ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.08.2021
Просмотров: 485
Скачиваний: 2
-
Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
-
Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами
-
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Некоторые виды расходов не могут быть оплачены с кассы организации или с расчетного счета. В таких случаях допускается выплата наличных денежных средств подотчетным лицам, которые являются сотрудниками организации.
Работники организации, которым выдаются наличные денежные средства под отчет для покрытия предстоящих расходов и на которых возложена обязанность отчитаться об использовании этих средств, являются подотчетными лицами.
Подотчетные суммы — это денежные средства, выдаваемые штатным работникам под отчет на расходы, производимые в интересах работодателя.
Круг сотрудников, которые могут получать наличные денежные средства по отчет, определен приказом руководителя предприятия. Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, на покупку материалов, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является:
- наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц;
-расходование денежных средств строго по целевому назначению;
- полный расчет по ранее выданным суммам.
Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами- образование дебиторской задолженности у сотрудника перед организацией с момента получения денежных средств под отчет до момента утверждения авансового отчета, предоставленного сотрудником в бухгалтерию. А также образование кредиторской задолженности у организации перед сотрудником, если им был осуществлен перерасход подотчетных сумм с момента утверждения авансового отчета до момента возмещения расходов по авансовому отчету сотруднику.
Основными задачами бухгалтерского учета с подотчетными лицами являются:
-
своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
-
документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
-
контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника». Аналитический учет по счета 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Регистрами синтетического учета 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» являются журнал-ордер №7 (Журнал-ордер № 7 – документ, обязательный для заполнения, который отображает учет всех расчетов с подотчетными лицами предприятия. Как правило, в документе отображается выдача авансовых платежей работникам предприятия), Главная книга, оборотно- сальдовая ведомость.
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.
1.2. Система нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами.
Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.
Рассмотрим систему нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами:
I уровень(законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. К документам первого уровня прежде всего относятся:
-
Трудовой Кодекс РФ (глава 21 ст. 137,138, глава 24 ст.166, 167,168, 168.1, 169);
-
Налоговый кодекс РФ (глава 25, ст.168, 171,172, 217, 226, 230);
-
Федеральный закон « О бухгалтерском учёте» N 402-ФЗ от 06.12.2011 (вступ. в силу с 01.01.2013 г.)
II уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. Второй уровень системы нормативного регулирования - это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в:
-
ПБУ 1/2008 «Учетная политика»;
-
ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте;
-
ПБУ 5/2001 «Учет материально-производственных запасов»;
-
ПБУ 10/99 «Расходы организации»;
-
ПБУ 9/99 «Доходы организации»
III уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы. К документам 3 уровня относятся:
-
Указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» №3210-У от 11.03.2014;
-
Указание Банка России от 07.10.2013 №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»;
-
Приказ Минтранса России от 08.11.2006 №134 « Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в редакции Приказа Минтранса России от 18.05.2010 №117);
-
Приказ Минтранса России от 21.08.2012 №322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»
-
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.02.2009);
-
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»»
-
Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».
IV уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Учётная политика разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Утверждению подлежат:
-
рабочий план счетов бухгалтерского учёта;
-
аналитические регистры налогового учёта;
-
формы первичных учётных документов, которые отсутствуют в альбомах типовых унифицированных форм, а также формы документов для внутренней отчётности;
-
порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
-
методы оценки активов и обязательств;
-
правила документооборота и технология обработки учётной информации;
-
порядок внутреннего контроля за хозяйственными операциями;
-
другие решения, которые организация признает целесообразными.
Учётная политика, как правило, должна быть стабильной. Пересмотр её возможен лишь в случаях:
а) изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учёту;
б) разработки новых способов обработки информации;
в) существенного изменения условий деятельности.
Изменения в учётной политике на следующий за отчётным год должны быть объявлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.
1.3.Порядок выдачи денежных средств под отчет.
Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014г. является одним из основных документов, регламентирующих вопросы, касаемые расчетов с подотчетными лицами. Согласно этому указанию для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.1
В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.
Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.
Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.
Денежные средства могут выплачиваться как на корпоративную банковскую карту, так и на зарплатную.
Корпоративная карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках. Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор с банком. Выдается такая карта конкретному физическому лицу (обязательно сотруднику организации), указанному в заявлении о выдаче банковской карты. Совершение платежа при помощи корпоративной карты означает выдачу денежных средств под отчет, соответственно, за всю истраченную сумму сотрудник обязан отчитаться. Одно из преимуществ применения корпоративных банковских карт - у бухгалтера нет необходимости снимать наличные денежные средства с расчетного счета, приходовать их в кассе и выдавать под отчет. В кассовой книге операции по перечислению денежных средств на банковскую карту не отражаются, так как в кассу организации они не поступают. Другим преимуществом применения корпоративной карты являются снижение рисков, связанных с перевозкой наличных денежных средств, упрощение контроля за использованием денежных средств (можно подключить смс-оповещение), автоматическая конвертация валюты при расчетах сотрудника за рубежом.
Производя выплаты на корпоративные карты, организации необходимо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими величину расходов. (Проверить размер потраченных средств бухгалтер может на основании отчета, представляемого банком по каждой корпоративной карте.)
Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным. В первом случае (при использовании "рублевой" корпоративной карты) валютный счет можно не открывать, при этом сотрудники могут применять данную карту и за пределами РФ, банк просто будет конвертировать необходимую сумму.
Если сотруднику, командированному на территорию иностранного государства, денежные средства на командировочные расходы перечисляются на банковскую карту в рублях, он снимает их и самостоятельно приобретает на них валюту, величину командировочных расходов следует определять исходя из истраченной суммы в валюте, а также исходя из первичных документов на покупку валюты по курсу обмена (Письмо Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347). Если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа, следует применять курс Банка России, действовавший на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408). Если денежные средства выдаются в иностранной валюте - это не нарушение валютного законодательства: выдача юридическим лицом - резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы разрешена Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле» №173 от 10.12.2003 г. и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.