Файл: Лекция Структура и содержание системы производственного менеджмента План.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 91
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Информационное обеспечение системы менеджмента — одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация.
Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /15/.
Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации — это сложный процесс, состоящий из
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
• адресность;
• правовая корректность информации;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность информации.
Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий /15/.
Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является
организация технологического процесса переработки информации, включающая:
• формирование документооборота;
• определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводиться с помощью средств механизации и автоматизации;
• выбор состава комплекса технических средств по переработке информации, используемой при решении управленческих задач.
•
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:
• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации;
• организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
• эффективный контроль за сроками исполнения документов;
• максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
• унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим — операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:
• задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
• исполнителей задач;
• информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;
• режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
• объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;
• порядок и формы представления информации, необходимой для управления;
• время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
• задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и др.).
Правовое обеспечение системы менеджмента основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) уровне. К этим актам относятся федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.
Правовое обеспечение системы менеджмента осуществляется по следующим
направлениям:
1. правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);
2. законы и нормативные акты по системам:
• стандартизации;
• метрологии;
• сертификации товаров и услуг;
• защиты прав потребителей;
• антимонопольной политики;
• управления качеством товаров;
• безопасности и охраны труда и др.;
1. законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;
2. правовое регулирование образования и функционирования фирмы.
Без качественного правового обеспечения системы менеджмента фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить их стабильное и эффективное функционирование, т.к. каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества. Если каждая фирма будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня; будет просто набор невзаимосвязанных фирм. Поэтому правовое обеспечение системы менеджмента фирмы по всем четырем направлениям является актуальнейшей проблемой.
Российская Федерация, например, в настоящее время находится на стадии перехода к рыночным отношениям как к системе экономических, правовых и социальных отношений. И многие из перечисленных направлений правового обеспечения находятся на стадии обновления.
Анализ состояния дел в первых трех направлениях, по мере возможности, в работе был выполнен при рассмотрении конкретных проблем менеджмента. Поэтому ниже будет рассмотрено только четвертое направление — правовое регулирование образования и функционирования предприятий (фирм).
Это регулирование осуществляется в соответствии с нормами Гражданского кодекса
Российской Федерации /1/.
Гражданский кодекс РФ устанавливает следующие организационно-правовые формы предпринимательства физических лиц и предприятий — юридических лиц:
1. индивидуальное предпринимательство для физических лиц;
2. хозяйственные товарищества и общества (эта и следующие формы — для юридических лиц);
3. производственные кооперативы;
4. государственные и муниципальные унитарные предприятия;
5. некоммерческие организации.
В свою очередь хозяйственные товарищества и общества могут иметь следующие организационно-правовые формы:
• полное товарищество;
• товарищество на вере;
• товарищество с ограниченной ответственностью;
• общество с дополнительной ответственностью;
• акционерное общество открытого типа;
• акционерное общество закрытого типа;
• дочерние и зависимые общества.
Некоммерческие организации могут иметь следующие организационно-правовые формы:
• потребительский кооператив;
• общественные и религиозные организации;
• объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).
Рассмотрим некоторые особенности правового регулирования образования и функционирования перечисленных организационно-правовых форм предприятий и организаций.
Гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность или с их участием, исходя из того, что предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.
Правила, установленные гражданским законодательством, применяются к отношениям с участием иностранных граждан, лиц без гражданства и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом (п.1 ст. 2).
Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения (ст.
23).
Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету (ст.48).
Юридическими лицами могут быть организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации).
Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.
Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций
(объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом.
Некоммерческие организации могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям (ст. 50).
Юридическое лицо подлежит государственной регистрации в органах юстиции в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные государственной регистрации, в том числе для коммерческих организаций, фирменное наименование, включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления (ст. 51).
Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /15/.
Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации — это сложный процесс, состоящий из
взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Руководитель 50–90 % всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1.
Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2.
Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3.
Канал — средство передачи информации.
4.
Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1.
Зарождение идеи.
2.
Кодирование и выбор канала.
3.
Передача.
4.
Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
1. по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
2. по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3. по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;
4. по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная
(недолговечная);
5. по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
6. по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
7. по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8. по стадии жизненного цикла объекта — по стадии маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания);
9. по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
Руководитель 50–90 % всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1.
Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2.
Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
3.
Канал — средство передачи информации.
4.
Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:
1.
Зарождение идеи.
2.
Кодирование и выбор канала.
3.
Передача.
4.
Декодирование.
Предлагается следующая классификация информации:
1. по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
2. по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3. по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;
4. по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная
(недолговечная);
5. по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
6. по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
7. по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8. по стадии жизненного цикла объекта — по стадии маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания);
9. по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
• адресность;
• правовая корректность информации;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность информации.
Организация массива информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий /15/.
Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.
Информационный массив должен обеспечивать:
• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;
• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
• предохранение информации от искажений.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является
организация технологического процесса переработки информации, включающая:
• формирование документооборота;
• определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводиться с помощью средств механизации и автоматизации;
• выбор состава комплекса технических средств по переработке информации, используемой при решении управленческих задач.
•
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:
• наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации;
• организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
• минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
• эффективный контроль за сроками исполнения документов;
• максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
• унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим — операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:
• задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
• исполнителей задач;
• информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;
• режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
• объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;
• порядок и формы представления информации, необходимой для управления;
• время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
• задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и др.).
Правовое обеспечение системы менеджмента основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) уровне. К этим актам относятся федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.
Правовое обеспечение системы менеджмента осуществляется по следующим
направлениям:
1. правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);
2. законы и нормативные акты по системам:
• стандартизации;
• метрологии;
• сертификации товаров и услуг;
• защиты прав потребителей;
• антимонопольной политики;
• управления качеством товаров;
• безопасности и охраны труда и др.;
1. законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;
2. правовое регулирование образования и функционирования фирмы.
Без качественного правового обеспечения системы менеджмента фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить их стабильное и эффективное функционирование, т.к. каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня — региона, отрасли, страны, а совместные предприятия — мирового сообщества. Если каждая фирма будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня; будет просто набор невзаимосвязанных фирм. Поэтому правовое обеспечение системы менеджмента фирмы по всем четырем направлениям является актуальнейшей проблемой.
Российская Федерация, например, в настоящее время находится на стадии перехода к рыночным отношениям как к системе экономических, правовых и социальных отношений. И многие из перечисленных направлений правового обеспечения находятся на стадии обновления.
Анализ состояния дел в первых трех направлениях, по мере возможности, в работе был выполнен при рассмотрении конкретных проблем менеджмента. Поэтому ниже будет рассмотрено только четвертое направление — правовое регулирование образования и функционирования предприятий (фирм).
Это регулирование осуществляется в соответствии с нормами Гражданского кодекса
Российской Федерации /1/.
Гражданский кодекс РФ устанавливает следующие организационно-правовые формы предпринимательства физических лиц и предприятий — юридических лиц:
1. индивидуальное предпринимательство для физических лиц;
2. хозяйственные товарищества и общества (эта и следующие формы — для юридических лиц);
3. производственные кооперативы;
4. государственные и муниципальные унитарные предприятия;
5. некоммерческие организации.
В свою очередь хозяйственные товарищества и общества могут иметь следующие организационно-правовые формы:
• полное товарищество;
• товарищество на вере;
• товарищество с ограниченной ответственностью;
• общество с дополнительной ответственностью;
• акционерное общество открытого типа;
• акционерное общество закрытого типа;
• дочерние и зависимые общества.
Некоммерческие организации могут иметь следующие организационно-правовые формы:
• потребительский кооператив;
• общественные и религиозные организации;
• объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).
Рассмотрим некоторые особенности правового регулирования образования и функционирования перечисленных организационно-правовых форм предприятий и организаций.
Гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность или с их участием, исходя из того, что предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.
Правила, установленные гражданским законодательством, применяются к отношениям с участием иностранных граждан, лиц без гражданства и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом (п.1 ст. 2).
Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения (ст.
23).
Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету (ст.48).
Юридическими лицами могут быть организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации).
Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.
Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций
(объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом.
Некоммерческие организации могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям (ст. 50).
Юридическое лицо подлежит государственной регистрации в органах юстиции в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные государственной регистрации, в том числе для коммерческих организаций, фирменное наименование, включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления (ст. 51).