ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 26.10.2023
Просмотров: 1802
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Значительная и, пожалуй, даже большая часть бесед происходит по собственной инициативе участников делегации, поскольку конкретный характер большинства возникающих ситуаций предусмотреть практически невозможно. Умение строить такие беседы, получать нужную информацию, аргументировать, разъяснять позиции своего ведомства требует должного знания материала и способности грамотно проводить беседу. Поэтому при подготовке к зарубежной поездке сотрудник обязан изучить соответствующий служебный материал и вместе с тем ознакомиться с литературой, позволяющей овладеть искусством ведения беседы1Содержание наиболее важных бесед должно быть зафиксировано и включено в отчет о командировке. Информация, носящая чрезвычайный характер, докладывается руководству ведомства через посольство или по телефону немедленно.Пресс-конференции и встречи с представителями прессы требуют особой подготовки, тщательного продумывания ответов на всевозможные вопросы со стороны журналистов. По сути, пресс-конференция — это та же беседа с той разницей, что одна сторона только задает вопросы, а другая — только отвечает. Вместе с тем проведение подобного мероприятия является исключительно ответственным, ибо здесь каждое выражение, слово, а иногда и мимика или жест становятся достоянием широких кругов общественности, получая при этом порой весьма недоброжелательный комментарий. Это же относится и к интервью, которые могут взять представители прессы у членов делегации. Надо постоянно помнить, что пресса падка на сенсации, как правило, ангажирована (имеет определенную заданность и предвзятость), зачастую действует по специальному заданию, стремится подловить собеседника и, вырвав из общего контекста какое-либо положение или выражение, может придать искаженный смысл сказанному.Следует также помнить, что многие стороны нашей жизни, которые для нас повседневны и обычны, не всегда понятны журналистам, живущим в условиях иных социально-политических реалий. Поэтому следует подробно комментировать, «разжевывать», приводимые факты и суждения. Главным недостатком, который сводит на нет смысл проводимых бесед с журналистами, является шаблонное, неконкретное повторение каких-то формулировок, положений, без их раскрытия. Журналисты — люди «зубастые», и они в таких случаях пишут свой комментарий, который зачастую способен надолго испортить настроение их собеседнику. Вместе с тем они, как никто другой, способны оценить остроту и меткость реплики. Сухой же и невыразительный язык, отсутствие чувства юмора, чопорность, официальность — плохие спутники для бесед с журналистами и воздействия на них.
В беседах с представителями прессы следует всячески избегать ссылок на «личное мнение» и строго придерживаться тех указаний, которые получены от руководства или работников посольства. И если этот прием иногда используется во время официальных бесед, чтобы снизить обязательность вашей позиции, то в отношении прессы такой прием недопустим. Если речь идет о разъяснении какого-либо опубликованного документа, то надлежит исходить только из тех формулировок, которые там имеются, ни в коем случае не допуская собственных интерпретаций. В тех случаях, когда ответ дать затруднительно, на вопрос можно не отвечать, сославшись на то, что он задан не по существу, или же под каким-нибудь другим предлогом уйти от ответа. Можно использовать здесь и такой прием, как ответ на несущественную частность в вопросе и игнорирование его главной сущности.Беседы с представителями общественных организаций, науки, культуры и т.п. возникают при участии в различного рода симпозиумах, семинарах, конференциях, при обмене научным опытом, а также при совместной организации фестивалей и других мероприятий культурного характера. Они бывают тем плодотворнее, чем выше эрудированность сотрудников. Очень важно, чтобы после беседы с зарубежным специалистом, ученым, деятелем культуры у него осталось бы столь сильное впечатление, что возникло желание поделиться творческими планами, идеями. Лица, осуществляющие контакты с иностранцами, иногда должны быть не просто чиновниками, но всесторонне развитыми и образованными людьми.Итоги всех встреч, бесед, переговоров должны быть документально оформлены. Записи бесед обязательны. Составляется запись беседы произвольно, но при этом должно указываться: с кем она проводилась, место и время встречи, состав участников, по чьей инициативе проводилась. Полезно каждый самостоятельный вопрос нумеровать. Это облегчает возможность учесть результаты беседы по нему при обсуждении этого вопроса в последующих контактах.Очень важно, чтобы в записи беседы были отражены наиболее полно особенности обсуждения темы, те или иные нюансы в поведении собеседников, возникшие с их стороны встречные вопросы, их аргументация, которую в некоторых случаях полезно приводить дословно. Вместе с тем запись должна быть составлена по возможности кратко, несущественные моменты беседы следует опустить. Беседы, не представляющие интереса, записывать не нужно, но «для памяти» следует вести их учет.
Лица, присутствовавшие во время беседы, перечисляются обычно в конце записи. Причем указываются сначала лица одной стороны, а затем — другой. Важнейшим требованием, предъявляемым к записи беседы, является ее точность. В противном случае возможны недоразумения при реализации достигнутых соглашений. После перепечатки записи беседы следует тщательно вычитать машинописный текст, сверяя его с оригиналом. Запись беседы подписывается лицом, который ее вел. Иногда в примечаниях к записи беседы приводятся личные впечатления ее автора о тех или иных качествах собеседника, сообщенные им сведения о себе, его наклонностях и увлечениях.Официальные письмаоформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма — обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование — свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности — на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную фразу вежливости (так называемый «комплимент») и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений — их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: «Бригадный комиссар, доктор Б. Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия»), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: «Уважаемый сэр», «Уважаемый доктор», «Уважаемый господин Джонс»). Что касается «комплимента», то он содержит самые разнообразные формы — от «Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении» до «С уважением» или «Искренне Ваш» — и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление «комплимента» может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению «комплимента», не завышая, но и не занижая его.
В западных странах обращение и заключительный «комплимент» часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только «мисс», а «мистер» (Mr.) и «миссис» (Mrs.) пишут сокращенно; полное наимено вание имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение, и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это — обязательное условие его доказательности и убедительности.Приемы — одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяются цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляются меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пищу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указаны вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondez sil vous plav — прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pour memoire — для памяти), подтверждения не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5—2 недели до приема.На приемах типа «завтрак», «обед» и «ужин» гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Самые почетные места — справа от хозяина и справа от главного гостя, затем — слева и далее, по мере удаления места становятся все менее почетными. Жена хозяина садится от него по левую руку. Иногда хозяйка садится по левую руку от гостя, а его жена — по левую руку от хозяина. Практикуется два вида рассадки: гости и хозяева по разные стороны стола или же вперемежку. Однако соблюдение вышеуказанного порядка рассадки по статусу остается для всех случаев обязательным. Переводчики садятся за стол непосредственно по левую руку от хозяина и гостя, но они как бы «не в счет». Отступление от этих правил может быть расценено как умышленное нанесение ущерба достоинству гостя или представляемого им государства. Еще несколько обязательных правил этикета: нужно избегать сажать женщину рядом с женщиной, мужчине надлежит оказывать внимание женщине, находящейся от него за столом справа, женщине неприлично сидеть в конце стола, супруге присваивается статус супруга. На столы перед приборами кладутся рассадочные или кувертные карточки — прямоугольники из плотной бумаги с напечатанными на машинке или написанными от руки фамилиями участников приема. На больших приемах перед входом в зал на небольшом столике выставляется план рассадки. При составлении плана рассадки желательно учесть и такие «мелочи», как некоммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества.
В беседах с представителями прессы следует всячески избегать ссылок на «личное мнение» и строго придерживаться тех указаний, которые получены от руководства или работников посольства. И если этот прием иногда используется во время официальных бесед, чтобы снизить обязательность вашей позиции, то в отношении прессы такой прием недопустим. Если речь идет о разъяснении какого-либо опубликованного документа, то надлежит исходить только из тех формулировок, которые там имеются, ни в коем случае не допуская собственных интерпретаций. В тех случаях, когда ответ дать затруднительно, на вопрос можно не отвечать, сославшись на то, что он задан не по существу, или же под каким-нибудь другим предлогом уйти от ответа. Можно использовать здесь и такой прием, как ответ на несущественную частность в вопросе и игнорирование его главной сущности.Беседы с представителями общественных организаций, науки, культуры и т.п. возникают при участии в различного рода симпозиумах, семинарах, конференциях, при обмене научным опытом, а также при совместной организации фестивалей и других мероприятий культурного характера. Они бывают тем плодотворнее, чем выше эрудированность сотрудников. Очень важно, чтобы после беседы с зарубежным специалистом, ученым, деятелем культуры у него осталось бы столь сильное впечатление, что возникло желание поделиться творческими планами, идеями. Лица, осуществляющие контакты с иностранцами, иногда должны быть не просто чиновниками, но всесторонне развитыми и образованными людьми.Итоги всех встреч, бесед, переговоров должны быть документально оформлены. Записи бесед обязательны. Составляется запись беседы произвольно, но при этом должно указываться: с кем она проводилась, место и время встречи, состав участников, по чьей инициативе проводилась. Полезно каждый самостоятельный вопрос нумеровать. Это облегчает возможность учесть результаты беседы по нему при обсуждении этого вопроса в последующих контактах.Очень важно, чтобы в записи беседы были отражены наиболее полно особенности обсуждения темы, те или иные нюансы в поведении собеседников, возникшие с их стороны встречные вопросы, их аргументация, которую в некоторых случаях полезно приводить дословно. Вместе с тем запись должна быть составлена по возможности кратко, несущественные моменты беседы следует опустить. Беседы, не представляющие интереса, записывать не нужно, но «для памяти» следует вести их учет.
Лица, присутствовавшие во время беседы, перечисляются обычно в конце записи. Причем указываются сначала лица одной стороны, а затем — другой. Важнейшим требованием, предъявляемым к записи беседы, является ее точность. В противном случае возможны недоразумения при реализации достигнутых соглашений. После перепечатки записи беседы следует тщательно вычитать машинописный текст, сверяя его с оригиналом. Запись беседы подписывается лицом, который ее вел. Иногда в примечаниях к записи беседы приводятся личные впечатления ее автора о тех или иных качествах собеседника, сообщенные им сведения о себе, его наклонностях и увлечениях.Официальные письмаоформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма — обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование — свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности — на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную фразу вежливости (так называемый «комплимент») и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений — их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: «Бригадный комиссар, доктор Б. Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия»), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: «Уважаемый сэр», «Уважаемый доктор», «Уважаемый господин Джонс»). Что касается «комплимента», то он содержит самые разнообразные формы — от «Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении» до «С уважением» или «Искренне Ваш» — и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление «комплимента» может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению «комплимента», не завышая, но и не занижая его.
В западных странах обращение и заключительный «комплимент» часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только «мисс», а «мистер» (Mr.) и «миссис» (Mrs.) пишут сокращенно; полное наимено вание имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение, и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это — обязательное условие его доказательности и убедительности.Приемы — одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяются цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляются меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пищу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указаны вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondez sil vous plav — прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pour memoire — для памяти), подтверждения не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5—2 недели до приема.На приемах типа «завтрак», «обед» и «ужин» гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Самые почетные места — справа от хозяина и справа от главного гостя, затем — слева и далее, по мере удаления места становятся все менее почетными. Жена хозяина садится от него по левую руку. Иногда хозяйка садится по левую руку от гостя, а его жена — по левую руку от хозяина. Практикуется два вида рассадки: гости и хозяева по разные стороны стола или же вперемежку. Однако соблюдение вышеуказанного порядка рассадки по статусу остается для всех случаев обязательным. Переводчики садятся за стол непосредственно по левую руку от хозяина и гостя, но они как бы «не в счет». Отступление от этих правил может быть расценено как умышленное нанесение ущерба достоинству гостя или представляемого им государства. Еще несколько обязательных правил этикета: нужно избегать сажать женщину рядом с женщиной, мужчине надлежит оказывать внимание женщине, находящейся от него за столом справа, женщине неприлично сидеть в конце стола, супруге присваивается статус супруга. На столы перед приборами кладутся рассадочные или кувертные карточки — прямоугольники из плотной бумаги с напечатанными на машинке или написанными от руки фамилиями участников приема. На больших приемах перед входом в зал на небольшом столике выставляется план рассадки. При составлении плана рассадки желательно учесть и такие «мелочи», как некоммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества.