ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 279
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
-
он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии, -
группирует их в зависимости от типа или принадлежности, -
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости, -
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Когда формируется документ
Документ является периодическим, и составляется один раз в год
в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Кто ведет номенклатуру дел
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Правила составления
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
-
наименование организации, -
номер и дата составления, -
перечень документов, -
подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
См. в Приложении 2
Архив первичных документов должен создаваться каждой компанией. Процедура передачи документов в архив регламентирована законодательством. Причем она должна быть закреплена во внутренних приказах по организации.
Коммерческие организации самостоятельно определяют в каком порядке хранить первичные бухгалтерские документы. Все документы, в том числе товарные накладные, храните по тематическим папкам в соответствии с номенклатурой организации. То есть, все документы одного назначения складывайте в отдельные папки и размещайте в алфавитном порядке или по регистрационным номерам.
Перед сдачей на архивное хранение нужно оформить дело (папку) в следующем порядке:
составить внутреннюю опись (образец ниже);
составить лист-заверитель (бланк см. ниже);
подшить (переплести) дело;
пронумеровать листы дела;
оформить обложку дела.
Вместе с этим вы вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве. Руководитель должен самостоятельно назначить сотрудника, который будет подготавливать товарные накладные к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя
Передача первичных документов в архив
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (п. 9 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов (пункт 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Передача первичных бухгалтерских документов в архив сопровождается созданием архивного дела. Формирование архивного дела Чтобы передать первичные документы в архив, нужно сформировать специальное архивное дело. Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТР 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:
составить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель;
подшить (переплести) дело;
пронумеровать листы дела;
оформить обложку дела.
Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Все архивные дела сводятся в специальную номенклатуру дел.
assistentus.ru›forma/nomenklatura-del/
-
Опишите в отчете порядок формирования Рабочего плана счетов в организации, (представьте фрагмент Учетной политики организации (представить в приложении к отчету «Рабочий план счетов», «правила исправления ошибок»).
Ответ:
Счета бухгалтерского учета — это способ экономической группировки однородных активов и пассивов, обобщения хозяйственных операций. С помощью счетов бухгалтерского учета организуют текущий учет наличия, изменений в составе каждого вида активов и пассивов, получают информацию, необходимую для контроля за хозяйственной деятельностью организации.
План счетов бухгалтерского учета — систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета.
При формировании рабочего плана организации следует опираться на принципы построения Плана счетов:
• универсальность применения счетов бухгалтерского учета для всех предприятий (кроме бюджетных и кредитных);
-
• раздельного ведения счетов финансовой и управленческой бухгалтерии;
• фиксация в Плане счетов номера, названия счетов и рекомендованной номенклатуры субсчетов;
• иерархии структуры Плана счетов;
-
• группировка счетов по разделам в соответствии со стадиями кругооборота и их экономическим содержанием; -
• расположение в Плане счетов сначала счетов активов и расходов, а затем капитала и обязательств; -
• обособленное отражение балансовых счетов;
• двухзначное кодовое обозначение счетов и трехзначное — забалансовых счетов.
Совокупность бухгалтерских счетов называется планом. Единые универсальные национальные планы бухгалтерских счетов применяются организациями независимо от форм собственности, используются в Российской Федерации, Германии, Франции и других странах континентальной системы.
Единый унифицированный план бухгалтерских счетов имеет преимущества, которые обеспечивают:
• центральное единое методическое руководство учетом и отчетностью;
• контроль правильности ведения учета, отчетности и использования имущества организации;
• сбор информационного материала организации, что служит основой анализа деятельности организации, отрасли и необходимо для принятия управленческих решений по совершенствованию бухгалтерского управленческого учета и отчетности.
План счетов бухгалтерского учета состоит из восьми разделов, в которые входят группировки активов, расходов, расчетов, пассивов, обязательств, финансовых результатов и забалансовых счетов.
См. Приложение 3