Файл: Курсовая работа По предмету Компьютерная подготовка.doc

Федеральное агентство по образованиюГосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образованияГ осударственный Университет УправленияКурсовая работаПо предмету: «Компьютерная подготовка»Создание базы данных при использование Mr AccessВыполнила:Студентка ___ курса группы УП- _________________________Москва 2006Содержание

1. Введение

Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office. Как показывает практика, в первую очередь отечественная, круг повседневных задач львиной доли рядовых пользователей не выходит за рамки текстового редактора и электронных таблиц. Для американцев и европейцев, живущих и работающих в совершенно иных условиях, характерно также использование прикладных пакетов для создания всевозможных презентаций. Поэтому стандартный набор прикладных программ Microsoft Office — это всем известные Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. “Девяносто восьмой” офис обогатился еще пакетом Microsoft Outlook для лучшей организации своего рабочего времени. Все остальное — уже для профессионалов. Все остальное — это прежде всего Microsoft Access.Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым

---

системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.В данной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”. Она состоит из двух таблиц, со взаимосвязанными данными, запросов, а так же форм, которые используются для наглядной работы с данными. На этом примере я продемонстрировала возможности MicrosoftAccess.

2. Проектирование базы данных

Вариант 4Имеются сведения об абонентах телефонной сети:

Фамилия абонента

Номер телефона

Код города

Цена 1 минуты разговора

Количество минут разговора

Необходимо:1. Создать на МД файл произвольного доступа заданной структуры.2. Вывести содержимое файла на экран для просмотра.3. Напечатать для каждого абонента справку о стоимости каждого его раз- говора, а также подсчитать общую сумму по всем абонентамВ Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.Этапы проектирования базы данныхНиже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1. 
   Определение цели создания базы данных.
   
2. 
   Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
   
3. 
   Определение необходимых в таблице полей.
   
4. 
   Задание индивидуального значения каждому полю.
   
5. 
   Определение связей между таблицами.
   
6. 
   Обновление структуры базы данных.
   
7. 
   Добавление данных и создание других объектов базы данных.
   
8. 
   Использование средств анализа в Microsoft Access.
   

1 Определение цели создания базы данныхНа первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

---

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данныхОдним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

• 
  Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.
  

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

• 
  Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
  

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.3 Определение необходимых в таблице полейКаждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с личными данными об абоненте могут содержаться поля с названием номером паспорта, датой рождения, местом рождения, образованием, местом работы, должностью и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

• 
  Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
  
• 
  Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения).
  
• 
  В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
  
• 
  Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).
  

---

4 Задание индивидуального значения каждому полюС тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.В данном примере ключевым полем для обеих таблиц будет поле «Телефон».5 Определение связей между таблицамиПосле распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.У нас две таблицы будут связаны по ключевому полю «Телефон».6 Обновление структуры базы данныхПосле проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.7 Добавление данных и создание других объектов базы данныхЕсли структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.8 Использование средств анализа в Microsoft AccessВ Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

3. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

---

Мы воспользуемся первым случаем. 1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных. 2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК(например, c:\BD\Access\телефонный справочник.mdb)После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

4. Создание таблиц

В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Я здесь рассмотрю создание таблиц в режиме конструктора. Нажмите кнопку Создать и выберете Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы:

Имя поля	Фамилия абонента	Номер телефона	Код города	Цена 1 минуты разговора	Количество минут разговора
Тип данных	Текстовой	Числовой	Числовой	Числовой	Числовой

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.Для поля Телефон поставим ключ и зададим Маску ввода “90\-00\-00”.Далее закройте конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Да и сохраните таблицу под именем «Справочник».Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную таблицу. В ней будут храниться Сведения о звонках абонентов. Зададим для нее следующие поля:

Имя поля	Фамилия абонента	Номер телефона	Код города	Цена 1 минуты разговора	Количество минут разговора
Тип данных	Текстовой	Числовой	Числовой	Числовой	Числовой

---