Файл: Практическая работа 1 по дисциплине Информационные технологии для автоматизации документооборота.pdf

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖИСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Факультет информационных систем технологий Кафедра Информационные системы и технологии
Практическая работа №1 по дисциплине «Информационные технологии для автоматизации документооборота»
Основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы
Выполнил студент группы ИСТ-90Д
Богородцев С. А.
Проверил: к.п.н., доцент
Секлетова Н.Н.
Самара 2022

Вопросы по теме практического занятия:
Расскажите о деятельности, которая обеспечивает создание официальных
документов и организацию работы с ними?
Деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними, называется документооборотом.
Эта деятельность включает в себя следующие этапы:
1. Создание документов - составление официальных документов, их нумерация и подписание.
2. Регистрация - фиксация прихода и отправки документов организации.
3. Учет - проставление печатей, отметок о рассмотрении документов, подготовка документов для передачи на архивное хранение.
4. Хранение - организация хранения документов в соответствии с установленными требованиями.
5. Использование - обеспечение доступа к документам для сотрудников, нуждающихся в них для выполнения своих обязанностей.
6. Уничтожение - соблюдение порядка уничтожения документов, включая уничтожение документов, срок хранения которых истек.
Документооборот в организации может проводиться в ручном или автоматизированном режиме. Автоматизация процесса документооборота может значительно повысить эффективность работы с документами, уменьшить время, затрачиваемое на их обработку, а также улучшить контроль их распространения и хранения. Для автоматизации документооборота используются специальные программные продукты, такие как системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют создавать, обрабатывать, передавать и хранить документы в электронном виде.
Дайте определение понятию «дело».
Дело представляет собой набор связанных между собой документов и операций, относящихся к одному юридическому или физическому лицу. Такое дело может включать в себя заказы, счета, договоры, акты выполненных работ, платежные документы, корреспонденцию и другие документы, связанные с конкретной сделкой или контрагентом. Дело создается автоматически в момент формирования первого документа, связанного с клиентом или проектом, и позволяет вести учет всех документов и операций, связанных с этим делом, в едином информационном пространстве. Создание дела помогает прозрачно и эффективно вести бизнес-процессы, уменьшая возможные ошибки и дублирование работ, а также улучшая взаимодействие между подразделениями и сотрудниками.
Дайте развернутый ответ об официальном документе, не выходящим за пределы
подготовившей его организации, созданный в организации для внутреннего
использования?
Официальный документ, созданный в организации для внутреннего использования и не выходящий за ее пределы, представляется в виде служебной записки. Как и было описано ранее, служебная записка является внутренним документом и предназначена для передачи информации между подразделениями, сотрудниками и руководством организации.
Служебная записка создается в автоматизированном режиме и может быть отправлена как электронным документом через систему электронного

документооборота (СЭД), так и в бумажной форме. Для создания служебной записки необходимо выбрать соответствующий тип документа и заполнить его в соответствии с требованиями организации.
В служебной записке указываются конкретные сведения о задачах, направлениях планов работы, вопросах, требующих дополнительной проверки, и любых других внутренних задачах для организации. Создание и обработка служебных записок осуществляется в рамках процедур документооборота, что позволяет контролировать происходящие внутри организации процессы и обеспечивает более эффективную работу с документами.
Таким образом, служебная записка представляет отчет о состоянии дел в организации, обращается к определенным лицам и может иметь подтверждающую подпись в случае необходимости контроля за ее выполнением. Она играет важную роль в облегчении обмена информацией внутри организации и обеспечении эффективного взаимодействия между подразделениями и сотрудниками.
Расскажите о должностном лице (субъект делопроизводства), уполномоченном
осуществлять контроль за исполнением поручений, как по срокам, так и по
существу поручений.
Должностное лицо, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением поручений, называется контролером. Этот субъект делопроизводства имеет ряд обязанностей, включая проверку состояния исполнения поручений по срокам и по существу.
Контролер должен следить за тем, чтобы исполнение поручений происходило в установленные сроки и в полном объеме. Он имеет право требовать от ответственных исполнителей информацию о ходе работы и причинах возможных задержек. Кроме того, контролер может проводить проверки исполнения поручений на месте, например, осмотреть выполненные работы или проверить выполнение необходимых документальных процедур.
Если контролер обнаруживает задержки в исполнении поручений, он должен незамедлительно докладывать об этом руководству. Кроме того, контролер имеет право вносить предложения по улучшению эффективности исполнения поручений и работе в целом.
Контролер является важным звеном в процессе делопроизводства, который обеспечивает своевременность и качество исполнения поручений.
Поясните, как называются документы, поступившие по одному и тому же вопросу в
течение календарного года?
Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, могут называться различными терминами в зависимости от конкретной настройки и наименования документов в системе. Например, если речь идет о входящей корреспонденции, которая относится к деловым процессам организации, то такие документы могут называться "вх. документы", "регистрация вх. корреспонденции",
"журнал входящей корреспонденции" и т.д. Если же речь идет об обращениях клиентов, то такие документы могут называться "заявки клиентов", "обращения граждан и организаций", "журнал обращений" и т.д. В любом случае, для эффективного учета и контроля за обработкой документов, в системе учета рекомендуется использовать соответствующие настройки и коды, которые позволяют быстро и точно классифицировать и анализировать большой объем входящих документов.

Расскажите о процедуре «предварительное рассмотрение документов».
Процедура «предварительное рассмотрение документов» предназначена для подготовки документов к последующей обработке. Эта процедура включает в себя следующие шаги:
1. Входящие документы должны быть зарегистрированы в системе.
2. Документы должны пройти процедуру рассмотрения и классификации в соответствии с их важностью и срочностью.
3. Документы, требующие согласования или утверждения, должны быть направлены на соответствующие структурные подразделения или руководителей для принятия решения.
4. После прохождения процедуры предварительного рассмотрения, документы готовы для дальнейшей обработки в системе.
Предварительное рассмотрение документов может осуществляться в рамках различных бизнес-процессов и зависит от конкретной настройки системы.
Например, в интегрированной среде 1С:ERP предварительное рассмотрение документов может быть частью процесса взаимодействия с клиентами и включать в себя работу с рекламационными заявками или обращениями от клиентов. В любом случае, для эффективной работы с документами в 1С рекомендуется четко определенные настройки и процедуры, которые позволяют быстро классифицировать и обрабатывать большой объем документов.
Дайте пояснение структурному подразделению организации, в состав которого
входят 18 специалисты, обеспечивающие регистрацию, отправку и хранение дел,
документов, а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса
делопроизводства в организации.
Структурное подразделение организации, в состав которого входят 18 специалистов, обеспечивающих регистрацию, отправку и хранение дел, документов, а также осуществляющих контроль за осуществлением процесса делопроизводства в организации, может быть названо различными терминами в зависимости от наименования документов и процессов в конкретной организации. Например, такое структурное подразделение может называться "архивное отделение", "служба регистрации документов", "делопроизводство и архив", "отдел контроля за документооборотом" и т.д.
В рамках такое подразделение может быть создано в качестве организационной единицы и настроено соответствующим образом, чтобы обеспечить эффективный контроль и учет документов в организации. Для этого в системе могут быть настроены соответствующие импорт и экспорт документов, управление сроками и статусами документов. Кроме того, специалисты данного подразделения могут быть назначены ответственными за конкретные процессы и документы, что позволит повысить эффективность работы и сократить риски ошибок и пропусков. В целом, создание и настройка структурного подразделения является важной составной частью управления документооборотом и дает возможность улучшить качество и скорость обработки большого объема документов в организации.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖИСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Факультет информационных систем технологий Кафедра Информационные системы и технологии
Практическая работа №2 по дисциплине «Информационные технологии для автоматизации документооборота»
Требования к системе электронного документооборота
Выполнил студент группы ИСТ-90Д
Богородцев С. А.
Проверил: к.п.н., доцент
Секлетова Н.Н.
Самара 2022

Вопросы по теме практического занятия:
Поясните на примере, как определить целостность (электронного документа).
Для определения целостности электронного документа необходимо выполнить следующие шаги:
1. Открыть электронный документ.
2. Проверить, что все поля документа заполнены корректно и не содержат ошибок.
3. Проверить, что подписи и штампы на документе соответствуют действительности и их нельзя было подделать.
4. Сравнить данные электронного документа с оригинальным документом (если он есть).
Важно, чтобы данные в электронном документе полностью соответствовали данным в оригинале.
5. Проверить, что при открытии документа не появляется предупреждение о том, что документ был изменен после его подписания.
Если все эти шаги выполнены, то можно считать, что документ сохранен в надлежащем виде и его целостность не нарушена.
Дайте определение понятию «электронная подпись».
Электронная подпись — это цифровая информация, которая присоединяется к электронному документу и подтверждает подлинность документа, а также идентифицирует лицо, которое проставило подпись. Электронная подпись используется для обеспечения юридической значимости электронных документов, подтверждения авторства и целостности документа.
В электронной форме электронную подпись можно создать с помощью специального программного обеспечения, которое использует алгоритмы шифрования и электронных сертификатов, выдаваемых уполномоченными центрами сертификации.
Такой подписью можно подписать любой электронный документ, в том числе договоры, счета, акты и прочие документы, удостоверяя их подлинность и целостность.
Расскажите о XML-документе.
XML-документ в 1С представляет собой файл, содержащий данные, описанные в формате XML (Extensible Markup Language). Данные могут быть представлены в форме списка, таблицы или иного типа, и применяются для обмена информацией между различными приложениями.
XML-документ в 1С может быть создан различными способами. Например, его можно создать вручную, используя редактор XML-документов. В рамках 1С также существует механизм автоматической генерации XML-файлов на основе данных, содержащихся в базе данных или документах 1С.
XML-документ в 1С может содержать любую информацию, которую можно описать в формате XML. Например, он может содержать список товаров или контрагентов, описание структуры организации, сумму финансового отчета и т.д. Важным свойством XML-документа является возможность сопоставления элементов данных с соответствующими тегами, что обеспечивает структурирование информации и упрощает ее обработку.
Кроме того, XML-документ в 1С может использоваться для обмена информацией между различными программными продуктами или для интеграции с другими системами.
Например, XML-документ может быть отправлен на внешний веб-сервис или загружен во внешнее приложение с помощью соответствующего программного интерфейса.
Что вам известно о преимуществах электронных документов.
Электронные документы имеют ряд преимуществ по сравнению с бумажными документами:
1. Экономия времени и денег. Создание, обработка и хранение электронных документов

занимает существенно меньше времени и ресурсов, чем бумажных.
2. Удобство доступа. Электронные документы можно быстро найти и просмотреть в любой момент, не покидая рабочего места и не тратя времени на поиск в бумажных архивах.
3. Безопасность. Электронные документы можно защитить от несанкционированного доступа с помощью электронной подписи и шифрования. Это гарантирует сохранность и конфиденциальность информации.
4. Полнота и точность информации. В электронном виде документы сохраняются в неизменном виде, что исключает возможность случайных или умышленных изменений данных.
5. Возможность автоматизации. Электронные документы удобны для обработки и автоматизации различных бизнес-процессов, например, для генерирования отчетов и проведения аналитической работы.
6. Экологичность. Сокращение использования бумаги и сохранение электронных документов на электронных носителях способствует снижению негативного воздействия на окружающую среду.
7. Высокая легитимность. С помощью электронной подписи, электронные документы могут быть удостоверены как подлинные и юридически действительные.
Увеличиться ли производительность труда персонала при использовании
электронного документооборота?
Использование электронного документооборота может увеличить производительность труда персонала благодаря нескольким факторам:
1. Экономия времени на обработку документов. Персонал не должен перерабатывать бумажные документы, иметь дело с почтовыми отправлениями и тратить время на перемещение документов между отделами. Это позволяет сотрудникам быстрее и эффективнее выполнять свои обязанности.
2. Ускорение процесса согласования документов. Электронные документы могут передаваться между сотрудниками для согласования через систему уведомлений и электронной почты. Это сокращает время, которое уходило на отправку документов на согласование и обратно.
3. Упрощение поиска и архивирования документов. Электронные документы могут быть легко найдены и открыты в любое время. Кроме того, они могут быть сохранены в электронном формате и не занимают место на рабочем месте, что облегчает процесс архивирования.
4. Улучшение контроля и управления. Электронные документы могут быть контролируемы и отслеживаемы через систему отчетности. Это позволяет улучшить управление бизнес-процессами и быстро устранять ошибки.
Таким образом, использование электронного документооборота может значительно повысить производительность труда персонала в организации, сокращая время на выполнение рутинных задач и обработку документов.
Поясните, какие преимущества возникают при использовании SGML.
SGML (Standard Generalized Markup Language) - это язык разметки, используемый для описания структуры документов. Преимущества использования SGML включают:
1. Гибкость. SGML позволяет создавать собственные наборы обозначений и правил разметки, что делает его гибким для разных типов документов.
2. Структурированность. SGML позволяет точно определить структуру документа, облегчая его обработку и анализ.
3. Переносимость. SGML может быть использован на разных платформах и приложениях, благодаря стандартизированному формату разметки.
4. Масштабируемость. SGML может быть использован для создания больших документов и больших систем документации.
5. Однократная запись, множественное использование (Single-source publishing). SGML