Разработка стратегического плана автоматизации компании

Описание ситуации в компании ООО «Музыкант» было произведено в предыдущей практической работе.

В данной практической работе предлагаю рассмотреть закупочную деятельность данной организации.

Бизнес-процесс «Закупка товара у поставщика» заключается в совместной деятельности менеджера по закупкам и управляющего складом.

В список обязанностей менеджера по закупкам входит:

• 
  анализ потребностей в ассортименте;
  
• 
  поиск поставщиков;
  
• 
  выбор поставщика для последующей закупки;
  

• 
  составление плана закупки;
  
• 
  закупка музыкальных инструментов и оборудования;
  
• 
  оформление необходимой документации;
  
• 
  внесение в базу данных приобретенных товаров;
  

Список обязанностей управляющего складом:

• 
  распределение товара по складам;
  
• 
  проведение входного контроля товара.
  

Владельцем и одним из исполнителей процесса является менеджер по продажам. Вторым исполнителем является управляющий складом. Менеджер должен следить за наличием достаточного количества товаров в ассортименте организации. Он своевременно получает информацию о текущих расходах. Как только появляются данные о необходимости в товаре, менеджер по закупкам приступает к работе. С помощью базы данных товаров он узнает текущее количество интересующей его номенклатуры. Далее, руководствуясь списком имеющихся поставщиков, происходит выбор наиболее надежного. Используя график поставок, менеджер определяет даты проведения закупки, связывается с поставщиком. При ответе о наличии необходимого количества товара выполняется процесс «Оформить договор о поставке». Для оформления договора используется бланк договора поставки. Договор поставки используется при подтверждении получения товара. Для обновления информации после завершения поставки необходимо внести количество новых товаров в базу данных.

После успешного выполнения всех предыдущих шагов управляющий складом распределяет товар по складам организации.

На рисунке 1 отражена общая схема бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика». На ней можно ознакомиться с основными действиями, информационными и материальными потоками. Менеджер по закупкам и управляющий складом являются участниками бизнес-процесса. На схеме присутствует база данных товаров, используемая в организации. Данная графическая интерпретация позволит ознакомиться с бизнес-процессом людям, не обладающим знаниями о принципах построения какой-либо нотации. Информация на ней представлена в максимально наглядном и простом для восприятия виде.

---

Рисунок 1 — Общая схема бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика»

Исследуемый бизнес-процесс «Закупка товара у поставщика» имеет следующую иерархию:

1. 
   Составить план закупки.
   
   1. 
      Изучить текущий ассортимент.
      
   2. 
      Определить количество приобретаемых товаров.
      
   3. 
      Выбрать поставщика для закупки.
      
   4. 
      Определить даты проведения закупки.
      
2. 
   Произвести закупку.
   
   1. 
      Связаться с выбранным поставщиком.
      
   2. 
      Уточнить наличие необходимых товаров.
      
   3. 
      Выбрать время поставки.
      
   4. 
      Оформить договор о поставке.
      
3. 
   Принять поставку.
   
   1. 
      Подтвердить получение товара .
      
   2. 
      Провести контроль качества товара.
      
   3. 
      Распределить товар по складам.
      

В дальнейшей работе эти данные будут использоваться в ходе построения моделей бизнес-процесса во всех нотациях.

На рисунке 2 представлено дерево функций процесса «Закупка товара у поставщика». Оно позволяет в более удобном графическом формате ознакомиться с иерархией, которая была описана выше. Перейдём к рассмотрению дерева и описанию инициирующих и завершающих событий.



Рисунок 2 — Дерево функций процесса «Закупка товара у поставщика»

Инициирующие и завершающие события определяют границы бизнес-процесса и его подпроцессов. Для всего процесса инициирующим событием является «Получена информация о необходимом товаре», в то время как завершающим — «Товар распределен на складе».

Для подпроцессов инициирующими и завершающими событиями являются следующие:

1. 
   Подпроцесс «Составить план закупки»:
   

• 
  «получена информация о необходимом товаре»;
  
• 
  «план закупки составлен».
  

2. 
   Подпроцесс «Произвести закупку»:
   

• 
  «план закупки составлен»;
  
• 
  «договор поставки составлен».
  

3. 
   Подпроцесс «Принять поставку»:
   

• 
  «договор поставки составлен»;
  
• 
  «товар распределён на складе».
  

Таблицы ресурсных потоков отражают то, какие потоки являются преобразуемыми, какие преобразованными, какие выступают в роли обеспечивающих, а какие в роли управляющих. Они определяются на основе иерархии бизнес-процесса и дерева функций (рисунок 2).

---

Таблица 1 — Определение ресурсных потоков (входов/выходов) бизнес-процесса «Закупка товара у поставщика»

Наименование подпроцесса	Преобразуемые ресурсы	Преобразованные ресурсы	Обеспечивающие ресурсы	Ресурсы управления
Составить план закупки	Информация о необходимом товаре, Список поставщиков, Информация о ценах на товар	План закупки	Менеджер по закупкам, База данных товаров	Должностная инструкция менеджера по закупкам, График поставок
Произвести закупку	План закупки, Бланк договора поставки	Договор поставки, Информация о времени поставки	Менеджер по закупкам	Должностная инструкция менеджера по закупкам, Нормы составления договора поставки
Принять поставку	Договор поставки, Информация о времени поставки, Информация о загрузке складов	Накладная на товар, Информация о складе товара	Менеджер по закупкам, База данных товаров, Управляющий складом	Должностная инструкция менеджера по закупкам, График поставок

Аналогичным образом ресурсные потоки описываются для подпроцессов процесса «Закупки товара у поставщика»

Таблица 2 — Определение ресурсных потоков (входов/выходов) подпроцесса «Составить план закупки»

Наименование функции	Преобразуемые ресурсы	Преобразованные ресурсы	Обеспечивающие ресурсы	Ресурсы управления
Определить количество приобретаемого товара	Информация о необходимом товаре	Данные о количестве приобретаемого товара	База данных товаров, Менеджер по закупкам		Должностные инструкции менеджера по закупкам

---

Продолжение таблицы 2

Выбрать поставщика для закупки	Данные о количестве приобретаемого товара, Список поставщиков, Информация о ценах на товар	Информация о выбранном поставщике	Менеджер по закупкам	Должностные инструкции менеджера по закупкам
Определить даты проведения закупки	Информация о выбранном поставщике	Информация о плане закупки	Менеджер по закупкам	Должностные инструкции менеджера по закупкам, График поставок

Опишем потоки для подпроцесса «Произвести закупку»

Таблица 3 — Определение ресурсных потоков (входов/выходов) подпроцесса «Произвести закупку»

Наименование функции	Преобразуемые ресурсы	Преобразованные ресурсы	Обеспечивающие ресурсы	Ресурсы управления
Связаться с выбранным поставщиком	Информация о плане закупки	Информация о согласии поставщика	Менеджер по закупкам	Должностная инструкция менеджера по закупкам
Уточнить наличие необходимых товаров	Информация о согласии поставщика	Данные о наличии товара	Менеджер по закупкам	Должностная инструкция менеджера по закупкам
Выбрать время поставки	Информация о плане закупки, Данные о наличии товара	Информация о времени	Менеджер по закупкам	Должностная инструкция менеджера по закупкам
Оформить договор о поставке	Информация о времени поставки, Бланк договора поставки	Договор поставки	Менеджер по закупкам	Должностная инструкция менеджера по закупкам, Нормы составления договора поставки

Опишем потоки для подпроцесса «Принять поставку»

---

Таблица 4 — Определение ресурсных потоков (входов/выходов) подпроцесса «Принять поставку»

Наименование функции	Преобразуемые ресурсы	Преобразованные ресурсы	Обеспечивающие ресурсы	Ресурсы управления
Подтвердить получение товара	Информация о времени поставки, Договор поставки	Накладная на товар, Информация о полученном товаре	Менеджер по закупкам, управляющий складом	График поставок, Должностная инструкция менеджера по закупкам
Внести данные о товаре в систему	Информация о полученном товаре	Перечень доступного к распределению товара	Менеджер по закупкам, База данных товаров	График поставок, Должностная инструкция менеджера по закупкам
Распределить товар по складам	Перечень доступного к распределению товара, Информация о загрузке складов	Информация о складе товара	Управляющий складом	График поставок

На основании приведенных выше данных таблиц кратко описываются все виды выявленных ресурсов, которые задействованы в бизнес-процессе.

Таблица 5 — Краткое описание сущности ресурса

Ресурс	Краткое описание
Менеджер по закупкам	Должностное лицо, отвечающее за закупки необходимых организации музыкальных инструментов, оборудования
Управляющий складом	Должностное лицо, отвечающее за организацию работы склада: хранение, транспортировку внутри склада, сортировку товара, учет товара, эффективное распределение объектов хранения на складе
База данных товаров	Система хранения информации на предприятии, представляющая совокупность данных о количестве, стоимости, времени размещения имеющихся товаров на складах
Информация о необходимом товаре	Название, номер в базе данных, характеристика товара, который требуется приобрести у поставщика
Данные о количестве приобретаемого товара	Количество приобретаемых единиц товара
Должностные инструкции менеджера по закупкам	Документ, который определяет обязанности менеджера по закупкам, его полномочия, ответственность, права
Список поставщиков	Информация о всех поставщиках, сотрудничающих с организацией
Информация о ценах на товар	Цены поставщиков за конкретную единицу товара
План закупки	Документ, в котором систематизированы потребности организации в товарах, т.е. содержится информация о товарах, которые необходимо закупить.
График поставок	Документ, содержащий в себе информацию о расписании всех планируемых поставок на склады организации
Бланк договора поставки	Лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации
Информация о загрузке складов	Данные о количестве свободных мест на складах организации для размещения товаров
Нормы составления договора поставки	Правила ГК РФ по составлению договора поставки
Договор поставки	Соглашение между двумя сторонами, по которому одна сторона обязуется доставить товар другой стороне
Накладная на товар	Документ, который применяется для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации
Информация о складе товара	Данные о складе, в который был доставлен товар
Информация о времени поставки	Время осуществления поставки товара на склад организации
Информация о выбранном поставщике	Юридическая информация, контактные данные
Информация о согласии поставщика	Данные о намерении поставщика продать товар по конкретной цене при условии наличия
Данные о наличии товара	Подтверждение наличия товара на складах поставщика
Информация о полученном товаре	Название, характеристика товара
Перечень доступного к распределению товара	Данные о товаре, который требуется распределить на склады организации

---

Смотрите также файлы

• 2. к преимуществам сарм модели можно отнести Тип ответа Множественный выбор.docx

• Содержание Задание Исходные данные Расчет режимов резания и их характеристик Определение диапазона регулирования подач и частот вращения Определение модели станка исходя из расчетных характеристик Задание.docx

• Понятие пацифизм, как движение, возникшее в xix веке и отвергающее и осуждающее всякую войну.pptx

• Эстетика средневековья.docx

• Эксплуатация топливной системы главного двигателя теплохода Заря63.pptx