Файл: Практическая работа 1 Тема работы Работа с таблицами базы данных Краткие сведения.pdf

1
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1
Тема работы: Работа с таблицами базы данных
Краткие сведения
СУБД Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. -
relations).
СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым от- носятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и
модули.
Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.
Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связан- ных таблиц.
Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.
Страницы доступа к данным представляют специальный тип веб- страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интра- сеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или в базах дан- ных Microsoft SQL Server.
Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вы- вода на принтер.
Макросы используются для автоматизации различных процедур обработ- ки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка Visual
Basic. Имеющийся в Access набор из около 50 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.
Модули являются программами на языке Visual Basic, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.
Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в од- ном файле с расширением .mdb для Microsoft Access 2003 и с расширением
.accdb для Microsoft Access более поздних версий.
Таблицы
Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структу- ры. Таблица состоит из записей (строк). Каждый столбец таблицы - это поле.
Столбецсодержит однотипную информацию.
Длина имени таблицы - не более 64 символов.
Длина имени поля - не более 64 символов.
Количество полей в одной таблице - не более 255.
Количество записей – не ограничено.
Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определя- ет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

2
Таблица может содержать следующие типы полей:
Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, но- мера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
Поле Memo Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения.
Memo-поле может содержать до 65 536 символов.
Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений.
Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных.
Длина - 8 байт. Точность – 15 знаков.
Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специ- альный формат. Длина - 8 байт.
Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных рас- четов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера.
Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, поддержи- вающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связывают- ся или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете. Максимальный объем информации объекта OLE -1 Гбайт.
Гиперссылка. Поле, в котором сохраняются адреса гиперссылок, позво- ляющих переходить к файлам, фрагментам файлов или веб-страницам. Гиперс- сылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 зна- ков
Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, де- нежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замед- лит ввод и редактирование ее данных.
Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таб- лицами.

3
Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями
один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. Access позволяет ис- пользовать только отношения первых двух типов.
Задание 1. Создайте базу данных «Универ». База данных должна содер- жать 4 таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет. Схема дан- ных БД показана на рисунке:
Создание таблицы Студент
Таблица Студент содержит поля:
- N зачетной книжки – ключевое поле, длинное целое
- N группы – числовое поле, целое
- ФИО – текстовое поле 15 символов
- Дата рождения – поле типа «дата»
- Коммерческий – логическое поле (вкл/выкл)
1. Создайте новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке ин- струментальной панели. Появится Область задач с заголовком Создание фай-
ла. Выберите гиперссылку Новая база данных. В окне Файл новой базы данных выберите папку для сохранения файла и присвойте файлу имя Универ.Щелк- ните по кнопке Создать. Появится окно базы данных с перечнем объектов.
2. В окне базы данных выберите объект Таблицы и выберите вариант со- здания с помощью Мастера таблиц.
3. На 1-м шаге работы мастера выберите в качестве образца таблицу
Студенты и, дважды щелкая по образцам полей, включите в создаваемую таб- лицу поля:
- Код студента
- Фамилия
- Специализация

4
Из таблицы Сотрудники:
- Дата рождения
- Код отдела
4. Переименуйте поля в соответствии с заданием:
- Фамилия

ФИО
- Код студента

N зачетной книжки
- Специализация

Коммерческий
- Код отдела

N группы
5. Щелкните по кнопке Далее.
6. На шаге 2 в окне Создание таблиц присвойте имя таблице Студент и сохраните включенным флажок Microsoft Access автоматически определяет
ключ. Щелкните по кнопке Далее.
7. На шаге 3 нажмите на кнопку Готово.
8. Переключите таблицу в режим конструктора, щелкнув по кнопке Вид на панели инструментов. Проведите корректировку типов данных в соответствии с заданием:
- N зачетной книжки – ключевое поле, длинное целое
- N группы – числовое поле, целое
- ФИО – текстовое поле 15 символов
- Дата рождения – поле типа «дата»
- Коммерческий – логическое поле (вкл/выкл)
9. Измените заголовок столбца таблицы, соответствующего полю
N зачетной книжки. Замените название столбца на сокращенное НЗК. Для это- го в режиме конструктора выделите указанное поле и введите на вкладке Об-
щие в строку Подпись новое название. Просмотрите таблицу.
Обратите внимание на то, что заголовок столбца изменился, но имя поля осталось прежним - N зачетной книжки.
10.
Предусмотрите контроль ввода данных:
Запретите ввод даты рождения меньше заданной, например, даты более ранней, чем 01.01.1980 г. При попытке ввода такой даты предусмотрите вывод сообщения: Слишком старый студент. Для этого в режиме конструктора установите окно свойств поля Дата рождения. Для свойства Условие на значе-
ние введите: >#01.01.1980#. Для свойства Сообщение об ошибке введите:
Слишком старый студент. Проверьте правильность установленного контроля значений поля Дата рождения.

5 11.
Вернитесь в режим таблицы с помощью кнопки Вид и выполните ввод данных. Введите данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с раз- личными значениями полей. На рисунке показан фрагмент заполненной табли- цы.
Внимание! ФИО одного из студентов должны совпадать с Вашими
фамилией, именем, отчеством.
Номер группы для этого студента должен быть равен порядковому номеру,
под которым находится Ваша фамилия в списке Вашей учебной группы на
образовательном портале ТГУ.
12. Создайте таблицы Группа, Факультет, Специальность в режиме
Коструктор.
Таблица Группа содержит поля:
- N группы – ключевое поле числового типа, целое
- N специальности – числовое поле, длинное целое
- N факультета – числовое поле, байтовое
- Курс – числовое поле, байтовое
Таблица Факультет содержит поля:
- N факультета – ключевое поле числового типа, байтовое

6
- Наименование факультета – текстовое поле, 30 символов
- Декан - тестовое поле, 15 символов
Таблица Специальность содержит поля:
- N специальности – ключевое поле числового типа, длинное целое
- Наименование специальности – текстовое поле, 40 символов
- Стоимость обучения – денежного типа.
13. Вернитесь в режим таблицы с помощью кнопки Вид и выполните ввод данных в таблицы.
Таблица Группа должна иметь не менее 5 строк и содержать поле
N группы того же типа и с таким же названием, как в таблице Студент. Кроме того, должны иметься строки со значениями этого поля такими же, как в таб- лице Студент. В частности, должна бытьгруппа с номером, равным номеру,
под которым находится Ваша фамилия в списке Вашей учебной группы.
Таблица Факультет должна иметь не менее 5 строк и содержать поле
N факультета того же типа и с таким же названием, как в таблице Группа.
Кроме того, должны иметься строки со значениями этого поля такими же, как в таблице Группа.
Таблица Специальность должна иметь не менее 5 строк и содержать по- ле N специальности того же типа и с таким же названием, как в таблице Груп-
па. Кроме того, должны иметься строки со значениями этого поля такими же, как в таблице Группа.
Задание 2. Установите связи между таблицами Факультет, Специаль-
ность, Группа и Студент.
Для создания связий необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и
свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Числовое с форматом Длинное целое.
Технология
1. Щелкните по кнопке Схема данныхна панели инструментов или выпол- ните команду Сервис/Схема данных.
2. В окне Добавление таблицы последовательно выберите указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.
3. Добавив последнюю таблицу, щелкните по кнопке Закрыть.
4. В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:
- выделите щелчком поле N факультета в таблице Факультет и, удержи- вая нажатой левую клавишу мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

7
- отпустите клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку
Создать;
- в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко
многим.
Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи выделите связь и, нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Удалить связь.
Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, то щелкните по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выбе- рите пункт Конструктор таблиц, с помощью которого измените тип поля.
5. Аналогично установите связь между таблицами Специальность и
Группа по полю N специальности. Установите связь между таблицами Группа и Студент по полю N группы.
6. Закройте окно Схема данных с сохранением данных.
Задание 3. Оформите отчет по работе. Отчет должен включать:

Титульный лист.

Основная часть – тема работы; по каждому заданию: формулировка зада- ния, описание выполнения задания, скриншот созданного объекта в ре- жиме Конструктор, скриншот результата выполнения задания.

Краткие итоги выполнения работы: что сделано, какие знания и умения были получены в процессе выполнения работы (1-2 абзаца).