Файл: Лекция тема Основые понятия и термины. Документ и системы документации.pdf

сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Следующий, пятый реквизит - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и состоит из тринадцати цифр.
Шестой реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Этот реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика
— юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.
Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой:
• для организации — 10-значный цифровой код;
• для физических лиц — 12-значный цифровой код.
В связи с особенностями учета организаций, определенными положениями Налогового кодекса Российской Федерации (ст. 83), в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учет
(КПП). Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код.
Седьмой реквизит – код формы документа. Код формы документа, входящего в состав УСД (унифицированной системы документации), проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• контроля состава документов и исключения дублирования информации;
• рациональной организации контроля применения унифицированных форм документов.
Восьмой реквизит – наименование организации.
Указывается наименование организации, являющейся автором документа.
Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ.
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Наименование организации указывается в именительном падеже на бланке организации или должностного лица, печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении

реквизитов. При продольном расположении реквизитов наименование орга- низации размещается вверху по центру.
Реквизит «Наименование организации» предполагает также указание наименования вышестоящей организации.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.
Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа или ниже, если в нормативных актах субъектов
Российской Федерации не установлен иной порядок.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Тогда наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Девятый реквизит – справочные данные об организации – » содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита и не ограничивает состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации.
Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Банком России. При этом указываются:
• наименование кредитной организации;
• номер расчетного счета;
• банковский идентификационный код (БИК);
• корреспондентский счет (кор/счет);
• номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).
Реквизит 10 «Наименование вида документа» — один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного письма. Данный реквизит дает первое общее представление о документе и его назначении.
Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает набор необходимых реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и

должно соответствовать видам документов, предусмотренным
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.
Указанный реквизит располагается после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке.
Полный перечень документов, которыми пользуется организация, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) на основе материалов, представляемых структурными подразделениями организации. Проект табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации.
Вступивший в силу табель под расписку доводится до сведения ответственных исполнителей — специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов.
Реквизит 11 «Дата документа» — один из основных реквизитов до- кумента, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
– дата его подписания (для приказов, писем, справок);
– дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
– дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 10.04.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 апреля 2008 г.
Если авторами документа являются несколько организаций, то они должны указывать одну (единую) дату.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2000.01.05 или
98.06.14 или 2001.11.20). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Например: 2003.07.01.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, день проставляется от руки должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

В некоторых ответственных чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 16 сентября 2006 г. 18.05.
Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Приказы по личному составу и основной деятельности имеют от- дельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.
Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в инструкцию по делопроизводству.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, например: «На № 120-10/12 от 05.04.2008». Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от... № ... сообщаем ...»
Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации», например, из наименования организации «ЗАО «Новосибирская академия» понятно, что документ создан в городе Новосибирске, поэтому реквизит «Место составления или издания документа» не заполняется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит в любом случае. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-

территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Место составления документа не указывается, если:
• оно включено в состав наименования организации (например, мэрия
Москвы);
• в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите
«Справочные данные об организации»).
Сокращение «г.» (город) не употребляется при названиях «Москва» и
«Санкт- Петербург».