Файл: Анализ деятельности компании и отдела продаж.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 09.11.2023

Просмотров: 23

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Введение


На данном этапе развития человеческого общества наиболее ярко выражен переход к всеобщей информатизации, внедрению компьютерных и информационных систем во все сферы и области деятельности человека. В связи с этим решение проблем использования современных, перспективных методов и средств обработки информации в практической деятельности приобретает первостепенное значение.

Целью дипломного проекта является автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации. Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

  • анализ деятельности компании и отдела продаж;

  • описание состояния информационной системы компании;

  • декомпозиция бизнес-процессов протекающих в отделе продаж;

  • проектирование информационной системы для решения комплекса задач менеджера отдела продаж;

  • программная реализация комплекса задач;

  • расчет экономической эффективности проекта.

Структура дипломного проекта включает введение, три главы, заключение, список литературы и приложения.

В первой главе отражены результаты анализа деятельности компании, которые включают: общую характеристику отдела продаж, описание и анализ протекающих на объекте бизнес-процессов методом функционального моделирования IDEF0, описание текущего состояния информатизации на объекте, формулирование комплекса задач для последующего проектирования, обзор и анализ альтернативных проектных решений для аналогичных задач и выбор варианта решения поставленных задач на основе рассмотрения различных подходов.

Во второй главе содержится проектная часть. В ней представлены решения по реализации комплекса задач. Развернуто представлена постановка задачи и описана ее суть. Рассмотрены входная и выходная информация. Представлена информационно-технологическая схема решения поставленной задачи. Описаны объекты конфигурации и пользовательский интерфейс.

В третьей главе представлена программная реализация и расчет экономической эффективности решения данной задачи. Составлено руководство пользователя. Помимо этого, в главе описаны основные требования к безопасности жизнедеятельности.

В заключении сформулированы основные выводы по результатам дипломного проектирования, а также рассматриваются возможные пути по повышению эффективности разработанной информационной системы.


  1. Анализ деятельности фирмы

    1. Общая характеристика деятельности предприятия


Основным направлением деятельности компании является оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения. Компания имеет в долгосрочной аренде как офисные помещения, так и оборудованный склад.

Изначально деятельность компании была ориентирована на работу с крупными поставщиками и фармдистрибуторами, для чего были заключены прямые договора с производителями, такими как Фармакор продакшен, Санофи-Авентис, Байер и другие. Что на начальном этапе позволило сократить издержки по оплате труда и транспортные расходы.

Однако, в 2020 году, было принято решение о выходе на мелкооптовый рынок, то есть продажи в аптеки и медучреждения с децентрализованным хранением товаров. Для этого было увеличено количество сотрудников отдела сборки и комплектации, транспортного отдела, а так же увеличен автопарк. Данный шаг так же потребовал увеличения отдела коммерческих продаж, с последующим выведением отдела по работе с мелкооптовыми учреждениями в самостоятельное подразделение.

Помимо оптовых коммерческих продаж, компания так же занимается поставками лекарственных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), участвует в тендерах гос. закупок, а также поставкой лекарственных средств под заказ.

Схема организационной структуры компании представлена на Рис. 1 .1.

Непосредственным руководством организации занимается генеральный директор, у него в подчинении находятся руководители департаментов.



Рис. 1.1 Схема организационной структуры компании

В бухгалтерию входят два отдела:

  • отдел по учету движения товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и финансовой деятельности организации;

  • отдел по работе с персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и прочим операциям

Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.

Департамент маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием деятельности организации.


  • отдел закупок занимается непосредственно работой с поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения;

  • отдел маркетинга включает в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая, основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.

Департамент ИТ обеспечивает информационную поддержку и бесперебойное функционирование информационных систем компании, состоит из:

  • службой информационной и технической поддержки, которая занимается решением текущих проблем пользователя, не связанных с алгоритмом работы информационных систем;

  • отдел поддержки и развития 1С, которые занимаются непосредственно созданием, настройкой и исправлением модулей 1С, в соответствии с потребностями фирмы.

Департамент логистики, самое многочисленное и наиболее затратное подразделение, в него входят:

  • отдел сборки и комплектации;

  • отдел маршрутизации, который отвечает за планирование, организацию и контроль по доставке заказов клиентам;

  • транспортный отдел занимается непосредственно транспортным обеспечением работы компании.

Департамент продаж работает напрямую с клиентами компании состоит из:

  • отдела продаж по СЗФО, осуществляемым мелкооптовую торговлю.

  • отдела продаж ключевым клиентам, работающим с крупными клиентами.

Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание помещений офиса и склада компании, обеспечивает его хозяйственные и социальные потребности.

Так как основным видом деятельности компании являются продажи, то для оценки основных показателей деятельности, рассмотрим динамику продаж, представленную в таблице 1.1.

Как видно из приведённой таблицы в продажах отмечен небольшой рост, который, однако, сглаживается инфляционными процессами.

Таблица 1.1

Динамика продаж за 2020, 2021 гг.

Показатели
Янв.
Фев.
Март
Апр.
Май
Июнь
Июль
Авг.
Сент.
Окт.
Нояб.
Дек.

Продажи в 2020 году млн. руб.
6,54
7,39
9,45
9,3
12,79
10,75
10,89
11,6
12,96
11,78
11,22
9,28

Продажи в 2021 году млн.руб.
7,78
8,54
9,08
9,96
13,89
11,91
11,42
11,8
13,87
11,57
10,65
11,35

Прирост продаж, млн. руб.
1,24
1,15
-0,37
0,66
1,10
1,16
0,53
0,19
0,91
-0,21
-0,57
2,07

Прирост продаж, %
19%
16%
-4%
7%
9%
11%
5%
2%
7%
-2%
-5%
22%

Кол-во ЮФЛ
27
28
29
28
28
28
27
29
28
30
30
29

Ср.отгрузка с 1 ЮФЛ, тыс .руб.
288
305
313
356
496
426
423
407
496
386
355
392

Прирост ср.отгрузки с 1 ЮФЛ, %
 
6%
3%
12%
28%
-17%
-1%
-4%
18%
-28%
-9%
9%


На основании сложившейся ситуации, руководством было принято решение о выходе на аптечный рынок, для увеличения объёмов продаж.

    1. Описание деятельности отдела продаж


Департамент продаж состоит из двух структурных подразделений: отдела продаж и отдела продаж ключевым клиентам.

Во главе департамента стоит руководитель департамента, который подчиняется непосредственно генеральному директору. В задачи руководителя входит общее руководство подразделением, и участие в принятие стратегических решений в руководстве организации.

В отделе продаж ключевым клиентам работают три специалиста, которые находятся в подчинении у руководителя департамента.

В отделе продаж, на данный момент работают четыре сотрудника: два специалиста, и два помощника специалиста, координатора. Один из специалистов является ведущим специалистом, то есть он подчиняется руководителю департамента, а остальные сотрудники отдела, находятся у него в подчинении. В ближайшее время планируется увеличение штата данного отдела, еще двумя специалистами и двумя координаторами.

В обоих отделах у специалистов одинаковые обязанности:

  • поиск и привлечение новых клиентов;

  • заключение договоров с новыми клиентами и поддержания старых в актуальном состоянии;

  • прием и обработка заказов покупателя;

  • контроль за своевременным исполнением заказа;

  • контакт с клиентом и решение его проблем внутри компании;

  • контроль дебиторской задолженности;

  • выполнение плана продаж и плана по приходу денежных средств;

  • информирование клиентов о проводимых компанией рекламных и маркетинговых акциях.

Координатор выполняет вспомогательные функции и выполняет задания специалиста, а в случае его отсутствия полностью берет на себя его обязанности.

Для привлечения клиентов специалист, как правило, использует несколько способов. Первоначально, когда специалист только устраивается, он привлекает клиентов из своей наработанной базы, в последствии, общаясь со своими клиентами узнает ситуацию на рынке для поиска потенциальных покупателей. Так же специалист должен отслеживать средства массовой информации, такие как специализированные издания и интернет ресурсы, для поиска новых клиентов. В свою очередь компания сама публикует информацию о своей деятельности в таких средствах массовой информации, что бы заинтересованный покупатель сам мог связаться с представителе фирмы.


После первичного общения и проявления заинтересованности в товарах, предлагаемых организацией, менеджер должен согласовать коммерческие условия торговли с данным клиентом, основываясь на предполагаемых объемах, способах и сроках оплаты и стратегических интересах компании. На основании этих договоренностей составляются персональный прайс-лист и договор, утверждаемый руководителем департамента.

Заявки на закупку товаров поступают как по телефону, так и по электронной почте. Приняв заявку менеджер проверяет реестр договоров на существование и актуальность договора с контрагентом, после чего заполняет готовые формы счета-фактуры и товарной накладной, которые отправляет на склад для сборки и комплектации заказа. Если клиент работает по предоплате, то специалист выставляет счет на оплату клиенту. После подтверждения оплаты, производиться отгрузка товара. Если же клиент работает с отсрочкой платежа, то отгрузка производится в то время в которое необходимо покупателю, после чего, сотрудник отдела продаж, должен отслеживать поступление денежных средств.

В случае возникновения проблем заказчик контактирует только со своим специалистом, который, в свою очередь, должен самостоятельно разрешить все трудности возникшие внутри компании.

    1. Описание состояния информатизации компании


Первоначально информационная сеть компании была спроектирована как простая двуранговая сеть. Все файлы к которым был необходим совместный доступ, такие как реестр договоров и картотека клиентов, находились на одном из компьютеров сети, выполняющем роль файлового сервера, в папке с открытым доступом. В случае внесения изменений, пользователь открывал файл, редактировал, после чего сохранял файл в общей папке, в связи с чем в это время остальные пользователи не могли пользоваться этим файлом. Так же такой способ хранения не позволял осуществлять контроль доступа, в следствие чего любой сотрудник, имеющий доступ к папке мог свободно редактировать файлы.

Вся работа с файлами осуществлялась средствами программного пакета MS Office, в частности MS Excel и MS Word.

Однако, в связи с расширением компании и выходом на новые рынки сбыта, было принято решение об автоматизации деятельности организации. Для чего, исходя из текущих потребностей с учетом ближайших перспектив был приобретен сервер производства HP модель Proliant DL180R06 под управлением 2-х процессоров Intel Xeon E5645 6C 2.4Ghz(12Mb) на который была установлена СУБД Microsoft SQL Server.

Смотрите также файлы