Файл: Реферат Введение Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами Расчеты с подотчетными лицами.docx
Добавлен: 10.11.2023
Просмотров: 19
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Федеральное агентство по образованию
Обнинский институт атомной энергетики – филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Национальный исследовательский ядерный университет "МИФИ"
Факультет заочного обучения
Учебно-исследовательская работа
Организация автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами
Выполнил: Скрынник А.А.
Проверил: Охрименко И.В.
Обнинск 2013 г.
Содержание
Реферат
Введение
1. Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами
2. Расчеты с подотчетными лицами
3. Выдача денежных средств подотчёт
4. Ввод авансовых отчетов
5. Получение отчетов
6. Возврат в кассу неиспользованных подотчётных денежных средств
7. Обоснование выбора программного обеспечения
Заключение
Список использованной литературы
Реферат
Работа посвящена изучению автоматизированного учёта в системе "1С Предприятие" в головном отделе "Газпром межрегионгаз Калуга" (г. Калуга). Необходимо изучить и опробовать систему автоматизированного учёта в системе "1С Предприятие". Данная работа представляет обзор данного П.О., методы авторизации и технического задания.
На данном этапе был проведен анализ существующей системы "1С Предприятие" и их тестирование для абонентского отдела "Газпром межрегионгаз Калуга" (г. Калуга).
Введение
Автоматизированный учёт позволяет в должной степени детализировать аналитический учёт по счетам учёта расчетов с работниками и позволяет получить должную информацию по расходованию средств организации.
Выбор актуальности темы автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами обусловлен необходимостью осуществлять должный контроль за сроками выдачи и возврата подотчётных сумм, лиц получивших подотчетные суммы, а также для оперативного и своевременного контроля за расходованием денежных средств организацией, что без автоматизированного учёта представляется достаточно сложным и проблематичным. Автоматизированный учёт также необходим для соблюдения своевременного учёта для налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении подотчётных граждан. Бездействие организации в отношении невозвращенных своевременно сумм (непредъявление работнику сумм к вычету из заработной платы), особенно длительное бездействие вызывает естественные вопросы у контролирующих органов.
1. Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.
Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами:
1) для проведения расчетов с командировочными лицами:
- авансовые отчеты;
- приказы о направлении сотрудников в командировки;
- заявление на выдачу денег из кассы;
- документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:
- авансовые отчеты;
- журнал регистрации авансовых отчетов;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- заявление на выдачу денег из кассы;
- оправдательные первичные документы;
3) расчеты по представительским расходам:
- авансовые отчеты;
- заявление на выдачу денег;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- сметы представительских расходов;
- приказы об утверждении смет представительских расходов;
4) оправдательные первичные документы:
- Главная книга;
- журнал-ордер N 7;
- журнал-ордер N 1;
- кассовая книга.
Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку – только в письменном виде.
При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно. Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу.
Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе – приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.
В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).
В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или надписью "Получено".
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Подводя итог, всему вышеуказанному, хотелось бы отметить, что использование автоматизированного учёта ведения учёта расчёта с подотчётными лицами существенно сократит затраты рабочего времени, количество лиц, выполняющих данные операции, а в целом для предприятия, позволит сэкономить значительные денежные средства, которые в свою очередь, могут быть направлены на развитие производства и совершенствования технологий.
2. Расчеты с подотчетными лицами
"Подотчетными лицами могут являться только сотрудники организации.
Для ведения списка сотрудников организации предусмотрен справочник "Сотрудники".
Для ввода в справочник нового сотрудника и изменения информации о сотрудниках, уже внесенных в справочник, рекомендуется использовать документы типовой конфигурации – кадровые приказы."
Последовательность выполнения:
Главное меню "Справочники" – "Сотрудники" – клавиша "Insert" – завожу реквизиты сотрудника: "Петров Михаил Иванович" – закладка "Прочее" – завёл паспортные данные – Ок.
Аналогичным образом завёл ещё трёх сотрудников: Смирнов Михаил Иванович; Михеев Степан Иванович; Назаров Станислав Иванович.
3. Выдача денежных средств подотчёт
Операции по выдаче денежных средств из кассы вводятся при помощи документов "Расходный кассовый ордер".
Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода используется документ "Расходный кассовый ордер".
Для работы с документами по движению наличных денежных средств предназначен журнал "Касса"
Последовательность выполнения:
Главное меню "Журналы" – "Касса" – клавиша "Insert" – "Расходный кассовый ордер" – клавиша "Enter" – в графе "Движение денежных средств" – "Выдача под авансовый отчёт" – "Корр.счёт" 71.1 – "Enter" – выбрал подотчётное лицо: "Назаров Станислав Иванович" – в строке "Основание" пишу: "Выдача денежных средств под отчёт" – в графе "Сумма" – 10 000.
Аналогичным образом осуществил выдачу денежных средств под отчёт: Петрову М.И. в сумме 5 000 рублей; Смирнову М.И. в сумме 20 000 рублей; Михеев С.И. в сумме 15 000 рублей.
4. Ввод авансовых отчетов
"Для ввода в информационную базу авансового отчета предназначен документ "Авансовый отчет". Документ позволяет получить печатную форму авансового отчета.
При проведении документ "Авансовый отчет" формирует бухгалтерские проводки в соответствии со сведениями, указанными в форме документа. компьютер информационный авансовый
Для работы с авансовыми отчетами служит журнал документов "Авансовые отчеты".
Документ "Авансовый отчет" может использоваться для ввода как рублевых, так и валютных авансовых отчетов.
При выводе нового документа, прежде всего, следует установить: тип авансового отчета – "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.
Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка "ОК").
При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.
Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).