На данном этапе развития человеческого общества наиболее ярко выражен переход к всеобщей информатизации, внедрению компьютерных и информационных систем во все сферы и области деятельности человека. В связи с этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное значение.Целью дипломного проекта является автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации. Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:
-
анализ деятельности компании и отдела продаж;
-
описание состояния информационной системы компании;
-
декомпозиция бизнес-процессов протекающих в отделе продаж;
-
проектирование информационной системы для решения комплекса задач менеджера отдела продаж;
-
программная реализация комплекса задач;
-
расчет экономической эффективности проекта.
Структура дипломного проекта включает введение, три главы, заключение, список литературы и приложения.В первой главе отражены результаты анализа деятельности компании, которые включают: общую характеристику отдела продаж, описание и анализ протекающих на объекте бизнес-процессов методом функционального моделирования IDEF0, описание текущего состояния информатизации на объекте, формулирование комплекса задач для последующего проектирования, обзор и анализ альтернативных проектных решений для аналогичных задач и выбор варианта решения поставленных задач на основе рассмотрения различных подходов.Во второй главе содержится проектная часть. В ней представлены решения по реализации комплекса задач. Развернуто представлена постановка задачи и описана ее суть. Рассмотрены входная и выходная информация. Представлена информационно-технологическая схема решения поставленной задачи. Описаны объекты конфигурации и пользовательский интерфейс.В третьей главе представлена программная реализация и расчет экономической эффективности решения данной задачи. Составлено руководство пользователя. Помимо этого, в главе описаны основные требования к безопасности жизнедеятельности.В заключении сформулированы основные выводы по результатам дипломного проектирования, а также рассматриваются возможные пути по повышению эффективности разработанной информационной системы.
-
Анализ деятельности фирмы
-
Общая характеристика деятельности предприятия
Основным направлением деятельности компании является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. Компания имеет в долгосрочной аренде как офисные помещения, так и оборудованный склад.Изначально деятельность компании была ориентирована на работу с крупными поставщиками и фармдистрибуторами, для чего были заключены прямые договора с производителями, такими как Фармакор продакшен, Санофи-Авентис, Байер и другие. Что на начальном этапе позволило сократить издержки по оплате труда и транспортные расходы.Однако, в 2020 году, было принято решение о выходе на мелкооптовый рынок, то есть продажи в аптеки и медучреждения с децентрализованным хранением товаров. Для этого было увеличено количество сотрудников отдела сборки и комплектации, транспортного отдела, а так же увеличен автопарк. Данный шаг так же потребовал увеличения отдела коммерческих продаж, с последующим выведением отдела по работе с мелкооптовыми учреждениями в самостоятельное подразделение.Помимо оптовых коммерческих продаж, компания так же занимается поставками лекарственных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), участвует в тендерах гос. закупок, а также поставкой лекарственных средств под заказ.Схема организационной структуры компании представлена на Рис. 1 .1.Непосредственным руководством организации занимается генеральный директор, у него в подчинении находятся руководители департаментов. Рис. 1.1 Схема организационной структуры компании В бухгалтерию входят два отдела:
-
отдел по учету движения товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и финансовой деятельности организации;
-
отдел по работе с персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и прочим операциям
Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.Департамент маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием деятельности организации.
-
отдел закупок занимается непосредственно работой с поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
-
отдел маркетинга включает в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая, основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.
Департамент ИТ обеспечивает информационную поддержку и бесперебойное функционирование информационных систем компании, состоит из:
-
службой информационной и технической поддержки, которая занимается решением текущих проблем пользователя, не связанных с алгоритмом работы информационных систем;
-
отдел поддержки и развития 1С, которые занимаются непосредственно созданием, настройкой и исправлением модулей 1С, в соответствии с потребностями фирмы.
Департамент логистики, самое многочисленное и наиболее затратное подразделение, в него входят:
-
отдел сборки и комплектации;
-
отдел маршрутизации, который отвечает за планирование, организацию и контроль по доставке заказов клиентам;
-
транспортный отдел занимается непосредственно транспортным обеспечением работы компании.
Департамент продаж работает напрямую с клиентами компании состоит из:
-
отдела продаж по СЗФО, осуществляемым мелкооптовую торговлю.
-
отдела продаж ключевым клиентам, работающим с крупными клиентами.
Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание помещений офиса и склада компании, обеспечивает его хозяйственные и социальные потребности.Так как основным видом деятельности компании являются продажи, то для оценки основных показателей деятельности, рассмотрим динамику продаж, представленную в таблице 1.1.Как видно из приведённой таблицы в продажах отмечен небольшой рост, который, однако, сглаживается инфляционными процессами. Таблица 1.1 Динамика продаж за 2020, 2021 гг.
Показатели
|
Янв.
|
Фев.
|
Март
|
Апр.
|
Май
|
Июнь
|
Июль
|
Авг.
|
Сент.
|
Окт.
|
Нояб.
|
Дек.
|
Продажи в 2020 году млн. руб.
|
6,54
|
7,39
|
9,45
|
9,3
|
12,79
|
10,75
|
10,89
|
11,6
|
12,96
|
11,78
|
11,22
|
9,28
|
Продажи в 2021 году млн.руб.
|
7,78
|
8,54
|
9,08
|
9,96
|
13,89
|
11,91
|
11,42
|
11,8
|
13,87
|
11,57
|
10,65
|
11,35
|
Прирост продаж, млн. руб.
|
1,24
|
1,15
|
-0,37
|
0,66
|
1,10
|
1,16
|
0,53
|
0,19
|
0,91
|
-0,21
|
-0,57
|
2,07
|
Прирост продаж, %
|
19%
|
16%
|
-4%
|
7%
|
9%
|
11%
|
5%
|
2%
|
7%
|
-2%
|
-5%
|
22%
|
Кол-во ЮФЛ
|
27
|
28
|
29
|
28
|
28
|
28
|
27
|
29
|
28
|
30
|
30
|
29
|
Ср.отгрузка с 1 ЮФЛ, тыс .руб.
|
288
|
305
|
313
|
356
|
496
|
426
|
423
|
407
|
496
|
386
|
355
|
392
|
Прирост ср.отгрузки с 1 ЮФЛ, %
|
|
6%
|
3%
|
12%
|
28%
|
-17%
|
-1%
|
-4%
|
18%
|
-28%
|
-9%
|
9%
|
На основании сложившейся ситуации, руководством было принято решение о выходе на аптечный рынок, для увеличения объёмов продаж.
-
Описание деятельности отдела продаж
Департамент продаж состоит из двух структурных подразделений: отдела продаж и отдела продаж ключевым клиентам.Во главе департамента стоит руководитель департамента, который подчиняется непосредственно генеральному директору. В задачи руководителя входит общее руководство подразделением, и участие в принятие стратегических решений в руководстве организации.В отделе продаж ключевым клиентам работают три специалиста, которые находятся в подчинении у руководителя департамента. В отделе продаж, на данный момент работают четыре сотрудника: два специалиста, и два помощника специалиста, координатора. Один из специалистов является ведущим специалистом, то есть он подчиняется руководителю департамента, а остальные сотрудники отдела, находятся у него в подчинении. В ближайшее время планируется увеличение штата данного отдела, еще двумя специалистами и двумя координаторами.В обоих отделах у специалистов одинаковые обязанности:
-
поиск и привлечение новых клиентов;
-
заключение договоров с новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;
-
прием и обработка заказов покупателя;
-
контроль за своевременным исполнением заказа;
-
контакт с клиентом и решение его проблем внутри компании;
-
контроль дебиторской задолженности;
-
выполнение плана продаж и плана по приходу денежных средств;
-
информирование клиентов о проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.
Координатор выполняет вспомогательные функции и выполняет задания специалиста, а в случае его отсутствия полностью берет на себя его обязанности.Для привлечения клиентов специалист, как правило, использует несколько способов. Первоначально, когда специалист только устраивается, он привлекает клиентов из своей наработанной базы, в последствии, общаясь со своими клиентами узнает ситуацию на рынке для поиска потенциальных покупателей. Так же специалист должен отслеживать средства массовой информации, такие как специализированные издания и интернет ресурсы, для поиска новых клиентов. В свою очередь компания сама публикует информацию о своей деятельности в таких средствах массовой информации, что бы заинтересованный покупатель сам мог связаться с представителе фирмы.
После первичного общения и проявления заинтересованности в товарах, предлагаемых организацией, менеджер должен согласовать коммерческие условия торговли с данным клиентом, основываясь на предполагаемых объемах, способах и сроках оплаты и стратегических интересах компании. На основании этих договоренностей составляются персональный прайс-лист и договор, утверждаемый руководителем департамента.Заявки на закупку товаров поступают как по телефону, так и по электронной почте. Приняв заявку менеджер проверяет реестр договоров на существование и актуальность договора с контрагентом, после чего заполняет готовые формы счета-фактуры и товарной накладной, которые отправляет на склад для сборки и комплектации заказа. Если клиент работает по предоплате, то специалист выставляет счет на оплату клиенту. После подтверждения оплаты, производиться отгрузка товара. Если же клиент работает с отсрочкой платежа, то отгрузка производится в то время в которое необходимо покупателю, после чего, сотрудник отдела продаж, должен отслеживать поступление денежных средств.В случае возникновения проблем заказчик контактирует только со своим специалистом, который, в свою очередь, должен самостоятельно разрешить все трудности возникшие внутри компании.
-
Описание состояния информатизации компании
Первоначально информационная сеть компании была спроектирована как простая двуранговая сеть. Все файлы к которым был необходим совместный доступ, такие как реестр договоров и картотека клиентов, находились на одном из компьютеров сети, выполняющем роль файлового сервера, в папке с открытым доступом. В случае внесения изменений, пользователь открывал файл, редактировал, после чего сохранял файл в общей папке, в связи с чем в это время остальные пользователи не могли пользоваться этим файлом. Так же такой способ хранения не позволял осуществлять контроль доступа, в следствие чего любой сотрудник, имеющий доступ к папке мог свободно редактировать файлы.Вся работа с файлами осуществлялась средствами программного пакета MS Office, в частности MS Excel и MS Word. Однако, в связи с расширением компании и выходом на новые рынки сбыта, было принято решение об автоматизации деятельности организации. Для чего, исходя из текущих потребностей с учетом ближайших перспектив был приобретен сервер производства HP модель Proliant DL180R06 под управлением 2-х процессоров Intel Xeon E5645 6C 2.4Ghz(12Mb) на который была установлена СУБД Microsoft SQL Server.