Файл: X Exchange Programme Policies XPP March 2014.pdf

a) Participate in a selection process organised by the SE, if entities require it. 
b) Complete and sign all documentation necessary for participation in an AIESEC exchange. This includes, but is not limited 
to: the Student Contract, Resume, an agreement regarding the programme fee and the EP form on Internships.aiesec.org; 
c) Have written proof of the academic background (transcripts) and working experiences (references) as specified on the EP 
form; 
e) Pass the language test(s) for all proficiency levels in non-native languages or have written proof of the language level(s) as 
specified in the EP form; 
f) Pay the necessary application fees and/or deposits to their SE; 
g) Attend preparation events and complete the preparation requirements of the country and 
territory; 
h) Provide true and accurate information relating to work experience, academic backgrounds or language proficiency levels 
of the EP; 
i) Provide the required legal information to the HE and organisation so that they may verify that the EP may legally travel 
abroad and work in the host entity on an AIESEC exchange. 

5.2.2. Relating to the Hosting Entity

5.2.2.1.  To  receive  written  consent  from  another  AIESEC  entity  before  opening  opportunities  within  the  geographic 
jurisdiction of said AIESEC Entity. 

5.3. Policies and Procedures Applicable from the form(s) being Open until being Matched on internships.aiesec.org (stage: 
in progress)

5.3.1. Relating to the Exchange Participant

5.3.1.1. EP can start a new selection process once he/she is informed that the application was not successful, or if after 10 
subsequent days the EP does not receive any reply or update regarding the selection process; 
5.3.1.2. Inform the sending AIESEC entity if he/she becomes unavailable for an exchange, or if the EP is looking into other 
opportunities; 
5.3.1.3. Communicate constantly about matching status with sending entity; 
5.3.1.4. Keep all communication concerning the exchange only with the OP manager of the potential HE and not contact the 
organisation directly until an official match is made, at which time the organisation may communicate freely with the intern; 
5.3.1.5. Provide complete information about the EP, including the candidate’s EP form, cover letter (motivation letter) and 
other information as requested by the organisation (telephone interview, detailed CV/resume, photos, academic transcripts 
or certificates, etc.) within reasonable limits. The information requested must also abide with the legal regulations of the HE. 

5.3.2. Relating to the of the OP Taker

5.3.2.1. To select an EP according to procedure described in the XPP and its own selection criteria and procedure; provided 
they are mentioned in Job Questionnaire and the OP; 
5.3.2.2. Select an EP among the candidates who have accepted particular exchange (sent an official Acceptance Note). EP 
form of such candidates should be presented to this organisation by hosting AIESEC entity. An Acceptance Note of EP is valid 
for 10 subsequent days; 
5.3.2.3. Receive complete information about the candidate including the candidate’s EP form, letter of motivation and other 
information as requested within reasonable limits. The information requested must also abide with the legal regulations of 
the country where the organisation is located; 
5.3.2.4. Contact the candidate directly for the interview or fulfilment of any other selection criteria 
5.3.2.5.  To  designate  one  representative  in  the  organisation  as  responsible  for  coordinating  the  selection  process 
(interviewing and accepting/rejecting candidates), together with an AIESEC Representative and subsequently supporting the 
EP for the duration of the exchange. 
5.3.2.6. To give a response regarding the suitability of any candidate or next selection stages in the period not exceeding 10 
subsequent days from the date the EP has accepted particular exchange, unless the candidate agrees to continue this period. 
If a selection process takes place, the rules and deadlines of each stage must be communicated to the candidate in advance; 
5.3.2.7. To provide feedback to AIESEC about all the candidates if the OP rejects more than three candidates that fulfil all the 
criteria set as requested in the OP form. 
5.3.2.8. To review its criteria for selection with the AIESEC representative if the OP rejects more than three candidates that 
fulfil all the criteria set as requested in the OP form and does not provide a sufficient feedback on those candidates. At this 
point, AIESEC can determine whether the organisation should continue to participate in the programme. 

5.3.4. Relating to the Hosting Entity

5.3.4.1. To have a login created for the OP Taker and access to Partnership Menu in internships.aiesec.org. 
5.3.4.2. To have the whole process of pre-screening candidates conducted for the OP Taker. 
5.3.4.3. To put OP form on “Draft” status if the exchange programme has become temporary unavailable, or if the particular 
organisation cannot participate in an AIESEC Exchange programme due to reasons explained in section 2.3.2. 
5.3.4.4.  To  constantly  (once  a  week)  inform  applicant  about  the  progress  of  his  application  if  he/she  was  shortlisted. 
Information should be sent to applicant either by OP manager or by Global coordinator. 

 
5.4.Policies and Procedures Applicable from Matched on internships.aiesec.org until arrival in HE

5.4.1. Matching Policies

5.4.1.1. Match between an EP and organisation is only considered official when both the 
EP and organisation has fulfilled at least one of the requirements below: 
a) Have accepted each other through internships.aiesec.org and signed online official Acceptance Notes 
b) Have been assigned an online match 
5.4.1.2. Acceptance of OP form automatically means the EP is accepting the particular exchange with all its conditions, as 
described in the OP form available in internships.aiesec.org unless otherwise stated in the Acceptance Note; 
5.4.1.3. Acceptance of OP form automatically means that the EP is guaranteed as available for the exchange while Acceptance 
Note is valid; 
5.4.1.4. Acceptance is valid for ten (10) subsequent days after official acceptance of OP in accordance to point 

 
5.4.2. Relating to the Exchange Participant

5.4.2.1. The EP must follow all selection requirements of a OP form while acceptance is valid, within reasonable limits. 
5.4.2.2. The EP review and understand the conditions under which he/she can withdraw from exchange without financial 
penalties; 
5.4.2.3 Acceptance of opportunity automatically means the EP is accepting the particular exchange with all its conditions, as 
described in the OP form available in internships.aiesec.org unless otherwise stated in the Acceptance 
5.4.2.4. Acceptance of OP form automatically means that the EP is guaranteed as available for the exchange while Acceptance 
Note is valid; 
5.4.2.5. Acceptance is valid for ten (10) subsequent days after official acceptance of OP in accordance to point 
5.4.2.6. If the EP rejects the OP form after he/she has officially accepted AN to opportunity and the OP taker has accepted 
the EP, he/she will no longer be allowed to take part in the exchange programme through AIESEC; 
5.4.2.7. A match between an EP and organisation is only considered official when both the EP and organisation has fulfilled 
at least one of the requirements below: 
a) Have accepted each other through internships.aiesec.org and signed their online official Acceptance Notes. 
5.4.2.8. The EP must: 
a) Officially accept the OP Acceptance Note as the final agreement of all conditions of the particular exchange; 
b) To hold a valid passport, if not apply for a passport so that the validation date covers the entire duration of the exchange; 
c)  After  providing  the  passport  details,  receive,  within  two  (2) weeks,  all  the  necessary  documentation  from  the  hosting 
AIESEC entity (including the written acceptance note/invitation) required for application for a visa/work permit; 
d)  To  update  the  hosting  entity  about  his/her  passport  application  within  one  (1)  weeks  of  a  match  in  cases  where  an 
application for a passport has been initiated with the government officials upon acceptance, unless otherwise agreed-upon 
with the hosting AIESEC entity or organisation. An EP Acceptance Note may be deemed invalid if this standard is not met; 
e) To review the visa/work permit regulations for the host country prior to the purchase of a ticket to travel to the country 
(air/sea/land transportation); 
f) To submit the visa application within a period up to two (2) weeks after getting all the documents mentioned in OP form 
HE must provide information of this policy unless an alternative timeline was agreed-upon with the sending AIESEC entity or 
the OP. The EP has to keep in touch with hosting AIESEC entity and provide regular updates; 
g) To cover visa costs, unless otherwise agreed upon with the Hosting AIESEC entity or OP; 
h) To inform him/herself about all information related to specific legal policies, life conditions, safety, and cultural norms in 
the hosting country in order to be aware of any potential risk in the country or local area, both by asking the hosting entity 
as well as through independent research. The EP is the only responsible for assuming those risks, and shall not sue AIESEC or 
OP for any damage or prejudice caused by an event related to those risks, and shall not break its match or end an exchange 
without accrued financial penalties. 

 
5.4.3. Relating to the OP Taker

5.4.3.1. The OP Taker must sign a OP Acceptance Note as a proof of final selection of particular candidate for the particular 
job description, within ten (10) days of selection. 
5.4.3.2. The OP Taker can request a supplementary signed work contract from the EP which is in conformity with the labour 
laws of the hosting country, provided contract does not change the working conditions indicated on the OP form  and the 
Acceptance Note; 
5.4.3.3. The OP Taker can request another EP from the same AIESEC entity, if previous EP rejected the exchange after being 
accepted by the OP. 
5.4.3.4. The OP Taker can get a copy of the EP’s passport details within one (1) week of a match in cases where an application 
for a passport has been initiated with the government officials upon acceptance, unless otherwise agreed-upon with the 
hosting AIESEC entity or the OP; 
5.4.3.5. The OP Taker must provide within two (2) weeks all the necessary documents to the EP directly or through the HE 
(including the written invitation) required for application for visa/work permit. If 2 weeks are insufficient, the EP should be 
informed and agree with the timeline for provision of any  required documents. 
5.4.3.6. The OP Taker can expect from the EP to submit the visa application in a period up to two (2) weeks after getting all 
the necessary documents and if the other timeline was not agreed with the hosting entity or the OP. 
5.4.3.7. The OP Taker must make sure together with AIESEC entity that the EP for the exchange would be able to leave and 
return to the home country independently, and they also must verify the EP would be able to work in an AIESEC exchange 
legally in the country the organisation is located; 

5.4.3.8. The OP Taker must set expectations with the EP regarding expectations of the exchange job role prior to the arrival 
of the EP. 
 

5.4.4. Relating to the Sending Entity

5.4.4.1. The SE must provide training and support through an EP Buddy/Manager during the matching stage to ensure that 
the  EP  is  familiar  with  the  functions  of  internships.aiesec.org  such  as  browsing  for  exchange  opportunities,  viewing 
articles/library section, and searching for contacts. 
Provide Outgoing Preparation which includes: 
a) Exchange Programme Policies 
b) EP Expectation Setting 
c) EP Goal-Setting 
d) EP Cultural Preparation 
e) AIESEC Way 
5.4.4.2. The SE must research on destination safety status together with the EP. The EP is responsible for the decision on 
going to the destination country/territory as his/her own choice. 
5.4.4.3.  The  SE  must  provide  access  to  a  platform  (e.g.  forum,  mail  group,  phone  number  etc.)  for  the  EP  to  be  able  to 
communicate with sending LC during the whole period of exchange for feedback, evaluation, 
information sharing and general support. 
 

5.4.5 Relating to the Hosting Entity

5.4.5.1. The HE must send Link to Reception article to the EP 
5.4.5.2. The HE must provide the EP Visa Assistance in accordance with policy 5.4.3.5 
5.4.5.3. The HE must provide the EP relevant visa and labour law information 
5.4.5.4. The HE must send the EP key contact information including: 
b) The OP manager/EP responsible/buddy person’s contact number, 
c) LCP contact number 
d) LCVPICX contact number, 
e) OP taker’s responsible person’s number, 
f) LC and MC office address and accommodation address. 
5.4.5.5. The HE must send the EP key information on OP’s expectations 
5.4.5.6. The HE must provide information on local specific safety for the areas of OP and accommodation location referring 
to the local authorities’ official statements. 

5.4.6. Break Match Policy

5.4.6.1. The EP has the right to break match if one of the following situations applies: 
a)  The  EP  has  not  received  all  necessary  documents  required  for  application  for  visa/work  permit  from  the  hosting  LC 
(including invitation) within two (2) weeks, which has resulted in the EP not being able to commence with the exchange; or 
the EP was not informed of the timeline for provision of any required documents; 
b) In the case where the standard under policy 5.4.2.8. e); (to view the visa ) is met by the EP but a delay was caused by third 
party and this delay fundamentally changes the conditions of the exchange (Proof required).; 
c) The EP has an emergency in his/her family (Proof required). After breaking a match due to family emergency the EP is not 
allowed to put an EP form on “Open“ or raise new EP form on internships.aiesec.org for the next 6 weeks; 
d) The EP becomes ill and the situation can be dangerous for his/her health (Proof required); 
e) The EP may be put in danger due to the area where he/she works being formally declared in emergency due to war, natural 
disasters, people revolution, and terrorism attacks; 
5.4.6.2. The OP Taker has the right to break match if one of the following situations applies: 
a) The organisation is within the labour laws of the host country to end the exchange early. 
b)  The  EP  has  falsified  information  related  to  his  work  experience,  academic  background  or  language  proficiency,  and  is 
unable to fulfil his exchange job role as specified in the OP form. 
  

5.5.1.Policies and Procedures Applicable from arrival in HE until the completed state- Realisation Policy

 
5.5.1.1. Exchange is considered realised when the EP starts working at the OP office on the first working day. The OP manager 
is responsible to change the status of OP form on Realised. 
5.5.1.2. Once a Realisation is assigned on Internships.aiesec.org by the OP Manager or by any other qualified AIESEC member 
from the hosting Member Committee it can only be broken (i.e., the status of the EP and OP form can only be changed) with 
mutual agreement of the two relevant Member Committees. 
5.5.1.3. The break of realisations between merged  entities can be authorized by its Member Committee representatives 
standing for both, EP and OP form. 
5.5.1.4. The realisation broken will be discounted from both countries’ official results for the matter of the 
Membership Criteria. 

5.5.1.5.  If  there  is  any  suspicion  of  falsely  assigned  realisations  by  any  AIESEC  entity,  these  entities  in  questions  are 
responsible for investigating the true state of such realisations, and provide an official response to the reporting entity within 
two (2) days after receiving notification according to the procedure below: 
a) If this entity admits a false realisation out of genuine error, AIESEC International should be 
informed immediately and this realisation should be broken without any penalties for the 
entity. 
b) If the claim of falsified realisations is denied, and the reporting entity still insists that 
realisations are false, this case may be directed to Internal Control Board that will release an 
official case solution after investigation. (refer to section 6) 
c) If the claim of false realisations is proven to be true, the entity that knowingly assigned this 
realisation will automatically be excluded from AIESEC entities for 1 year. The Internships.aiesec.org profile of such entity 
should be removed from the system by the relevant party. 
 

5.5.2. Relating to the Exchange Participant

5.5.2.1. The EP must have sufficient funds to incur all expenses related to transportation to and from the country or territory. 
5.5.2.2. The EP must have sufficient funds to cover 
a) For GIP: all living expenses for the first four weeks of the exchange. This period can be prolonged in case first salary is 
received after more than four weeks of exchange provided this information is outlined in the OP. 
b) For GCDP: all living expenses for the entire period of the exchange if he/she is not receiving any monetary compensation 
from the OP Taker as outlined on the OP. 
5.5.2.3. The EP must officially register with the home embassy in the host country if their home country requires. 
5.5.2.4. The EP must behave in accordance to cultural, religious, ethical norms, national or local law and other policies that 
exist in the country or territory of exchange. 
5.5.2.5. The EP must take a proactive role in informing HE about any situations or requirements. 
5.5.2.6. The EP must inform  SE  and take a  proactive role  if he/she intends to be involved in AIESEC activities during the 
exchange. 
 

5.5.3 Relating to the OP Taker

5.5.3.1.  The  OP  Taker  can  demand  that  the  EP  perform  the  full  extent  of  requirements  and  duties  stated  in  the  Job 
Questionnaire, OP and the XPP; 
5.5.3.2. The OP Taker must provide a job description that corresponds to the signed job questionnaire and corresponds to 
the AIESEC exchange definitions outlined in section 1; 
5.5.3.3.  The  OP  Taker  must  provide  guidance,  training  and  adequate  working  conditions  according  to  signed  Job 
Questionnaire  and  the  OP,  for  the  EP  to  achieve  the  objectives  agreed-upon.  In  all  cases,  the  organisation  is  the  sole 
responsible for any damage or loss of any working material (as laptop, camera, cellphone, etc) unless otherwise agreed-upon 
with the intern; 
5.5.3.4.  The  OP  Taker  must  assign  one  representative  as  responsible  for  the  EP’s  workplace  integration,  so  he/she  may 
integrate as best as possible into the new working environment; 
5.5.3.5. The OP Taker must provide any additional information that the EP will need to know during the whole period of the 
exchange in terms of working and fulfilling the Job Description; 
4.5.3.6. The OP Taker must provide performance-related feedback on EP’s performance on a regular basis 
throughout the exchange. 
5.5.3.7. If the OP fee mentioned on the OP is (0) zero, there can be no OP fee reimbursement through complaint procedures. 
However, if the hosting  entity can provide evidence of expenses incurred on the EP by organisation, the amount can be 
scrutinized or considered for reimbursement during complaint procedures. 
 

5.5.4 Relating to the Sending Entity

5.5.4.1. Constantly communicating with the EP including his/her location and the safety at least: 
GIP: when he/she arrives and after once a month 
GCDP: when he/she arrives, in the middle of the experience and in the end. 
If the SE cannot reach the EP any longer than 10 (ten) days without any notification from the EP and/or the HE, the SE is 
responsible to coordinate with the HE to research and be updated about the EP location and his/her safety, and on SE’s own 
judgment, contact the family/guardian of the EP in the SE. 
 

5.5.5 Relating to the Hosting Entity

5.5.5.1. Check the EP’s safety status at least once in a week until he/she departs from the country/territory with the same 
visa status provided by the HE, even after the Exchange Programme duration has ended. If the EP decides to stay in the 
country/territory longer with his/her own coordination of the visa or residential status, AIESEC is no longer responsible for 
his/her safety status. 
5.5.5.2. Provide Minimum General Services: 
a) To have an individual responsible person (preferably OP manager) for providing overall services to the EP throughout the 
exchange duration. They must facilitate the EP’s reception and orientation during the first month of the exchange, unless 
otherwise specifically assigned; 

b) To have an access to platform (e.g. forum, mail group, phone number etc.) for the EP to be able to communicate with the 
hosting entity members during the whole period of exchange. 
5.5.5.3. Provide Minimum Logistical Services: 
a) Provide support on registration with relevant local authorities within the timelines mentioned by the country's law. The 
hosting LC shall communicate (including information on country page) the registration timelines and requirement  to the 
sending LC and the EP as soon as the EP is selected. 
b) Assistance to open a bank account if necessary and assistance in converting money to the local currency on EP’s request. 
c) Provide information about location and guidance for use of general services such as medical systems, use of emergency 
services,  public  transport,  groceries  and  any  other  information  that  would  be  necessary  to  allow  the  EP  to  successfully 
complete their exchange. 
d) Provide assistance in obtaining essential service as electricity, water, gas, heating if required and provide a communication 
platform (stated in policy 4.4.15.b) in case any inconveniences with these services take place. 
e) Provide assistance in dealing with housing agreements and landlords if required by EP 
5.5.5.4. Provide Minimum Work Related Services: 
a) Setting expectations with the EP’s supervisor regarding expectations of the exchange job role, unless it is stated in OP 
already. 
b) Inform all the stakeholders involved regarding the complaint and termination procedures (Section 4), integration plans for 
EP and frequency of communication/evaluation between the OP taker and the AIESEC. 
c) Ensure the EP receives performance-related feedback from the organisation on a regular basis throughout the exchange. 
5.5.5.5. Provide Cultural Integration Assistance: 
a) Provide information about places of interest for the EP to visit (at least through entity page in form of website links) 
b) Provide information about local cultural norms, including those related to dressing, greeting, traditions and law policies 
(at least through entity page in form of website links) 
5.5.5.6. Provide Minimum AIESEC Integration Services: 
a) Introduction to the local AIESEC members, the LC reality and culture. 
b) Provide communication platform for the EP to connect with other members of the LC. 
c)  Provide  opportunities  for  the  EP  to  become  involved  in  AIESEC  activities  related  to  their  interests  and  goals  if  EP  is 
interested. 
 

5.5.6. Break Realisation Policy 

5.5.6.1. The EP has the right to Break realisation if one of the following situations applies: 
a)  The  EP  has  not  received  all  necessary  documents  required  for  application  for  visa/work  permit  from  the  hosting  LC 
(including invitation) within two (2) weeks, which has resulted in the EP not being able to commence with the exchange; or 
the EP was not informed of the timeline for provision of any required documents; 
b) In the case where the standard under policy 4.4.3.g. is met by the EP but a delay was caused by third party and this delay 
fundamentally changes the conditions of the exchange (Proof required).; 
c) The EP has an emergency in his/her family (Proof required). After breaking a match due to family emergency the EP is not 
allowed to put an EP form on “Open” or open new EP form on internships.aiesec.org for the next 6 weeks; 
d) The EP becomes ill and the situation can be dangerous for his/her health (Proof required); 
e) The EP is in danger due to the area where he/she works being formally declared in emergency due to war, natural disasters, 
people revolution, and terrorism attacks; 
f) The EP does not have an official working/living permit in the country of exchange upon arrival unless other legal options 
have been agreed upon; 
g) The exchange job is different to the description the AN form refers to and was not agreed upon by the EP, where the 
change  affects  the  nature/purpose  of  the  job,  or  puts  the  EP  in  financially  or  physically  disadvantaged  state.  The  EP  is 
expected to try to resolve the issue first with the OP taker and hosting entity; 
h) The EP is discriminated against race, colour, gender, sexual orientation, creed, religion, national, ethnic or social origin, or 
age at his/her work place; 
i) The EP is sexually harassed at their work place or by AIESEC members; 
j) The organisation does not provide the basic work conditions or any main benefit offered to the EP that the AN form refers 
to and the EP did not agree to the abolition. The basic work conditions or benefits referred above must be of a nature that 
their abolition reasonably makes impossible or too difficult the EP’s job or living conditions in order for a broken match to 
be validated. The EP is expected to make certain preliminary  steps to resolve the issue, including contacting the  hosting 
entity and actively participating in negotiations with the organisation to resolve any issues; 
k) The OP taker does not pay corresponding salary to the EP for two consecutive months. The EP may still claim accrued 
salary from the OP taker and hosting entity in case of a broken realization. 
5.5 6.2. The OP Taker has the right to Break realisation if one of the following situations applies: 
a)  The  EP  has  falsified  information  related  to  his  work  experience,  academic  background  or  language  proficiency,  and  is 
unable to fulfil his exchange job role as specified in the OP form. 
b) The EP is breaking a law of the hosting country or is continuously breaking internal regulations of the organisation despite 
being warned or aware of them. 
c) The organisation is within the labour laws of the host country to end the exchange early.