Файл: Тема Информационные технологии обработки текстовой информации.pdf

Тема 2. Информационные технологии обработки текстовой
информации
Лекция рассматривает сущность текстового процессора MS Word и текстовых редакторов: основные приёмы редактирования и форматирования текстовой информации. Также описаны основы оформления организационно-распорядительной документации.
План лекции:
1. Базовые функции.
2. Вставка графических объектов.
3. Вставка формул и нумерации страниц.
4. Современные платформы работы с текстом.
5. Взаимосвязь документов MS Office.
6. Подготовка документооборота.
Базовые функции.
Работа с шаблонами
Шаблон – это связующий документ с предустановленными параметрами – шрифтами, стилями, границами, разметкой страницы и др., который нужен для создания новых документов на основе этих параметров. Шаблоном может выступать документ с настройками без текста, а также содержать заранее заготовленный текст и любую другую информацию. Пустой предустановленный шаблон по умолчанию – normal.dotx, на основе которого создаётся документ при запуске программы Word.

Рис.1. Шаблоны
С помощью команды Файл / Создать открываем окно создания документа. В окне предпросмотра подготовлены шаблоны документов на различные темы: календарь, резюме, открытка, фотоальбом и т.п.
Воспользовавшись строкой поиска, можно осуществить поиск шаблонов либо отфильтровать их по категориям [7].
При выборе одного из шаблонов в качестве шаблона-основы для документа, MS Word загрузит его и создаст документ на основе этого шаблона. Для формирования собственного шаблона создаётся стандартный пустой документ с измененными настройками стиля «Обычный».
Рис.2. Окно изменения стиля

Для сохранения файла шаблона осуществляется присвоение имени
«Мой первый шаблон» и тип файла «Шаблон Word», а также выбор места хранения файла, например, рабочий стол. Иконка шаблона отличается от документа [2].
Рис.3. Сохранение своего шаблона
Если открыть с помощью MS Word шаблон документа, а потом сделать в нем определенные изменения, то Word предложит диалог сохранения обычного (текстового) документа, то есть сам шаблон останется без изменения. Также следует обратить внимание на то, что при вводе текста в документ, который по умолчанию имеет стиль оформления
«Обычный», то весь текст будет отформатирован тем же размером и шрифтом, который был указан в нашем шаблоне «Мой первый шаблон».
Непечатаемые символы.
При создании документа отображается только лишь чистый лист, но если активировать отображение непечатаемых символов, то даже на этом пустом листе будет отображаться специальный знак абзаца. Кроме этого,

выполнение определённых команд отображается в различных непечатаемых символах, например, символ пробела также имеет своё специальное обозначение.
Рис.4. Включение непечатаемых символов и их отображение
Непечатаемые символы необходимы в режиме разметки страницы, но при отправке документа в печать, они (как это ясно из названия) не будут напечатаны, причём это не зависит от положения переключателя отображения этих символов. В этом вопросе следует рассмотреть пробелы между страницами как объектами в редакторе. Пробелы между страницами можно убрать с помощью двойного клика по разрыву. После сокрытия такого пробела, страница будет отображаться лишь на столько, чтобы отображать весь расположенный на ней текст.
Нахождение пустых абзацев в документе производится также с помощью команды отображения непечатаемых символов. Если говорить о правилах составления документа, то Word имеет достаточно инструментов, чтобы не пользоваться таким примитивным методом, но, как показывает практика, иногда разделение текста пустыми абзацами целесообразно с точки зрения экономии времени.

Автозаполнение.
Автозаполнение позволяет программе Word после ввода первых четырех букв завершать слова или даже словосочетания. Эта функция может быть использована для ускоренного набора текста, то есть путем автоматического ввода слов и целых словосочетаний, которые используются достаточно часто.
Рис.5. Автозаполнение
Печать документа и предпросмотр.
Созданные документы в MS Word, могут быть отправлены на печать.
Word имеет достаточно обширные возможности печати документов. Для печати используются: специальная вынесенная команда на панели быстрого доступа с иконкой принтера, команда «Файл/печать», либо сочетание клавиш Ctrl+P [3].
Рис.6. Предпросмотр документа

В правой части экрана находится предпросмотр документа, а в левой
– команды печати. С помощью окна предпросмотра можно изменять масштаб документа и переходить по страницам. Часто именно в режиме предпросмотра можно заметить визуальные дефекты в тексте, например, когда описание рисунка перешло на другую страницу или сдвинулась таблица.
Пользователю доступны разные возможности настройки печати именно в параметрах предпросмотра, а часть этих параметров напрямую зависит от возможностей установленного принтера, например, печать нескольких страниц на листе, двусторонняя печать.
Рис.7. Настройка параметров печати
Также возможна частичная печати документа, т.е. доступна отправка на печать документа не только целиком, но некий его фрагмент, диапазон страниц, а также просто отдельную страницу.

Изменение информации о документе
Кроме информации, которая находится в документе, сам документ обладает определенной информацией о себе, эта информация находится в свойствах документа. К свойствам документа можно добраться, нажав на вкладку
«Файл/Сведения», часть информации выведена в информационном окне, а остальную можно увидеть, вызвав дополнительные свойства документа.
Рис.8. Свойства документа
Заполненные поля из свойств документа носят не только информационный характер – их можно использовать и в самом документе, например, при создании титульных страниц.
Колонтитулы.
Колонтитулы – это любые данные, которые были помещены на каждой странице вне основного текста и отображаются при печати, например, фамилия автора, заголовок параграфа, статьи или книги, название фирмы, логотип компании (изображение) и т.п. Верхний колонтитул расположен над текстом, а нижним – под текстом. Добавление

колонтитула производится при помощи одноименной панели вкладки
«Вставка».
Рис. 9. Вкладка Вставка
Дополнительная вкладка «Работа с колонтитулами - Конструктор» активируется сразу после вставки колонтитула. На вкладке располагаются основные инструменты для форматирования и редактирования.
Колонтитул форматируется так же, как и обычный текст [1].
Рис. 10. Вкладка «Работа с колонтитулами – Конструктор»
Если нажать кнопку «Закрыть окно колонтитулов» или дважды щелкнуть по любому месту в документе вне колонтитула, то происходит выход из режима редактирования колонтитула. Колонтитулы нельзя редактировать и изменять одновременно вместе с основным текстом.
Рис. 11. Панель «Параметры»

Для удаления колонтитулов необходимо войти в режим их редактирования, а затем выбрать пункт «Удалить верхний колонтитул» в меню кнопки «Верхний колонтитул».
Сноски.
Сноски вставляются в документ при помощи одноименной панели на вкладке «Ссылки». Сноски бывают концевые и подстраничные. Первые выносятся в конец документа, а вторые вставляются в нижней части той страницы, на которой встречается относимый к ним фрагмент текста.
Нумерация сносок сквозная и автоматически изменяется по мере добавления или удаления.
Например, для вставки подстраничной сноски необходимо сначала установить текстовый курсор сразу после фразы или слова, к которым нужно добавить пояснение. Затем нажать кнопку «Вставить сноску».
Рис. 12. Вкладка «Ссылки – Сноски»
В нижней части страницы добавится поле для ввода пояснительного текста – останется лишь ввести запись.

Рис. 13. Поле для ввода пояснительного текста
Необязательно прокручивать страницу вниз, чтобы прочитать текст сноски – всплывающее окошко появляется при подведении курсора к ее номеру в тексте. Используйте кнопку «Следующая сноска» для перемещения между сносками документа.
Автооглавление.
Оглавление - указатель заголовков издания, который ускоряет поиск параграфов, глав, примечаний. В начале осуществляется вставка оглавления на нужной странице. Для этого нужно выбрать вкладку
«Ссылки», а затем – группу «Оглавление».
Рис. 14. Панель «Оглавление»

Рис. 15. Пустое оглавление
Далее в пустое оглавление добавляются элементы оглавления: команда «Добавить текст» на вкладке «Ссылки».
Допустим, вы написали какой-то раздел работы. Выделяем название раздела или просто устанавливаем на него курсор, нажимаем «Добавить текст», а затем выбираем нужный уровень оглавления.
Рис.16. Добавление раздела в оглавление

При обновлении оглавления появляются измененные и новые разделы.
Рис. 17. Обновлённое оглавление
Чтобы раздел не был включен в оглавление, выделите название раздела, нажмите кнопку «Добавить текст» и выберите пункт «Не включать в оглавление». После обновления таблицы данный раздел не будет отображаться в оглавлении.
Удалять оглавление осуществляется во вкладке «Ссылки» в группе
«Оглавление» с помощью команды «Удалить оглавление».
Рис.18. Удаление оглавления

Работа с таблицами.
Таблица – форма организации данных в ячейках, которые находятся на пересечении строк и столбцов. В ячейках содержатся данные различного типа. Движение курсора между ячейками таблицы можно осуществлять по нажатию клавиши Tab.
MS Word позволяет выполнить вычисления, записывая в отдельные ячейки таблицы формулы с помощью команды Макет – Формула…, что в некотором смысле сравнимо со специализированной программой по работе с таблицами – MS Excel.
Есть несколько способов добавления таблицы в документ.
-
Пункт Вставка таблицы в меню Таблица. Выбор количества строк и столбцов.
Рис. 19. Вкладка «Вставка – Таблица»
-
Пункт Вставить таблицу… в меню Таблица. Указание размерности таблицы – количество строк и столбцов.

-
Пункт Преобразовать – Преобразовать в таблицу… в меню
Таблица (вкладка Вставка). Происходит преобразование выделенного текста в таблицу при условии, что текст подготовлен с помощью специальных разделителей столбцов и строк (символ табуляции – Tab, символ конца абзаца – Enter, и т.д.).
-
Пункт Нарисовать таблицу в меню Таблица.При этом можно использовать следующие кнопки-команды:

Ластик стирает неверно нарисованные линии;

Тип линий изменяет начертание линий;

Толщина линии изменяет толщину линий;

Цвет заливки изменяет цвет ячейки.
Окно Свойства таблицы выводится на экран при выборе соответствующего пункта контекстного меню таблицы. В этом диалоговом окне производится настройка основных параметров для всей таблицы и ее отдельных элементов.
Рис. 20. Окно «Свойства таблицы»

Вставка графических объектов
Добавление в документ иллюстраций осуществляется при помощи инструментов на панели
«Иллюстрации» вкладки
«Вставка».
Иллюстрация — это графический файл из внешнего источника, не интегрированный в библиотеку Word. Программа поддерживает более двадцати графических форматов: *.jpg, *.gif, *.png, *.psd, *.tiff и другие.
Рис.21. Панель «Иллюстрации»
Для изменения размера иллюстрации необходимо подвести курсор к одному из угловых маркеров, зажать левую кнопку мыши и просто потянуть в сторону. Угловые маркеры позволяют изменять размер рисунка пропорционально.
Рис.22. Изменение размера иллюстраци
MS Word, помимо рисунков, позволяет вставлять в документ различные графические объекты – фигуры, диаграммы, объекты SmartArt.
Данные объекты необходимы для оформления профессиональных отчетов.

В меню «Фигуры» находится множество геометрических фигур, предназначенных для оформления документа. Дополнительная вкладка
«Средства рисования — Формат» открывается после вставки фигуры – в ней находятся инструменты форматирования фигуры [2].
Рис.23. Меню «Фигуры»
Объект SmartArt – это шаблон, который состоит из нескольких блоков. После вставки SmartArt-объекта один из его блоков является активным, т.е. сразу готов для редактирования.
Рис. 24. Выбор типа SmartArt

Любой блок, включая содержащиеся в нем данные, можно редактировать, используя команды из контекстного меню, вызываемого правой кнопки мыши. Так можно отформатировать абзац, шрифт, а также добавить в схему новый блок или изменить уже имеющийся.
Вставка формул и нумерации страниц
Вставка и редактирование формул.
Средства текстового редактора позволяют вставлять и редактировать различные формулы: вкладка «Вставка», пиктограмма «Уравнение».
Вкладка «Работа с формулами – Конструктор» содержит символы и структуры.
Рис.25. Вставка формулы по шаблону
Рис.26. Коллекция математических символов для добавления

Вставка нумерации страниц
Вставка нумерации страниц осуществляется с использованием вкладки "Вставка", подраздела "Колонтитулы", команды "Номер страницы". В открывшемся списке необходимо навести указатель на подходящий пункт: "Вверху страницы", "Внизу страницы", "На полях страницы" (размещение на полях страницы практически не применяется: как правило, номер страницы ставят либо вверху, либо внизу).
Рис.27. Вставка нумерации страниц
В соответствии с правилами оформления документов, нумерация не проставляется на титульной странице. Чтобы реализовать эту опцию, необходимо войти в колонтитул, и в появившейся в меню вкладке "Конструктор" проставить галочку "Особый колонтитул для первой страницы".
Рис.28. Параметры нумерации страниц