Файл: X Exchange Programme Policies XPP March 2014.pdf

5.6.1.Policies and Procedures Applicable on Completed stage

5.6.1.1. Relating to the Host Entity: 
a) Must ensure a save departure for the EP and support in any matters. 
5.6.1.2.Relating to the SE: 
a) Must know when the EP is returning and support in any matters. 
5.6.1.3.Relating to the Exchange participant: 
a Must informe SE and HE about his/her departure at least two (2) weeks about his/ travel details. 

 
5.7.1.Policies and Procedures Applicable Reintegrated stage

5.7.1.1 Relating to the Exchange Participant

5.7.1.1.1 The EP has the right to participate in re-integration activities including: 
a) The opportunity to debrief the experience with AIESEC in the sending entity; 
b) The opportunity to evaluate and review the EP’s goal and re-integrate into LC activities (if applicable); 
c) The opportunity to share the exchange experience with other members of the LC, including outgoing EPs; 
d) Information about reverse culture shock and how to cope with it; 
e) Information on how to utilize and position the international exchange experience in a professional resume and in the local 
job market in general. 

5.7.2. Relating to the Sending Entity

5.7.2.1. Inform the EP about existing re-integration opportunities in AIESEC 
 

6. Complaint Procedure 

6.1. To raise an issue regarding AIESEC Exchange Programme, any party must follow the dispute resolution process in the 
order outlined below: 
a) Step 1. (Internal Level): The complaint party should inform the Hosting AIESEC Entity and the response party and try to 
solve an issue privately with them. 
b) Step 2. (Local Level): If Step 1 has been tried and failed, the complaint party should inform and involve the Sending Entity, 
while this entity will inform and communicate with the hosting entity to solve the problem in accordance with the Exchange 
Programme Policies. 
c) Step 3. (National Level): If Step 2 has been tried and failed, the both sending and hosting entity should inform their MC 
that will work together to solve the issue. In addition, they may share the issue over the Global Network. 
d) Step 4. If the parties involved cannot reach a mutual agreement within a two-week period, it is advised that the situation 
be brought forth to the Internal Control Board for arbitration. Please refer to Supporting Document G1 of the International 
Compendium - Internal Control Board for details. 
 

6.2. Compensation for EPs 

6.2.1. No financial penalties can be claimed by any party under the circumstances stated in policies 5.4.6.1 b), c), d) and e) 
and 5.5.6.1 b), c), d) and e) (The EP is responsible for their own travel expenses). 
6.2.2. Under the circumstance stated in policy 5.5.6.1  a), f), and 5.4.6.1. a), a compensatory act can be claimed by a party 
depending on which party has fulfilled the responsibilities stated in section 5.4.2.8.  
 c) to h) 
6.2.3. Under the circumstances stated in policies 5.5.6.1. g), h), i), j), and k), and 5.4.6.2a) the hosting entity must provide a 
new exchange in the same country/territory. 
a) for GIP within 1 month. This period may be extended upon written mutual consent. 
b) for GCDP: within 1 week. This period may be extended upon written mutual consent. 
6.2.3. If either a suitable exchange cannot be found, or if the immigration/labour law of the hosting country/territory does 
not allow the EP to stay in the country or to change work place, then the EP has the right to have compensated by the OP 
taker or the hosting entity the full travel expenses to and from the hosting entity and other expenses caused by the violation 
of the relevant policies. Hosting entity can charge the compensation from the OP taker. 
6.2.4. EP and hosting entity should consider that if a minimum of three exchanges corresponding to the specifications of the 
EP form are presented within the period stated in policy 6.2.3 and the EP rejects all of these, then the hosting entity is under 
no further obligation to the EP. 

6.3. Compensation for OP Takers

6.3.1. No financial penalties can be claimed by any party under the circumstances stated in policies 5.5.6.1  b), c), d), and e) 
and 5.4.6.1  b), c), d), and e). 
6.3.2. In all circumstances stated in 5.5.6.1   a) and b), request a new EP to replace the original EP. The Sending AIESEC entity 
is then responsible  to find a suitable EP within 2 months. This  period may be extended upon mutual written agreement 
between  the  OP  taker  and  the  sending  AIESEC  entity.  The  sending  AIESEC  entity  must  submit  a  minimum  of  3  suitable 
candidates that reasonably fulfil the criteria of the OP form. If the OP taker rejects the candidates, the sending AIESEC entity 
is under no further obligation to the organisation. If no suitable EPs can be found within the timeframe, the EP or the sending 
entity may be asked to pay up to full amount of the Exchange programme fee (OP fee) paid by the OP taker or other expenses 

incurred  on  the  EP  by  the  OP  taker.  The  amount  can  be  scrutinized  or  considered  for  reimbursement  during  complaint 
procedures. Compensation shall only be paid upon the request of the organisation. 

6.4. Reimbursement policies and procedures 

6.4.1. Proof for all violations must be provided to the ICB  
6.4.1.1. 

Violations

Actions 

Responsible

No LEAD for EP 

EP fee reimbursement 

SE 

EP over 30 or more than 2 years after 
graduation 

TN fee 

If EP lied: EP 

If SE knew: SE 

EP has lived in destination country for 
more than 2 years in the past 10 years 
(excluding AI/MC/CEED) 

3 new EP to the HE entity  

SE 

EP has not lived in the country in 
which they were “raised” for more 
than 6 weeks 

Put EP in the country by right 

Wrong SE country to put in the 
right SE 

EP provided false information 

1st. 3 new EPs for the HE entity 

2nd. If not suitable payment of TN fee 

SE 

Not getting salary 

Payment of all salary 

TN taker (or HE if TN taker does not 
communicate) 

Different salary from what agreed 

Payment of the difference  

1.If payment is less than agreed: HE 
to EP 

2. If payment is more that agreed: 
EP to HE 

Having wrong type of visa 

visa payment reimbursement and any 
fines reimbursement related to visa 

1.If missing or wrong  information: 
HE is responsible 

2.If EP applied for the wrong visa: 
EP is responsible 

Accommodation was not provided as 
it promised – proof needed 

Reimbursement of  accommodation 
expenses  

HE 

Food was not provided as promised 

Reimbursement for each meal that was 
promised 

HE 

JD does not correspond to the one in 
OP/AN 

EP fee and traveling cost 

HE 

EP came to HE and the internship was 
cancelled and there was no option to 
find another one 

Travel costs, EP fee and Visa 

HE 

The JD does not fit the description in 
more than 50% 

Travel costs, EP fee and visa costs 

HE 

Exchange less than 6 weeks 

Travel costs, EP fee and visa costs and 
any other cost EP had 

HE