Рис. 1.2 Схема информационной сети

Взаимодействие пользователя с сервером осуществляется с использованием технологии терминальных подключений, которая возможна под управлением операционной системы Windows Server 2008 R2 Standard Edition (Рис. 1 .2). Такой формат взаимодействия обеспечивает такие преимущества как: резерв производительности и масштабируемости, возможность использования для полноценной и безопасной работы систем на базе Windows, а также достижение максимального уровня защиты информации и данных при значительном снижении затрат. Пользователь устанавливает терминальное соединение с сервером и запускает приложение 1С:Предприятие в рамках терминальной сессии.

Для организации корпоративной почты компания пользуется услугами сторонней организации NextMail, которая, в рамках корпоративного почтового решения NextMail, предоставляет:

• 
  Доступ к почте через web-интерфейс.
  
• 
  Поддержка протоколов IMAP, POP3 и SMTP — возможность использования почтовых программ.
  
• 
  Подключение дополнительных почтовых ящиков (расположенных на других доменах) по протоколу POP3.
  
• 
  Маршрутизация входящей корреспонденции в пределах ящика.
  
• 
  Неограниченный размер письма.
  
• 
  Антивирусная проверка входящей почты.
  
• 
  Спам-фильтрация входящей корреспонденции.
  
• 
  Доступ по защищенным каналам связи.
  
• 
  Настраиваемый уровень безопасности.
  

4. Описание бизнес-процессов отдела продаж

Для лучшего понимания организации работы отдела продаж компании рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в данном подразделении (Рис. 1 .3).

Основные документы, регулирующие деятельность подразделения это:

• 
  внутренние инструкции организации – основные правила регламентирующие деятельность внутри компании, обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации;
  
• 
  правовые акты РФ – правовые и законодательные акты Российской Федерации, регламентирующие деятельность в отрасли;
  

Входящие документы:

• 
  заказ покупателя – обращение к специалисту отдела с желанием приобрести товары, как первичное, так и постоянных клиентов компании;
  
• 
  реестр договоров – реестр уже заключенных и подписанных договоров;
  
• 
  общий прайс-лист – прайс-лист предоставляемый группой расценки для формирования индивидуального прайса клиента в соответствиями с условиями работы с покупателем;
  
• 
  картотека клиентов – документ содержащий карточки клиентов в которых указана информация по клиентам – условия работы, реквизиты и прочее;
  
• 
  реестр прихода д/с – реестр, создаваемый бухгалтерией, на основе поступления денежных средств в кассу и на расчетный счет организации.
  

---

Рис. 1.3 Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Выполнить заказ клиента»

Исходящие документы:

• 
  карточка клиента – документ содержащий информацию по клиентам (условия работы, реквизиты и прочее);
  
• 
  договор – согласованный, заверенный и подписанный договор на поставку товара;
  
• 
  счет-фактура – документ необходимый для учета в бухгалтерии поставщика и покупателя;
  
• 
  товарная накладная – документ для проведения сборки и комплектации товара на складе;
  
• 
  аналитические отчеты – отчеты о проделанной работе за отчетный период.
  

Ресурсами используемыми в отделе являются сотрудники компании, в лице менеджеров и руководителя отдела продаж, и программное обеспечение MS Office.

Проведем процесс функциональной декомпозиции для детального изучения бизнес-процессов отдела.



Рис. 1.4 Декомпозиция контекстной диаграммы «Выполнить заказ клиента»

При обращении в компанию, с целью приобрести товар, клиент обращается к менеджеру отдела продаж. В случае заинтересованности покупателя в приобретении товара создается «заказ покупателя» в котором содержится список товаров и их количество, для этого менеджер использует шаблон в формате файла MS Excel, который запускает процесс «Зарегистрировать клиента» (Рис. 1 .4).

Менеджер при помощи картотеки клиентов, файл в формате MS Excel, проверяет, существует ли карточка клиента. Если карточка уже есть, то специалист переходит к процессу «Контроль и оформление договоров». Если же карточки нет, то в соответствии с внутренними инструкциями создается карточка клиента, которая входит в общую картотеку, и запускается процесс «Оформить условия взаиморасчетов».



Рис. 1.5 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить условия взаиморасчетов»

Процесс «Оформить условия взаиморасчетов» (Рис. 1 .5) делится на четыре подпроцесса. На основании карточки клиента создается проект коммерческих условий, которые согласовываются с заказчиком. После согласования на основании общего прайс-листа, ценовой политики организации и согласованных коммерческих условий клиенту устанавливается персональный прайс-лист. Все эти действия требуют утверждения руководителем департамента, после чего согласованные условия запускают процесс «Контроль и оформление договоров».

---

Процесс «Проконтролировать и оформить договор» имеет два варианта запуска.

Первый, когда, в процессе «Зарегистрировать клиента», было установлено, что карточка клиента уже заведена, запускает, на основании заказа покупателя, процесс «Проверить срок и наличие действующего договора». Специалист отдела продаж, при помощи реестра договоров, проверяет срок действия текущего договора и, если все в порядке, то переходит к процессу «Оформить продажу», иначе запускается процесс «Создать новый договор».

Второй вариант запуска процесса предполагает отсутствие действующего договора и запускается либо на основе согласованных условий из процесса «Оформить условия взаиморасчетов», либо на основании утратившего силу старого договора. Менеджер на основе типового шаблона договора, файл в формате MS Word, составленном в соответствии с законодательством Российской Федерации, создает новый договор, который необходимо утвердить руководителем департамента (Рис. 1 .6). После чего данный договор регистрируется в реестре договоров как действующий.



Рис. 1.6 Декомпозиция бизнес-процессов «Проконтролировать и оформить договор»

Процесс «Оформить продажу» (Рис. 1 .7) запускается на основе заказа покупателя. Состоит из следующих процессов: «Создать счет на оплату», «Проконтролировать приход денежных средств» и «Отгрузить заказ покупателю».

В процессе «Создать счет на оплату», на основании заказа покупателя и персонального прайс-листа, менеджер рассчитывает стоимость заказанных товаров. Данная процедура происходит путем заполнения шаблона файла MS Excel, в которые менеджер вносит данные о заказанной номенклатуре, ее стоимости, для данного клиента и количестве. На выходе получаем счет на оплату, который отправляем покупателю для оплаты заказа.



Рис. 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов «Оформить продажу»

На основе файла реестра прихода денежных средств, присылаемом ежедневно бухгалтерией, менеджер производит контроль прихода денежных средств, и, в случае, поступления оплаты он должен отгрузить заказ покупателю для чего специалист заполняет товарную накладную, готовый шаблон в формате MS Excel, на основании которой склад производит сборку и комплектацию, и счет-фактуру, так же в виде файла MS Excel, которая необходима для ведения бухгалтерского учета как покупателю так и поставщику, и делает отметку в реестре счетов об оплате и отгрузке заказа.

---

Также в обязанности сотрудников отдела продаж входит составление аналитических отчетов за отчетный период, таких как: отчет по клиентам, отчет по продажам, отчет по оплате.

Данные отношения возникают каждый раз при обращении клиентов в отдел продаж.

5. Обоснование необходимости автоматизации комплекса задач

Проведя анализ деятельности отдела продаж компании, был выявлен ряд существенных недостатков, которые негативно влияют на деятельность департамента. Рассмотрим основные их них.

Практически вся деятельность отдела осуществляется в, так называемом «ручном режиме» - все документы, необходимые для работы, специалист заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel. Также эти программные продукты используются при последующем анализе деятельности отдела.

Большое количество «ручного» труда ведет к временным задержкам оформления заказов, ошибках при заполнении документов и произведении расчетов. Так же необходимо отметить, что при такой организации деятельности серьезно затруднен обмен информацией между подразделениями.

Рассмотрим текущие способы работы отдела продаж ключевым клиентам, и оценим, возможность использования текущих методов, в свете расширения рынков сбыта компании путем выхода на аптечный рынок.

Как видно из приведенной выше таблицы (Таблица 1 .1, стр. 5) количество контрагентов, совершающих заказы, в месяц, не превышает тридцати, при этом, среднее количество заказов от одного покупателя составляет десять заказов в месяц. Малое количество заказов обусловлено спецификой работы с оптовиками, которые совершают крупные разовые закупки. При наличие большого товарного остатка на складе, в пиковый сезон, осенне-зимний период, количество заявок, на одного менеджера, может достигать десяти заявок в день. При текущем алгоритме работы, описанном в разделе описания бизнес-процессов, специалист не успевает справляться со своими обязанностями, в течение рабочего дня, и ему приходиться оставаться сверхурочно, что так же негативно сказывается как на качестве работы, так и на психоэмоциональном состоянии работника.

Благодаря малому количеству контрагентов не требуется специальное программное обеспечение для проведения анализа деятельности отдела, можно обойтись средствами MS Office, хотя и за счет увеличения времени и трудозатрат.

Образование новой структуры в виде отдела продаж, который будет работать с аптеками, требует изменения информационной структуры компании, так как только в начале своего существования отдел планирует привлечь около ста клиентов, из

---

которых треть будет делать заказы ежедневно, треть дважды – трижды в неделю и оставшаяся часть один раз в неделю. Таким образом только в один день количество заказов в среднем будет составлять 50-60 заказов, а в пиковый день, понедельник, будет достигать ста. В дальнейшем по мере увеличения клиентской базы количество заказов будет увеличиваться пропорционально росту количества клиентов.

Выход на новый рынок так же требует значительного расширения ассортиментной матрицы и, как следствие оперативный контроль и мониторинг товарных запасов, что невозможно сделать при существующем положении в компании.

Аналитическая деятельность, используя MS Office, то же становиться невозможной, в связи с тем, что только заполнение такого объема информации вручную потребует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к большому количеству ошибок.

Исходя из выше сказанного было принято решение об автоматизации компании в целом и отдела продаж в частности.

В связи с этим составим список задач, подлежащих автоматизации в отделе продаж:

• 
  учет заказов покупателя;
  
• 
  учет отгрузки заказов;
  
• 
  ведение данных о клиенте;
  
• 
  контроль дебиторской задолженности;
  
• 
  контроль актуальности действующих договоров;
  
• 
  контроль выполнения плана продаж;
  
• 
  планирование продаж;
  
• 
  планирование прихода денежных средств;
  
• 
  анализ продаж;
  
• 
  анализ прихода денежных средств;
  
• 
  анализ деятельности менеджера.
  

6. Анализ альтернативных вариантов автоматизации

Для автоматизации комплекса задач менеджера отдела продаж было принято решение использовать технологию типового проектирования в сочетании со средствами автоматизации отдельных этапов. Такое сочетание технологий позволяет достичь оптимальных сроков и высокого качества разработки программного средства.

Для решения поставленных задач есть два варианта решения: закупка готового программного обеспечения и доработка его под нужды компании или разработка нового программного средства.

В настоящий момент на рынке представлено большое количество программных продуктов для автоматизации деятельности организаций. Так как перед руководством компании стояла задача комплексной автоматизации организации, рассмотрим наиболее популярные средства для реализации поставленных задач. Наибольшее распространение получили решения от таких компаний как SAP, Microsoft и 1С. Остановимся подробнее на продуктах этих компаний.

---

Смотрите также файлы

• Целью моей работы является изучение инструментов и методов разработки.docx

• Положение об организации выполнения и защиты курсовых работ (проектов) в Ростовском государственном экономическом университете.pdf

• Цель занятия осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития. Задание 1.docx

• Деловое общение это .docx

• Технология педагогических мастерских Задание 1.docx