Файл: Учебный центр 1Организация хранения документов с использованием.pdf

Принципы формулирования заголовков дел
24
Заголовок включает в себя:

род дела (материалы, переписка и др.) или виды документов, формируемых в дело (протоколы, планы и др.);

корреспондента, автора;

краткое содержание дела;

при необходимости хронологические границы, географический
(территориальный признак).

Требования при формировании дел
25
номер дела определяется в соответствии с номенклатурой дел
документы постоянного и временного срока хранения группируются
в дела раздельно
есть ограничения по объему дела, при превышении заводится новый
том
приложения большого объема группируются в отдельные тома,
небольшие - помещаются в дело вместе с основными документами
в дело группируются документы одного календарного года
(исключение – переходящие дела)
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и
черновые экземпляры документов

Оформление дел
26
ПОЛНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА
оформление реквизитов обложки дела
по установленной форме
нумерация листов в деле
составление листа-заверителя дела
составление внутренней описи документов
дела (в определенных случаях)
подшивка и переплет дела
внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела
ЧАСТИЧНОЕ
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА

Варианты оперативного хранения документов
27
Формирование
Оформление дел
Оперативное хранение в подразделении
3 года
Экспертиза ценности
(Экспертная комиссия)
Оформление результатов экспертизы ценности
Подготовка дел к архивному хранению
Уничтожение своими силами
Архив организации
Прием документов на архивное хранение
Архивное хранение
Вариант 1
Вариант 2
Централизованное оперативное хранение
3 года
Организация
ЭЦД
Оформление результатов
ЭЦД
Централизо- ванное уничтожение
Подготовка дел к архивному хранению
Архивное хранение
Формирование
Оформление дел
ЭЦД
ЭК подразделения
Утверждение результатов
ЭЦД

Варианты оперативного хранения документов
28
Clean Desk Policy
–
политика «чистого стола»
Paper-light
– бумажно-
облегченный офис
Вариант 3

29
Экспертная комиссия:

действует на основании утвержденного руководителем организации Положения об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании Примерного положения об
ЭК организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 43

является совещательным органом при руководителе организации и создается его приказом

ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации

состоит из наиболее квалифицированных сотрудников подразделений организации,
в деятельности которых создаются наиболее значимые, ценные документы.

возглавляется одним из заместителей руководителя, секретарем является руководитель архива организации или работник, отвечающий за обеспечение сохранности документов организации.

в ее состав обязательно включается представитель службы делопроизводства.

заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
Экспертиза ценности документов

30
ПРОВОДИТСЯ
ЕЖЕГОДНО ПРИ:
составлении номенклатуры
дел
формировании дел и
проверке правильности
отнесения документов к
делам
подготовке дел к
последующему хранению
ЦЕЛИ:
отбор документов постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу для передачи на
архивное хранение
отбор документов с временными
сроками хранения и с пометкой «До
минования надобности» («До замены
новыми»), подлежащих дальнейшему
оперативному хранению
выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли
РЕЗУЛЬТАТ:
описи дел постоянного,
временного (свыше 10
лет) хранения и по
личному составу,
а также акты о
выделении дел к
уничтожению
Экспертиза ценности документов

31
Экспертиза ценности документов

32
Экспертиза ценности документов

33
Экспертиза ценности документов

34
Экспертиза ценности документов

35
ЭД помещаются в номенклатуру организации в общем порядке с пометкой
«Электронные документы» в графе «Примечание».
Индекс дела
Заголовок дела
Количест во дел
Срок хранения дела и № статьи по Перечню
Примечание
01-17
Служебные записки
5 лет ЭК, ст.87
Электронные документы
Передача электронных документов в архив

36
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
Раздел 2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
•
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
•
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования,
перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
•
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации
Раздел 2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.
PDF/Archives (PDF/A)
– разновидность формата PDF, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения».
Передача электронных документов в архив

Передача электронных документов в архив

38
Передача дел в архив

39
Передача дел в архив

40
Передача электронных документов в архив

Метка доверенного времени — информация в электронной форме о дате и времени подписания документа электронной подписью, создаваемая и проверяемая доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или оператором информационной системы (ч. 19 ст. 2 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Приказ Минцифры России от 06.11.2020 N 580 "Об
утверждении порядка создания и проверки метки
дове6.ренного времени" (Зарегистрировано в
Минюсте России 28.12.2020 N 61867)
Передача электронных документов в архив

Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3,
который позволяет продлевать проверяемость подписи на неограниченное время
Передача электронных документов в архив

•
Усовершенствование подписи до формата CAdES-Av3 при приеме документов в Архив
•
Добавление в подписи новых архивных меток по мере истечения срока действия сертификата предыдущей метки
•
Регулярно (по умолчанию 1 раз в неделю): поиск ЭП, сертификат метки времени которых истекает менее чем через 12 месяцев, добавление новых меток в такие подписи
•
При проверке контейнеров наличие
ЭП,
сертификат последней метки которой истекает менее чем через 11
месяцев, фиксируется как найденная ошибка
Передача электронных документов в архив

Файлы документа
Хеш-суммы, роли
Подписи
Файлы визуализации
Файл метаданных
УКЭП, УНЭП, ПЭП
Номер, дата, вид, организация, …
Визы, резолюции
Связи
PDF/A со штампами подписей
Передача электронных дел в архив

•
Периодичность проверки задается в настройках
•
Что проверяется:
•
Электронные подписи
•
Целостность файлов через сверку хеш-сумм
•
Соответствие реквизитов карточки записанным в контейнере метаданным
•
Реестры электронных документов в делах соответствуют документам, которые фактически лежат в деле
Передача электронных дел в архив

Передача электронных дел в архив

47
Список основных учетных документов архива:
•
книга учета поступления и выбытия дел, документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
•
список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
•
лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов,
состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду
(коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду
(коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
Учетные документы архива

48
•
опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения,
закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
•
реестр описей (для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава);
•
паспорт организации - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации
(для организаций,
являющихся источником комплектования государственного (муниципального) архива;
Учетные документы архива

49
Вспомогательными учетными документами являются:

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда,
ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

книги и карточки учета выбытия дел,

книги учета дел по личному составу,

паспорта фондов,

внутренние описи дел и т.д.
Учетные документы архива

50
Оформление сводной описи дел
Опись составляется раздельно на следующие группы дел:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

по личному составу.
Этапы работы по составлению описи:

описания дел;

организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и систематизации дел фонда);

оставления собственно описи документов;

составления справочного аппарата и оформления описи.
Учетные документы архива

51
Оформление сводной описи дел
Опись состоит:

собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей),

итоговой записи,

листа-заверителя

справочного аппарата к описи.
Учетные документы архива

52
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
Учетные документы архива

53
Опись дел по личному составу:

желательно вести по годам;

заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку:
• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• личные дела уволенных работников (в дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников);
• лицевые счета;
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях;
• журналы учета документов по личному составу.
Учетные документы архива

54
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
Учетные документы архива

Печатные формы «Годовой раздел описи» и «Реестр описей дел»
Учетные документы архива

Учетные документы архива

57
Учетные документы архива

•
Формирование состава сводных описей
•
Присвоение делам и документам архивных шифров, состоящих из
•
Для дел: номера электронного дела по описи электронных дел, номера описи, номера фонда
•
Для документов: номера документа по внутренней описи дела и архивного шифра дела
Учетные документы архива

59
Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности, а также одной или нескольких функциональных частей.
Количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
Сводные описи государственных и муниципальных организаций согласуются с
ЭПК соответствующих архивных учреждений.
Учетные документы архива

60
Учетные документы архива

61
Справочный аппарат – неотъемлемая часть описи дел, навигатор по ее содержимому.
Назначение данного вида справочника - обеспечить поиск сведений и предоставить дополнительную информацию по фонду.
Основные элементы:

титульный лист;

содержание/оглавление;

предисловие;

указатель.

список сокращений;
Дополнительные элементы:

переводные таблицы шифров.
Учетные документы архива

62
Переданному в архив делу присваивается архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела.
Архивный шифр включает:

название архива,

№ фонда,

№ описи,

№ единицы хранения (дела) по описи.
Пример:
— полностью: Государственный архив Тверской области. Фонд 160. Опись 15. Дело
2773. Листы 11 оборот – 12.
— сокращенно: ГАТО. Ф. 160, оп. 15, д. 2773, л. 11 об. – 12.
Учетные документы архива

63
Печатные формы «Лист фонда», «Список фондов»
Учетные документы архива

64
Уничтожение документов
3.15.
Документы временных
(до
10
лет включительно)
сроков хранения хранятся в
структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности документов подлежат уничтожению. До проведения экспертизы ценности
документов
уничтожение
документов
запрещается.
4.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Производить уничтожение документов
до утверждения руководителем организации дел
постоянного хранения и согласования описей дел
по личному составу запрещается.