Файл: X Exchange Programme Policies XPP March 2014.pdf

Exchange Programme Policies (XPP) 

INDEX: 
1.    Exchange Programme Definition 

1.1. The Aim of the Exchange Programme 
1.2. The Main Deliverables of the Exchange Programme 
1.3. Exchange Programme Descriptions 

2.   Responsibility of Member Committees 
3.   Exchange Programme Criteria 

3.1. Exchange Participants (EP) 
3.2 Opportunity (OP) taker 
3.3 Internships Programme Criteria 

4.   Exchange Programme Standards 
5.   Exchange Programme Policies and Procedures 

5.1. Policies and Procedures Applicable at any stage of the exchange programme 
5.2. Policies and Procedures Applicable from Engagement with AIESEC to the form(s) being Open on 
internships.aiesec.org 
5.3. Policies and Procedures Applicable from the form(s) being Open until being Matched on 
internships.aiesec.org 
5.4. Policies and Procedures Applicable from Matched on internships.aiesec.org until arrival in HE 
5.5. Policies and Procedures Applicable from arrival in HE until completion of internship 
5.6. Policies and Procedures Applicable on Completion Stage 
5.7. Policies and Procedures Applicable at Re-Integration Stage 

6.    Complaint Procedure 

6.2. Compensation for EPs 
6.3. Compensation for TN Takers 
6.4 Reimbursement Policies and Procedures 

Abbreviation index  

 
Sending entity - AIESEC office responsible for outgoing part of exchange; will be listed as SE 
Hosting entity - AIESEC office responsible for incoming part of exchange will be listed as HE 
Exchange participant - intern who signed an exchange contract with SE will be listed as EP  
Opportunity - Internship offer from the company/organization/project provided by AIESEC HE ; will be listed as OP 
Opportunity provider - company/organization that signed an Exchange contract with AIESEC HE; will be listed as OP taker 
Local Committee - AIESEC local office (SE or HE); will be listed as LC 
Member Committee - AIESEC national office (SE or HE); will be listed as MC 
AIESEC International - AIESEC global headquarters; will be listed as AI 
Exchange Programme Policies - The main legal document for exchange processes; (part of both SE/HE exchange contracts) 
will be listed as XPP 
 

Introduction  

Any stakeholder involved in the AIESEC Exchange Programme is required to:  
a) Observe all aspects of the XPP, inform themselves of its content and respond in a timely and constructive manner to any 
grievances which may arise at any stage. 
b) Follow all the responsibilities stated in the XPP Appendix G_Global Safety Management Guideline. 
c) Fulfil any and all private, written mutual agreements with EPs and OPs relating to responsibilities of one party to another; 
 

Liabilities of the AIESEC Entities 

The AIESEC International, SE and HE may only be held liable for their personal respective responsibilities as described in 
these policies. In particular, the afore mentioned entities shall never be held liable: 
a) In case of refusal from the authorities to provide a visa, work permit or any other legal document or authorization 
needed by the individual to participate in the exchange; 
b) In case of false, inaccurate or incorrect information provided by the EP or the OP resulting in the match/exchange, when 
they were not aware of the information on being false; 
c) In case of accident incurred by the EP during the exchange; 
d) In case of damages caused by the EP to the organization or to any third party during the exchange; 
e) In case of damages or loss of any working material (as laptop, camera, cell phone, etc.) provided to the EP by the OP 
taker for work purposes; 
f) For any consequential or indirect damages, including loss of income or profits; 
g) Where the failure to fulfil their obligations has been caused by circumstances beyond their control. 
h) In case of any failure if it is a result of Acts of Nature (including fire, flood, earthquake, storm, hurricane, or other natural 
disaster), war, invasion, act of foreign enemies, hostilities (whether war is declared or not), civil war rebellion, revolution, 

insurrection, military or usurped power or confiscation, terrorist activities, nationalization, government sanction, blockage, 
embargo, labor dispute, strike, lockout or interruption or failure of electricity. 
 

1. Exchange Programme Definition 

1.1. The Aim of the Exchange Programme 
An AIESEC Exchange Programme is a practical working and learning experience for the EP to become self-aware, solution 
driven, responsible for the world and to be able to empower others in a foreign cultural environment. 
 

1.2. The Main Deliverables of the Exchange Programme 

1.2.1. Exchange Programme must aim to provide the EP: 
a) Interaction with a different social and cultural environment with a view to gaining intercultural competencies; 
b) Development of theoretical and practical leadership skills; 
c) Opportunity to apply personal and professional skills, knowledge, attitudes and values to work for the organisation as 
well as the host communities; 
d) Develop awareness and knowledge of social issues and different practices of the SE and HE; 
e) Opportunity to contribute to personal and professional life goals. 
1.2.2. Exchange Programme Must NOT aim to provide the EP: 
a) Solely an opportunity for the EP to earn money; 
b) A holiday; 
c) Acting as a permanent career placement or recruitment opportunity. If the organisation decides to extend the 
programme on a permanent basis, AIESEC will have no role in facilitating this; 
d) Permanent residence in the HE; 
e) Being an internal AIESEC leadership position (such as MC/AI/CEED). 
 

1.3. Exchange Programme Descriptions 

 
OPs should be classified as  Global Internship Programme (GIP) or Global Community Development Programme (GCDP) 
based on the criteria defined in the below descriptions. EPs should be classified as GIP or GCDP based on the programme 
they have the highest interest in as outlined in this below descriptions 
 

Programme:

Global Internship Programme

Global Community development Programme

Definition:

An  opportunity  for  an  EP  to  develop 
entrepreneurial and responsible leadership 
by living  a  cross-cultural  professional 
development experience. 

An  opportunity  for  EP  to  develop 
entrepreneurial  and  responsible  leadership  by 
creating  direct  positive  impact  through  an 
International volunteer experience. 

EP can gain:

Access  to  AIESEC’s  value-based  platform 
where  he/she  experience  a  cross-cultural 
living and working experience. A 
professional development experience. 

Access  to  AIESEC’s  value-based  platform  where 
he/she  experience  a  cross-cultural  living  and 
working experience. Opportunity  for  creating 
positive  social  impact and personal development 

2. Responsibility of Member Committees 

2.1. To develop EP and OP exchange contracts in agreement to the XPP and local/national labor regulations; 
2.2. To implement a mechanism which ensures that all forms are reviewed for matchability and respect all standards as 
referred to in Section 3 of this document, prior to putting the form on ‘Open’. Ensure that this is completed within one (1) 
week. 
2.3. (HE MC) To provide Visa Assistance in accordance with policy 4.4.3.g. 
2.4. To provide assistance on complaint procedures to its LCs, EPs and organizations when standards issues or violations 
from the present policies arise. Member Committees should attempt to resolve complaints with sending/hosting Member 
Committees privately and file claim with the ICB according to section 4 when such attempts cannot be resolved 
independently. 
2.5. To cover financial compensations in accordance with the law and XPP, and remain the final responsible for any 
violation made by its LCs. 
2.6. To ensure all exchanges facilitated by AIESEC should fulfil the conditions set in the national and local labor regulations 
that are in force in the hosting entity and in the local area where the exchange has taken place. All exchanges must also 
fulfil the conditions set in the present XPP. In case of any difference or contradiction between the referred rules, the 
regulation which offers more benefits to the EP shall prevail; 

2.7. To ensure that all LCs are running exchanges and to provide all the necessary systems and tools for them to operate 
any exchange programmes; 
2.8. To ensure that all LCs are adhering to the XPP, and any other relevant supporting documents of the International 
Compendium as well as policies that the MC has developed specifically for their entity; 
2.9. To follow all relevant policies if any MC plays the role of SE or HE; 
2.10. To participate in a national audit if directed by AIESEC International or the ICB. 
2.11. In case of natural, social or any other disaster and/or crisis occurring within the area of the HE, the HE MC is 
responsible to check the safety status of all the EPs in their entity and report the status to the Global Plenary, AI, and the 
ICB within 24 hours. The report must be continuously shared to the MCPs, AI, and the ICB until the HE MC ensures the 
status of all the EPs’ safety. The communication in case of such situation must be aligned to the Global Communication 
Protocol. 
2.12 To ensure that HE has external involvement one or more organizations (OP taker) and doesn’t solely organize an 
exchange. 
 

3. Exchange Programme Criteria 

3.1 Exchange Participants (EP) 

3.1.1 To qualify as an EP a person must: 
3.1.1.1 Be at the latest within two (2) years after obtaining his/her last tertiary degree AND at the age of 30 or under; OR 
3.1.1.2 Be at the latest within three (3) years after completing a full time AIESEC position AND at the age of 30 or under; 
3.1.1.3 Demonstrate the following: 
a) Understanding of the purpose of the Exchange Programme the applicant is applying for; 
b) Language proficiency in English and/or any other language necessary for an exchange; 
c) Capability of living and working in a foreign culture; 
d) Academic and/or working qualifications and skills suitable to his/her desired type of exchange; 
e) Understanding of his/her role as an ambassador of his SE; 
3.1.1.4. An EP may 
a) take up a maximum period of 36 months of Exchange Programme in total. These 36 months can be allocated whenever 
and in whichever order, so long as they follow the minimum and maximum duration of AIESEC exchanges as outlined in 
section 1 of this document, and respect all XPP; 
b) apply for an Exchange with any country or territory in which he/she has lived for a minimum period of six (6) weeks; 
c) have an Exchange in any entity with the exception of entities in which they have lived for more than two (2) years in the 
last ten (10) years. The starting date of the last ten (10) years should be considered from the date that the EP applies to the 
Exchange selection process. CEED/MC/AI experiences may be excluded from this two-year period. 
3.1.1.5. An individual does not have the right to apply for the AIESEC Exchange Programme: 
a) If he/she has not yet/ever been enrolled with a tertiary education provider. 
b) If he/she does not have the capacity to enter into legal agreements in its SE, cannot legally travel abroad independently, 
with or without parent/legal guardians formal authorization and without requiring the HE to have legal power of attorney 
over the individual; 
c) If he/she previously violated the XPP. 
 

3.2 Opportunity (OP) taker 

3.2.1. To qualify as a OP Taker a company/organisation must: 
a) Be legally registered company/organisation in the territory of operations 
b) Support AIESEC’s values 
c) aim to create or support direct positive impact in communities through their activities, initiatives, or projects. Can be 
from public, private, or social sector, or a project. 
d) Aim to enhance their organization through involving an EP, improving their processes or growing their organizational 
performance. 
e) Be able to provide an adequate working environment to ensure the EP is not being discriminated by race, colour, 
gender, sexual orientation, creed, and religion, national, ethnic and social origin, age, their life put at risk or where they 
would be harassed. 
3.2.2. An organisation does not have the right to apply for the AIESEC Exchange Programme: 
a) If it cannot meet the XPP due to any reasons; 
b) It has been recognized by an authoritative AIESEC entity and/or the ICB as having previously broken the XPP. 
c) If they do not align with the Code of Ethics and the Global ER Principles. 
 

3.3. Internships Programme Criteria 

3.3.1. GCDP 
HE to provide an international volunteer experience through which EPs develop themselves while empowering individuals, 
communities or organisations. Be focused on areas and issues with the needs for direct social impact and sustainable 
solutions. GCDP EPs may have different type of volunteer experiences, including using professional skills, to contribute to 
their personal development and positive impact on the society. 

3.3.2. GIP 
HE to provide an internship in a hosting organisation, through which an EP contributes to the goals of the organisation, 
completes a job description requiring special expertise or skills. This includes the development of practical skills and 
knowledge in a foreign environment to complement the EP’s higher educational background or field of career aspirations. 
The EP is supervised and evaluated by one or more full-time employee of the host OP. 
3.4 Extension must not be accepted for over a total 78 weeks with the same OP taker. If the OP taker and the intern agree 
to extend the programme, AIESEC will have no responsibility or role in facilitating this; 
3.5. Meet the national and local legality in the both HE and SE. In case of any difference or contradiction between the 
referred rules, it shall prevail the regulation which offers more benefits to the EP; 
3.6. Have a OP taker, that provides clear legal status for visa invitation and other conditions in the HE as the OP taker, 
fulfilling all its responsibilities as described in the XPP 
 

4. Exchange Programme Standards 
 

4.1. Exchange programme Standards 
4.1.1. These standards are regarded as the minimum to deliver an AIESEC Exchange Experience. 
4.1.2. 

Category 

Responsible 

Entity 

Standard 

Description 

Logistics 

Host 

Visa and Work 

Permit 

The EP can legally enter and stay in the country/territory and perform the activities stated in the TN form. 
AIESEC has provided in written format all the information required to arrange for any documents, visa or 
work permits that may be required. 

Host 

Arrival Pickup 

The EP is picked up by a representative of AIESEC. The Host entity will state in the TN form where the EP 
will be picked up/options on where will the EP be picked up. Before realisation the Host entity has 
provided written information to the EP on any domestic transportation required to arrive at this point of 
pickup. 

Host 

Departure Support  The Host entity has offered in written format information on how to depart from the country two 

weeks before the end of the internship. 

Job 

Host 

Job Description 

Job Description The Job Description executed by the EP has to correspond with the Job Description of the 
TN form.  Any changes need to be in written form and agreed upon by TN, EP and the hosting AIESEC 
entity 

Host 

Duration 

The internship lasts from a minimum of 6 weeks to a maximum of 78 weeks from the first day to the last 
day of the internship. 

Host 

Working Hours 

The activities related executing the Job Description are a minimum of 35 hours/week for 

GIP and 25 hours/week for GCDP. 

Host 

1st day of Work 

A representative of AIESEC accompanies the EP to the place/organisation of work on the first day of the 
internship. 

Host 

Individual 
Responsibility & 
Goals 

The host entity has provided EP or ensured EP knows individual responsibility and goals in a written format 
latest one week after the start of the internship, and the EP acknowledges to have received, understood 
and accepted it. 

Living 

Home 

Insurance 

The EP has a valid insurance policy to cover basic medical costs for the duration of the exchange. 

Host 

Accommodation 

The accommodation standard, conditions and costs during the internship correspond to the information 
provided on the TN form. AIESEC arranges this accommodation for the EP. 

Host 

Basic Living Costs 

The TN form specifies if any financial or non-financial compensation would be provided during the 
internship and the actual conditions correspond with it. 

5. General policies and procedures

 
5.1 Policies and Procedures Applicable at any stage of the exchange programme

5.1.1 Relating to the Exchange Participant

5.1.1.1.  To  follow  the  privacy  policy  on  internships.aiesec.org  and  refrain  from  exporting  information  about 
EPs/organisations to other platforms. 
5.1.1.2. Raise the issue with the relevant party (OP taker or AIESEC entity) according to the dispute resolution mechanism 
described in the section 7 of this policy and be proactive in resolving. The issue raised should be based on the AIESEC XPP. 
4.1.1.3. To make proactive steps to resolve any issues faced by contacting the hosting entity, sending entity and actively 
participating in negotiations with the OP taker. 

5.1.2. Relating to the OP Taker

5.1.2.1. To receive support from AIESEC in dispute resolution in cases where there are complaints against the EP for violation 
of  any  policy  stated  in  the  XPP,  breaking  any  internal  corporate  code  of  conduct,  or  any  other  ethical/religious/cultural 
norms. 
5.1.2.2.  To  receive  a  replacement  EP  under  the  conditions  stated  in  the  XPP;  or  if  this  proves  to  be  unreasonable  or 
impossible, to receive financial compensation. 
5.1.2.3. To raise the issue with the relevant party (EP or AIESEC entity(ies)) according to the dispute resolution mechanism 
described in the section 4 of this policy and be proactive in resolving the situation. The issue raised should be based on the 
AIESEC XPP when unsatisfied with the EP’s performance or if the EP has violated any XPP statement. 
5.1.2.4. To ensure that the EP is legally qualified to work in the offered exchange (legal residency requirements and labor 
law exigencies); 
5.1.2.5.  To  follow  the  privacy  policy  on  internships.aiesec.org  and  refrain  from  exporting  information  about 
EPs/organizations to other platforms. 

5.1.3 Relating to any AIESEC Entity

5.1.3.1. Remove and exclude an EP or OP taker from the Exchange Programme in cases where they have violated any XPP 
statement; 
5.1.3.2. Provide corresponding support and guidance to EPs and OP takers at any stage of the AIESEC Exchange Programme 
(Selection, Accepting, Realisation of Exchange, Evaluation) and during any complaint procedure; 
5.1.3.3. Represent their stakeholders (EP or OP) at any stage of AIESEC Exchange Programme; 
5.1.3.4.  Ensure  that  their  stakeholders  follow  these  policies  and  fulfil  their  responsibilities.  AIESEC  Entities  are  also 
responsible to act in a way their stakeholders are able to follow these policies; 
5.1.3.5.  Follow  the  Privacy  Policy  of  Internships.aiesec.org  and  refrain  from  exporting  information  about 
interns/organisations to other platforms. 
5.1.3.6. To assume final responsibility in case an EP/OP taker has not fulfilled any responsibility to a OP taker/EP, or AIESEC 
entities. This shall extend to financial responsibility in all cases except those stated in policy 5.5.1 (realisation policy) 
5.1.3.7. Provide additional details pertaining to the job description and work environment of any prospective exchange. 

5.2.Policies and Procedures Applicable from Engagement with AIESEC to the form(s) being open on internships.aiesec.org

5.2.1. Relating to the Exchange Participant

5.2.1.2. Meet the selection criteria in 2.2. (Exchange Participant) and the ones below: 

Experience 
and Learning

Home

AIESEC Purpose

The home entity has provided minimum information to the EP about AIESEC purpose, inner and outer 
journey and role of exchange in it, in a written format. 

Experience 
and Learning 

Home 

Expectations 

Setting 

The home entity has provided the AIESEC standards and the XPP in written format to the EP who 
acknowledges in a written format to have received, understood and accepted them. 

Home 

Preparation 

The  home  entity  has  provided  with  basic  information  regarding  the  country/territory  of  their 
internship  in  a  written  format  including  as  a  minimum  information  on  culture,  political  situation, 
safety, living standards, home and host contacts (phone number and email) 

Host 

Host Facilitated 

Learning 

The TN form has to state what personal development spaces and opportunities are offered by AIESEC 
before, during and after the internship. The delivered spaces have to correspond with the TN form. 
As a minimum standard host entity must offer one facilitated space on leadership development of 
EP due to the internship towards the end of internship before EP returns home. 

Home 

Home Facilitated 

Learning 

The EP has been provided with information in written format on what personal development spaces 
and  opportunities  are  offered  by  the  home  entity  before,  during  and  after  the  internship.  The 
delivered spaces have to correspond with the information provided. As a minimum standard home 
entity must offer one facilitated space on personal goal setting before EP leaves for the internship.