Файл: Бухгалтерский учет и контроль расчётов с поставщиками и подрядчиками.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 80
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Руководитель ответствен за общее состояние организации, в том числе контроля в организации и утверждение политики контроля. Руководитель и Главный бухгалтер ответственны за разработку и утверждение контрольных процедур и осуществление ежедневного мониторинга их работоспособности и эффективности. За построение эффективной системы внутреннего контроля в организации полностью несет ответственность ее руководитель.
Главный бухгалтер, в свою очередь, ответственен за оценку эффективности системы внутреннего контроля и управления рисками. Осуществляет ежедневный контроль за расчеты с поставщиками – бухгалтер организации.
Для того, чтобы проконтролировать выполнение договора и составление графика платежей по данным договорам бухгалтер ООО «АртэНика» находит в программе «1С. Бухгалтерия» нужный договор по номеру, а также все выписки из банка по данному контрагенту подтверждающие факты оплаты и формирует таблицу в Excel да имеющим данным.
В найденном договоре открывается несколько предъявленных заказчику счетов. По каждому из них видны период, сумма счета, а также состояние текущего договора и выставленных счетов (табл. 12).
Таблица 12 – Состояние задолженности перед поставщиками за 3 квартал 2021 ООО «АртэНика»
| Счета, сформированные за третий квартал 2021 г. с ООО «Константа» | ||||||
| № счета | Период | Сумма по счету, руб. | Оплата, руб. | Реализация, руб. | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| Счета, сформированные за третий квартал по договору № 523 от 01.01.2021 | ||||||
| 1470 | Июль | 18 620 | 18 620 | 18 620 | ||
| 1861 | Август | 9370 | | 9370 | ||
| 2047 | Сентябрь | 28 314 | 28 314 | | ||
| Состояние текущего договора | 56 304 | 46 934 | 27 990 | |||
| Кредиторская задолженность | | | 18 944 | |||
| Счета, сформированные за третий квартал по договору № 668 от 13.03.2021 | ||||||
| 1493 | Июль | 23 710 | 23 710 | 23 710 | ||
| 1648 | Август | 8260 | 8260 | | ||
| 2153 | Сентябрь | 15 320 | 7660 | | ||
| Состояние текущего договора | 47 290 | 39 630 | 23 710 | |||
| Кредиторская задолженность | | | 15 920 | |||
По выбранному договору № 523 от 01.01.2021 открывается несколько счетов, сформированных по месяцам.
По каждому счету отображены период, сумма, состояние текущего договора и выписанных счетов:
- по счету № 1470 за июль полностью произведена оплата, исполнитель работу выполнил. Реализация подтверждается актом выполненных работ,
- по счету № 1861 за август реализованы услуги на сумму 9370 руб., но оплата контрагенту еще не оплачена,
- по счету № 2047 за сентябрь поступила оплата в сумме 28 314 руб., а реализация (выполнение работ) не произведена. В итоге по договору № 523 у организации образовалась кредиторская задолженность по реализации в размере 18 944 руб.
По договору № 668 от 13.03.2021 образовалась кредиторская задолженность по доходам в размере 15 920 руб.
Аналогично в организации проводится анализ по всем заключенным договорам с заказчиками, определяем кредиторскую задолженность по каждому договору и общую по организации, сопоставляем сроки исполнения обязательств. Если в сроках есть расхождения планового графика с фактическим исполнением, выясняют причины отклонений и принанимают меры к их устранению.
Сформированный файл по задолженности сохраняется в программе Excel и передается руководителю организации. В данном реестре отслеживается состояние счета: оплачен или нет, выполнена работа по счету или нет.
2.3 Разработка мероприятий и предложений, направленных на совершенствование учета и контроля расчетов с поставщиками ООО «АртэНика»
В настоящее время для облечения работы бухгалтерии существует программа 1С «Управление торговлей». В данной программе работаю как менеджеры, так и бухгалтера компании. В программе отображается аналитика по всем статьям расходов и доходов, формируется заявки для приобретения товаров от поставщиков, контролируется реализация товаров и услуг оказываемые покупателям.
Также в данной программе имеется функция по создания графика платежей поставщикам.
Одна из задач руководства - спланировать бюджет так, чтобы в организации всегда были деньги. Наиболее простой инструмент в бюджетировании - платежный календарь.
Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:
- поступления от покупателей
;
- оплату поставщикам, в т. ч. регулярные периодические платежи, например, за аренду;
- выплату заработной платы и взносов с нее;
- уплату налогов;
- денежные средства в пути (инкассация, эквайринг);
- кассовые разрывы: остатки средств на начало и конец периода и их отклонения.
При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.
В календаре не анализируются данные по:
- выданным под отчет денежным средствам;
- приобретению и продаже валюты;
- прочим расчетам с контрагентами - таким, как проценты (если на них не оформлено платежное поручение);
- документам Платежные требования на оплату.
Раздел Платежи поставщикам показывает запланированные платежи в зависимости от Срока оплаты по документам:
- счет от поставщика,
- поступлений, в которых устанавливается срок оплаты: например, Поступление (акт, накладная) или Поступление НМА.
При этом сумма в платежном календаре отражается со знаком «-» в размере неоплаченной части:
- по Счетам - серым цветом,
- по фактическому поступлению (без Счета) - обычным черным цветом,
- по сформированным платежным поручениям, в т. ч. помеченным на удаление, - перечеркнутой суммой.
В цепочке оформления документов «Счет - поступление денег» планируемый платеж отражается по дате, указанной в Счете, независимо от установленного срока оплаты в документе поступления.
Ссылка Просрочено - информация о просроченных платежах:
- счета, по которым не установлена Оплата до или срок оплаты прошел на дату формирования платежного календаря, валютная сумма пересчитывается на дату формирования отчета,
- поступления - оплата по которым просрочена.
В расшифровке суммы выводится информация по всем запланированным оплатам, введенным в базу: неоплаченным (частично не оплаченным) счетам (отслеживается статус оплаты), а также остаткам по счетам учета, указанным по ссылке Настройка счетов учета расчетов с поставщиками.
Рисунок 7 – Вид платежного календаря по вкладке оплата поставщика
По кнопке:
- Создать платежные поручения - создайте платежку, сумма по Счету или фактической задолженности в отчете зачеркнется, до проведения фактической оплаты.
- Изменить срок оплаты - запланируйте расход денег на другой день: например, по согласованию с контрагентом. Новый срок оплаты меняется и в первичном документе.
- если созданный Счет на оплату не выбран в документе Поступление (акт, накладная), программа не сможет их автоматически сопоставить, поэтому в отчете данные дублируются, а это искажает их анализ.
Кроме того, если не выбран Счет на оплату при регистрации фактической оплаты в базе, Статус оплаты автоматически не изменится в Счете, и такой Счет отразится как планируемый платеж. Дополнительно внимательно необходимо следить при отмене проведения фактических оплат: Статус оплаты Счета в этом случае не меняется на Не оплачен, и он уже не отражается в календаре. Если такая ситуация произошла, зайдите в Счет и измените Статус оплаты вручную.
Поэтому очень важно указывать Счет - как в документах поступления, так и в документах оплаты.
Для этих целей возможно использовать документ «Заявка на расходование денежных средств» в конфигурациях «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Управление торговлей», с помощью которого можно будет спланировать и контролировать расходы денежных средств организации.
ООО «АртэНика» ведет учет по договорам, тогда срок оплаты поставщику можно указать непосредственно в карточке договора с поставщиком. Единый срок для погашения задолженности организации перед всеми поставщиками можно установить в поле Срок оплаты нашего долга поставщикам регистра Срок оплаты поставщикам (рис. 8). Доступ к регистру осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Покупки или из раздела Администрирование - Параметры учета.
Рисунок 8 - Срок оплаты поставщикам ООО «АртэНика»
При этом срок оплаты, указанный в карточке договора, имеет приоритет.
Сроки оплаты, тем или иным образом установленные для расчетов с поставщиками, служат:
- для квалификации задолженности в качестве просроченной, что влияет на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности,
- для принятия управленческих решений.
Для контроля и управления оплатой в адрес поставщиков в настройках функциональности «1С:Управлении торговлей» на закладке Расчеты следует установить флаг Планирование платежей поставщикам
Данная функциональность позволяет указывать сроки оплаты в документах расчетов с поставщиками (исполнителями):
- поступление (акты, накладные),
- поступление доп. расходов,
- поступление НМА.
Реквизит Срок оплаты указывается в форме Расчеты, которая открывается из документа расчетов с поставщиком по ссылке и заполняется автоматически на основании срока оплаты, указанного в карточке договора с поставщиком, или на основании реквизита Срок оплаты ООО «АртэНика» долга поставщикам. Если срок не указан ни в карточке договора, ни в целом по поставщикам, то реквизит Срок оплаты будет соответствовать дате документа расчетов. Сроки оплаты в документах расчетов можно изменять вручную. Указание сроков оплаты в документах расчетов с поставщиками не влияет на бухгалтерский и налоговый учет и служит только для принятия управленческих решений.