Файл: Учебный центр 1Организация хранения документов с использованием.pdf

Учебный центр №1
Организация хранения
документов с использованием
«1С:Архива»
Иванова Лариса
Ведущий эксперт по документообороту отдел разработки программ документооборота
«1С»

УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАМИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ С
ДОКУМЕНТАМИ
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
АРХИВНОЕ ДЕЛО
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
ХРАНЕНИЕ
АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
Документооборот
Организация хранения документов в структуре управления документами
Оперативное хранение документов
Использование документов

•
Какие документы хранить?
•
Сколько хранить?
•
Как и где хранить?
Архивный
фонд
Организация хранения документов в структуре управления документами

•
соблюдение сроков и порядка хранения, установленных законом и НПА;
•
обеспечение оперативного и архивного хранения документов всех систем документации: ОРД, финансово-бухгалтерские, кадровые и др.;
•
хранение электронных архивных документов в
специальном формате долговременного хранения (PDF/A);
•
обеспечение юридической значимости документов в течение всего срока хранения;
•
уничтожение документов с истекшим сроком хранения с учетом анализа связей документа;
•
формирование учетных документов архива: описи дел, акты на уничтожение,
книга учета поступления и выбытия документов; паспорт архива и др.
Задача 1. Обеспечение сохранности документов
Хранение документов: важность, значение, оптимизация

•
удобный и быстрый доступ к документам;
•
выдача архивных документов с фиксацией факта выдачи;
•
единый централизованный архив электронных и
бумажных документов организации;
•
подбор документов для ответов на запросы, для проверок контролирующими органами, для выгрузки документов в рамках налогового контроля в форме налогового мониторинга.
Задача 2. Эффективное использование документов
Хранение документов: важность, значение, оптимизация

•
сокращение издержек на хранение за счет уменьшения расходов на транспортировку, хранение, уничтожение бумажных документов;
•
снижение затрат за счет меньших требований к оборудованию, меньшей нагрузки на оперативные хранилища для электронных документов;
•
снижение трудоемкости архивных процессов, за счет автоматизации архивной функции: отслеживание сроков хранения документов, срока оперативного хранения, автоматического формирования описей дел, актов на уничтожение и др.
•
увеличение скорости работы архивистов.
Задача 3. Снижение издержек на хранение документов
Хранение документов: важность, значение, оптимизация

Наименование
Применение
Нормативные документы по архивному делу
Правила
организации
хранения,
комплектования,
учета и
использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в
органах государственной власти, органах местного самоуправления и
организациях,
утвержденные приказом Минкультуры России от
31.03.2015
№ 526
+
Методические
рекомендации
по применению
(
Росархив,
2016)
Закрепляет понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации.
Содержит основные положения о номенклатуре дел организации,
формы документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив.
Определяет порядок хранения электронных документов.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденные приказом Росархива от 09.12.2020 № 155 п.4
По решению
негосударственных
организаций,
в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками,
разработчиками,
застройщиками,
эксплуатирующими организациями,
а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правила могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования
НТД.
Учетной единицей электронной НТД является электронный
документ.
Нормативные аспекты хранения документов

Наименование
Применение
Нормативные документы
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 2 марта 2020 г.
№ 24
Глава
XXX.
Особенности
учета
электронных
документов устанавливает правила оформления описей дел электронных документов с приложением реестров содержащихся в них электронных документов.
Правила касаются вопросов размещения электронных документов в
архиве,
оформления носителей электронных документов, приема двух экземпляров электронных документов.
8
Нормативные аспекты хранения документов

9
Наименование
Применение
Нормативные документы по архивному делу
Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
РФ и других архивных документов в
государственных
и
муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, научных организациях,
власти,
утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 N 24
VII. Особенности хранения электронных документов
XIX. Фонд пользования – электронный фонд пользования
XXX. Особенности учета электронных документов
Методические рекомендации к Правилам
хранения,
комплектования,
учета и
использования документов Архивного фонда
РФ
и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, научных организациях
(
Росархив, 2021)
+
мобильная версия на портале Росархива
Рекомендован порядок применения Правил хранения
(2020),
приводятся требования и
раскрывается методика их применения.
Нормативные аспекты хранения документов

10
Наименование
Применение
Нормативные документы по архивному делу
Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный приказом
Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 +
Инструкция по применению (утв. приказом Росархива от
20.12.2019
№ 237)
Устанавливает сроки хранения управленческих документов, в том числе электронных.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142
+ Проект приказа «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ID
01/02/03-22/00125718
Вступил в силу с 13.02.2022
Устанавливает сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций,
независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.
Нормативные аспекты хранения документов

Наименование
Применение
Методические документы
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива от
24.12.2020 № 199
Привязка электронных документов к
делам,
подготовка электронных документов к передаче в архив.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Во всех разделах отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
11
Нормативные аспекты хранения документов

Наименование
Применение
Методические документы
Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, ВНИИДАД,
2018
• разновидности документов по личному составу;
• особенности составления описей дел по личному составу;
• правила оформления дел с документами по личному составу.
12
Нормативные аспекты хранения документов

13
Неисполнение АО, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые
предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных
бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными
правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение
установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение
административного штрафа:
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»

на должностных лиц от
2 500
до
5 000
рублей

на юридических лиц от
200 000
до
300 000
рублей
Ответственность за сохранность документов
Кодекс РФ «Об административных
правонарушениях»

14
ФЗ № 341-ФЗ от 15 октября 2020 года «О внесении изменения в статью 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях»
увеличил штрафные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Штрафы составляют:

на должностных лиц - от 3 000 до 5 000 рублей;

на юридических лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Ответственность за сохранность документов

Архив в структуре предприятия
15
Положение об архиве организации - основной нормативный акт,
определяющий:

статус архива,

задачи,

функции,

права,

ответственность,

состав документов, подлежащих архивному хранению.
Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом
Росархива от 11.04.2018 N 42

Виды перечней со сроками хранения
16
Установление сроков хранения
■ по типовым перечням
•
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236
•
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142
На сайте Делис Архива www.archiv.ru
– калькулятор Архивист Онлайн

Разработка классификатора структурных подразделений
17
Основа номенклатуры дел – кодификатор (классификатор) структурных подразделений.
Основные принципы индексации:

простота

уникальность
Номер
подразделения
Наименование структурного подразделения
01
Отдел документационного обеспечения
02
Правовое управление
02.1
Юридический отдел
02.2
Договорной отдел


простая номенклатура дел организации;

номенклатура дел структурного подразделения;

сводная номенклатура дел организации
Разработка номенклатуры дел

19
В 1С:ДО реализован справочник для систематизац ии документов в дела и оперативного хранения - номенклатура дел
Разработка номенклатуры дел

20
Итоговая запись к номенклатуре дел формируется в 1С:Документообороте.
Разработка номенклатуры дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2019 году в организации
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой "ЭПК"
1
2
3
4
Постоянного
5
Временного (свыше 10 лет)
3 1
Временного (до 10 лет включительно)
3 1
22.11.2022

21
Раздельный учет бумажных и электронных дел
Разработка номенклатуры дел

•
Блок
«Хранение»
•
Обязательное указание
(настройка)
•
Только для бумажных документов
22
Разработка номенклатуры дел

Признаки группировки документов в дела
23

по наименованию видов документов, например: «Протоколы», «Приказы» и т.д.

по содержанию документов, например:
«Документы (договоры, акты, переписка) по поставке фарфоровых изделий»

по объектам, организациям-
контрагентам, например: «Документы
(протоколы, акты, договоры) по совместной деятельности с АО «Контур»

по корреспондентам, например:
«Переписка с АО «Атон» по финансовым вопросам»

по грифу ограничения доступа к
документам, например: «Протоколы заседания совета директоров» (в дело формируются конфиденциальные документы).