Файл: Практическая работа 1 по дисциплине Информационные технологии для автоматизации документооборота.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 53
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
требований законодательства и корпоративных политик организаций.
По итогу такая процедура позволяет оптимизировать документооборот в организации, а также ускорить и упростить многие процессы, связанные с обработкой документов.
Поясните, что значит входящий документ в системе электронного документооборота.
Входящий документ в системе электронного документооборота – это электронный документ, поступивший в организацию от внешней стороны. Таким образом, это может быть любой тип электронного документа, направленный на адрес организации (как правило, на указанный в системе индивидуальный адрес электронной почты).
Входящие документы могут быть присланы через систему электронной почты, с помощью онлайн-форм или через систему обмена сообщениями. Речь может идти как о поставщиках, так и о клиентах, контрагентах, заказчиках, государственных учреждениях, внешних поставщиках и прочих сторонах.
Одной из главных задач системы электронного документооборота при работе с входящими документами является их обработка. Специальный алгоритм системы зачастую автоматически классифицирует входящие документы по типу, срочности, необходимым действиям и другим параметрам. Далее система электронного документооборота отправляет документ на обработку сотрудникам именно тех подразделений, которые имеют к нему отношение.
Входящие документы могут требовать ответа, классификации, пересылки и рекомендации по проведению действий от сотрудников, отвечающих за обработку этих документов. После завершения всех необходимых действий, соответствующее приложение системы автоматически архивирует и сохраняет входящий документ в электронном виде на определенном диске или облаке.
Таким образом, входящий документ является важным элементом системы электронного документооборота, который позволяет организации оптимизировать и ускорить работу с документами и улучшить взаимодействие со внешними контрагентами.
Для чего предназначена электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для обеспечения целостности, аутентичности и конфиденциальности электронных документов, сообщений и транзакций в сети Интернет. Она позволяет установить, что документ или сообщение были подписаны конкретным лицом, не были изменены после подписания и не были прочитаны посторонними лицами.
ЭЦП используется в различных сферах: при электронной подаче налоговой отчетности, в банковской деятельности, для оформления юридически значимых документов, в электронной коммерции и др. Она позволяет обеспечивать безопасность и удобство взаимодействия в электронном пространстве, что значительно экономит время и ресурсы участников.
Каким требованиям должен отвечать исходящий документ.
Исходящий документ, который предназначен для передачи информации от отправителя к получателю, должен отвечать следующим требованиям:
1. Форма документа должна соответствовать установленным требованиям организации и государственным стандартам.
2. Исходящий документ должен быть четко и точно оформлен, чтобы все получатели могли быстро и легко понять его содержание.
3. Должны быть указаны все необходимые реквизиты, включая данные об отправителе и адресата, дату, номер и тему документа.
4. Документ должен содержать полную и достоверную информацию и отражать факты, происходившие в реальности.
5. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом, имеющим право на его подписание, и должна быть проставлена ЭЦП, если это требуется.
6. Исходящий документ должен быть отправлен адресату в соответствии с
По итогу такая процедура позволяет оптимизировать документооборот в организации, а также ускорить и упростить многие процессы, связанные с обработкой документов.
Поясните, что значит входящий документ в системе электронного документооборота.
Входящий документ в системе электронного документооборота – это электронный документ, поступивший в организацию от внешней стороны. Таким образом, это может быть любой тип электронного документа, направленный на адрес организации (как правило, на указанный в системе индивидуальный адрес электронной почты).
Входящие документы могут быть присланы через систему электронной почты, с помощью онлайн-форм или через систему обмена сообщениями. Речь может идти как о поставщиках, так и о клиентах, контрагентах, заказчиках, государственных учреждениях, внешних поставщиках и прочих сторонах.
Одной из главных задач системы электронного документооборота при работе с входящими документами является их обработка. Специальный алгоритм системы зачастую автоматически классифицирует входящие документы по типу, срочности, необходимым действиям и другим параметрам. Далее система электронного документооборота отправляет документ на обработку сотрудникам именно тех подразделений, которые имеют к нему отношение.
Входящие документы могут требовать ответа, классификации, пересылки и рекомендации по проведению действий от сотрудников, отвечающих за обработку этих документов. После завершения всех необходимых действий, соответствующее приложение системы автоматически архивирует и сохраняет входящий документ в электронном виде на определенном диске или облаке.
Таким образом, входящий документ является важным элементом системы электронного документооборота, который позволяет организации оптимизировать и ускорить работу с документами и улучшить взаимодействие со внешними контрагентами.
Для чего предназначена электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для обеспечения целостности, аутентичности и конфиденциальности электронных документов, сообщений и транзакций в сети Интернет. Она позволяет установить, что документ или сообщение были подписаны конкретным лицом, не были изменены после подписания и не были прочитаны посторонними лицами.
ЭЦП используется в различных сферах: при электронной подаче налоговой отчетности, в банковской деятельности, для оформления юридически значимых документов, в электронной коммерции и др. Она позволяет обеспечивать безопасность и удобство взаимодействия в электронном пространстве, что значительно экономит время и ресурсы участников.
Каким требованиям должен отвечать исходящий документ.
Исходящий документ, который предназначен для передачи информации от отправителя к получателю, должен отвечать следующим требованиям:
1. Форма документа должна соответствовать установленным требованиям организации и государственным стандартам.
2. Исходящий документ должен быть четко и точно оформлен, чтобы все получатели могли быстро и легко понять его содержание.
3. Должны быть указаны все необходимые реквизиты, включая данные об отправителе и адресата, дату, номер и тему документа.
4. Документ должен содержать полную и достоверную информацию и отражать факты, происходившие в реальности.
5. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом, имеющим право на его подписание, и должна быть проставлена ЭЦП, если это требуется.
6. Исходящий документ должен быть отправлен адресату в соответствии с
установленными правилами и процедурами.
7. Копию документа необходимо хранить в установленном порядке в соответствии с локальными нормативными актами по делопроизводству.
Соблюдение этих требований позволяет обеспечивать эффективность документооборота и правильность дальнейших процедур его обработки и хранения.
Поясните какой жизненный цикл у внутреннего документа.
Жизненный цикл внутреннего документа может быть рассмотрен в нескольких этапах:
1. Создание документа. На этом этапе документ создается и оформляется в соответствии с установленными правилами и нормативными актами, а также с учетом потребностей организации.
2. Регистрация документа. На этом этапе документ регистрируется и получает уникальный номер, который будет использоваться для отслеживания его движения в документообороте.
3. Утверждение документа. На этом этапе документ проходит процедуру согласования и утверждения соответствующими уполномоченными лицами.
4. Распространение документа. На этом этапе документ отправляется всем адресатам, которые должны ознакомиться с его содержанием и принять необходимые меры или решения.
5. Исполнение документа. На этом этапе указанные в документе действия выполняются, а содержащаяся в нем информация используется в работе организации.
6. Хранение документа. На этом этапе документы хранятся в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые обеспечивают сохранность и доступность информации в течение определенного времени.
7. Уничтожение документа. На этом этапе документы удаляются в соответствии с установленными правилами и процедурами.
Жизненный цикл внутреннего документа завершается только после его уничтожения. Он может иметь различную продолжительность в зависимости от конкретного внутреннего документа и его значения для организации. В целом, жизненный цикл внутреннего документа подразумевает его создание, утверждение, распространение, исполнение и хранение.
7. Копию документа необходимо хранить в установленном порядке в соответствии с локальными нормативными актами по делопроизводству.
Соблюдение этих требований позволяет обеспечивать эффективность документооборота и правильность дальнейших процедур его обработки и хранения.
Поясните какой жизненный цикл у внутреннего документа.
Жизненный цикл внутреннего документа может быть рассмотрен в нескольких этапах:
1. Создание документа. На этом этапе документ создается и оформляется в соответствии с установленными правилами и нормативными актами, а также с учетом потребностей организации.
2. Регистрация документа. На этом этапе документ регистрируется и получает уникальный номер, который будет использоваться для отслеживания его движения в документообороте.
3. Утверждение документа. На этом этапе документ проходит процедуру согласования и утверждения соответствующими уполномоченными лицами.
4. Распространение документа. На этом этапе документ отправляется всем адресатам, которые должны ознакомиться с его содержанием и принять необходимые меры или решения.
5. Исполнение документа. На этом этапе указанные в документе действия выполняются, а содержащаяся в нем информация используется в работе организации.
6. Хранение документа. На этом этапе документы хранятся в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые обеспечивают сохранность и доступность информации в течение определенного времени.
7. Уничтожение документа. На этом этапе документы удаляются в соответствии с установленными правилами и процедурами.
Жизненный цикл внутреннего документа завершается только после его уничтожения. Он может иметь различную продолжительность в зависимости от конкретного внутреннего документа и его значения для организации. В целом, жизненный цикл внутреннего документа подразумевает его создание, утверждение, распространение, исполнение и хранение.
1 2 3
Что значит «криптографическая основа»? Приведите примеры. Дайте
определение известным терминам по тематике вопроса.
Криптографическая основа — это набор криптографических алгоритмов, протоколов и ключей, которые используются для защиты информации от несанкционированного доступа в системах информационной безопасности. Она включает в себя основные методы шифрования, аутентификации, контроля целостности данных, дешифрования и прочих механизмов, которые помогают защитить информационную систему.
Примеры криптографических алгоритмов, которые являются частью криптографической основы, включают в себя:
- AES (Advanced Encryption Standard) - один из наиболее распространенных криптографических алгоритмов блочного шифрования, который используется для защиты данных во многих приложениях и операционных системах.
- RSA - криптографический алгоритм, используемый для аутентификации, шифрования и подписи данных.
- MD5 (Message-Digest Algorithm 5) - криптографический хеш-алгоритм, используемый для контроля целостности данных.
- SSL/TLS - протоколы безопасной связи, используемые для шифрования и аутентификации данных в Интернете.
Термины, связанные с криптографической основой, включают в себя:
- Ключ - это строка символов, используемая для шифрования и расшифровки
определение известным терминам по тематике вопроса.
Криптографическая основа — это набор криптографических алгоритмов, протоколов и ключей, которые используются для защиты информации от несанкционированного доступа в системах информационной безопасности. Она включает в себя основные методы шифрования, аутентификации, контроля целостности данных, дешифрования и прочих механизмов, которые помогают защитить информационную систему.
Примеры криптографических алгоритмов, которые являются частью криптографической основы, включают в себя:
- AES (Advanced Encryption Standard) - один из наиболее распространенных криптографических алгоритмов блочного шифрования, который используется для защиты данных во многих приложениях и операционных системах.
- RSA - криптографический алгоритм, используемый для аутентификации, шифрования и подписи данных.
- MD5 (Message-Digest Algorithm 5) - криптографический хеш-алгоритм, используемый для контроля целостности данных.
- SSL/TLS - протоколы безопасной связи, используемые для шифрования и аутентификации данных в Интернете.
Термины, связанные с криптографической основой, включают в себя:
- Ключ - это строка символов, используемая для шифрования и расшифровки
информации, которая защищается в рамках криптографической основы.
- Шифрование - это процесс преобразования информации в неразборчивый вид, который может быть расшифрован только с помощью соответствующего ключа, находящегося в криптографической основе.
- Дешифрование - это процесс обратного преобразования зашифрованной информации в исходный вид с помощью ключа, находящегося в криптографической основе.
- Шифрование - это процесс преобразования информации в неразборчивый вид, который может быть расшифрован только с помощью соответствующего ключа, находящегося в криптографической основе.
- Дешифрование - это процесс обратного преобразования зашифрованной информации в исходный вид с помощью ключа, находящегося в криптографической основе.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО СВЯЗИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖИСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Факультет информационных систем технологий Кафедра Информационные системы и технологии
Практическая работа №5 по дисциплине «Информационные технологии для автоматизации документооборота»
Интеллектуальный анализ выполнения бизнеспроцессов в системе электронного документооборота
Выполнил студент группы ИСТ-90Д
Богородцев С. А.
Проверил: к.п.н., доцент
Секлетова Н.Н.
Самара 2022
Назовите основные процессы, которые затрагивает система управления
документооборотом.
1. Создание документов
2. Редактирование документов
3. Утверждение документов
4. Распространение документов
5. Хранение документов
6. Маршрутизация документов
7. Архивация документов
8. Удаление документов
9. Поиск и получение документов
10. Мониторинг и анализ документооборота.
Приведите схему исполнения входящего документа.
1. Получение входящего документа
2. Регистрация в системе документооборота
3. Присвоение уникального идентификатора и определение статуса документа
4. Проверка валидности документа (наличие подписей и необходимых сопроводительных документов)
5. Маршрутизация на исполнение (определение ответственных лиц и сроков исполнения задач)
6. Исполнение документа (подготовка ответов, выполнение требований, решение поставленных задач)
7. Контроль и уведомление (отслеживание выполнения задач, предупреждение о просрочке, подготовка отчетов о выполнении задач)
8. Совершенствование (анализ результатов работы, определение причин возникновения проблем, исправление ошибок и улучшение процесса исполнения входящих документов)
Назовите основные атрибуты канцелярского документа.
Основные атрибуты канцелярского документа:
1. Название (тип) документа
2. Дата создания документа
3. Номер документа
4. Содержание документа
5. Адресат документа
6. Автор документа
7. Подписи и инициалы ответственных лиц
8. Печать организации
9. Место хранения документа
10. Статус документа (исходящий, входящий, внутренний и т.д.)
Что является основным результатом работы с электронным документом.
Основным результатом работы с электронным документом является достижение целей, которые были поставлены при использовании данного документа. Электронные документы могут использоваться для разных целей, таких как управление бизнес- процессами, учет документов, контроль исполнения задач, предоставление отчетности, обмен информацией с партнерами и клиентами и т.д. Результат работы с электронным документом может быть разным в зависимости от конкретной задачи, но в целом он должен способствовать оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы организации. Кроме того, электронные документы обеспечивают удобный и быстрый доступ к информации, минимизируют затраты на хранение бумажных документов, облегчают обмен информацией и сокращают время на выполнение задач.
Приведите примеры типичных отчетов.
Примеры типичных отчетов:
1. Отчет об исполнении входящих документов
2. Отчет об исполнении исходящих документов
3. Отчет о состоянии документооборота (количество документов, среднее время исполнения, количество просроченных задач и т.д.)
4. Отчет о результатах работы с определенной категорией документов (например, отчет по договорам или отчет по заявкам на обслуживание)
5. Отчет о проведенных ревизиях документов
6. Отчет об использовании системы документооборота (количество пользователей, количество зарегистрированных документов, статистика поиска документов и т.д.)
7. Отчет о финансовых показателях (например, отчет об использовании бюджета на определенный период времени)
8. Отчет о качестве обслуживания клиентов (например, отчет о количестве обращений от клиентов и статистика по ответам на обращения).
Что вам о ней известно о Workflow.
Workflow - это система управления рабочим процессом, которая позволяет автоматизировать бизнес-процессы на основе схемы, описывающей последовательность действий. Система Workflow позволяет оптимизировать рабочий процесс, ускорить выполнение задач и повысить качество работы благодаря автоматизации основных процедур и управлению задачами и документами в режиме реального времени.
Workflow используется в различных сферах деятельности, таких как производство, образование, здравоохранение, государственное управление, банковское дело, IT-сектор и т.д.
Система Workflow позволяет оптимизировать процессы организации, уменьшить затраты, более эффективно использовать ресурсы и повысить качество их услуг в целом.
Workflow является важной составляющей системы управления документооборотом, поскольку система позволяет создавать маршруты документов и контролировать их исполнение в режиме реального времени.
Расскажите об инструкциях к ведению электронного документооборота.
Инструкция к ведению электронного документооборота - это документ, который определяет правила использования системы управления документооборотом в организации. Инструкция является важным элементом организации эффективного документооборота, поскольку помогает обеспечить единый подход к созданию, обработке, хранению, распространению и архивированию документов в организации.
Ключевые моменты, которые должна содержать инструкция к ведению электронного документооборота, включают в себя:
1. Описание системы управления документооборотом и ее компонентов;
2. Правила и сроки регистрации документов, присвоения номеров и составления метаданных;
3. Правила использования электронных подписей и штампов организации;
4. Правила и процедуры маршрутизации документов и контроля исполнения задач;
5. Рекомендации по организации совместной работы с документами и обмену информацией между сотрудниками;
6. Правила хранения и удаления документов, а также процедуры архивирования документов;
7. Правила использования фильтров и поисковых систем для поиска документов в системе управления документооборотом;
8. Информация о техподдержке и контактные данные для связи с ответственными сотрудниками.
Инструкция к ведению электронного документооборота должна быть доступна всем сотрудникам организации и периодически обновляться в соответствии с изменениями в процедурах управления документами.