ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 75
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Практические занятия по дисциплине
Тема I
Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Организация службы ДОУ.
Вопросы по теме практического занятия:
-
Что такое документооборот и его объем? Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. -
Главное правило документооборота? Главное правило организации документооборота -это оперативное прохождение документа по самому короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. -
Что такое регистрация документа? Регистрация документа в документообороте – это это запись сведений, когда создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.
4. Перечислите нерегистрируемые документы. Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
5. Что такое организация службы ДОУ? самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ. Служба ДОУ может быть также представлена отдельным сотрудником (секретарем-референтом).
Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах – управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена – отдел ДОУ или канцелярия; в ассоциациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах – по решению руководства, правления, общего собрания; в общественных организациях – общий отдел; в организациях, не имеющих службы ДОУ, и структурных подразделениях – секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.
-
Каковы цели службы ДОУ? Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. -
Какие основные задачи службы ДОУ? Основной задачей является организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по обеспечению организации. -
Что представляет собой функциональная полнота АС ДОУ? Функции службы ДОУ:
• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;
• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• регулирование хода исполнения документов
, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
• организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
Перечислите типы АС ДОУ. АС ДОУ подразделяются на следующие типы:
-
автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секркетаря руководителя) -
системы комплексного документационного и информатизационного менеджмента. -
системы для решения прикладных информационных задач (например, текстообработчики)
Тема 2 Требования к информационным системам электронного документооборота, в частности: федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения
Вопросы по теме практического занятия:
-
Что под собой подразумевают требования к ИС электронного документооборота? Критерии выбора СЭД: Поддержка полного жизненного цикла документа. СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. Один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этому повышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия. Компания-производитель СЭД. В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний - независимо от уровня своих реальных возможностей - позиционирует себя как разработчика систем электронного документооборота. При выборе поставщика СЭД необходимо обратить внимание на следующие аспекты: - деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнерского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.); - проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг); - сервисы, предоставляемые компаниями разработчиками, и технические требования к системе. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. А вот услуги по установке и настройке системы являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Пилотный проект. После выбора компании поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые намечено автоматизировать Обучение персонала. При развертывании СЭД самое пристальное внимание следует также уделять вопросам обучения сотрудников. Оно должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Со стороны руководства организации необходимо четкое понимание: создание СЭД достаточно длительный проект, развитие и поддержка системы будет требовать постоянного вложения средств. К сожалению, на специальной подготовке персонала принято экономить, ошибочно полагая, что достаточно обучить одного человека, а он затем передаст свои знания всем остальным. Безопасность и надежность СЭД. Электронные ключи нового поколения (например, eToken PRO), помимо указанного функционала, способны обеспечить надежное хранение ключевой информации, используемой при работе с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). -
Что определяют типовые требования? -
Типовые требования определяют: а) общие функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов; б) функциональные требования к СЭД в государственных органах; в) функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов. -
На что не распространяются типовые требования? Типовые требования не распространяются на процессы создания автоматизированных систем, на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД.
4. Перечислите процессы управления документами СЭД. Для осуществления задач документирования, организации внутреннего документооборота и исполнения документов, формирования документального фонда государственного органа и подготовки документов для дальнейшего архивного хранения СЭД должна обеспечивать следующие процессы управления документами:
а) создание и получение документов;
б) включение документов в СЭД, их регистрацию, индексирование и классификацию;
в) хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности;
г) отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения.
5. Каким категориям документов СЭД должна обеспечивать включение и управление? СЭД должна обеспечивать включение сведений о поступающих (входящих), отправляемых (исходящих), внутренних документах, обращениях граждан и ответах на них в соответствии с Правилами делопроизводства.
6. Как производится включение документа в СЭД? Включение документа в СЭД производится: в соответствии со схемой классификации;с присвоением документу индивидуального индекса;с созданием электронной регистрационной карточки документа (далее – ЭРК);с присоединением к ЭРК файла (файлов) документа или электронной копии документа.
7. Требования к СЭД в федеральных органах
исполнительной власти. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее - СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее - ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.
8. Необходимость информации ограниченного распространения обработки посредством СЭД. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации.Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения" и требованиям по технической защите конфиденциальной информации. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:обеспечивать выполнение действий только авторизованными пользователями СЭД ФОИВ;обеспечивать администраторам СЭД ФОИВ управление правами доступа;поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД ФОИВ нескольких ролей;давать возможность администратору СЭД ФОИВ создавать группы СЭД ФОИВ и управлять ими;доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД ФОИВ;
Тема 3 Классические подходы к реализации систем искусственного интеллекта (ИИ)
Вопросы по теме практического занятия:
1. Что такое искусственный интеллект? Искусственный интеллект – это свойство интеллектуальной системы выполнять те функции и задачи, которые обычно характерны для разумных существ, система или машина, которые могут имитировать человеческое поведение, чтобы выполнять задачи, и постепенно обучаться, используя собираемую информацию.
2. Перечислите основные направления ИИ. В настоящее время в исследованиях по искусственному интеллекту выделились шесть основных направлений:
- Представление знаний. В рамках этого направления решаются задачи, связанные с формализацией и представлением знаний в памяти системы ИИ. Для этого разрабатываются специальные модели представления знаний и языки описания знаний, внедряются различные типы знаний. Проблема представления знаний является одной из основных проблем для системы ИИ, так как функционирование такой системы опирается на знания о проблемной области, которые хранятся в ее памяти.
-Манипулирование знаниями. Чтобы знаниями можно было пользоваться при решении задачи, следует научить систему ИИ оперировать ими. В рамках данного направления разрабатываются способы пополнения знаний на основе их неполных описаний, создаются методы достоверного и правдоподобного вывода на основе имеющихся знаний, предлагаются модели рассуждений, опирающихся на знания и имитирующих особенности человеческих рассуждений. Манипулирование знаниями очень тесно связано с представлением знаний, и разделить эти два направления можно лишь условно.
- Общение. В круг задач этого направления входят: проблема понимания и синтеза связных текстов на естественном языке, понимание и синтез речи, теория моделей коммуникаций между человеком и системой ИИ. На основе исследований в этом направлении формируются методы построения лингвистических процессов, вопросно-ответных систем, диалоговых систем и других систем ИИ, целью которых является обеспечение комфортных условий для общения человека с системой ИИ.
-Восприятие. Это направление включает разработку методов представления информации о зрительных образах в базе знаний, создание методов перехода от зрительных сцен к их текстовому описанию и методов обратного перехода, создание средств для порождения зрительных сцен на основе внутренних представлений в системах ИС.