Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"

Практическое занятие 6


Выполнил:

Обучающийся

Преподаватель:

Хомякова Наталья Викторовна


Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив.

Решите задачу.

Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.

Вопросы:

1.      Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.

АКТ

______________ N ___________

 

приема-передачи архивных

документов на хранение

В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «Снегирь»_

(основание передачи)

Фонд ООО «Снегирь»

(название передаваемого фонда)

Общество с ограниченной ответственностью «Снегирь» сдал,

(название организации, передающей документы)

а Государственное казенное учреждение «Государственный архив Московской области» принял

(название организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5
1	Опись №1 дел постоянного хранения за 2018 год	3	200
2	Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год	3	156
3	Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году	3	30

---

Итого принято 9 (заполните) 386 ед. хр.
2.       Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).

№ п/п	Наименование оборудования (материалов/предметов)	Примечание (количество, особенности и т.п.)
1.	Обложка для дел	Стандартная обложка формат А 4, нестандартная обложка для больших форматов, обложка для долгого хранения ( толстая – 0,35-1,5 мм). Корешок обложки 40 мм (не более 250 листов).
2.	Нить для прошивки дел	Лавсановая нить, банковский шпагат, специальная нить для прошивки. Если х/б нить, то в несколько сложений.
3.	Игла для прошивки документов	80 мм
4.	Канцелярское шило для сшивания документов	Диаметр 2 мм
5.	Дырокол	Пробивка отверстий вместо иглы
6.	Шуруповёрт	Для объёмных материалов
7.	Ручной станок для прошивки документов	Применяется в офисах и типографиях
8.	Аппарат для прошивки документов	Брошюровочная машина или биндер

Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов».

Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.

№	Способ переплёта	Для каких видов документов применяется
1.	Простой архивный переплёт	Применяется чаще всего т.к. меньше затрат на материалы и время. Применяется для документов на бумажной основе с левым полем не менее 2,5-3 см.
2.	Тетрадный переплёт	Применяется для документов выполненных на специальных бланках, в которых информация отображается на развороте тетради (на обороте левого листа и лицевой стороне правого). К ним относятся ведомости расчётно-платёжные (форма № Т-49), табели учёта рабочего времени (форма № Т-13), разные книги учёта движения и наличия документов, работ, материалов.
3.	Книжный переплёт	Данный переплёт применяется для различных перечней, справочников, инструктивных материалов, которые изначально были переплетены клеевым способом в мягкой обложке и с малым размером поля около корешка в типографии. Применяется для «продления жизни» данным документам.
4.	Составной переплёт	Применяется для документов, выполненных на плотной бумаге и которые часто используются, например, для копирования. Это личные карточки (форма № Т-2), лицевые счета (форма № Т-54) и т.п.
5.	Составной переплёт с цельнокройным покрытием обложки	Применяется в случаях предусмотренных стандартами, при переплётах диссертаций, дипломных работ или когда документы переплетают в представительских и т.п. целях (долгосрочные программы, отчёты по НИР, коллективные договоры и др.).
6.	Подшивка документов (обычно в три прокола)	Используется, если нет возможности сделать переплёт.

---

Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение.
 Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.

Запишите  из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.
 О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности. Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения экспертно-проверочная комиссия проводит экспертизу ценности, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
Задание 4. Составление макета инструкции  по транспортировке архивных документов для сопровождающего.

Составьте макет инструкции.

В инструкцию внесите пункты:

1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.

3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68.

Макет инструкции.

1. Соблюдение требований, обеспечивающих охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности при транспортировании документов:

- упаковочные и транспортные средства должны быть чистыми;

- укладка документов должна быть плотной, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и сотрясений;

- фоно-, фотодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жёсткой конструкции соответствующего размера и обёрнуты во влагонепроницаемую ткань;

---

- аудиовизуальные и электронные документы, крупноформатные дела и документы перемещаются в той упаковке, в которой хранятся или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

2. При перемещении архивных документов внутри архива:

- использовать передвижные тележки, другие средства транспортировки;

- для исключения многократного перекладывания документов, выбрать более рациональные пути и средства перемещения.

3. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автотранспортных средствах, с обязательным сопровождением работника архива.

4. На дальние расстояния транспортировка архивных документов производится в упакованном виде в закрытом автотранспорте в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, которые установлены для данного вида транспорта.

5. Если производится многодневная перевозка документов на большое расстояние, документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения.
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).
СМЕТА

№	Наименование программного обеспечения	Стоимость, руб.
1.	Программа для просмотра и организации графических изображений ACDSee	бесплатно
2.	Программное обеспечение Adobe Gamma	18500
3.	Драйверы PostScript	4700
4.	Графический редактор Adobe Photoshop	5800
5.	Редактор PDF- файлов Adobe Acrobat Professional	4000
6.	Программа распознавания текста Abbyy Finereader	5500
	Итого:	38500

---

Служебная записка
В целях обеспечения работы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение:

- программное обеспечение Adobe Gamma;

- драйверы PostScript;

- графический редактор Adobe Photoshop;

- редактор PDF – файлов Adobe Acrobat Professional;

- программа распознавания текста Abbyy Finereader.

На общую сумму тридцать восемь тысяч пятьсот (38500) рублей.
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

  Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

№	Наименование электронного средства	Функции (для чего применяется)
1.	Персональный компьютер	Для проведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания информационно-поисковой системы к документам архива
2.	Прикладное ПО	Для сканирования, распознавания, редактирования документов.
3.	Сканеры	Сканирование документов
4.	Принтер	Для печати бумажных копий
5.	Множительный аппарат	Для создания фонда пользования копий к документам архива
6.	Шредер	Для уничтожения документов

Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.

В этих целях оформите опись дел постоянного хранения.

Управление культуры администрации

г. Москвы, подчиняется Министерству

культуры Российской Федерации
Фонд № 165 УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № 1 Начальник управления культуры

Дел постоянного хранения администрации С.Н. Павлов

за 2003 год Подпись____________

Расшифровка подписи

Дата_______________

Секретариат

		Название раздела
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1.	01-01	Приказы управления культуры по основной деятельности	11.01.2003-23.12.2003	10
2.	01-04	Приказы начальника культуры по основной деятельности	12.01.2003-29.12.2003	120
3.	01-07	Уставы муниципальных учреждений управления культуры	2003	50
4.	01-08	Утверждённое штатное расписание	2003	4
5.	01-09	Смета расходов муниципальных учреждений культуры	2003	45
6.	01-10	Положение об управлении культуры администрации города	2003	23
7.	01-11	План работы управления культуры	2003	13
8.	01-12	Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой)	2003	13
9.	01-13	Список муниципальных учреждений культуры города	2003	10
10.	01-14	Номенклатура дел, описи дел (утверждённые)	2003	42

---

Смотрите также файлы

• Институт (Филиал) 6 Аэрокосмический.doc

• Клинический диагноз.docx

• Рис. 13 Последовательность устройства опускного колодца.docx

• Семинарскопрактическое занятие 1 по темам Общее понятие о психологи как науке.docx

• 1. Острый аппендицит. Классификация. Этиология, патогенез. Клиника и диагностика. Острый аппендицит.docx