ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 31.03.2021
Просмотров: 6780
Скачиваний: 51
161
В строке заголовка отображается имя активной в данный момент программы. Строка заго-
ловка главного окна Access всегда отображает имя программы MICROSOFT Access.
Пиктограмма системного меню
- условная кнопка в верхнем левом углу главного окна
практически любого приложения. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, ко.торое
позволяет перемещать, разворачивать, сворачивать или закрывать окно текущего приложения и
изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного меню работа приложения
завершается.
Полоса меню
содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из
этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на полосе Ac-
cess и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы.
Панель инструментов
- это группа пиктограмм, расположенных непосредственно под по-
лосой меню. Главное ее назначение - ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструмен-
тов тоже могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Можно изменять размер па-
нели инструментов и передвигать ее по экрану. Также можно отобразить, спрятать, создать новую
панель инструментов или настроить любую панель инструментов.
В левой части
строки состояния
отображается информация о том, что вы делаете в на-
стоящее время.
Окно базы данных
появляется при открытой базе данных. В нем сосредоточены все «ры-
чат управления» базой данных. Окно базы данных используется для открытия объектов, содержа-
щихся в базе данных, таких как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Кроме того,
в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных.
С помощью
вкладки
объектов
можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, от-
чет, форму, макрос, модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда ак-
тивизируется вкладка-таблица и выводится список доступных таблиц базы данных. Для выбора
вкладки других объектов базы данных
нужно
щелкнуть по ней мышью.
Условные кнопки, расположенные вдоль правого края окна базы данных, используются для
работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объ-
екты базы данных.
К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и мо-
дули.
Таблица
- это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая
таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содер-
жит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в
режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства по-
лей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру
таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соот-
ветствует одному из полей определяемой таблицы.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сорти-
ровки или удаления данных. Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по
имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, вос-
пользоваться кнопкой открытого окна БД).
Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув
по кнопке
таблицы на
панели инструментов.
В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями осуществляется с
помощью клавиши ТАВ, а также вверх или вниз по записям с помощью клавиш, но в большинстве
случаев пользоваться мышью гораздо удобнее.
Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое количество записей,
размещение всех их на экране невозможно. Поэтом) для перемещения по таблице используют по-
лосы прокрутки, расположенные в нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки
выводится номер текущей записи и общее число записей таблицы. Для перехода к записям с нуж-
ным номером необходимо активизировать поле
Номера записи,
щелкнув по нему, или нажать кла-
вишу F5, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу <Enter>.
Запрос
- это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной
162
или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавле-
ние данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже суще-
ствующих одной или нескольких таблиц.
По сути дела, запрос - это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе
данных информации. Работать с запросами можно в двух
основных
режимах: в режиме конструк-
тора и в режиме таблицы.
Здесь надо вспомнить о том, что ответы на запросы получаются путем «разрезания» и
«склеивания» таблиц по строкам и столбцам, и что ответы будут также иметь форму таблиц. В ре-
жиме конструктора формируется вопрос к базе данных.
Форма
- это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения дан-
ных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, з формах не содержится информации баз данных
(как это может показаться на первый взгляд). Форма - это всего лишь формат (бланк) показа дан-
ных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. По-
строение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таб-
лиц.
В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
•режим формы
используется для просмотра и редактирования данных; предоставляет дру-
жественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
•режим конструктора форм
необходим, если необходимо изменить определение
формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо открыть
форму в режиме конструктора;
•режим таблицы
позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы пере-
ключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструмен-
тов.
Отчет
- это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии мо-
жет быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут
создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
Режим предварительного просмотра
позволяет увидеть отчет таким, каким он будет во-
площен при печати. Для того чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра,надо
• щелкнуть по вкладке
Отчеты,
•
кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;
• щелкнуть по кнопке
Просмотра.
Режим конструктора
предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос
- это объект, представляющий собой структурированное описание одного или не-
скольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Напри-
мер, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме
открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения
некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные ус-
ловия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно
также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования
макроко-
манд.
В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макро-
команды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск
других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды
позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс дейст-
вий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осущест-
влять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS
Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один
макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения от-
дельных макрокоманд или их набора.
Модуль
- объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить
процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с
использованием макросов.
163
Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Про-
стое выключение компьютера - плохой метод, который может привести к возникновению про-
блем. При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании кото-
рых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся
открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска.
Безопасно выйти из Access можно несколькими способами:
• двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного
окна Access;
• из меню Access выбором пункта
Файл Выход,
• нажатием комбинации клавиш Alt + F4.
Контрольные вопросы и задания
1. Каково назначение программ, входящих в состав СУБД?
2. Какой интерфейс можно считать дружественным?
3. Какие компоненты можно выделить в составе СУБД?
4. В чем состоят функции языков описания и манипулирования данными?
5. Охарактеризуйте основные команды языка SQL.
6. Как с помощью команд SQL задать поиск в базе данных?
7. Как с помощью команд SQL модифицировать базу данных?
8. Используя СУБД типа DBase разработайте базы данных:
а) телефонный справочник;
б) каталог программного обеспечения персонального компьютера;
в) домашняя библиотека.
9. Используя СУБД Access разработайте БД «Музыкальная энциклопедия».
§ 7. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
7.1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ
Как показала практика, решение многих задач экономического характера на языках высоко-
го уровня с использованием всего арсенала приемов и методов профессионального программиро-
вания - сложное и громоздкое дело. Понадобился принципиально иной подход, и он был найден и
воплощен в виде электронных таблиц - инструмента, доступного непрофессионалам. Основная
область применения электронных таблиц - это те сферы человеческой деятельности, где информа-
ция предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских доку-
ментов, учета материальных ценностей и др.), требующих при обработке проведения математиче-
ских расчетов, откуда, по-видимому, и возник термин «табличный процессор». Отметим, что ре-
ляционные базы данных, также представляемые с помощью таблиц, к расчетам, как правило, не
приспособлены.
В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Су-
перплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Принципиально все они пред-
ставляют табличный процессор и разнятся лишь интерфейсом и сервисными возможностями.
Электронная таблица (ЭТ) - это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, кдая из кото-
рых имеет свой номер, рис. 2.25.
Рис. 2.25.
Электронная таблица
Номер ячейки определяется обычным координатным способом, например, ячейка ВЗ и т.д.
Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:D4 (или B3..D4) и образу-
ет прямоугольник, включающий ячейки ВЗ, СЗ, D3, В4, С4, D4.
В каждую из ячеек можно занести
число, формулу
(арифметическое выражение) или
текст.
164
Если в ячейку ЭТ записана формула, то в исходном состоянии на экране отображается значение
этой формулы, а не она сама. Операндами формулы могут быть математические функции, кон-
станты, номера ячеек (содержимое ячейки с указанным номером). Ячейка ЭТ имеет сложную
«многослойную» структуру, в ней может стоять ссылка на другую ячейку, значение которой явля-
ется результатом вычислений по другой формуле и т.д.
Примеры функций:
sum(A2:A8) - сумма значений всех ячеек от А2 до А8;
sin(D5) - синус числа из ячейки D5;
cos(F3) - косинус числа из ячейки F3.
Пример формулы:
2.7. * А6 + cos (sum (D5:F7))
Приведенная формула означает, что мы хотим получить результат следующих вычислений:
произведение числа из ячейки А6 на 2.7 сложить с косинусом угла, который является суммой чи-
сел из ячеек D5, Е5, F5, D6, Е6, F6, D7, Е7, F7.
Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диа-
грамм, гистограмм и т.д.
Пользователь работает в диалоге со специальной программой, которая позволяет заполнять
ячейки нужным ему содержимым (текстами, числами или формулами для расчетов); очищать их,
копировать и удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них, в
определенном порядке); производить вычисления над всей таблицей или ее частью, сохранять
таблицу на диске и распечатывать частично или полностью на бумагу и т.д.
Приведем пример, иллюстрирующий возможности
ЭТ.
Формирование зарплатной ведомости.
Так выглядят исходные данные для заполнения электронной таблицы:
А
В
C
D
Е
1
Зарплатная ведомость фирмы «Рога и копыта»
2
ФИО
Оклад
Начисление
Налог
Всего
3
Балаганов А
1500
B3*|.6
С3*0 12
C3-D3
4
Бендер О
3000
B4*|.6
С4*0.12
C5-D5
5
Паниковскин М.
1000
В5*|.6
С5*0.12
C5-D5
Здесь мы имеем дело с тремя типами содержимого ячеек: текст, число, формула. Ввод ис-
ходных данных происходит в командной строке. После заполнения таблицы мы увидим на экране:
А
В
С
D
Е
1
Зарплатная ведомость фирмы «Рога и копыта»
2
ФИО
Оклад
Начисление
Налог
Всего
3
Балаганов А.
1500
2400
288
2112
4
Бендер О.
3000
4800
576
4224
5
Паниковскнй М.
1000
1600
192
1408
Обычно работник бухгалтерии, поправив одну из цифр, вынужден был исправлять весь
комплект взаимосвязанных документов, куда явно или неявно входил исправленный параметр. С
помощью ЭТ такое изменение может быть учтено мгновенно и всюду.
7.2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ SUPERCALC
165
Общие сведения
Одним из популярных табличных процессоров под DOS для компьютеров PC-286, -386 яв-
ляется SuperCalc-4 (SC-4).
SC4 позволяет работать с семью типами диаграмм и графиков, позволяет вводить различ-
ные обозначения, шкалы переменных, заголовки. В SC-4 можно создавать базы данных (БД),
имеются простейшие средства, характерные для систем управления БД. Кроме того, SC-4 распола-
гает средствами для перевода информации к виду, доступному из текстовых редакторов, систем
управления БД (например, семейства DBASE) и других программных средств.
После загрузки системы на экране появляется рекламная заставка фирмы-разработчика и
далее после нажатия любой клавиши - пустая электронная таблица. ЭТ, созданные пользователем,
записываются на диск в специальном оригинальном формате и имеют по умолчанию стандартное
расширение .cal. Эти файлы в неизменном виде могут обрабатываться только системами
SuperCalc-4 и SuperCalc-5.
Электронная таблица SC-4 состоит из клеток, образующих строки (rows) и столбцы (col-
umns). Столбцы обозначены одно- и двухсимвольными буквами латинского алфавита: А, В, С, ...,
Z, АВ, ..., AZ, ВА, ..., BZ, ..., IA, ..., IU. Максимальное число столбцов 255. Строки обозначены но-
мерами от 1 до 9999. В обозначении каждой клетки указывают координаты столбца и строки. На-
пример: Al, B20, IA1. Такое обозначение клетки еще называют адресом клетки.
!
В каждый момент
времени одна из клеток является активной (АК). Она высвечивается на экране при помощи указа-
теля, которым можно управлять. Активная клетка доступна пользователю для чтения и записи
данных. Для быстрого перемещения указателя к краю ЭТ используют одновременное нажатие
клавиши END и стрелок (к верхнему краю, к нижнему, к левому и к правому). Для листания ЭТ по
страницам используют клавиши PageUp (страница вверх), PageDown (страница вниз), Ctrl +
<== ,
Ctrl +
==>
(страницы влево или вправо).
ЭТ имеет обрамление (верхняя строка и левый столбец) с именами строк и столбцов. Сами
клетки составляют рабочую область ЭТ. Напомним, что на экране видна . лишь часть таблицы. В
нижней части экрана расположены четыре служебные строки:
• в первой строке отображается адрес и содержимое АК, а также направление ' движения
указателя АК;
• во второй строке содержится информация об ЭТ;
• в третьей строке вводятся данные или команды;
• в четвертой строке содержатся подсказки и дополнительная информация о режиме работы
ЭТ, назначении функциональных клавиш или пунктов меню команд.
Объекты, с которыми работает SC4: клетки, столбец, строка, диапазон столбцов (например
А:С), диапазон строк (например 4:7) и блок клеток. Блок клеток задается адресами левой верхней
и правой нижней клеток. В качестве разделителя используется двоеточие или точка, например,
АЗ:В5 или АЗ.В5.
Список-
один или более адресов объектов, разделенных запятыми.
Ссылки -
адреса клеток, используемые в качестве имен переменных в формулах.
Обычное обозначение адресов является относительным, так как оно показывает расстояние
от клетки, в которой содержится формула, до клетки, на которую в этой формуле есть ссылка. На-
пример, пусть в клетке A3 хранится формула А2 + 1 (т.е. клетка A3 должна принять значение
клетки А2, увеличенное на единицу). При копировании этой формулы в другие клетки, в них бу-
дет возникать не ссылка А2, а ссылка на клетку, расположенную выше, подобно тому как А2 есть
клетка, расположенная над клеткой A3 - так называемое, «копирование с настройкой», значитель-
но ускоряющее формирование ЭТ при решении многих задач.
Для того, чтобы ссылка не изменялась, используют абсолютный адрес. В этом адресе перед
номером столбца и строки должен стоять знак $. Например, $A$2 - не перенастраивается ни номер
столбца, ни номер строки; $A2 - не перенастраивается только номер столбца, номер строки остает-
ся относительным; A$2 - здесь относителен номер столбца.
Содержимым клетки может быть текст, повторяющийся текст и формула:
• формула используется для вычислений, строится из чисел, математических операторов и
функций; длина формулы до 241 символа (частный вид формулы -число);