Файл: Курс лекцій за проф.doc

їх необхідність і мету;

складності й можливі наслідки.

У цьому випадку він буде безініціативним, тобто він реагуватиме на певні пропозиції, але не діятиме.

2. «Відсутність програми». У партнера немає чіткого плану дій у межах максимальних і мінімальних вимог, тобто за умови виробленої концепції відсутня стратегія перемовного процесу.

3. «Головне, щоб мене це влаштовувало». Партнер наголошує лише на власних інтересах, тоді як представники іншої сторони не бачать для себе жодних переваг. Це виникає через бажання одного партнера задовольнити вузько егоїстичні потреби. Як правило, за такої ситуації у співрозмовника зникає бажання вести перемовини взагалі. Таким чином відбувається нехтування законом ефективної комунікації, що й позначається на атмосфері перемовин, заважає досягненню їхньої мети. Уміння слухати – ефективність будь-яких перемовин.

4. «Пускати все на самоплив». Партнер немає чіткого уявлення про власні пропозиції й аргументи, критерії оцінки предмета перемовин, тобто ефективність перемовин знижується через недостатню їхню підготовку, зокрема невміння навести аргументи, обґрунтувати певні судження (порушення тактичного закону).

Під час перемовин також не варто:

• використовувати тимчасовий фактор для тиску на співбесідника;

• «тиснути» на співрозмовника термінами;

• домагатися для себе переваг шляхом імітації «непорозуміння», обдурювання, лестощів.

Незалежно від того, були перемовини успішними чи безрезультатними, їхні підсумки повинні бути обговорені. Зокрема слід визначити, чого ми справді досягли на перемовинах і які завдання залишилися невирішеними; завдяки яким факторам досягнуто домовленостей і чи можна ними скористатися для ведення перемовин у майбутньому; на які поступки довелося піти й чому?

Аналіз результатів перемовин є обов’язковим елементом ділового протоколу. Він дозволяє оцінити позитивні та негативні сторони як партнерів, так і власні.

Процес аналізу включає 5 стадій і оцінюється за п’ятибальною шкалою:

1. Ужиті заходи для налагодження стосунків.

2. Висловлювання зацікавлення результатами.

3. З’ясування спільних інтересів.

4. Пропонування порядку денного та/або основних «правил взаємин».

1. Обговорення пропозицій, як проводити перемовини.

Узагальнюючи сказане, хотілося б ще раз підкреслити, що найважливішими передумовами успішного проведення перемовин є їхня ретельна підготовка, концентрація уваги на вирішенні проблем, прагнення виробити загальну позицію, урахування особистих якостей партнера, гнучкість.

2. Збори як форма прийняття колективного рішення. Нарада. Дискусія

Поширеними формами колективного обговорення ділових проблем є збори, нарада та дискусія.

Збори – це форма прийняття колективного рішення щодо питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.). Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення.

Як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підготовка зборів; висвітлення проблеми та її обґрунтування; обговорення проблеми; прийняття рішення.

Зазвичай підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко проаналізувати й на цій основі підготувати відповідний матеріал для виголошення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша та найавторитетніша людина.

Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники. Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені виступи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів. У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити виступ на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямах: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відповідає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має проголошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме загальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.

Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто й до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недоброзичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описано багато подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, дібрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку. Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься на голосування й ухвалюється, якщо за нього голосує більшість присутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості ухваленого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання.

Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання ухваленого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов’язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання рішення, ухваленого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Нарада – це такий вид приватного спілкування, при якому внутрішня культура й культура мовлення виявляються особливо. Ефективність їх проведення залежить передусім за все від того, елементи якого стилю в них будуть переважати: розмовного чи ділового. Існують три види нарад: інформаційні (директивні), оперативні (диспетчерські) і дискусійні.

Досвідчений керівник інформаційні наради буде зводити до мінімуму, тому що доцільніше познайомити працівників із інформацією в письмовій формі (якщо це директивні матеріали) або роздати текст доповіді, щоб на самій нараді ухвалити рішення.

Не менш проблематичним є проведення диспетчерських нарад, особливо у випадку, коли вони зводяться до «розносу» кожного з підлеглих. За такої ситуації діловий стиль «розмивається» і стає основою для безмежного розширення волюнтативної функції мови. Тому вважається доцільним проводити диспетчерські наради по телефону (селектору). Головним у такому випадку стає збір інформації і надання попередніх рекомендацій, що дає значну економію часу й зусиль, а також створює атмосферу добросовісності.

Найбільш демократичною й продуктивною формою ділових засідань є дискусійні наради, тому що на них можна вільно висловлювати думку, навіть якщо вона не буде співпадати з думкою керівника. Як правило, саме на цих нарадах народжуються справді конструктивні рішення.

Дискусія – це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв’язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

В основному дискусії проводяться серед науковців, але в наш час їх актуальність зростає і серед широкої громадськості. Вона значною мірою сприяє розвитку критичного мислення, дає можливість визначити власну позицію, формує навички відстоювання власної думки, поглиблює знання з обговорюваної проблеми. Деякі науковці вважають дискусію різновидом ігрових форм занять, співробітництвом, коли з обговорюваної проблеми ініціативно висловлюються всі учасники спільної діяльності.

У наукових дискусіях дуже важливо формулювати свої думки однозначними й точними словами, терміни обов’язково пояснювати й стежити за тим, щоб обговорення не відхилялося від головної проблематики.

У науковій літературі існують різні погляди щодо функцій дискусії. Вона може виступати як метод засвоєння знань, закріплення їх і вироблення вмінь і навичок, як метод розвитку психічних функцій, творчих здібностей і особистісних якостей особистості, а також як метод стимулювання й мотивації навчання, прийняття спільного рішення.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та заключний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, дібрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмістити у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в обличчя й добре чули. Добір теми багато в чому визначає ефективність дискусії. На обговорення не бажано виносити понад п’ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитися щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. Процесом обговорення керує ведучий. Від виконання ним своєї ролі багато в чому залежать хід і результати дискусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучому не слід самому багато говорити. Він це може робити тільки тоді, коли не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому слід поважати думку виступаючих, не засуджувати будь-кого з учасників за його, можливо, некомпетентну думку. Різні заклики ведучого на зразок «пам’ятайте про регламент», «дотримуйтеся правил дискусії», «будьте цивілізовані» не знімуть загострення пристрастей, а можуть лише образити її учасників. Тому не варто зловживати такими висловами. Проте до поведінки учасників дискусії також є певні вимоги:

• вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію;

• кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять;

• усім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки;

• не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників;

• якщо під час обговорення виникла пауза внаслідок роздумів учасників, переривати її не слід, бо, можливо, вона допоможе знайти новий цікавий поворот дискусії.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники відповідно до своїх думок починають тяжіти до людей, думки яких їм близькі. Учасники дискусії можуть групуватися, утворюючи так звану меншість і більшість. Тривалий час уважалося, що істина належить більшості, а меншість сприймалася як дестабілізуючий фактор. Насправді, більшість використовує психологічний тиск на інших. Проте авторитет її часом ґрунтується на чисельності, а не на правоті. Але, як правило, саме меншість викликає творчу активність аудиторії, твердо й послідовно відстоюючи свої позиції. Тим самим вона стимулює більшість подивитися на проблему інакше. Уважається, що погляди більшості змінюються частіше залежно від етики поведінки та спілкування меншості, аніж від її компетентності.

Третій етап дискусії – підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це й досвідченому спеціалісту із числа учасників. Він оцінить повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні погляди, наголосить на значущих результатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії будуть залучені й інші учасники. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролювати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рівня культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього для себе певний висновок.

Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли в учасників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку колективного обговорення. Якщо під упливом дискусії в частини учасників змінились установки, то це означає, що подіяв «ефект переконання». Він проявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. «Нульовий ефект» дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Звичайно, це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через відсутність підготовки до неї. Якщо під час дискусії в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати при її організації, то це означає дію «ефекту бумерангу», тобто негативний результат дискусії.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15 – 20 хв., для виступу – 3 – 5 хв.

Запорукою успішності дискусії є її чітка організація, яка досягається завдяки кільком чинникам.

1. Ретельне планування дискусії. Складання плану дає змогу організувати як збирання учасниками дискусії необхідної інформації, так і проведення самої дискусії.

2. Чітке дотримання правил ведення дискусії всіма її учасниками.

3. Обов’язковим є дотримання визначеного регламенту. Краще, коли час залишається, ніж його не вистачить на колективне обговорення й підбиття підсумків.

4. Добре продумане й ефективне здійснене керівництво ходом дискусії з боку головуючого: надання учасникам дискусії часу на обмірковування питань; утримання від невизначених запитань та запитань подвійного змісту; зміну напряму думок учасників дискусії у разі відхилення їх від основної теми й мети дискусії; попередження надмірних узагальнень; збудження учасників дискусії до поглиблення думок тощо.

Дискусія як форма колективного обговорення відрізняється від полеміки та диспуту. Полеміка як конфронтація ідей, поглядів, думок на відміну від дискусії має на меті не досягнення згоди в суперечці, а перемогу над опонентом. Нерідко в полеміці її учасники використовують різні засоби спілкування, не дуже піклуючись про його культуру. Напевне, саме тому протилежну частину учасників полеміки найчастіше називають супротивниками, а не опонентами, як у дискусії. Диспут найчастіше використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут зазвичай відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв’язання особистісно значущих моральних проблем.

Таким чином, і збори, і нарада, і дискусія є формами ухвалення колективного рішення. За умови грамотної їх організації можна не тільки вислухати думку колег, але й залучити їх до вироблення ефективних стратегій розвитку виробництва (підприємства, фірми тощо).

3. «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технологія проведення «мозкового штурму»

Дозволяє одержувати нові знання, розв’язувати конкретні проблеми та ситуації, виявляти невідомі раніше властивості, закономірності така відома інтерактивна технологія колективного обговорення, як «мозковий штурм». Ця евристична форма колективного обговорення проблеми виникла ще наприкінці 30-х рр. і спрямована на активізацію творчої думки з використанням засобів, які знижують критичність і самокритичність людини, а отже, підвищують її упевненість у собі й готовність до творчого пошуку.

Мета «мозкового шторму» («мозкової атаки») полягає в тому, щоб зібрати якомога більше ідей щодо озвученої проблеми від усіх співрозмовників протягом обмеженого періоду часу, визначеного головуючим.

Під час «мозкового штурму» на першому його етапі – генерації ідей – кожний учасник вільно висуває свої пропозиції щодо вирішення поставленого завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на дотриманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. А відтак усі учасники можуть спокійно висловлювати свої думки, знаючи, що їх не назвуть смішними або недоречними. Після генерації ідей бажано вибрати серед них кращі, а не відкинути гірші. На авторстві ідей не слід наголошувати, бо найчастіше кращі ідеї є результатом колективної творчості.

Після відбору кращої ідеї (другий етап) треба розділитися на дві групи – прибічників і супротивників. Вони спробують ще раз проаналізувати всі аргументи «за» й «проти» висловленої ідеї. Під час «мозкового штурму» важливо виконувати й інші правила, що сприяють підвищенню ефективності роботи. По-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема. По-друге, у процесі обговорення мають брати участь щонайбільше 12 осіб. По-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного й були рівноправними. Необхідно також обмежити час обговорення до 30 хв. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.

Звичайно, велику роль у досягненні результатів під час «мозкового штурму» відіграє її керівник. Саме він має зробити все для того, щоб створити відповідну моральну й психологічну атмосферу у групі. Від нього залежить, щоб не було втрачено жодної пропозиції, щоб навіть «дика» ідея була обговорена, щоб усі висловлювання перетворилися з оціночних на змістовні. Психологічний бар’єр у такій групі людей зникає швидше, якщо склад учасників більш-менш однорідний.

Зверніть увагу на такі головні моменти:

1. Під час висування ідей чи пропозицій не пропускайте жодного, навіть, на перший погляд, абсолютно безглуздого. Якщо ви будете засуджувати співрозмовників під час висловлювання, вони зосередять більше уваги на відстоюванні своїх ідей, ніж на спробах запропонувати нові і більш досконалі.

2. Необхідно заохочувати всіх до висування якомога більшої кількості ідей. Варто підтримувати й фіксувати навіть фантастичні ідеї.

3. Спонукайте всіх співрозмовників розвивати або змінювати ідеї інших. Об’єднання або зміна висунутих раніше ідей часто веде до висування нових, що перевершують первинні.

4. В аудиторії можна повісити такий плакат:

• «Кажіть усе, що спаде на думку».

• «Не обговорюйте і не критикуйте висловлювання інших».

• «Розширення запропонованої ідеї заохочується».

5. Кількість ідей заохочується. В остаточному підсумку кількість породжує якість. В умовах висування великої кількості ідей учасники штурму мають можливість творчо пофантазувати.

6. На закінчення обговоріть і оцініть запропоновані співрозмовниками ідеї.

Отже, «мозковий штурм» як колективна форма ухвалення спільного рішення розвиває зацікавленість його учасниками процесом пізнання, сприяє підвищенню активності людини, розвитку її творчого потенціалу.

Лекція 8. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

1. Класифікація документів. Національний стандарт України

2. Вимоги до змісту та розташування реквізитів

3. Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки

4. Вимоги до тексту документа

Література

Основна

1. Ботвина Н. В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови [Текст] : навч. посіб. / Н. В. Ботвина. – К. : Артек, 1999. – 264 с.

2. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери [Текст] : навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К. : Атака, 2005. – 544 с.

3. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. аграр. вищ. навч. закладів та коледжів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр навч. літ., 2003. – 536 с.

4. Кацавець Г. М., Паламар Л. М. Мова ділових паперів [Текст] : підручник /
   Г. М. Кацавець, Л. М. Паламар. – 2-е вид., К. : Алерта, 2005. – 328 с.

5. Мамрак А. В. Українське документування : мова та стиль [Текст] : навч. посіб. / А. В. Мамрак. – 3-е вид. – К. : Центр навч. літ., 2004. – 364 с.

6. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні : модульний курс [Текст] : навч. посіб. / В. І. Мозговий. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 592 с.

Додаткова

7. Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. Українська мова у професійному спілкуванні [Текст] : навч. посіб. / М. В. Гуць, І. Г. Олійник, І. П. Ющук. – К. : BeeZone, 2004. – 336 с.

8. Мацюк З. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів / З. О. Мацюк, Н. І. Станкевич. –
   2-е вид. – К. : Каравела, 2008. – 352 с.

9. Культура фахового мовлення [Текст] : навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці : Книги – XXI, 2005. – 572 с.

10. Михайлик В. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. / В. О. Михайлик. – К. : Професіонал, 2005. – 496 с.

11. Українська мова. Енциклопедія [Текст] / ред. В. М. Русанівський [та ін.] ; НАН України, Інститут мовознавства ім. О. О. Потебні, Інститут української мови – К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2000. – 752 с.

1. Класифікація документів. Національний стандарт України

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження наукових дисциплін, тому поняття «документ» – багатозначне й залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові поняття «документ» уживається в таких значеннях:

• діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

• письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

• письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історично важливе;

• форматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або вручну.

Автори «Універсального довідника-практикума з ділових паперів» тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Визначення «службовий документ» розмежовує дві сфери суспільної практики: адміністративно-управлінську (використовують службові документи) і науково-технічну (функціонує технічна чи наукова документація).

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру й властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи й засоби автоматизованого оброблення, їх зберігання, пошуку й використання, називається документалістикою.

З поняттям документа нерозривно пов’язані поняття архіву та бібліотеки.

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчено літописами. Місцем збереження державно-правових документів були церкви та монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні з’явилися в ХІ ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри (Святослав ІІ Ярославич, Володимир Волинський, Микола Святоша Чернігівський), церковні братства (Ставропігійське братство у Львові), вище духівництво (Петро Могила, Лазар Баранович, Феофан Прокопович, Дмитро Туптало), а також українські старшини (Кирило Розумовський, Григорій Потьомкін, родини Кочубеїв і Милорадовичів).

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Скажімо, для історії княжої України (часи Київської держави
Х  – ХІІІ  ст. та Галицько-Волинської держави ХІІІ – ХІV ст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді:

• літописних кодексів: Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.);

• актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією);

• княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХVІ ст.);

• правових кодексів («Руська Правда»).

Для литовсько-польської доби (ХІV – ХVІІ ст.) характерні:

• грамоти великих князів литовських і королів польських;

• акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій;

• документи приватні (маєткові та родові) тощо.

Поважне значення в цей період мають джерела іноземного походження:

• документи міжнародно-правового характеру;

• хроніки;

• літописи московські, польські, турецько-татарські;

• спогади західноєвропейських мандрівників;

• листи;

• щоденники; описи («Щоденник» Е.  Лясоти, «Опис України»
  Г.  ле Вас сера  де  Боплана).

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів ХVІІ – ХVІІІ ст. Основними джерелами цієї доби є:

• міжнародні договори (зокрема, гетьманські статті ХVІІ – ХVІІІ ст.);

• конституції (Бендерська конституція 05.04.1710);

• універсали й листи гетьманів;

• акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної артилерії, акти полкової адміністрації й судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

Залежність України від московської царської, а згодом російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які діяли на території України («Малороссийская коллегия», «Канцелярия министерского правления Малороссийских дел»). Після скасування української автономії у другій половині ХVІІІ  ст. з’являються документи російських установ, які керували колись Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства тощо). Серед документів слід виокремити «Права, за якими судиться малоросійський народ» (1743 р.), а також «Полное собрание законов Российской империи».

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і родових архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з ХVІІ  ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб’янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універсали, листи тощо), хоч деякі з них сфальсифіковано.

Різноманітний матеріал дають іноземні джерела – московські, польські, турецько-татарські, угорські, шведські, західноєвропейські документи; щоденники, спогади, листи.

Саме цієї доби поряд із рукописними джерелами з’являються друковані, які набувають особливого значення вже в наступний період.

У ХІХ  – ХХ  ст. кількість документального матеріалу, рукописного й друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес подальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Іноземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виокремити декілька груп документів цієї доби:

• щоденники, мемуари, листи українських діячів ХІХ – ХХ ст.
  (Т.  Шевченка, І.  Франка, М.  Драгоманова, В.  Антоновича та ін.);

• акти й документи установ Української держави 1917 – 1921 рр.;

• документальні матеріали політичної еміграції;

• документи установ УРСР;

• ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 р.).

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньо-економічна, банківська, юридична, дипломатична тощо). Найчисленнішою є система управлінських документів, класифікованих за певними ознаками.

Найважливіші компоненти управлінської діяльності – одержання, переробка, збереження й видача інформації, які здійснюються за допомогою уніфікованої системи документування. У зв’язку із цим актуальна задача документаційного забезпечення управління й обробки інформації – спрощення роботи з документами, прискорення їх оформлення. Вирішенню цього питання служать стандарти системи організаційно-розпорядчої документації: ГОСТ 6.38-72 («Основні положення»), ГОСТ 6.39-72 («Формуляр-зразок»), ГОСТ 6.38-90 («Уніфіковані системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»), а також методичні рекомендації, довідники, спеціальні акти та статті Цивільного кодексу України.

Для забезпечення швидкого пошуку документів та підвищення оперативності роботи з ними, документи класифікуються.

Класифікація документів – це розподіл текстів ОДС на групи, класи, типи на основі певних функціонально-мовних чи інших ознак.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до особи, структури, предмета або до напряму діяльності укладача чи адресата. Відповідно й згідно з унормова­ними вимогами документи класифікують (див. табл. 7).

Класифікація документів допомагає вирішенню найважливішого завдання організаційно-управлінської діяльності – спрощенню обробки документації шляхом її формалізації, прискоренню процесу її складання.

2. Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксують на бланку у процесі заповнення (див. табл. 8).

Відповідно до ДСТУ 4163 – 2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 – зображення нагород;

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 – назва організації вищого рівня;

07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації;

09 – довідкові дані про організацію;

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

13 – покликання та реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 – місце складання або видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль;

21 – текст документа ;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця й номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і скерування його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про находження документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію.

Зразок оформлення реквізитів документа в управлінській документації подано в Додатках.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити, як: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (12), підпис (23).

У документах, оформлених на двох і більше аркушах, після тексту проставляють такі реквізити: відмітку про наявність додатків (22), підпис (23), гриф погодження документа (24), візи документа (25), відбиток печатки (26), відмітка про засвідчення копії (27), прізвище виконавця та номер його телефону (28).

Такі реквізити, як відмітку про виконання документа й скерування його до справи (29), відмітку про наявність документа в електронній формі (30), відмітку про надходження документа до організації (31) оформляють на нижньому березі першої сторінки документа.

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

• сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

• прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, знання про розташування реквізитів документа дозволять фахівцеві оформити документ відповідно до чинних стандартів, сформують навички роботи з різними видами документів.

3. Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа мусить мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство мусять мати такі види бланків:

• загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), крім листа;

• бланк листа;

• бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

Бланки організаційно-розпорядчих документів згідно з ГОСТом 9. 327 виготовляють на білому папері високої якості за допомогою фарб, насичених кольором, форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Окрім цього, можна використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм) форматів. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве –35 мм; праве – не менше 8 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А 5). За бажанням організації та залежно від характеру її діяльності бланки можна обліковувати: порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.

До виготовлення бланків існують такі вимоги:

• повинні бути виконані бездоганно (бездоганний текст і поліграфія);

• чітко надруковано текст;

• текст має бути подано грамотно.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюція».

На бланках із поздовжнім штампом тих організацій, що представляють національні меншини, реквізити «назва організації вищого рівня», «назва установи – автора документа», «назва структурного підрозділу організації» та «довідкові дані про організацію» можна друкувати українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні.

Організаціям, що постійно листуються з іноземними кореспондентами, дозволено виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною, проте в межах України бланки, надруковані іноземною мовою, використовувати не бажано.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступна – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

• відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

• починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується; краще почати новий абзац на наступній сторінці;

• переносити слово на межі сторінок; слід перенести це слово на нову сторінку.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Отже, бланки є універсальною формою документа, в якій міститься постійна інформація. Правильне оформлення бланка та сторінки документа засвідчує високу культуру ділового спілкування.

4. Вимоги до тексту документа

Стиль і зміст тексту багато в чому визначається видом документа. У практиці сучасного діловодства сформувалися загальні вимоги, які висуваються до текстів більшості документів управління.

Одна з головних вимог до тексту – стислість викладу. Тексти листів, факсів, інших документів не повинні бути більш однієї сторінки. Виняток становлять контракти та угоди, обсяг яких не обмежується.

Формулювання службових документів мають бути точними, бездоганними в юридичному відношенні, такими, що не допускають подвійного тлумачення.

Тон службових документів повинен бути нейтральним, шанобливим і доброзичливим. У листах і факсах рекомендується уникати категоричних висловів і оцінок.

Тексти документів великого обсягу ділять на розділи, підрозділи, пункти й підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Абзаци всередині підпунктів не нумеруються.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв’язаного тексту або шляхом комбінації цих форм. Анкетні тексти найчастіше вживаються в документах з особового складу підприємства, у документах з маркетингу тощо. Таблиці використовують у планових звітах, фінансових та інших документах.

При складанні тексту мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

• видаватися повноважними органами або особами;

• не суперечити чинному законодавству;

• бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

• складатися за встановленою формою;

• бути бездоганно відредагованими та оформленими.

Готуючи текст документа, укладачеві слід дотримуватися не тільки вимог щодо змісту документа, але й правил його оформлення:

• правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

• текст викладати від ПІ особи: комісія ухвалила ... інститут прохає ...;

• від першої особи викладають заяви, автобіографію, доповідні й пояснювальні записки, накази, доручення;

• не вживати емоційно забарвлених слів;

• уживати стійкі сполучення типу: відповідно до ... , у зв’язку з ..., у порядку ...

• не варто використовувати вставні слова й словосполучення типу значить, розумієте, так би мовити;

• уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...

Нагадуємо Вам, що...

У порядку обміну досвідом...

Відповідно до Вашого прохання...

• дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

• уживати прямий порядок слів (підмет передує присудкові, означення – перед означуваними словами, додатки після керуючого слова, вставні слова – на початку речення);

• уживати інфінітивні конструкції: відкликати працівників...

• використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, напр., НАУ та ін., керуючись при цьому правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582-97;

• у розпорядчих документах слід уживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую …, пропоную...

• надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів шановний…, вельмишановний…, високоповажний…

Кожен службовець повинен дотримуватися норм та правил. Це допоможе краще сприймати складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв’язанню ділових проблем.

Лекція 9. Документація з кадрово-контрактних питань

План

1. Автобіографія. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист.

2. Заява. Види заяв. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка. Наказ щодо особового складу.

3. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода.

Література

Основна

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери [Текст] : навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К. : Атака, 2005. – 544 с.

2. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. аграр. вищ. навч. закладів та коледжів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр навч. літ., 2003. – 536 с.

3. Кацавець Г. М., Паламар Л. М. Мова ділових паперів [Текст] : підручник /
   Г. М. Кацавець, Л. М. Паламар. – 2-е вид., К. : Алерта, 2005. – 328 с.

4. Мамрак А. В. Українське документування : мова та стиль [Текст] : навч. посіб. / А. В. Мамрак. – 3-е вид. – К. : Центр навч. літ., 2004. – 364 с.

5. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні : модульний курс [Текст] : навч. посіб. / В. І. Мозговий. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 592 с.

6. Практикум з українського ділового мовлення [Текст] : [підручник] /
   Л. Г. Погиба, Н. Г. Шкуратяна, Т. О. Грибіниченко та ін. – К. : ФАДА; ЛТД, 2002. – 359 с.

Додаткова

7. Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. Українська мова у професійному спілкуванні [Текст] : навч. посіб. / М. В. Гуць, І. Г. Олійник, І. П. Ющук. – К. : BeeZone, 2004. – 336 с.

8. Мацюк З. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів / З. О. Мацюк, Н. І. Станкевич. –
   2-е вид. – К. : Каравела, 2008. – 352 с.

9. Культура фахового мовлення [Текст] : навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці : Книги – XXI, 2005. – 572 с.

10. Михайлик В. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. / В. О. Михайлик. – К. : Професіонал, 2005. – 496 с.

11. Українська мова. Енциклопедія [Текст] / ред. В. М. Русанівський [та ін.] ; НАН України, Інститут мовознавства ім. О. О. Потебні, Інститут української мови – К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2000. – 752 с.

1. Автобіографія. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист

З попередньої лекції ми дізналися, що такі документи, як автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист належать до документів щодо особового складу, або з кадрово-контрактних питань.

Автобіографія – це обов’язковий документ особової справи, у якому подається опис свого життя. Характеризується незначним рівнем стандартизації.

На відміну від інших документів, що складаються за певною схемою розташування реквізитів, автобіографія практично не має постійних елементів, які утворюють основу показників трафарету, якщо не вважати назви, прізвища, імені, по батькові, тексту, підпису, дати.

Але особливості змісту цього документа виробили певні риси стандартизації його структури, які можна сформулювати таким чином:

• хронологічна послідовність викладу;

• градаційне розташування відомостей про соціальний статус, ділову кваліфікацію й суспільну діяльність;

• повнота викладу й вірогідність біографічного матеріалу.

Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей (художня автобіографія) і автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Реквізити автобіографії-документа:

1. Назва документа (пишеться з великої букви без крапки посередині рядка).

2. Текст, у якому зазначається:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• дата народження;

  • місце народження (місто, село, район, область, країна);

  • відомості про навчання (у хронологічній послідовності подається повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

  • відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

  • відомості про громадську роботу;

  • відомості про склад сім’ї;

  • дата написання;

  • підпис автора.

Кожне нове повідомлення необхідно починати з абзацу (див. Зразок автобіографії).

Резюме – документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Найчастіше цей документ просять надіслати поштою чи факсом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі на заміщення вакантної посади у фірмі, на підприємстві, в установі.

Оформляється резюме друкованим способом, найчастіше на персональному комп’ютері.

Основна вимога до документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Подається з метою заміщення вакантної посади на фірмі, установі, організації. Суворих вимог щодо розміщення реквізитів не встановлено
(див. Зразок резюме).

Найпоширенішим є зразок, коли подається:

• назва документа;

• прізвище, ім’я, по батькові особи, яка складає резюме;

• мета складання резюме;

• досвід роботи;

• освіта;

• знання мов; контактний телефон.

Характеристика – це документ, у якому сформульовано громадську думку про особу як члена колективу і дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

У кожній характеристиці, написаній з різних приводів (вступ до вишу, висування на виборні посади тощо), можна виділити чотири частини, що логічно пов’язані між собою.

Перша – анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик праворуч.

Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін).

Третя – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, стосунки у трудовому колективі, згадка про урядові винагороди або заохочення.

Четверта – висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписується керівною особою й засвідчується круглою гербовою печаткою.

Цей документ складається в довільній формі.

Оформляється на стандартному аркуші у двох примірниках: перший видається особі, а другий підшивають до особової справи. Текст характеристики викладається від третьої особи (див. Зразок характеристики).

Реквізити характеристики:

1. Назва документа. Прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика, рік народження, освіта, громадянство.

2. Текст, де зазначено дані про трудову діяльність чи про навчання (спеціальність, тривалість роботи на конкретному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо).

3. Оцінка ділових якостей: ставлення до роботи (навчання), підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, авторитет у колективі.

4. Призначення характеристики.

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Рекомендаційний лист – документ, близький до характеристики, але не обов’язковий. Незважаючи на довільний виклад у ньому, слід зазначити термін роботи працівника в конкретній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об’єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред’яв­ника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

Цей лист може містити і позитивний, і негативний відгук про особу, організацію чи фірму. У першому випадку треба висловити готовність про відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи, ось чому рекомендаційний лист суттєво відрізняється від характеристики. Його дають особи, які мають відповідний рівень авторитету, тому висновок «рекомендую» або «не рекомендую» мають значно більший уплив на організацію чи фірму, яка одержує рекомендаційний лист (див. Зразки рекомендаційних листів).

Отже, перше враження у майбутнього роботодавця про конкретну особу складається на основі ознайомлення з такими документами, як автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист, які мають містити об’єктивну інформацію й бути бездоганно відредагованими.

2. Заява. Види заяв. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка. Наказ щодо особового складу

Якщо автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист слугують меті попереднього ознайомлення з особою, рівнем її професіоналізму, досвідом роботи, то заява, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка є підставою для зарахування особи на певну посаду. На основі цих документів керівником складається наказ щодо особового складу, який і засвідчує трудові й правові відносини між конкретною особою та організацією, фірмою, підприємством і т.д.

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію приватних чи юридичних осіб і адресується організації чи посадовій особі з метою реалізації своїх прав та інтересів.

Розрізняють заяви:

1) від організацій і установ;

2) особисті заяви.

Заяви від організацій і установ називаються службовими. Вони пишуться на бланках і підлягають спеціальному обліку в діловодстві.

Заяви, адресовані підприємствам, установам чи посадовим особам від громадян називаються особовими. Вони бувають таких підвидів:

• заява про встановлення режиму праці;

• заява про звільнення;

• заява про переведення на іншу роботу;

• заява про надання відпустки за свій рахунок;

• заява про надання чергової профспілкової відпустки;

• заява про надання відгулу;

• заява про зміну прізвища;

• заява про надання частково оплачуваної відпустки по догляду за дитиною тощо.

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання й не супроводжується додатком, і складними, якщо заява включає декілька питань або додаток, який становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Розрізняють внутрішні і зовнішні заяви. Відповідно до меж їхнього функціонування, у межах організації чи поза нею.

Текст заяви пишеться довільно й стосується різноманітних сфер виробничої, правової й побутової діяльності людини.

У тексті переважає вживання дієслів теперішнього часу, проте не виключається вживання дієслів минулого і майбутнього.

Прийменник «від» у реквізиті «адресат», як правило, не вживається. Виняток становлять випадки співзвучності прізвищ (див. Зразки заяв).

Позначення прізвища й посади адресата має форму Р.в.

У складній заяві допускаються три варіанти початку додатка:

• до заяви додаю ....

• до заяви додаються такі документи ......

• додаток .....

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Реквізити заяви:

• адресат;

• адресант;

• назва документа;

• текст;

• додаток;

• підпис;

• дата.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості. Заповнюється під час зарахуван­ня на посаду, навчання чи для участі в певному конкурсі тощо.

Реквізити особового листа з обліку кадрів:

• назва документа;

• прізвище, ім’я, по батькові;

• дата;

• місце народження;

• фото особи, яка заповнює особовий листок (праворуч уверху);

• відомості про вчене звання, науковий ступінь;

• вказівка про те, якими мовами володіє особа, котра заповнює особовий листок;

• трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

• державні нагороди;

• наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

• відомості про родину;

• паспортні дані;

• домашня адреса, телефон;

• дата;

• особистий підпис.

Трудова книжка – це основний документ, що фіксує трудову діяльність робітників, службовців. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Точність її заповнення – основна вимога для даного документа. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається цей документ у відділі кадрів установи, де працює його власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов, розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Тому наказ має як розпорядче, так і виконавче значення.

Посада першого керівника установи зазначається ліворуч, його підпис, ініціали та підпис праворуч.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, організації.

Усі накази поділяються на дві групи:

• накази щодо особового складу;

• накази із загальних питань.

Накази щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо (див. Зразок наказу).

Реквізити наказу:

• назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

• назва виду документа;

• назва місця видання наказу;

• номер;

• дата підписання;

• короткий зміст наказу (заголовок);

• текст наказу;

• підстава для складання;

• підпис керівника підприємства (установи).

Вимоги до тексту наказу:

• текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: «Провести…», «Зарахувати…», «Відновити…», «Призначити…», «Оголосити подяку…»;

• якщо в одному пункті наказу слід перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку;

• у наказах переведення та звільнення потрібно вказати вид звільнення; вид іншої роботи й посаду, на яку переводиться особа; мотивування та дату (звільнення, переведення);

• у наказах про надання відпустки, слід указати: яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо), на яку кількість робочих днів, термін (з якого і по яке число, місяць), за який період надано відпустку;

• у наказі про прийняття на роботу слід указувати: на яку посаду призначено; з якого числа, місяця, року; до якого структурного підрозділу установи (організації); на вид прийняття на роботу (за сумісництвом, на постійну, тимчасову); на умови прийняття (зі скороченим робочим днем).

Таким чином, такі документи, як трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів засвідчують місце навчання особи й здобуття нею певної кваліфікації, містять відомості про досвід роботи, що, безперечно, дозволяє майбутньому працедавцю зробити попередні висновки про фаховість працівника й ухвалити рішення про те, чи варто його брати на роботу. У разі позитивної відповіді на останнє питання особа пише заяву із проханням зарахувати її на певну посаду, а керівник, у свою чергу, видає відповідний наказ. Трудові й правові відносини працівника й керівника з інших питань регулюються також за допомогою наказу.

3. Трудовий договір. Контракт. Трудова угода

Окрім уже названих документів у попередньому питанні, правові відносини між керівником та робітником регулюють такі види документів, як трудовий договір, контракт, трудова угода, на яких і зупинимо нашу увагу.

Договір – це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Договір може бути укладено між фізичними особами, працівниками, організаціями, установами, фірмами. Тому розрізняють договори службові й офіційно-особові.

Реквізити договору:

• назва виду документа;

• заголовок;

• місце укладання;

• дата;

• повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім’я, по батькові), повноважень, на підставі яких вони діють;

• текст;

• відомості сторін: юридичні адреси установ або паспортні дані осіб;

• підписи сторін;

• печатка однієї або всіх установ, що укладають договір.

Договір уважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.

Розрізняють такі типи договорів:

1. Договори з господарської діяльності:

• договір підряду;

• договір про матеріальну відповідальність;

• договір постачання;

• установчий договір.

Трудові договори:

• трудова угода;

• трудовий контракт.

Договір має відображати інтереси сторін. Цей документ складають на основі чинного законодавства. Спочатку готується проект договору (найчастіше це робить сторона-ініціатор, консультуючись із юристом). Оформлений за всіма правилами документ підписують сторони, що його уклали.

Договір може укладатися як на підприємстві, в організації, установі (внутрішні договори), так і поза їх межами (зовнішні договори).

Договори належать до кола термінових документів: термін виконання договору, завірений сторонами, – найважливіша умова його укладання.

Договір підряду – підприємець-підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.

Договір постачання – організація-постачальник бере на себе зобов’язання в певні терміни передати організації, що купує товар, у власність певну продукцію. Організація-покупець зобов’язується оплатити продукцію за встановленими цінами.

Договір про спільну діяльність – укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств.

Сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові, грошова участь.

Трудовий договір – це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником організації, установи або ж уповноваженим ним органом. За цією згодою працівник зобов’язується виконувати визначену цим документом роботу, а керівник (власник) організації (підприємства) або вповноважений ним орган зобов’язується виплатити працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Як ми вже зазначали, трудові договори існують двох видів – трудові угоди та трудові контракти.

Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, що виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити трудової угоди:

• назва виду документа;

• заголовок;

• місце складання;

• дата;

• текст із переліком уповноважень і зобов’язань сторін;

• юридичні адреси сторін;

• підписи;

• печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації замовника.

Трудовий контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між організацією (підприємством, установою) й працівником про умови спільної виробничої чи творчої діяльності.

Форми контрактів можуть бути різні. При їх складанні зазначаються такі реквізити:

• назва виду документа із вказівкою (на виконання обов’язків на управління підприємством);

• дата;

• місце підписання;

• орган, що наймає працівника;

• посада, прізвище, ім’я , по батькові, того, кого наймають;

• текст;

• підписи укладачів контракту;

• печатка.

Контрактна форма найму, організації й оплати праці розповсюджується на такі категорії працівників:

• на постійно працюючих;

• на працюючих тимчасово;

• на працівників, для яких це основне місце роботи;

• на тих, хто працює за сумісництвом.

Трудовий контракт, згідно з чинним законодавством може укладатися на невизначений строк (не більше 5 років), на час виконання визначеної роботи. У трудовому контракті вказується розмір посадового окладу працівників, різні надбавки й доплати стимулюючого та компенсуючого характеру: за високу кваліфікацію, за професійну майстерність, за особистий трудовий внесок та ін.

Усі умови контракту мають бути погоджені обома сторонами. Контракт укладають у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Кожен примірник має зберігатися в однієї зі сторін контракту. Контракти повинні зберігатися 75 років, якщо не має наказів по особовому складу, і 5 років після звільнення працівника, якщо є такий наказ.

Цей документ набуває чинності з моменту його підписання (інколи у контракті може вказуватися ця дата – її погоджують роботодавець і працівник).

Таким чином, щоб уникнути непорозумінь між роботодавцем та робітником, слід чітко сформулювати й прописати права та обов’язки сторін у договорах з господарської діяльності та трудових договорах. Дотримання сторонами визначених у цих документах умов убезпечить від неправових дій.

Лекція 10. Довідково-інформаційні документи

План

1. Прес-реліз. Повідомлення про захід

2. Звіт. Службова записка. Рапорт

3. Довідка. Протокол, витяг з протоколу

Література

Основна

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери [Текст] : навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик,
   О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К. : Атака, 2005. – 544 с.

2. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. аграр. вищ. навч. закладів та коледжів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр навч. літ., 2003. – 536 с.

3. Кацавець Г. М., Паламар Л. М. Мова ділових паперів [Текст] : підручник / Г. М. Кацавець, Л. М. Паламар. – 2-е вид., К. : Алерта, 2005. – 328 с.

4. Мамрак А. В. Українське документування : мова та стиль [Текст] : навч. посіб. / А. В. Мамрак. – 3-е вид. – К. : Центр навч. літ., 2004. – 364 с.

5. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні : модульний курс [Текст] : навч. посіб. / В. І. Мозговий. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 592 с.

6. Практикум з українського ділового мовлення [Текст] : [підручник] /
   Л. Г. Погиба, Н. Г. Шкуратяна, Т. О. Грибіниченко та ін. – К. : ФАДА; ЛТД, 2002. – 359 с.

Додаткова

7. Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. Українська мова у професійному спілкуванні [Текст] : навч. посіб. / М. В. Гуць, І. Г. Олійник, І. П. Ющук. – К. : BeeZone, 2004. – 336 с.

8. Мацюк З. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів / З.О. Мацюк, Н. І. Станкевич. –
   2-е вид. – К. : Каравела, 2008. – 352 с.

9. Культура фахового мовлення [Текст] : навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці : Книги – XXI, 2005. – 572 с.

10. Михайлик В. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. / В. О. Михайлик. – К. : Професіонал, 2005. – 496 с.

11. Українська мова. Енциклопедія [Текст] / ред. В. М. Русанівський [та ін.] ; НАН України, Інститут мовознавства ім. О. О. Потебні, Інститут української мови – К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2000. – 752 с.

1. Прес-реліз. Повідомлення про захід

Розгляд довідково-інформаційних документів, які є основним джерелом різноманітної інформації, розпочнемо з прес-релізу та повідомлення про захід.

Перс-реліз – це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію чи захід до засобів масової інформації. Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події
прес-релізи поділяються на види (див. табл. 9).

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва й логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для одержання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

• зміст події (що?);

• організаторів (хто?);

• місце події (де?);

• час (коли?);

• причини й значення події (чому й навіщо?).

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події і її подальшого висвітлення
(див. Зразок прес-релізу).

Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог:

• обсяг – 1 – 2 сторінки;

• простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального);

• перевага надається дієсловам активного стану;

• уникати жаргону;

• не використовувати скорочень;

• не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами.

Повідомлення про захід подібне до оголошення тим, що це офіційне повідомлення про щось важливе. Як правило, повідомлення про захід – це попереднє, зроблене заздалегідь оголошення про майбутні передбачувані гастролі, спектаклі, концерти, художні виставки тощо. Усне повідомлення про захід найчастіше роблять по радіо, письмові – у газетах, на мальовничо оформлених афішах (див. Зразок повідомлення про захід).

Таким чином, задля того, щоб ознайомити громадськість про певний захід чи подію, слід уміти складати такі документи, як прес-реліз та повідомлення про захід.

2. Звіт. Службова записка. Рапорт

У фаховій діяльності службовцю доводиться складати такі документи, як звіт про виконану роботу, писати доповідну й пояснювальну записку, яким і дамо характеристику.

Звіт – документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми
(див. Зразок звіту).

Реквізити звіту:

1. Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який повинен містити такі дані:

• «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу…», «про педагогічну (виробничу) практику…» тощо;

• термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р. тощо);

• статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

• прізвище та ініціали укладача.

Текст, який має такі частини:

• вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

• основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

• висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

3. Додаток (якщо є):

• службова (доповідна, пояснювальна) записка;

• довідкові матеріали;

• квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

4. Підпис автора документа.

5. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

6. Дата укладання.

7. Печатка (для зовнішніх).

До поняття «службові записки» входять два різновиди документів – доповідні та пояснювальні записки. Деякі дослідники ототожнюють названі документи, оскільки службові записки мало чим відрізняються від доповідних та пояснювальних записок. Детально зупинимося на останніх двох поняттях.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

• за походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована конкретна організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника;

• за призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань, називають пропозицією (див. Зразки доповідних записок).

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновок (перелік пропозицій).

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх)

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у Д. в.).

3. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка подає записку (у Р. в.).

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про…»).

6. Текст – може поділятися на такі частини:

• загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

• описову – аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

• висновок – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) – ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) – цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам (див. Зразки пояснювальних записок).

Пояснювальна записка може бути:

• службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

• документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Рапорт (фр. rapport – приносити, повідомляти) – усне або письмове повідомлення про щось важливе керівництву, вищій інстанції, звіт про виконання взятих на себе зобов’язань.

За часів Гетьманщини, у ХVІІ ст., на Лівобережній Україні слово «рапорт» (лепорт) могло означати «чолобитну» (прохання) та «супліку» (скаргу). Рапорти мали доповідний характер, у них були відсутні елементи прохання. Така форма повідомлень часто застосовується у військових колективах (замість заяв) і містить переважно прохання про дозвіл на від’їзд, відсутність на заняттях, роботі, у місті, на місці дислокації військової частини, у навчальному закладі із вказівкою на причину, точним визначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування (див. Зразок рапорту).

Реквізити рапорту:

• повне найменування адресата в Д в. одн., у стовпчик, на 1/2 частини листа зверху праворуч;

• назва документа – посередині рядка, з великої літери, без крапки після назви;

• з абзацу – зміст документа;

• дата – ліворуч; у цьому ж рядку, праворуч, – підпис, поряд – повна розшифровка адресанта (прізвище, військове звання).

Отже, кожен фахівець, виконуючи посадові обов’язки, має оволодіти навичками складання звітної документації, вносити пропозиції чи пояснювати власні дії за допомогою службових записок.

3. Довідка. Протокол, витяг із протоколу

Урегулюванню взаємодії між керівником та окремою особою, взаємин у колективі, зокрема щодо прийняття спільних рішень, слугують такі документи, як довідка, протокол, витяг із протоколу.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних та юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставини діяльності закладів, установ, підприємств.

За змістом довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові – об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи підприємства.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організацій чи підприємства, до яких вносять індивідуальний зміст і реквізити.

Довідки мають як внутрішній, так і зовнішній обіг.

Внутрішні укладаються для подання керівництву організацій або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації й підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печатками.

За ступенем гласності довідки бувають звичайними, секретними і для службового користування (див. Зразок довідки).

Реквізити довідки:

• найменування міністерства чи відомства;

• найменування підприємства, установи;

• адресат;

• індекс підприємства зв’язку, поштова адреса;

• назва документа;

• дата й номер довідки;

• текст;

• підпис службових осіб;

• печатка.

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін.

У протоколах відтворюють усі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті у результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісії.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів (див. Зразок протоколу).

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на 3 групи:

• стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «Слухали») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «Ухвалили»);

• повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;

• стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Текст протоколу складається з 2 частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх.

Якщо кількість присутніх на засіданні значна, їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

• слухали;

• виступили;

• ухвалили.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер.

2. Дата проведення заходу, засідання (ліворуч).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, нарада тощо).

5. Назва установи, організації чи структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за такими принципами:

• посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених;

• якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15  осіб, то вказують прізвища та ініціали усіх учасників (за абеткою);

• якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист.

9. Відсутніх і причини зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутні більше 100  осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н .в., зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

13. Посади керівників засідання або наради (ліворуч), підписи та їх розшифрування (праворуч).

Іноді виникає потреба у складанні не протоколу, а витягу із протоколу.

Витяг із протоколу – один з найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання. Його складають та надсилають (або передають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу).

У протоколі, з якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ (див. Зразок витягу із протоколу).

Реквізити витягу із протоколу:

• назва документа;

• номер протоколу, з якого робиться витяг;

• назва організації, установи, яка проводила нараду, засідання;

  • дата проведення зборів (засідання);

  • номер питання, що розглядали, та його суть (як його сформульовано у протоколі);

  • текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

  • посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису);

  • посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

  • дата укладання витягу.

Отже, довідково-інформаційні документи у професійній діяльності фахівця відіграють важливе значення, адже кожен спеціаліст є не лише окремою штатною чи позаштатною одиницею, а й членом певного колективу, бере участь у спільному прийнятті рішень.

Лекція 11. Етикет службового листування

План

1. Класифікація листів

2. Реквізити листа та їх оформлювання

3. Різні типи листів

Література

Основна

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери [Текст] : навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К. : Атака, 2005. – 544 с.

2. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. аграр. вищ. навч. закладів та коледжів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр навч. літ., 2003. – 536 с.

3. Кацавець Г. М., Паламар Л. М. Мова ділових паперів [Текст] : підручник /
   Г. М. Кацавець, Л. М. Паламар. – 2-е вид., К. : Алерта, 2005. – 328 с.

4. Мамрак А. В. Українське документування : мова та стиль [Текст] : навч. посіб. / А. В. Мамрак. – 3-е вид. – К. : Центр навч. літ., 2004. – 364 с.

5. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні : модульний курс [Текст] : навч. посіб. / В. І. Мозговий. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 592 с.

6. Практикум з українського ділового мовлення [Текст] : [підручник] /
   Л. Г. Погиба, Н. Г. Шкуратяна, Т. О. Грибіниченко та ін. – К. : ФАДА; ЛТД, 2002. – 359 с.

Додаткова

7. Гуць М. В., Олійник І. Г., Ющук І. П. Українська мова у професійному спілкуванні [Текст] : навч. посіб. / М. В. Гуць, І. Г. Олійник, І. П. Ющук. –
   К. : BeeZone, 2004. – 336 с.

8. Мацюк З. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів / З.О. Мацюк, Н. І. Станкевич. –
   2-е вид. – К. : Каравела, 2008. – 352 с.

9. Культура фахового мовлення [Текст] : навч. посіб. / за ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці : Книги – XXI, 2005. – 572 с.

10. Михайлик В. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. / В. О. Михайлик. – К. : Професіонал, 2005. – 496 с.

11. Українська мова. Енциклопедія [Текст] / ред. В. М. Русанівський [та ін.] ; НАН України, Інститут мовознавства ім. О. О. Потебні, Інститут української мови – К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2000. – 752 с.

1. Класифікація листів

Листи набувають особливого значення сьогодні, оскільки складаються вони для коригування, стимулювання дій кореспондентів (офіційні листи), слугують меті реалізації мовної особистості адресата/адресанта (приватні листи).

Лист – це найпоширеніший вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Листування може бути:

• офіційне, службове;

• неофіційне, приватне.

Офіційне, службове листування – це основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, установами, фірмами.

Неофіційне, приватне листування ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер. Листування осіб з установами й організаціями – один із різновидів приватного листування ділового характеру з більш чи менш вираженим відтінком офіційності (приватно-ділове листування).

Окрім того, існує два види офіційної кореспонденції:

• офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

• ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист – це один з різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази мають містити наведення фактів, цифрових даних і логічних висновків, які й повинні переконати адресата у правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

• листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги;

• листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний – завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

За змістом і обсягом листи поділяються на прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні). До багатоаспектних листів відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування. За тематичною ознакою листи поділяють на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандиські тощо.

За структурними ознаками розрізняють листи стандартні і нестандартні.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання, це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести й спонукати до потрібної дії адресата (одержувача).

Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист уже ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова й тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування й уже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення й звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора – надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента і т. ін. Кореспонденція – ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Можна виокремити загальні правила ділового листування:

• службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу з його лицьового боку;

• у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша слід поставити «далі буде»;

• кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;

• службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу;

• вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки в 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається;

• у тесті не допускається виправлень, підчищень;

• конверти мають бути відповідного розміру;

• лист складається тестом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати;

• діловий лист прийнято писати на бланках фірми (організації), де є вже реквізити фірми-відправника (закладу);

• якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить.

Службовий лист – найпоширеніший вид документації в системі управління, який належить до інформаційних документів. Правильне оформлення ділової та дипломатичної кореспонденції – запорука успішного спілкування, підтримання дружніх партнерських взаємин.

2. Реквізити листа та їх оформлювання

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити листа:

• назва міністерства (для державних структур);

• назва й адреса адресата (ліворуч або посередині);

• номер і дата листа;

• назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище й ініціали (праворуч);

• заголовок листа («про…»);

• текст (зміст);

• перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

• посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч);

• підпис, ініціали та прізвище адресата (праворуч);

• печатка (якщо необхідно);

• віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети спілкування через листування:

• будьте лаконічні; намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою;

• пишіть коротко й просто, але лаконічність не повинна бути самоціллю й стати на заваді вишуканості та емоційності мови;

• слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу; основну увагу приділяйте найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом;

• уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами; суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

• будьте ввічливі; стежте за стилем вашої кореспонденції; уникайте категоричності; не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

1. Починати лист потрібно із звертання. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/а (ім’я та по батькові)...! Шановний/а пане(пані)...! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім’я, по батькові)! Високошановний пане...! та ін.

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію: Вельмишановний професоре! Шановний учителю! Високоповажний пане ректоре! та ін. Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата й порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже в першому ж реченні буде доречним висловити вдячність: Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Вдячні Вам за запрошення... Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні та ін.

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є такі типові вислови: Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Будь ласка, повідомте нам про... Насамперед просимо повідомити... та ін.

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Вибачте, нам вельми незручно, що... та ін.

У листах-нагадуваннях треба ввічливо й тактовно вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочинати так: Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)... Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про... Дозвольте нагадати Вам... та ін.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо: На жаль, не можемо прийняти Вашої пропозиції... Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Ваше прохання з деяких причин... Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...та ін.

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. Ними може бути висловлено:

• подяку: ще раз дякуємо Вам, дякую за допомогу...;

• сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною, маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами;

• запевнення: запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку, ми будемо раді співпрацювати з Вами;

• прохання: просимо Вас якомога швидше підтвердити свою згоду, просимо Вас терміново повідомити;

• вибачення: просимо вибачення за прикру помилку...

4. Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки ви знайомі з адресатом. Коректними є такі: Щиро Ваш... З найкращими побажаннями... Бажаємо успіхів… Із повагою… Залишаємося з повагою… Із вдячністю й повагою…і т. ін.

5. Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам’ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питань уже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Отже, написання листа вимагає від мовця не тільки бездоганної грамотності, але й обов’язкового дотримування правил написання листа, збереження всіх його структурних частин. Лист має бути за формою і змістом конкурентно спроможним.

3. Різні типи листів

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата (див. Зразки листів-прохань).

Листи - відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно бути обов’язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі (див. Зразок листа-відповіді).

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості їх виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Супровідний лист – документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні (див. Зразок супровідного листа).

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо. У цьому листі треба обов’язково вказати, хто кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Велике значення при цьому мають технічні засоби вироблення запрошень (див. Зразок листа-запрошення).

Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов’язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта (див. Зразок гарантійного листа).

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів. Нагадування висловлюється в доброзичливій формі, без звинувачень, оскільки причина невиконання певних зобов’язань може бути об’єктивною (див. Зразок листа-нагадування).

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій (див. Зразок
листа-підтвердження). Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій і т. ін.).

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:

• недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо;

• обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Рекламаційний лист відрізняється від листа-претензії тим, що він може надсилатися без попереднього листа-нагадування, бо мова йде про безпричинне порушення зобов’язань (див. Зразок рекламаційного листа).

Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.

Контрольний лист – це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Лист-вітання – це зовсім не обов’язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят.

Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає врахування рівня стосунків, становища, віку і статі адресата (див. Зразок листа-вітання).

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Знання видів листів та правил їх оформлення допоможе фахівцеві правильно укласти відповідний службовий лист, здійснити опосередковане спілкування з адресатом. У цій нелегкій справі потрібен досвід і майстерність.

РОЗДІЛ 3. НАУКОВА КОМУНІКАЦІЯ
ЯК СКЛАДОВА ФАХОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Лекція 12. Українська термінологія у професійному спілкуванні

План

1. Історія і сучасні проблеми української термінології. Теоретичні засади термінознавства та лексикографії

2. Термін та його ознаки. Загальнонаукова, міжгалузева й вузькоспеціальна термінологія. Термінологія обраного фаху. Термінологія як система

3. Способи творення термінів

4. Нормування, кодифікація і стандартизація термінів. Українські електронні термінологічні словники

Література

Основна

1. Ботвина Н. В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови [Текст] : навч. посіб. / Н. В. Ботвина. – К. : Артек, 1999. – 264 с.

2. Васенко Л. А., Дубічинський В. В., Кримець О. М. Фахова українська мова [Текст] : навч. посіб. / Л. А. Васенко, В. В. Дубічинський, О. М. Кримець. – К. : Центр учб. літ., 2008. – 272 с.

3. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст] : навч. посіб. для студ. аграр. вищ. навч. закладів та коледжів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр навч. літ., 2003. – 536 с.

4. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні : модульний курс [Текст] : навч. посіб. / В. І. Мозговий. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 592 с.

5. Онуфрієнко Г. С. Науковий стиль української мови [Текст] : навч. посіб. для студ. ВНЗ / Г. С. Онуфрієнко. – К. : Центр навч. літ., 2006. – 311 с.

Додаткова

6. Мацюк З. О. Українська мова професійного спрямування [Текст] : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закладів / З. О. Мацюк, Н. І. Станкевич. –
   2-е вид. – К. : Каравела, 2008. – 352 с.

7. Українська мова. Енциклопедія [Текст] / ред. В. М. Русанівський [та ін.] ; НАН України, Інститут мовознавства ім. О. О. Потебні, Інститут української мови – К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2000. – 752 с.

1. Історія і сучасні проблеми української термінології. Теоретичні засади термінознавства та лексикографії

Українська термінологія вже упродовж двох століть привертає до себе увагу багатьох учених, фахівців, ентузіастів національного відродження, адже українська мова є рівноправною серед інших мов і цілком придатною для створення наукового стилю. Інша справа, що через історичні обставини та політичні спекуляції вона не завжди мала право вільно й беззастережно виконувати свої прямі функції, обслуговуючи різні сфери людського життя.

Особливістю нашого часу, який межує не лише зі століттями, а й тисячоліттями, є те, що нарешті після багатьох років поневірянь та утисків українська мова знову посіла гідне місце в усіх сферах життєдіяльності, зокрема в науковій галузі. Як писав колись І. Огієнко, «українська мова здатна бути мовою науки, як і всі інші мови…».

Звернемося до історії і сучасних проблем української термінології. Детальне дослідження історії формування української термінології дозволяє виокремити певні періоди.

Першим періодом є формування зародків термінології (з давнини до кінця ХVІІ ст.). Витоки термінології на базі власномовного матеріалу сягають тих часів, коли в межах побутово-повсякденного мислення формуються стихійні зародки наукового спостереження та експерименту.

Першим шаром примітивних термінів були назви об’єктів рослинного й тваринного походження. З виникненням ремесел розширюється набір назв засобів і продуктів матеріального виробництва.

Другим шаром первісної термінології була суспільно-політична й правнича. Така термінологія засвідчена в «Руській Правді» (ХІ – ХІІ ст.).

Значний шар військової термінології знаходимо в козацьких літописах. В осередках Київської писемної школи ХІ – ХІІ ст. – Софійському соборі, Печерському та Видубицькому монастирях, братських школах при них і Києво-Могилянській академії – закладалися підвалини термінотворення.

Цей перший період можна кваліфікувати як донауковий, у ньому лише започатковується українська термінологія.

Другий період, що триває упродовж ХVІІІ ст., характеризується виникненням початків нового опрацювання термінології, напр., у творчості архієпископа Г. Кониського. Саме він створив основу філософської концепції українського термінознавства й виокремив його ознаки. Визрівання поглядів Г. Кониського пов’язано з європейською та Віденською школами. Чимало в галузі філософської термінології зробив Г. Сковорода.

Третім є період з початку ХІХ ст. до 1919 р. Вступають у дію молоді українські сили. У 1872 р. виникає об’єднання українських науковців, працювала етнографічна експедиція П. Чубинського, були видані
В. Антоновичем і М. Драгомановим «Исторические песни малорусского народа». Формується об’єднання «Київська громада», що видає, усупереч Валуєвському циркуляру, популярні книжки для народу.

У роки послаблення цензури (1874 – 1875 рр.) вийшло 23 % українських книжок від загальної кількості видань. Самодержавство завдало українській культурі нового удару, коли 1876 р. вийшов Емський указ царя, у якому заборонялися видання українською мовою, не дозволялося пересилати із-за кордону україномовну друковану продукцію, були заборонені вистави українською мовою, українські тексти під нотами, заперечувався український правопис. Було закрито центр української наукової роботи –
«Південно-Західний відділ Географічного товариства» в Києві. Його діячі – П.  Чубинський, П.  Житецький та ін. – вислані за межі України, а деякі, напр., М.  Драгоманов, Ф.  Вовк, емігрували за кордон, бо не бачили перспектив для легальної роботи в Україні. Українська граматика зустріла присуд цензора: «Наивно было бы надеяться на дозволение печатать грамматику того языка, который не должен существовать».

Формально Емський указ було скасовано лише в 1905  р. Сім академіків Імператорської Академії наук на чолі з О . Шахматовим дійшли висновку, що «малоруська людність повинна мати також право, як і великоруська, говорити публічно й друкувати своєю рідною мовою». Таке рішення Академії було обумовлено, крім іншого, і тим, що в Галичині відбувся «неприродний зріст малоруської літератури, яка значною мірою була ворожою Росії».

Певну діяльність у галузі термінознавства вели культурно-просвітницькі організації – громади, що існували у 60 – 90-х рр.  ХІХ  ст.  у Києві, Харкові, Одесі, Полтаві та в ін. містах. Вони видавали літературу українською мовою, запроваджували недільні школи, гуртки з вивчення історії й літератури, збирали український фольклор, етнографічні матеріали. Після 1876  р. громади були розігнані, а їх учасники заслані.

Організатор Київської «Старої громади» приват-доцент університету М. Драгоманов змушений був виїхати до Женеви, де упродовж 1889 –
1893 рр. видавав українські збірники під назвою «Громада». У цих збірниках, де публікувалися статті на історичну, літературознавчу, публіцистичну, наукову тематику за участі членів забороненої Київської «Громади»
С.  Подолинського, М.  Павлика, належна увага приділялася термінологічним розвідкам.

У 1861 – 1862 рр. видавався в Петербурзі щомісячний журнал «Основа», єдине періодичне видання в Росії, що обстоювало право на розвиток української національної культури. У цьому журналі, крім публікацій творів Т.  Шевченка, Л.  Глібова, С.  Руданського та ін., друкувались і праці термінологічної тематики. Такою була, напр., стаття М.  Левченка «Заметки о русинской терминологии». Автор її, обстоюючи створення україномовної термінології, проаналізував переклад 128 іншомовних термінів і запропонував до них відповідники із живої народної мови. Напр.: алкоголь – винець, полюс – бігун, фабрика – виробня, граматика – мовниця, математика – численниця, квадрат – двукрат, куб – трикрат, астрономія – зірниця, орбіта – обіжниця.

За основу перекладу автор брав первинне значення терміна у мові-донаторі, напр.: орфографія (від грец. правопис) – писовня, тобто автор дбав про те, щоб наблизити термінологію до розуміння широкими колами читачів, у тому числі й неосвічених. Це, звичайно, позитивна сторона намагань автора. Але при цьому українська наукова мова втрачала зв’язок з науковими мовами інших розвинених культур – німецькою, французькою, англійською, тобто прирікалася на автаркію – замкненість, окремішність розвитку. А це може зашкодити входженню україномовних дослідників у культурний простір інших країн.

Другий недолік пропонованих авторам відповідників-термінів полягає в недостатньому врахуванні їхніх мовних властивостей. Напр., зірниця, що, на думку М.  Левченка, є відповідником до терміна астрономія, є невдалим через його омонімічність до загальновживаного слова, що має три значення: 1. Ранішня чи вечірня зірка (поет.). 2. Зоря (Уже зірниця на небі ясно зайнялась – Т.  Шевченко). 3. Відсвіт блискавки (Спалахнула далека зірниця – Леся Українка).

У 1862 р. у журналі «Основа» опубліковано статтю П. Єфименка «По поводу заметки г. Левченка о русинской терминологии», який підтримав і подав власні українські відповідники до іншомовних термінів. Серед них: автограф – самопис, аксіома – самоправда, аналогія – подобенство (тут вжито калькування грецьких слів), алея (фр. аller – іти) – хідник. У цей період друкуються термінологічні словники.

У 1902 р. В.  Василенко в Харкові видає словник «Опыт толкового словаря народной технической терминологии по Полтавской губернии». У цей словник уміщено назви виробів з дерева, обробки волосся, шкіри, ткацтва, гончарства, рибальства, сільськогосподарського виробництва. Терміни в цьому словнику тлумачаться російською мовою. Цьому ж авторові належить стаття «К вопросу о толковом словаре народной терминологии» (1902 р.), у якій він намагався сформулювати принципи відбору термінів і тлумачення їх.

Такими були спроби східноукраїнської громадськості, науковців у закладанні основ наукового термінознавства.

З 1892 р. у Львові починає діяти НТШ (Наукове товариство
ім.  Т.  Шевченка). Цей осередок українського культурництва збирає значні інтелектуальні та мистецькі сили. У НТШ співпрацювали І.  Франко, М. Грушевський, І.  Горбачевський, Є.  Озаркевич, В.  Левицький та ін. Значна роль у виробленні української термінології належить І.  Франкові. Зокрема, значним є його внесок у розробку теоретичних засад. Він дбав про школу політичного мислення, про точне визначення поняття, про емоційну нейтральність. І.  Франко був противником пуризму, бо це віддалювало одних слов’ян від інших. У збірці статей «В наймах у сусідів» Франко аналізує практичні аспекти опрацювання іншомовної термінології.

НТШ – це наукова інституція, де функціонували три секції: історико-філософська, філологічна, математично-природничо-медична. Головою НТШ був М.  Грушевський. Починаючи з 1897 р., Товариство видавало «Записки НТШ». Мета НТШ – творити наукову українську мову. Першочергова проблема – створення національної термінології. Засадами такого творення стали: відповідність «духові мови»; термін власне український, короткий і вмотивований; синонімія небажана, хоч і можлива; орієнтація на всеукраїнське вживання; поєднання українського матеріалу з міжнародним; творення термінів не тільки для науки, але й для освіти. Останнє зумовлювало необхідність творення тлумачних словників термінології, які мали б доводити значення термінів до свідомості неспеціалістів.

У 1939 р. НТШ у Львові припинило свою діяльність.

Після повалення царату стався рішучий поштовх у розвитку української термінології – почався четвертий період. Розглянемо кілька етапів.

Перший етап (1918 – 1920 рр.). У період існування УНР відбувається стихійне видання словників у регіонах східної України. Усі ці словники створювалися винятково з пуристичних поглядів.

У 1918 р. вийшло 18 українсько-російських словників. За свідченням Михайла Жовтобрюха, видатного ученого-мовознавця, серйозною вадою цих словників є тенденційна заміна інтернаціоналізмів, що мають однакову форму з російською мовою, штучними витворами, діалектизмами, застарілою лексикою. Напр., у словнику фізичної термінології (О.  Курило, Київ, 1918 р.) пропонуються такі відповідники-заміни: аміак – смородець, дюйм – цаль, молекула – дробина, електрика – громовина.

У серпні 1918 р. при Київському науковому товаристві створено термінологічну Комісію. Ця установа налагодила зв’язки з НТШ у Львові. У 1919 р. почала функціонувати орфографічно-термінологічна комісія при УАН. Тут було кілька секцій, працювало 50 осіб. Отже, діяли дві термінологічні установи: одна – на громадських засадах, друга – офіційна, державна.

Другий етап (1921 – 1933 рр.) характеризується тією обставиною, що розширилися й ускладнилися суспільні функції української мови. Упорядкування термінології виходить на одне із чільних місць культурного розвою. Цей етап вирізняється активним процесом українізації науки й державного управління на теренах Радянської України.

За 1921 – 1932 рр. видано 60 термінологічних словників, у тому числі
16 – Інститутом української наукової мови та ще 15 підготовлено Науково-дослідним інститутом мовознавства, створеним у 1930 р.

За висловом А. Вовка (США), 1922 – 1932 рр. – «золоте десятиріччя для українського мовознавства й української термінології» (1979, Нью-Йорк).

Третій етап (1934 – 1941 рр.) позначений припиненням процесу розвитку наукової термінології. Комісія Наркомату освіти на чолі з
А.  Хвилею, що перевіряла термінологічну діяльність, дала негативну оцінку методологічній роботі, що, на думку Комісії, полягала в «буржуазній орієнтації на відмежування від російської мови».

Четвертий етап – час війни 1941 – 1945 рр., коли була припинена термінознавча діяльність, і час її поступового поновлення в 1946 – 1960 рр.

У 1957 р. було створено комісію АН України на чолі з академіком
Й.  Штокалом. Завдяки зусиллям термінографів різних галузей було створено й видано 40 словників із природничих наук. Слід указати на тенденцію до калькування термінів з російської мови, як семантичного, так і структурного.

П’ятий етап (1961 – 1990 рр.). Це був час, коли проголошувалася ненаукова ідея щодо злиття націй під назвою «советский народ». Мовою міжнаціонального спілкування була російська.

Із здобуттям Україною незалежності розпочинається нинішній, п’ятий період розвитку термінознавства. Відбувається активна розробка теоретичних засад термінознавства та створення україномовних словників, проводяться міжнародні та всеукраїнські наукові конференції в Києві, Львові, Харкові, що спрямовані на вдосконалення термінознавчої роботи в наукових умовах.

Отже, є підстави сподіватися, що термінознавча робота набере тих темпів, яких вимагає розширення науково-інформаційного забезпечення суспільного виробництва. При цьому варто прислухатись до думки такого поважного авторитета, як М.  Грушевський, який ще 1917 р. заявив, що у сфері термінологічної діяльності «принципу крайнього етнографізму, єдино правдивого в середині ХІХ ст., ми тепер повинні зректися».

Національна термінологія як складова частина наукової мови знаходиться на гребені свого третього національного відродження. На запити середньої і вищої освіти упродовж 1990-х рр. з’явилася низка термінологічних словників, які в тій чи іншій мірі заповнювали прогалину спеціальних назв і понять. Звичайно, не всі лексикографічні праці відповідали духові й завданням часу, але кожна з них по краплиночці додавала снаги нашій науковій мові.

За останні десять років з’явилося близько сотні різноманітних термінографічних праць різного статусу й ґатунку, які виходили в різних містах України. Крім словників, написано чимало роздумів з приводу термінологічної справи, які друкувалися як на сторінках періодики, так і на сторінках спеціальних журналів. Вийшла низка підручників, посібників, монографій.

Уся ця продукція є наслідком живого діалогу між фахівцями-ученими, спеціалістами різних сфер і філологами, що відбувається постійно на внутрішньовузівських і міжвузівських семінарах, термінологічних нарадах і конференціях як регіонального, державного, так і міжнародного рівня.

Уже давно побутує думка, що в Україні на сьогодні є кілька термінологічних центрів, основні з яких знаходяться в Харкові, Києві і Львові. Зокрема Львівський термінологічний центр, започаткований у свій час на кафедрі української мови Львівського національного університету
ім. Івана Франка, успішно функціонує як самостійна номенклатурна одиниця й установа при державному університеті «Львівська політехніка». Це Комітет науково-технічної термінології, який веде широку просвітницьку роботу, виконує державне замовлення на створення держстандартів, а також плідно працює в лексикографічному та організаційному напрямах. Так, під егідою центру за останні десять років з’явилися такі словники: «Російсько-український електрорадіотехнічний словник» (за ред. В.  С.  Перхача), «Російсько-український та українсько-російський словник з радіоелектроніки» (Б.  Рицар, К.  Семенистий, І.  Кочан); «Російсько-український словник термінів і зворотів з технології нафти» (А.  Зелізний,
Г.  О.  Літковець, З.  В.  Гуменецький, М.  Ганіткевич); «Російсько-український словник з хімії та хімічної технології» (А.  Зелізний та
М.  Ганіткевич); «Російсько-український автошляховий словник»
(І.  Фецович), «Англійсько-український словник-довідник інженерії довкілля» (Т.  Балабан) тощо.

Сьогодні українську ситуацію в галузі термінологічного нормування ускладнює та обставина, що серед теоретиків і практиків термінотвору існують прихильники принаймні двох термінотворчих традицій, кожна з яких передбачає різний національно-культурний вибір: одні зорієнтовані на використання усіх наявних в українській мові способів і засобів, а інші віддають перевагу калькуванню з мови російської. Дискусії на численних термінологічних конференціях останніх років засвідчують, що чи не найважливішою проблемою сучасного українського термінознавства залишається також питання про те, як зберегти національний дух української термінології в умовах широких глобалізаційних процесів сучасності, хоча така проблема не дуже хвилює чисельних термінологів-русофілів.

Вибір з можливих термінних рядів найбільш цікавить термінологів-практиків, особливо українську науково-технічну інтелігенцію. У її середовищі точаться найгарячіші дискусії щодо відбору найприйнятніших назв спеціальних понять з ряду дублетних найменувань, а також щодо способів і засобів лексикографічного опрацювання й стандартування номінацій процесових понять, словотвірна структура яких, як відомо, найбільш відрізняється від аналогічних термінів інших слов’янських мов, насамперед російської.

Серед власне лінгвістичних проблем, пов’язаних з національно-культурною специфікою українських термінів, сьогодні можна виокремити принаймні шість:

• опрацювання критеріїв знеросійщення сучасних терміносистем, у зв’язку з чим потребує також опрацювання проблеми росіянізму в українській термінології;

• виявлення англіцизмів (американізмів) у різних терміносистемах і наукове обґрунтування доцільності їх ужитку;

• з’ясування ролі й місця інтернаціоналізмів і їх національних відповідників у різних терміносистемах;

• способи відбору назв опредметнених дій;

• способи відбору найменувань опредметнених ознак;

• орфоепічні й орфографічні проблеми.

Ці проблеми зумовлюють інші, напр., проблеми практичного термінознавства, насамперед термінографів, а також викладання основ наук у середній школі та різноманітних наукових дисциплін у школі вищій.

Росіянізми та англіцизми активно проникають до нової української літературної мови в ХХ ст.: росіянізми – починаючи з тридцятих років, англіцизми – після Другої світової війни. Їх роль і місце в різноманітних терміносистемах активно почали обговорювати зі здобуттям незалежності.

Українська технічна інтелігенція активно відкриває утворені від дієслів назви опредметнених дій із суфіксом -к(а): ковка, рубка, поліровка, штамповка. Такі росіянізми переважно замінюють іменниками на -ння (кування, рубання, полірування, штампування), хоч інколи використовують і похідні іншого структурного типу, зокрема безсуфіксні іменники: возгонка – узгін, гонки – перегони. Часто цю тенденцію доводять до абсолюту й намагаються замінити будь-які українські слова, утворені за допомогою суфікса -ка, що суперечить давній українській традиції використовувати цю морфему для називання дій, а не тільки її наслідків. Таке відштовхування від російської мови призводить до появи ряду немилозвучних слів, як, напр., з коренем роб: обробляння, розробляння, перероблення тощо. Наперекір рекомендаціям назва обробка побутує в науково-технічних текстах і вказує передусім на дії над металами. Чомусь у поле зору українських інженерів не потрапляє сільськогосподарський термін обробіток, що його можна було б у цьому разі використати. Замість розробляння стандартів можна сказати опрацювання стандартів. Проте цілком природними в сучасних українських текстах є деякі давно утворені назви дій з суфіксом -ка: оцінка, перевірка, поведінка.

Існує тенденція заміняти деякі назви найпростіших технічних засобів з суфіксом -ушк(а) на українські похідні іншої будови: ловушка – уловлювач. Але спроби вживати замість російської котушки позиченого з німецької мови слова шпуля не підтримано, хоч у тлумачному словнику української мови і шпуля, і шпулька подано без будь-яких стилістичних чи інших обмежень. Не вдається витіснити з технічної термінології поширеного терміна установка, хоч у сучасній літературній мові його можуть заступити агрегат, устаткування, пристрій, механізм і напівзабуте слово устава.

Англіцизми, себто слова й словосполуки, позичені з англійської мови або утворені за її взірцями, ринули в українську мову наприкінці ХХ ст. у зв’язку з розпадом Радянського Союзу й перетворенням світу з двополюсного на однополюсний. У науковій сфері вони найбільше вплинули на термінологію гуманітарних наук, менше – природничих. Англіцизми поповнили склад науково-технічних і спортивних термінів. Такі лексеми все більше стають конкурентами росіянізмів як основного джерела поповнення української лексики, у тому числі й наукової, чужомовними словами.

Англіцизм, як і будь-яке інше позичене слово, доречний, якщо він означає поняття, що з різних причин ще не назване засобами української мови або в ній відсутній рівновартісний відповідник. Масово проникаючи в нашу мову, коли в ній для позначення багатьох наукових понять існують питомі або позичені терміни, англіцизми витісняють їх. Крім зросійщення, в українського наукового мовного довкілля виникає нова загроза, яку
В.  Радчук з гіркотою назвав укрлиш, тобто українська інглиш, український варіант англійської мови.

У літературознавстві запанувала нарація і похідні слова (наратор, наративний), хоч до цього цілковито обходилися термінами оповідь, оповідний, оповідач. Мовознавці широко застосовують концепт, бо термін «поняття» їх уже не влаштовує. Економісти не можуть обійтися без назв учасників ринкових відносин (брокерів, менеджерів, дистриб’юторів), які в наукових текстах можна замінити українськими відповідниками (посередник, управлінець, розподілювач). У політології розповсюджені англомовні назви виборців і похідних від англомовного відповідника українського слова вибори (електорат, електоральні настрої і навіть електор). Жоден футбольний репортаж не може обійтися без голкіпера, лайнсмена, хавбека чи рефері, хоч українська мова має рівноварті відповідники воротар, суддя на лінії, півзахисник, суддя. У журналістиці замість терміна засоби масової інформації понад міру поширений англіцизм мас-медіа, а інтерв’ю не може бути виняткове, тільки ексклюзивне. Замість давніших назв освітніх установ училище, технікум запровадили англіцизм коледж.

Представники наймолодшого й середнього покоління українських учених залюбки уводять у наукові тексти модні англомовні замінники загальновживаних слів: креативний замість творчий; латентний – прихований, неявний; варіабельний – змінний; інтеракція – взаємодія тощо. Почасти це данина моді й сподівання на приховування думки без достатньої глибини проникання в суть аналізованої проблеми, почасти своєрідний науковий жаргон, засіб упізнавання своїх, а нерідко ще й невміння перекласти українською англомовні слова чи словосполуки. В. Радчук уклав список слів-позичок, серед яких переважають англіцизми, що піддаються перекладу питомою або давніше позиченою лексикою (подано за абеткою): андеґраунд – підпілля; аплікант і аплікація – заявник і заява; бігборд – панно, стенд; бізнес-ланч – діловий обід; бренд – ґатунок; генерація – покоління; дайджест – оглядовий збірник; джек-пот – найвища сума виграшу; екзит-пол – опитування на виході; інтенція – намір, задум; маркетинг – збут, вивчення ринку; кастинг – конкурсний відбір; котон – бавовна; памперс – підгузник; плейєр – програвач; скейт-борд – дошка-самокат; прайс-лист – цінник; пресинг – тиск, натиск; провайдер – постачальник; промоція і промоушн – заохочення, сприяння, підтримка, допомога; респектувати – шанувати; рецепція – сприйняття; спічрайтер – складач промов; суїцид – самогубство та ін. А до варваризму імплементація, на думку вченого, можна підібрати понад 30 українських відповідників, серед них: упровадження, запровадження, утілення, утілення в життя, уведення, уведення в діло, виконання, здійснення, проведення в життя, перетворення в дійсність, перетворення в життя, реалізація, матеріалізація, справдження, звершення, вживляння, законодавче запровадження, законодавче утвердження, уведення в (законодавчу) практику, надання чинності, набуття чинності, узаконення, унесення змін (до закону), унесення поправок, перегляд (закону).

У наукових текстах термінологічне значення аналізованої лексеми необхідно чітко обумовлювати, бо інакше вона сприймається неоднозначно. Зрештою, найновіший двотомний англо-український словник М. І. Балли фіксує аж 4 значення іменника «дискурс» в англійській мові й відповідно чотири способи його перекладу: 1) лекція; промова, слово, доповідь; 2) трактат; міркування; 3) розмова, бесіда; 4) здатність доводити; обґрунтування.

Упорядники української науково-технічної термінології ще не виробили концепції, як позичати найменування найновіших технічних засобів, пов’язаних з комп’ютерними технологіями. Тим часом англомовні терміни макрос, опція, принтер, сайт, сервер, сервіс, файл, утиліта та багато ін., значну частину яких можна без втрат перекласти українською, щодня проникають у свідомість усе масовішого користувача комп’ютерної техніки.

Життя й побутування термінів у певній галузі знання тісно пов’язане з поняттям «термінознавство», на розгляді якого зосередимо нашу увагу.

Термінознавство як сучасна наука виникло в 30-их рр. ХХ ст. на стику лінгвістики, логіки, інформатики, психології та ін. наук. Термінознавством називають науку, що вивчає терміни, термінології й терміносистеми, закономірності їх створення та функціонування. Головною категорією в термінознавстві є поняття «термін». Як ми знаємо, терміни знаходять відображення у спеціальних словниках – термінологічних, які є різновидом лінгвістичних словників, у яких подано термінологію однієї або кількох галузей знань/діяльності. Нагадаємо, що розділ мовознавства, який розробляє теоретичні та практичні питання щодо укладання та використання словників різних видів, називається лексикографією. Одним з розділів лексикографії, що розглядає теоретичні та практичні питання щодо укладання й використання фахових термінологічних словників, є науково-технічна лексикографія (термінографія).

Укладання термінологічного словника починають з того, що з різних джерел відбирають терміни. Джерела можуть бути такими:

• монографії та статті відомих учених та фахівців-практиків;

• підручники для вищих навчальних закладів, що містять чіткі визначення понять і стандартизовані терміни;

• галузеві енциклопедії;

• вторинні документи:

а) реферати й анотації з реферативних журналів;

б) опис винаходів.

Після відбору термінів складають реєстр термінологічного словника – одиниці (слова, словосполучення, скорочення, символи, сполучень слів і символів), які слід визначити та описати.

Ідеографічний термінологічний словник відрізняється від традиційного термінологічного словника тим, що основою його структури є не алфавітний список термінів, а список понять. Кожна словникова стаття розпочинається номером і назвою поняття, а потім йдуть його синоніми та слова, з якими воно може сполучатися в певній тематичній групі, тобто дається уявлення про семантичне поле цього поняття.

За призначенням термінологічні словники поділяються на декілька груп:

1. Словники узусу. До цих словників, які мають функції реєструвальних, належить більшість існуючих термінологічних словників, що відтворюють стан термінології в певній галузі знання на теперішній час.

2. Регламентувальні словники. Вони можуть бути двох видів: словники стандартизованих термінів (тобто стандарти на терміни) і словники рекомендованих термінів.

Стандарт на терміни має такі частини: вступну, основну та абеткові покажчики. У вступній частині зазначають сферу поширення стандарту, надають відомості про неприпустимі синоніми та еквіваленти. В основній частині матеріал розташовано у двох графах: перша має назву «Термін», друга – «Визначення». У першій графі наведено номер терміна, власне стандартизований термін, його скорочена форма (якщо термін є словосполученням) та його еквіваленти європейськими мовами. Визначення понять розташовано у другій графі. До визначень можуть додаватися рисунки, схеми, графіки тощо (див. табл. 10).

3. Інформаційні словники Прикладом цієї групи словників є інформаційно-пошуковий тезаурус. Його використовують під час автоматичного оброблення інформації. Кожна словникова стаття починається терміном-дескриптором (лексична одиниця, яка слугує для опису). До нього наводяться синоніми, а також інші терміни, пов’язані з ним родо-видовими або асоціативними відношеннями. Наведемо фрагмент такого тезауруса:

д. Електросталь

с. Електродугова сталь

с. Сталь, виплавлена у дугових печах

р.-в. Сталь вакуумно-дугового переплаву

р.-в. Сталь плазмено-дугового переплаву

Довідка: д. – термін-дескриптор, с. – синонім, р.-в. – термін, пов’язаний з дескриптором родо-видовими відношеннями.

4. Систематизовані словники (класифікатори, рубрикатори, частотні словники та словники терміносистем).

Класифікатори – це системно й алфавітно впорядковані назви об’єктів науки й техніки та характеристики цих об’єктів (див. табл. 11).

Рубрикатор – це класифікація понять і об’єктів певної галузі. Він складається з переліку рубрик (див. табл. 12).

У частотних словниках (див. табл. 13) терміни розташовано в порядку частоти появи у певних текстових масивах.

За тематичним охопленням термінів є багатогалузеві, галузеві та вузькогалузеві словники.

За кількістю мов термінологічні словники бувають одномовними та перекладними (дво-, тримовні й багатомовні).

Розташовування термінів у термінологічних словниках може бути різним: за абетково-гніздовим (тобто в одному гнізді об’єднано спільнокореневі слова або сполучення термінологічного характеру), за статистичним (за спадом частоти появи терміна в текстах) та за тематичним принципами.

Усі спеціальні словники поділяють на два види: словники, що адресовано людині, й словники, що орієнтовано на роботу з комп’ютером. До перших належать одномовні та перекладні словники, частотні, а також рубрикатори й класифікатори. Для автоматичного оброблення тексту призначені інформаційно-пошукові тезауруси та різні типи власне електронних словників (основ, зворотів, афіксів).

Берегти українське мовне довкілля сьогодні означає не тільки шукати способів і засобів уникати російськомовних термінів. Великомасштабні глобалізаційні процеси висунули на перше місце у світовій комунікації мову англійську, яка не тільки збагачує словник українського науковця, але й витісняє з нього питомі слова. Так формується почуття меншовартості рідної мови, її неспроможності обслуговувати найвищі прояви людського духу, до яких, безсумнівно, належить і наукова сфера. Страх українського вченого перед українською мовою породжений невмінням чи небажанням засвоювати її засоби, щоб перекодовувати новітні наукові інформаційні потоки, що пливуть до нас не в рідномовній одежі. Мислення мовними кліше, відсутність опірності чужомовним словам і брак зусиль у пошуку відповідних українських мовних засобів вираження наукової думки знижує науковий потенціал українського ученого, робить його піддатливим до наукових схем та ідей, нав’язаних зовні.

2. Термін та його ознаки. Загальнонаукова, міжгалузева і вузькоспеціальна термінологія. Термінологія обраного фаху. Термінологія як система

У словниковому складі української літературної мови велике місце належить термінологічній лексиці, кількість якої увесь час помітно зростає.

У термінознавстві поки що немає загальноприйнятого визначення поняття «термін», хоча існує чимало спроб це зробити (майже 20!). Чому це важко зробити? Через те, що термін є об’єктом дослідження кількох наук (логіки, лінгвістики, термінознавства тощо), і кожна з них намагається побачити ті ознаки в терміні, що є суттєвими саме з її погляду.

Розгляньмо декілька визначень терміна, що існують у термінознавстві. Деякі дослідники вважають, що термін – це іменник або іменникове словосполучення, що позначає професійне поняття й призначене для задоволення специфічних потреб спілкування у сфері певної професії (наукової, технічної, медичної, виробничої, управлінської тощо). Але погодитися з думкою, що термін може бути лише іменником, важко через те, що, напр., у музичній термінології термінами є й прислівники (легато, адажіо тощо).

Відомий термінолог В. М. Лейчик сформулював визначення терміна як лексичної одиниці певної мови для спеціальних потреб, що позначає спільне (конкретне або абстрактне) поняття наукової теорії певної галузі знання або діяльності. У цьому визначенні підкреслюється, що термін – це винятково лексика мови для спеціальних потреб.

Наведемо ще одну дефініцію терміна. Термін – це мовний знак, що позначає спеціальне поняття у відповідній системі понять. Автор цього визначення (Табанакова), по-перше, вважає, що будь-яка частина мови, і будь-який символ, цифра, літера можуть бути термінами, по-друге, вказує на суттєву ознаку терміна – системність, що відрізняє термін від нетерміна.

На наш погляд, останнє визначення найбільш відповідає статусу терміна та тим вимогам, що до нього висуваються.

Центральну роль в організації людських знань відіграє процес формування поняття. Поняття – це одиниця думки з розмитим змістом і обсягом. Конкретний зміст і обсяг поняття набирає лише в межах певної галузі знання або діяльності.

Будь-яке наукове або технічне поняття повинно обов’язково закріплюватися вербально через те, що незакріплені вербально поняття, на жаль, залишаються тільки досвідом окремої людини (або групи людей) і зникають разом із нею.

Процес вербального закріплення поняття відбувається у процесі формування дефініції та створення терміна.

Дефініції формуються у процесі наукового дослідження. Вони мають тимчасовий характер, тому що постійно змінюються через уплив поглибленого наукового знання внаслідок прогресу науки та техніки.

Під дефініцією розуміють розгорнуте визначення поняття за допомогою певним чином побудованого речення.

А

Поняття

Дефініція Термін

(визначення поняття) (ім’я поняття)

Прилад, яким вимірюють силу Ампер

електричного струму

За семантичним значенням розрізняють власне терміни та терміноїди. Якщо терміни створюють на основі наукового або технічного поняття, то терміноїди – на основі поняття у вузькій професійній діяльності. Вони називають конкретні явища та об’єкти.

Терміноїди є групою лексичних одиниць, що складається з номенклатури, професіоналізмів і професійних просторіч.

Номенклатура (інша назва – «номени») – це слова, що називають конкретні об’єкти науки або техніки, тому номени бувають науковими та технічними. Так, системи технічних термінів супроводжуються номенами – найменуваннями типів і класів машин і механізмів, нерідко з цифровими й літерними позначеннями, що характеризують номер моделі, розмір деталі тощо (напр., літак ТУ-134, танк Т-34).

Професіоналізми – це слова та словосполучення, властиві мовленню певної професійної групи людей. Значна частина професіоналізмів – неофіційні розмовні замінники термінів. Найчастіше професіоналізми застосовуються в усному неофіційному мовленні людей певної професії (функція номінативно-комунікативна). У писемній формі професіоналізми вживаються у виданнях, призначених для фахівців, напр., у буклетах, інструкціях, порадах. Професіоналізми пов’язані головним чином з архаїчною лексикою ремісничих і спеціальних занять, які виникли в період середньовіччя – корабельна та навігаційна, гірничодобувна, мисливська справи тощо. Напр., морський професіоналізм «травити» позначає «потроху відпускати, послаблюючи натягнення канату»; кермо у водіїв – «баранка»; материнська плата – «мама», клавіатура – «клава»; фонограма – «фанера», розрекламувати – «розкрутити»; кухар – «кок», носова частина корабля – «бак».

Професійні просторіччя створюють з різних причин: психологічних, психолінгвістичних й суто мовних. Якщо тренер з гімнастики під час виконання вправ ученицям коментує, що вони замість «ластівки» зробили «горобця», а замість «шпагату» – «мотузок», то він за допомогою професійного просторіччя оцінює їхній виступ. Це приклад психологічної причини появи просторіччя. Психолінгвістичною причиною виникнення професійного просторіччя є процес метафоризації (перенесення ознак з одного предмета на інший на підставі подібності). Напр., у роки першої світової війни солдати вживали вислови: «суп зі шрапнеллю», «каша із шрапнеллю». Цікаво, що російські солдати так називали перлову кашу, а французькі – боби (для довідки: «шрапнель – кулі, картечі, якими начинений розривний артилерійський снаряд»).

Мовна причина професійного просторіччя – це прагнення до скорочення словосполучень. Напр., замість термінологічного словосполучення «національний банк» вживається одне слово «нацбанк».

Відомо, що більша частина термінів раніше була загальновживаною лексикою. Тому одна й та ж лексична одиниця може існувати і як термін, і як нетермін, напр.: ніс (людини) – ніс (корабля), супутник (людина, що поруч з вами) – супутник (космічний об’єкт, що обертається навколо планети).

Процес переходу лексичної одиниці зі стану нетерміна до стану терміна називається термінологізацією. Під час термінологізації лексична одиниця отримує значення певного поняття у певній системі понять.

До термінів у процесі термінологізації можуть надходити:

• слова із загальновживаної лексики; напр., слово «муфта» (вид жіночого одягу з хутра для зігрівання рук) сьогодні є технічним терміном – «деталь у вигляді невисокого циліндра для поздовжнього з’єднування валів, труб, зубчастих коліс та інших циліндричних або призматичних частин машин чи споруд»; слово «утома» (стан людини) зараз також стало технічним терміном – «утома металів»: «механічна», «термічна», «ударна» тощо;

• квазітерміни (несправжні терміни); напр., так звані терміни з науково-фантастичної літератури: «гелікоптер» (те саме, що й вертоліт), автор терміна – відомий італійський художник, архітектор, скульптор, інженер, учений 15 ст. Леонардо да Вінчі; «зомбі» (люди-роботи, які автоматично виконують чужі накази, не замислюючись над їхніми наслідками);

• професійні просторіччя; напр., «кривошия» (сьогодні існують медичні терміни – «лівобічна кривошия», «правобічна кривошия»);

• терміни з інших терміносистем; напр., термін «хвиля» (у фізиці з гідравліки), термін «резонанс» (в ядерній фізиці з акустики), термін «мова» (в інформатиці з мовознавства);

• номенклатурні одиниці; напр., лампа «Юпітер» (зараз термін «юпітер» позначає потужний освітлювальний прилад для кінознімання при штучному освітленні);

• власні імена; напр., прізвище Ампер – термін «ампер» (одиниця виміру сили електричного струму), прізвище Джоуль – термін «джоуль» (одиниця виміру енергії, роботи й кількості теплоти).

Зворотній процес – перехід терміна до стану загальновживаної лексики – називається детермінологізацією. Такий перехід відбувається у випадку розпаду певної терміносистеми унаслідок отримання нових даних у певній галузі наукового знання. Напр., раніше термін «флюїд» позначав уявну невагому рідину, за допомогою якої пояснювали до 18 ст. теплові, електричні й оптичні явища, а також горіння. Сьогодні ми вживаємо це слово як нетермін: «флюїди добра» та ін.

Проте термін може одночасно брати участь у процесі детермінологізації і залишатися терміном. Напр., слово «атмосфера» вживається як термін у фізиці (газоподібна оболонка Землі і деяких інших планет або одиниця вимірювання тиску) та в переносному значенні як нетермін (умови, що породжуються соціальним становищем, колективом, родиною, напр., «атмосфера доброзичливості»); слово «клімат» уживається як термін у географії (метеорологічні умови, властиві певній місцевості) та в переносному значенні як нетермін («мікроклімат у колективі»); слово «орбіта» вживається як термін в астрономії (шлях руху небесного тіла або штучного супутника Землі, орбітальної станції і т. ін. у космічному просторі навколо іншого тіла), в анатомії (заглибина, в якій міститься очне яблуко) та в переносному значенні як нетермін (сфера упливу, діяльності, поширення кого-, чого-небудь, напр., «орбіти дружби»).

Сучасна мова науки й техніки висуває до термінів певні вимоги:

1. Системність. Системність є однією з найважливіших умов існування терміна. Слово як термін існує лише в певній системі понять. Термін називає поняття, займає конкретне місце в певній системі понять, яка є відбиттям або наукової теорії, або наукової/технічної класифікації, або узагальненої ідеї/ концепції в певній галузі/ підгалузі знання. Належність терміна до певної системи, тобто до певного термінополя, є його суттєвою ознакою, що відрізняє термін від звичайного слова.

2. Однозначність. Термін має називати тільки одне наукове або технічне поняття, а поняттю має відповідати тільки один термін. У своєму термінополі термін є однозначним, тому що поле відіграє для терміна таку ж роль, що контекст для загальновживаної лексики. Напр., термін «корінь» у математичному термінологічному полі має одне значення (величина, що при піднесенні її до певного ступеня дає дане число); у біологічному термінологічному полі має інше значення (частина рослини, що міститься в землі); у граматичному термінологічному полі – третє значення (головна частина слова (без афіксів), що виражає його основне (лексичне) значення).

3. Мотивованість. Мотивованість – це така мовна форма терміна, яка допомагає зрозуміти поняття, яке він позначає, без звернення до тлумачного термінологічного словника. Ця вимога не відіграє головну роль, проте вона сприяє кращому усвідомленню та запам’ятовування терміна. За мовною формою термін може бути повністю мотивованим, частково мотивованим і немотивованим.

Повністю мотивованим уважається одноелементний термін, вибір якого пояснюється його детермінологічним значенням, і багатоелементний термін, елементи якого теж пояснюються їхніми детермінологічними значеннями. Напр., математичні терміни «гіпотенуза», «трикутник». Мовна форма першого пояснюється метафоричним перенесенням найменування об’єкта: у давньогрецькій мові гіпотенузою називалася кривобокість. Форма другого терміна визначається існуванням в українській мові слів «три» і «кут» та продуктивної моделі словотворення: числівник + іменник + суфікс.

Частково мотивованим є багатоелементні терміни, частина елементів яких пояснена, а інша – ні. Прикладом може бути технічний термін «ланцюговий грохот», що складається із двох елементів. Елемент «грохот» ми пояснити не можемо через його часткову демотивованість («грохот» – машина для розподілу сировини у процесі збагачення корисних копалин).

Немотивованим уважаємо математичний термін «ромб», тому що в перекладі з давньогрецької мови він має значення «дзиґа».

Проте з погляду термінознавства всі терміни мотивовані.

Напр., відомо, що гіпотенуза – це сторона прямокутного трикутника, що лежить проти прямого кута і що цей термін використовується в геометричній терміносистемі. У цій же терміносистемі використовуються й терміни «трикутник» та «ромб». До технічної терміносистеми гірничодобувного обладнання належать уже відоме нам термінологічне словосполучення «ланцюговий грохот».

У термінознавстві під час термінування поняття за основу береться ознака «відмітний – невідмітний». Тому ідеально мотивованим терміном може вважатися тільки той, що складається з назви об’єкта та однієї його відмітної ознаки. Напр., «вісь головна», «вісь координатна» тощо.

Сьогодні велику кількість термінів створюють шляхом найменування всіх суттєвих ознак об’єкта термінування. Безумовно, що довжина таких термінів і може досягати навіть 10 і більше слів. Напр., криголамно-транспортний ліхтеровоз-контейнеровоз, ударно-поворотний спосіб буріння, дискова пневматична ручна пила тощо.

4. Точність. Терміни мають бути точними. Але в термінознавстві існує поняття «хибномотивований термін». Такі терміни створюються з різних причин:

• хибне знання; напр., термін «азот» у давньогрецькій мові мав значення «безживний»; у 60-ті рр. ХХ ст. стало відомим, що азот відіграє значну роль у життєдіяльності різних, у тому числі вищих організмів, але назву цього хімічного елемента залишили без змін, тому сьогодні він вважається хибномотивованим терміном;

• зміна ознак поняття; напр., поняття «чорні метали». Спочатку до них належало тільки залізо, тобто ознакою був саме колір. Зараз до складу чорних металів входить і марганець, проте він не має чорного кольору. Їх об’єднують спільні поклади залізо-марганцевих руд, тобто ознакою стало спільне місце залягання. Ось чому термін «чорні метали» вважається тепер хибномотивованим;

• перенесення назви предмета, явища на інший предмет, що має подібні, але інші ознаки; напр., у теперішній час в астрофізиці вживають термін «рівень моря на Марсі». Маються на увазі ті величини, які відповідають атмосферному тиску на рівні моря на Землі. Відомо, що моря на Марсі відсутні, тому цей термін – хибномотивований;

• свідоме прагнення притаїти знання дійсних ознак предмета; напр., англійський термін «tank» (бак) – «танк» був навмисно використаний для називання нового виду військової техніки, щоб дезінформувати ворога під час першої світової війни.