Файл: Курсовая работа По предмету Компьютерная подготовка.doc

Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Сведения о звонках».

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Сведения о звонках». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному.

5. Создание формы «Сведения об абонентах»

Для облегчения работы с данными используют формы.

Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

Следующим шагом является размещение элементов управления в логическом порядке. Перейдите в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

• 
  нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;
  
• 
  после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;
  
• 
  после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;
  

• 
  теперь щелкните на Панели элементов Прямоугольник и разместите его на форме, задайте нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформление – приподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;
  
• 
  объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;
  
• 
  изменить цвет и шрифт этих текстовых окон.
  

---

Подробнее смотрите в пункте Приложение.

Теперь создадим кнопки на форме для перемещения по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

1. 
   откроем форму в режиме Конструктор;
   
2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   в появившемся меню выберем категорию Переходы по записям и действие Следующая запись, нажмем кнопку Далее;
   
4. 
   в этом окне ставим флажок в меню Текст и пишем Следующая запись (эта надпись будет отображаться на кнопке), и жмем кнопку Готово;
   
5. 
   с помощью пиктограмм на панели инструментов можно изменить цвет и размер надписи на кнопке.
   

Аналогично создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись. Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

Теперь установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид – Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные, в пункте Применение фильтров поставим да, а затем в пункте Порядок сортировки запишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.



Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.). В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно. В ячейке свойства Тип границы выберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

Еще сделаем кнопку для закрытия формы.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   в появившемся окне выберем категорию Работа с формой и действие Закрытие формы, нажмем кнопку Далее;
   
4. 
   ставим флажок в пункт Рисунок – Выход и жмем кнопку Готово.
   

---

Создание кнопки для обновления данных в форме.

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

1. 
   Откройте форму в режиме конструктора.
   
2. 
   Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.
   
3. 
   Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.
   
4. 
   Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.
   
5. 
   В первом окне диалога мастера выберите Работа с формой в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.
   
6. 
   Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.
   

Можно так же сделать кнопку поиска в поле записи с помощью стандартных средств Access:

1. 
   откроем форму в режиме Конструктор;
   
2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   выбираем категорию Переходы по записям – Найти запись и нажимаем кнопку Далее;
   
4. 
   ставим флажок Текст – Поиск записи и жмем кнопку Готово.
   

Эта форма будет модернизирована в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем «Сведения об абонентах».

6. Создание формы «Сведения о звонках»

Таким же образом можно сделать форму «Сведения о звонках», используя данные из таблицы «Сведения о звонках». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к. эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах». Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

На форме мы разместим все поля из таблицы «Сведения о звонках», а из кнопок нам здесь понадобится только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

7. Создание кнопки, связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Сведения о звонках»

Для того чтобы облегчить заполнение формы «Сведения о звонках», мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Сведения о звонках» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

Поступаем следующим образом:

1. 
   откроем форму «Сведения об абонентах» в режиме Конструктор;
   
2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формы нажимаем кнопку Далее;
   
4. 
   выбираем форму «Сведения о звонках» и нажимаем Далее;
   
5. 
   ставим флажок в пункт Открыть форму для отобранных записей и нажимаем Далее;
   
6. 
   выбираем и из формы «Сведения об абонентах» и из формы «Сведения о звонках» поле «Телефон», нажимаем сначала на стрелку <-> , а потом на кнопку Далее;
   
7. 
   ставим флажок в пункт текст, надпись Сведения о звонках и жмем Готово.
   

---

Теперь при нажатии на эту кнопку будет появляться форма «Сведения о звонках» для соответствующего абонента.

8. Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Мы будем использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте. Создадим запросы с помощью Мастера запросов:

1. 
   перейдем на вкладку Запросы;
   
2. 
   нажимаем кнопку Создать, выбираем Простой запрос и нажимаем ОК;
   
3. 
   в качестве источника запроса выберем таблицу «Справочник» и перемещаем все доступные поля, нажимаем Далее;
   
4. 
   задаем имя «Запрос по телефону», ставим флажок в ячейке Изменение структуры запроса и нажимаем кнопку Готово;
   
5. 
   в открывшимся режиме конструктора в поле «Телефон» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомый телефон]. Теперь каждый раз с открытием запроса будет появляться окошечко в котором будет запрашиваться искомый телефон.
   

Совершенно аналогично создается «Запрос по фамилии». Только в режиме конструктора в поле «Фамилия» в ячейку Условие отбора записываем [Введите искомую фамилию].

9. Создание форм «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

На основе созданных запросов создадим формы «поиск по телефону» и «поиск по фамилии». Создаются они по аналогии с формой «Сведения об абонентах». Оформление их зависит от фантазии создателя, но в любом случае не стоит перебарщивать с цветами и картинками.

При создании формы с помощью мастера форм в качестве источника выбирают соответствующий запрос.

Форму опять же сделаем всплывающей с тонкой границей, уберем полосы прокрутки и кнопки изменения размеров окна. И сделаем кнопку закрытия формы (как это сделать смотри в пункте создание формы «Сведения об абонентах»).

Для формы «Поиск по фамилии» сделаем еще кнопку следующая запись, что бы просмотреть все найденный сведения с искомой фамилией:

1. 
   откроем форму в режиме Конструктор;
   
2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   выбираем категорию Переходы по записям – Следующая запись и нажимаем кнопку Далее;
   
4. 
   ставим флажок Текст – Следующая запись и жмем кнопку Готово.
   

---

10. Создание главной кнопочной формы «Заставка»

При открытии базы данных «Телефонный справочник» эта форма будет выводиться на экран, и она будет находиться на нем во время всей работы с БД. Поэтому разместим на ней основные кнопки для работы с формами «Сведения об абонентах», «Поиск по телефону», «Поиск по фамилии», а так же картинку и данные о разработчике.

Создавать форму будем с помощью конструктора:

1. 
   перейдем на вкладку Формы, нажимаем кнопку Создать и выбираем конструктор, жмем ОК;
   
2. 
   раздвигаем границы формы до нужных размеров и с помощью пиктограмм панели инструментов выберем нужный цвет фона;
   
3. 
   поместим в левый верхний угол формы какую-нибудь картинку, для этого выберем Рисунок на Панели элементов и разместим его на форме;
   
4. 
   при этом откроется стандартное меню выбора файла, где и нужно будет выбрать рисунок;
   
5. 
   можно разместить различные надписи с названием БД, поместить линии.
   

Создание кнопки для запуска запроса «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»:

1. 
   Откройте форму в режиме конструктора.
   
2. 
   Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.
   
3. 
   Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.
   
4. 
   Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.
   
5. 
   В первом окне диалога мастера выберите Разное в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.
   
6. 
   Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.
   

Кнопка Просмотр и редактирование записей делается аналогично кнопке Сведения о звонках.

1. 
   откроем форму в режиме Конструктор;
   
2. 
   на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;
   
3. 
   в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формы нажимаем кнопку Далее;
   
4. 
   выбираем форму «Сведения об абонентах» и нажимаем Далее;
   
5. 
   ставим флажок в пункт Открыть форму и показать все записи и нажимаем Далее;
   
6. 
   назовем кнопку Просмотр и редактирование записей.
   

И еще можно сделать кнопку Закрытия формы, а как это сделать уже рассматривалось выше.

11. Создание формы «Первая»

---