Файл: Тема Информационные технологии обработки текстовой информации.pdf

Работа с колонками.
Если текст документа (например, такого как информационный бюллетень) разбит на колонки, он будет автоматически переходить из колонки в колонку. Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER позволяет вставить разрыв колонки в месте, где находится курсор.
Кнопка «Колонки» вкладки «Разметка страницы» активирует выпадающее меню, в котором можно выбрать количество колонок, которые требуется разместить на странице.
Рис.29. Выбор количества колонок
В этом выпадающем меню доступны варианты:

одна – обычный формат страницы (единственная колонка);

две – страница с двумя одинаковыми колонками;

три – страница с тремя одинаковыми колонками;

слева – дополнительная узкая колонка в левой части страницы;

справа –дополнительная узкая колонка в правой части страницы;
Также в данном выпадающем меню присутствует пункт «Другие колонки». Этот пункт позволяет открыть дополнительное окно, в котором можно настроить промежуток между колонками и их ширину.

Рис.30. Диалоговое окно «Другие колонки»
Одновременно с этим размер колонок устанавливается с помощью линейки, находящейся над страницей.
Рис.31. Изменение размера колонок ползунком на линейке
Управление масштабом документа
Дальше идет группа управления масштабом документа. Масштаб не влияет на распечатываемый документ, а только на представление самого документа на экране.
Рис.32. Масштаб документа

Управлять масштабом можно с рассматриваемой группы, с элементов интерфейса, которые находятся в правом нижнем углу окна
Word, на строке состояния. Кроме того, управлять масштабом документа можно колесиком мыши, если зажать клавишу Ctrl на клавиатуре. Также в группе «Масштаб» находятся дополнительные команды:

По ширине страницы – увеличивает масштаб документа, чтобы страница занимала всю полезную площадь экрана.
Рис.33. Масштаб документа по ширине страницы.

Несколько страниц – позволяет, при уменьшении масштаба отображать на экране рядом более одной страницы документа.
Рис.34. Масштаб документа на несколько страниц


Одна страница – на экране страницы рядом отображаться не будут, даже если установки масштаба это позволяют.
Рис.35. Масштаб документа на одну страницу
Группа «Окно»
Группа «Окно» позволяет управлять окнами документа в текстовом процессоре Word. В Word есть понятие документа и понятие окна, по умолчанию текстовый процессор открывает документ в одном окне, но можно сделать так, чтобы на один документ смотреть через два или больше окон, именно для этого и предназначены команды группы «Окно».
Рис.36. Управление окнами в Word
Доступные команды:
«Новое окно»;
«Упорядочить все»;
«Разделить»; «Рядом»; «Восстановить расположение окна»; «Перейти в другое окно».

Рис.37. Документы Word в окне
И последнее на что следует обратить внимание в теме настройки представления документа, – это настройка отображения ленты. Команды управления отображением ленты находятся в правом верхнем углу и имеют три режима отображения: автоматически скрывать ленту;
показывать вкладки; показывать вкладки и команды.
Рис.38. Настройки ленты

Современные платформы работы с текстом
Дополнительные платформы для работы в MS Word.
Сервис Word Online входит в пакет онлайн сервисов Office Online и позволяет пользоваться всем функционалом текстового процессора
MS Word прямо в окне браузера. Также возможно совместное редактирование документа несколькими пользователями.
Рис.39. Word Online
Мобильное приложение MS Word обладает меньшим функционалом, чем версия для компьютера, но и его возможности довольно широки.
Рис.40. Мобильное приложение MS Word

Google Документы (Google Docs).
Сервис «Google Документы» позволяет пользоваться основными функциями по редактированию и форматированию текста без установки специализированного программного обеспечения в окне браузера.
Рис.41. Онлайн-сервис Google Документы
Приложение «Google Документы» устанавливается на мобильное устройство, хотя онлайн версия доступна также через браузер, который всегда является предустановленным для любого мобильного устройства.
Рис.42. Мобильное приложение Google Документы

Взаимосвязь документов MS Office
Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые Word, позволяют включать в документы объекты, созданные в других приложениях MS Windows.
Основное отличие между связыванием и внедрением обусловлено местом хранения информации. Внедрение означает включение данных электронной таблицы, диаграммы и т.д. в документ другого приложения, например Word. Будучи внедренным, объект становится частью документа
Word. Связанные же объекты хранятся в исходном файле, а документ Word содержит только ссылку на местоположение исходного файла.
Чтобы сделать выбор между внедрением и связыванием, нужно руководствоваться следующими правилами. Если необходимо, чтобы в составном документе отражались все изменения документов исходных приложений, следует образовать связь между составным документом Word и исходными документами. Если же вставляемые объекты должны обрабатываться средствами другого приложения и необходимо, чтобы они оставались доступными всегда (даже при удалении исходного файла), надлежит внедрить их.
Вставка диаграмм
Вставка диаграмм в документ Word осуществляется посредством взаимосвязи с другим приложением пакета Microsoft Office — Excel [6].
Нажатие кнопки «Диаграмма» осуществляет открытие в левой части диалогового окна названия типов диаграмм, а в правой части — их представление. Тип сформированной диаграммы можно поменять в любой момент соответствующей кнопкой.

Рис. 43. Вставка диаграммы
В документ Word вставится примерная диаграмма, построенная на произвольных данных, отображающихся в открывшемся приложении
Excel. Т.к. эти две программы взаимосвязаны, то изменение в столбце данных в документе Excel будет автоматически внесено в диаграмму Word.
Если изменить первую цифру в таблице (8,2 на 3), которой соответствует синий сектор на диаграмме, то размер синего сектора изменится.
Рис.44. Редактирование данных
При необходимости снова открыть Excel можно нажатием кнопки
«Изменить данные» на вкладке «Работа с диаграммами - Конструктор».
Изменить цвет и объемность диаграммы можно с помощью соответствующих кнопок той же вкладки.

Вставка презентации MS Power Point.
Вставка полноценного документа других пакетов MS Office осуществляется командой «Объект…» панели «Текст» вкладки «Вставка».
Рис.45. Вставка объекта – презентации Power Point
После выбора определенного типа документа автоматически загружается соответствующий программный пакет MS Office – в данном случае MS Power Point со всеми сопутствующими возможностями.
Рис.46. Редактирование презентации внутри документа Word

После завершения работы над презентацией она может быть запущена или отредактирована опять же прямо в редакторе MS Word.
Рис.47. Работа с презентацией внутри текстового документа
Вставка таблицы MS Excel.
Вставка и редактирование таблицы с полноценным функционалом
MS Excel осуществляется аналогичным образом.
Рис.48. Вставка и редактирование табличного документа MS Excel

Подготовка документооборота
Понятие и состав реквизитов ОРД.
При оформлении организационно-распорядительных документов
(приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением документов. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.
Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены
ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно- распорядительных документов, включенных в
ОК
011-93
«Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000) [1].
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издание документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.
Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).
Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).
Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений
(реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются

также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).
Подготовка любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста
(работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы. Каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД.
Составление и оформление основных видов документов.
Организационные документы.
Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформления, например, разработка комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения.
Распорядительные документы
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции,

внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости). Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Информационно-справочные документы.
Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения
(при необходимости), подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Организация документооборота
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);