ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.10.2023
Просмотров: 76
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
-организацию доставки (получения) документов;
-первичную обработку документов;
-предварительное рассмотрение документов;
-регистрацию документов;
-рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
-организацию исполнения документов.
Внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера). Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов: проекты приказов обязательно визируются; протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
7. Что такое атрибуты документа? Это хранилище карточек. Основные атрибуты документов:
– Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
– Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
– Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).
– Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел – это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1 – 4 раза в год.
8. На какие группы делятся отчеты? Отчеты условно можно разделить на две большие группы: - Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.
- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.
9. Приведите примеры отчетов. Сводный отчет по подразделениям организации, исполненные документы по исполнителям, исполненные документы по контрагентам, исполненные документы по номенклатуре, отчет по входящим документам за год.
Тема 6
Правовое регулирование и стандарты в области систем
электронного документооборота
Вопросы по теме практического занятия:
1. Что такое правовое регулирование систем
электронного документооборота? Регулирование правовых отношений в области применения электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, и регламентируется следующими нормативно-правовыми актами (НПА): Гражданский кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»; Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении 127 унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; Федеральный закон от 21.112011 № 325-ФЗ «Об организованных торгах»; Постановление Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг».47 В этих документах прописывается понятие электронного документооборота, электронного документа, электронной подписи, регламентируется порядок применения и признание правового статуса документов в системе электронного документооборота
2. Основные стандарты электронного
документооборота? Нормативно - правовое регулирование, кадры и образование, формирование исследовательских компетенций и технических заделов, информационная инфраструктура и информационная безопасность.
3. Дайте определение внешнему и внутреннему
электронному документообороту? Внутренний ЭДО - внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее. Внешний документооборот подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах.
4. Каким приказом предусмотрены требования к
хранению электронных документов? Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов"
5. Каково развитие законодательства в сфере
электронного документооборота? В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации. Федеральный проект предусматривает разработку и принятие ряда нормативных правовых актов, направленных на снятие первоочередных барьеров, которые препятствуют развитию цифровой экономики. Планируется также урегулировать сквозные для различных отраслей законодательства вопросы, связанные с идентификацией субъектов правоотношений в цифровой среде, электронным документооборотом, оборотом данных, в том числе персональных.
6. Классификация основных стандартов? Реализация Программы «Цифровая экономика» сфокусирована на развитии пяти основных направлениях: нормативно - правовое регулирование, кадры и образование, формирование исследовательских компетенций и технических заделов, информационная инфраструктура и информационная безопасность
7. Понятие: подлинник, дубликат, копия,
заверенная копия, выписка? Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа. Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
8. Что такое электронная подпись? Виды
электронных подписей? Электронная цифровая подпись - цифровая подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа. Подпись связана как с автором, так и с самим документом с помощью криптографических методов и не может быть подделана с помощью обычного копирования. Электронные подписи бывают трех видов: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.
9. Что такое электронный документ и чем он отличается от скан-копии? Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.
10. Как подписать документ электронной
подписью? В документе нажать кнопку Добавить электронную подпись и после выбора сертификата нажать подписать.
11. Как обмениваться подписанными юридически
значимыми документами с контрагентами, например,
контрактами и договорными документами, а также
первичными бухгалтерскими документами? Электронный документооборот (ЭДО) —это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми.
д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в С
-организацию доставки (получения) документов;
-первичную обработку документов;
-предварительное рассмотрение документов;
-регистрацию документов;
-рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
-организацию исполнения документов.
Внутренние документы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера). Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов: проекты приказов обязательно визируются; протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
7. Что такое атрибуты документа? Это хранилище карточек. Основные атрибуты документов:
– Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
– Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
– Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).
– Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел – это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1 – 4 раза в год.
8. На какие группы делятся отчеты? Отчеты условно можно разделить на две большие группы: - Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.
- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.
9. Приведите примеры отчетов. Сводный отчет по подразделениям организации, исполненные документы по исполнителям, исполненные документы по контрагентам, исполненные документы по номенклатуре, отчет по входящим документам за год.
Тема 6
Правовое регулирование и стандарты в области систем
электронного документооборота
Вопросы по теме практического занятия:
1. Что такое правовое регулирование систем
электронного документооборота? Регулирование правовых отношений в области применения электронных документов осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, и регламентируется следующими нормативно-правовыми актами (НПА): Гражданский кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»; Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении 127 унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»; Федеральный закон от 21.112011 № 325-ФЗ «Об организованных торгах»; Постановление Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг».47 В этих документах прописывается понятие электронного документооборота, электронного документа, электронной подписи, регламентируется порядок применения и признание правового статуса документов в системе электронного документооборота
2. Основные стандарты электронного
документооборота? Нормативно - правовое регулирование, кадры и образование, формирование исследовательских компетенций и технических заделов, информационная инфраструктура и информационная безопасность.
3. Дайте определение внешнему и внутреннему
электронному документообороту? Внутренний ЭДО - внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее. Внешний документооборот подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах.
4. Каким приказом предусмотрены требования к
хранению электронных документов? Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов"
5. Каково развитие законодательства в сфере
электронного документооборота? В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации. Федеральный проект предусматривает разработку и принятие ряда нормативных правовых актов, направленных на снятие первоочередных барьеров, которые препятствуют развитию цифровой экономики. Планируется также урегулировать сквозные для различных отраслей законодательства вопросы, связанные с идентификацией субъектов правоотношений в цифровой среде, электронным документооборотом, оборотом данных, в том числе персональных.
6. Классификация основных стандартов? Реализация Программы «Цифровая экономика» сфокусирована на развитии пяти основных направлениях: нормативно - правовое регулирование, кадры и образование, формирование исследовательских компетенций и технических заделов, информационная инфраструктура и информационная безопасность
7. Понятие: подлинник, дубликат, копия,
заверенная копия, выписка? Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа. Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
8. Что такое электронная подпись? Виды
электронных подписей? Электронная цифровая подпись - цифровая подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа. Подпись связана как с автором, так и с самим документом с помощью криптографических методов и не может быть подделана с помощью обычного копирования. Электронные подписи бывают трех видов: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.
9. Что такое электронный документ и чем он отличается от скан-копии? Скан-копия – это электронный образ документа, который уже есть на бумаге. А электронный документ – это документ, которого на бумаге никогда не было.
10. Как подписать документ электронной
подписью? В документе нажать кнопку Добавить электронную подпись и после выбора сертификата нажать подписать.
11. Как обмениваться подписанными юридически
значимыми документами с контрагентами, например,
контрактами и договорными документами, а также
первичными бухгалтерскими документами? Электронный документооборот (ЭДО) —это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми.
д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в С