ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.08.2021
Просмотров: 489
Скачиваний: 2
Минфин не запрещает перечисление денежных средств командированному лицу на зарплатную карту (Письмо Минфина от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966). Более того, он рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение путем ведения безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт работников (Письмо Минфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728). А совместным письмом Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 сообщили, что считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций, открытые в рамках "зарплатных" проектов, в целях оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Однако, перечисляя денежные средства командированному сотруднику под отчет на такую карту, нужно тщательным образом оформить все первичные документы: целесообразно, чтобы сотрудник написал заявление с просьбой перечислить ему денежные средства, а руководитель издал приказ о перечислении средств под отчет на зарплатную карту.
При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты или корпоративные карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:
-
Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
-
Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
-
Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
Наличные деньги могут выдаваться под отчет, например, на следующие виды расходов:
-на хозяйственно-операционные расходы (в том числе на приобретение ГСМ и представительские расходы);
-на командировочные расходы;
-на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;
-на расходы уполномоченных предприятий и организаций;
-на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
1.3.1 Порядок выдачи денежных средств под отчет на покупку товарно-материальных ценностей.
Когда возникает необходимость приобретения каких-либо материальных ценностей, подотчетное лицо пишет заявление на выдачу денежных средств (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014). Утвержденной типовой формы данного заявления нет и оно может быть написано в свободной форме. Руководитель организации должен подтвердить необходимость данных расходов и дать разрешение на выплату денежных средств. Наличие такого заявления делает необязательность составления приказов, положений и т.д. Но, как правило, в крупных организаций, издается специальный приказ. В данном приказе должно содержаться следующее:
-круг лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет;
-сроки, на которые выдаются денежные средства;
-целевое назначение денежных средств, которые выдаются под отчет;
-размер выдаваемых сумм.
После того, как руководитель подтверждает необходимость выплат денежных средств, на соответствующую сумму выписывается расходный кассовый ордер, который согласно Указания о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014 обязательно должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (бухгалтером).
При выдачи наличных денежных средств на хозяйственные расходы, как правило, подотчетные лица должны быть проинформированы, что каждый отдельный платеж, который производит подотчетное лицо сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами (согласно Указанию Банка России от 07.10.2013 №3073-У сумма предельного размера расчета наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 рублей). За нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб.(ст. 15.1 КоАП РФ). Этот штраф предусмотрен для того, кто рассчитывается наличными, т. е. для компании-покупателя. Штраф установлен и для должностных лиц организации-покупателя. Его сумма — от 4000 до 5000 руб.
Согласно п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 №119н материалы, которые закуплены подотчетным лицом, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится на основе оправдательных документов, которые подтверждают покупку (чеки магазинов, счета, квитанция к приходному кассовому ордеру- при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Денежные средства выдаются под отчет на определенный срок, который установлен в приказе руководителя организации. Не позднее трёх дней по истечении этого срока подотчетные лица обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и приложить к нему все оправдательные документы (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014). Данная форма отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2011 №55 (АО-1). В связи с вступлением ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 формы первичных документов организация может разрабатывать самостоятельно (кроме кассовых документов). Таким образом, организация может составлять авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», либо доработать (переработать, разработать) ее с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ о наличии обязательных реквизитов и утвердить свой вариант в учетной политике (письмо Минфина России от 08.07.2011 №03-03-06/1/414).
В бухгалтерии проверяется целевое расходование денежных средств, наличие и правильность оформления оправдательных документов. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Если материалы были переданы в подразделения организации или сразу израсходованы на нужны организации без оприходования на склад (канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету прикладывается копии требований с распиской получателей либо другие какие-либо документы, которые подтверждают расход.
Утвержденные руководителем расходы принимаются к учету в зависимости от вида приобретенных ценностей и приходуются на счета соответствующих активов.
1.3.2 Порядок выдачи денежных средств под отчет на покупку административно-хозяйственных расходов.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, расходы на топливо, расходы по экологии, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Когда возникает необходимость приобретения каких-либо канцелярских товаров, приобретения за наличный расчет топлива, подотчетное лицо пишет заявление на выдачу денежных средств (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014).
Основным первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78.
Наличные денежные средства на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации, список которых утверждается руководителем. Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Как правило, такой приказ издается на текущий год, но в течение года состав водителей организации может изменяться. В таком случае организации следует издавать дополнительные приказы.
Для выдачи наличных денег под отчет на приобретение ГСМ расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014)
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014).
Основным документом, на основании которого осуществляется списание топлива на производственные нужны, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78. Путевой лист действителен только на один день или смену, а в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Карточка учета расхода ГСМ автомобилем – документ, необходимость ведения которого распространяется на каждое транспортное средство, механизм, машину. Основанием для отображения информации в карточке являются записи в путевых листах, после их сверки с ведомостями учета выдачи талонов или же их возврата. Карточку заполняет уполномоченный работник предприятия, отвечающий за учет топливно-энергетических ресурсов. В документе необходимо отобразить нормативные расходы моторного топлива, а так же расходы, произведенные по факту. По итогу работником выводится результат, исходя из имеющихся данных. В случае, если был выявлен значительный перерасход топлива или же его экономия в недопустимых размерах, следует оперативно довести это до сведения руководителя предприятия с целью принятия срочный мер, направленных на выявление причин сложившейся ситуации, а так же на их устранение. Карточки учета расхода ГСМ автомобилем за отчетный месяц в обязательном порядке хранятся в специально отведенной папке, соблюдая при этом номера транспортных средств, механизмов и машин. По истечению отчетного месяца карточки перекладываются в иные папки, предназначенные для хранения карточек на конкретное транспортное средство, механизм или машину. На основании карточек учета, на предприятии ведутся лицевые карточки водителей, а так же иных работников предприятия, связанных с транспортными средствами и ГСМ непосредственно.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства или издержки обращения служат накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником организации, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.