Файл: Тема Документационное обеспечение управления.docx

Содержание

Тема 1. Документационное обеспечение управления	4-61
1. Составление перечня нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении	4
2. Анализ положения об отделе делопроизводства	7
3. Создание бланков документов организации	10
4. Составление и оформление различных видов документов	12
5. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.	31
6. Работа с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу	35
7. Оформление документов для передачи на архивное хранение	49
8. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу	61
9. Составление отчета по практике	71
Тема 2. «Организация секретарского обслуживания»	71-112
1. Составление перечня нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность секретарской службы в организации	71
2. Составить схему рабочего места секретаря и руководителя организации	76
3. Составить фотографию рабочего дня секретаря	82
4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку	88
5. Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан	92
6. Проанализировать особенности проведения совещаний в организации и составления протокола совещания.	96
7. Осуществлять телефонное обслуживание, принимать и передавать факсы	112
Составление отчета по практике	116
Список использованных источников	117
Приложения	119-143
Приложение 1. Бланк письма	119
Приложение 2. Общий продольный бланк	120
Приложение 3. Общий угловой бланк	121
Приложение 4. Приказ	122
Приложение 5. Распоряжение	123
Приложение 6. Акт	124
Приложение 7. Служебная записка	126
Приложение 8. Докладная записка	127
Приложение 9. Объяснительная записка	128
Приложение 10. Протокол	129
Приложение 11. Письмо	131
Приложение 12. Копии зарегистрированных документов в системе электронного документооборота (СЭД)	132
Приложение 13. Форма документа о неразглашении сведений конфиденциального характера	133
Приложение 14. Обложка дела	134
Приложение 15. Внутренняя опись	135
Приложение 16. Лист-заверитель дела	137
Приложение 17. Фотография рабочего дня секретаря	138
Приложение 18. Копия приказа о направлении в командировку	140
Приложение 19. Копия одного и з обращений граждан	142
Приложение 20. Протокол	143

---

Тема 1. Документационное обеспечение управления

1. 
   Составить перечень нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении.
   

Для выполнения этого задания необходимо ознакомиться со всеми документами, которые регламентируют работу делопроизводственных служб в организации (Федеральные законы, правила, положения, методические рекомендации). Обязательно необходимо обратить внимание на наличие инструкции по делопроизводству в организации. После изучения перечисленных документов надо дать характеристику нормативной базе по делопроизводству по следующему плану:

- наименование организации, наличие служб делопроизводства;

- основные виды нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства, в том числе локальные нормативные акты;

- рекомендации по пополнению нормативной базы;

Я прохожу практику в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» в отделе делопроизводства.

Основными нормативными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» являются:

• 
  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".
  

В МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

• 
  Устав об МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
  
• 
  Организационная структура и списочный состав сотрудников МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»;
  
• 
  Приказ о распределении обязанностей между руководителем МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» и его заместителями.
  

Структурные подразделения МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

---

В Уставе МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности учреждения не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление учреждением, как инструкция по делопроизводству.

К распорядительным документам МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» относятся:

• 
  приказы по организационным вопросам;
  
• 
  приказы об утверждении в учреждении штатного расписания;
  
• 
  приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
  

В организации функционируют следующие системы документации:

• 
  Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования учреждения, отдельных должностных лиц.
  

К организационно-правовым относятся:

• 
  устав (регулирует деятельность МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района», определяет ее права и обязанности);
  
• 
  штатное расписание;
  
• 
  должностные инструкции.
  

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»: решение, приказ, распоряжение и др.

1. 
   Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.
   

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.

2. 
   Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.
   

---

Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.

К рекомендациям по пополнению нормативной базы следует отнести создание инструкции по делопроизводству, как основного нормативного документа, регламентирующего документационное обеспечение управление Общества.
2. Проанализировать положение об отделе делопроизводства.

Деятельность Отдела направлена на организацию, координацию, контроль и реализацию работ по документационному обеспечению управления в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района».

Документационное оформление и контроль над исполнением решений; на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» практического назначения, отбор, учет, использование и подготовку к передаче на государственное хранение.

Деятельность Отдела направлена на осуществление следующих задач:

• 
  организационно-методическое и информационное обеспечение деятельности МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»;
  
• 
  постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»;
  
• 
  оптимизация (сокращение) документооборота и сроков прохождения распорядительных документов, унификация форм документов в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района» и структурных подразделениях;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования в МБОУ ДО «Дворец творчества детей и молодёжи Печорского района»;
  
• 
  построение информационно-поисковых систем путем внедрения информационных технологий, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в Архив.
  

Функции Отдела

группа делопроизводства:

• 
  первичный приём и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
  
• 
  отправка исходящей корреспонденции по всем видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
  
• 
  регистрация исходящей от имени директора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота;
  
• 
  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
  
• 
  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям завода, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;
  
• 
  регистрация входящих документов и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора;
  
• 
  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора в установленный срок;
  
• 
  регистрация и рассылка контрольных поручений по приказам директора, решений директората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
  
• 
  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
  
• 
  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений директора;
  
• 
  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.);
  
• 
  учетно-справочная работа по документам;
  
• 
  работа по распределению подписных изданий;
  
• 
  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
  
• 
  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений;
  
• 
  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи, структурным подразделениям завода, при разработке номенклатуры дел;
  
• 
  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
  
• 
  разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;
  
• 
  организация хранения, использования печати Института, штампов и круглой печати Отдела;
  
• 
  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями завода;
  
• 
  заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (Устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива завода и т.д.;
  
• 
  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
  
• 
  систематический анализ состояния работы подразделений и служб завода по делопроизводству и документообороту;
  
• 
  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;
  
• 
  разработка (с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
  
• 
  подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
  
• 
  подготовка дел для сдачи в Архив.
  

---

Численность сотрудников отдела составляет 3 человека, включая руководителя, при таком количестве возложенных задач не всегда удаётся корректно и в полной мере выполнять свои функции.

Некоторые задачи забываются и переносятся на следующий день.

Нет систематизации задач, руководством даётся задание, и сотрудник самостоятельно определяет приоритет выполнения, таким образом некоторые задачи, внезапно становятся срочными и неотложными.
3. Создать бланки документов организации.

Во время прохождения практики необходимо создать различные виды бланков организации (бланк письма, общий продольный и общий угловой бланки, бланк конкретного вида документа).

В отчете необходимо отразить следующее:

- особенности составления бланков;

- соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и/или инструкции по делопроизводству;

- представить в приложении к отчету составленные бланки.

Особенности составления бланков.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой, продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым (в левом верхнем углу).

Угловой бланк используют для размещения в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д.), для грифа адресования (в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

Для внутренних документов в организации используют общий бланк, т.к. состав его реквизитов является одинаковым для таких документов как приказ, акт и т.д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа (например, приказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое количество документов этих видов. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для документов небольшого объема). Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены:

---