дактирование большого документа, его оглавления, а также гарантирует единообразное оформление заголовков одного уровня и их последовательную нумерацию.
Контрольные вопросы
1 Что такое структура документа и как ее создать?
2 Назначение кнопок панели инструментов «Работа со структурой».
3 Как запретить перенос слов в заголовках?
4 Как создать автоматическую нумерацию заголовков в документе?
5 Как создать оглавление документа?
6 Как создать и удалить сноску в документе?
7 Как сделать обычный текст заголовком 4?
8 Как пронумеровать страницы в документе?
9 Как разместить в колонтитуле названия глав?
Задание
1. Создайте новый документ и скопируйте в него минимум 3 страницы текста любой ла- бораторной работы. Назначьте в этом документе заголовки трёх уровней.
2. В начале документа создайте структурированное оглавление с проставленными номерами страниц из трёх уровней.
3. Создайте минимум две сноски. Сноски расставляются в любом месте, их содержание произвольно.
4. Создайте верхний и нижний колонтитулы. В верхнем введите номер своей группы, в нижнем - свою фамилию, имя отчество.
5. Установите номера страниц внизу страницы по центру, на первой странице номер не ставить.
Содержание отчета
1 Название, цель, содержание работы
2 Задание.
3 Результаты выполнения работы (сохранить на носителе)
4 Письменные ответы на контрольные вопросы.
5 Выводы по работе