Файл: Учебный центр 1Организация хранения документов с использованием.pdf

65
Порядок действий по уничтожению электронных документов:

по результатам экспертизы ценности документов организации (всех, не только электронных) составляется акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, который согласуется экспертной комиссией;

документы уничтожаются, о чем должен остаться отдельный документ: как правило, это или договор с подрядной организацией, сопровождающийся
актом приемки-передачи документов на уничтожение, или собственный акт организации.
Физическое уничтожение компакт-дисков: через шредер или разрезание крупными ножницами.
Уничтожение электронных документов – путем уничтожения файлов документа.
Передача электронных документов в архив

66
Уничтожение документов

Уничтожение документов

68
Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

требованием (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.
Использование документов архива

69
Виды запросов:

запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы,

о произошедших несчастных случаях на производстве,

о получении сведений о награждении,

об образовании (в учебных заведениях).
В соответствии с ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
Архивные справка, выписка и копия могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям. Заверяются такие справки, копии и выписки электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Использование документов архива

70
Положительный ответ подготавливают в форме архивной справки, архивной
выписки или архивной копии.
Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме.
Содержит информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.
В справке наименование организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода),
при этом в
справке фиксируется каждое переименование организации.
Использование документов архива

71
Архивная выписка составляется на официальном бланке организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету запроса. В выписке также приводится архивный шифр и номера листов единицы хранения, на основании которых она составлена.
В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена запрашиваемая информация.
Использование документов архива

72
Архивная выписка может быть в виде выписки из архивного документа.

Отличие от архивной выписки только в оформлении – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например, название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ
ПРИКАЗА».

При наличии в начале подлинника документа общей части (преамбулы) ее воспроизводят полностью.

Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте архивного документа допускается обозначать многоточием.

В выписку переносят наименование должности и фамилию с инициалами лица,
подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет отсутствовать).

Заверяет выписку работник архива. Внизу последнего листа делается надпись «Верно»,
ниже указывают должность, личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и печать.

В многостраничной выписке можно заверить каждый лист отдельно или скрепить листы металлической скобой и пронумеровать их. Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида «Прошито и пронумеровано N листов» с указанием должности заверяющего, подписи. Печать организации обычно захватывает часть наклейки.
Использование документов архива

73
Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа (например,
копия, выполненная при помощи копировального аппарата).

заверяется в порядке аналогично архивной выписке;

на обороте копии следует проставить архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Использование документов архива

Наименование документа
Суть документа
Нормативные документы по архивному делу
Типовые функциональные требования к
системам электронного
документооборота и системам хранения
электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 N 69
СЭД и СХЭД, используемые в архивах госорганов, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным Росархивом.
Требования к СХЭД

Бизнес-эффект проекта организации СХЭД
75

создается единый централизованный архив бумажных и электронных документов организации, работающий по правилам российского архивного делопроизводства;

снижается нагрузка на оперативные хранилища;

упрощается и ускоряется работа архивистов и делопроизводителей за счет автоматизации рутинных операций;

гарантируется сохранение юридической силы документов в течение всего срока хранения;

снижается стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения;

обеспечивается оперативный доступ к архивным данным.

76
Для каждого вида/тематики документа определяется:
• форма документа
(бумажная и/или электронная)
Разработка Реестра видов документов
Проектирование системы хранения документов

77
Критерий
Наличие запрета на создание документа в форме электронного документа в законодательной и нормативно-правовой базе
Наличие запрета на создание документа в форме бумажного документа в законодательной и нормативно- правовой базе
Срок хранения
Пожелание организации по используемой форме документа
Наличие у пользователей информационных систем электронных подписей
Возможности информационной системы
…
Разработка Реестра
видов документов
Определение формы документа на основании критериев.
Проектирование системы хранения документов

78
Критерий
Наличие условий использования определенного вида ЭП в законодательной и нормативно-правовой базе
Наличие у пользователей информационных систем электронных подписей
Производимое в информационной системе действие
Должность лица, уполномоченного на производимое в информационной системе действие
Срок хранения документа
Использование документа во внутренней или внешней среде
Принадлежность подписываемого документа к определенной системе документации
Разработка Реестра
видов документов
Для каждого вида/тематики электронного документа определяется вид
электронной подписи
(на основе критериев выбора вида ЭП)
Проектирование системы хранения документов

79
Критерий
Ежегодный объем документов
Частота общений к документам
Стоимость услуг по хранению бумажных документов самостоятельно/сторонней организацией
Стоимость приобретения, настройки, сопровождения информационной системы для архивного хранения документов
Стоимость услуг по хранению электронных документов сторонней организацией (перспектива)
Разработка Реестра видов
документов
Для каждого вида/тематики документа определяется:
• способ хранения
(на основе критериев выбора способа хранения)
Проектирование системы хранения документов

Варианты хранения
электронных документов:
•
в системе-источнике
•
на съемных носителях в архиве
•
в системе хранения электронных документов
(СХЭД)
Проектирование системы хранения документов

81
Методика управления документами от 1С:
• план организации системы хранения документов
• общие принципы построения системы хранения документов
• памятка по организации системы управления электронными документами
• требования к обеспечению юридической силы электронных документов
• требования к формированию Реестра видов документов
• рекомендации по формированию номенклатуры дел
Проектирование системы хранения документов

82
Методика хранения документов от 1С:
• положение об архивном хранении документов
• положение о хранении электронных документов
• положение об экспертной комиссии
• регламентация службы Архива
• приказ о начале работ по внедрению информационной системы хранения документов
• приказ об опытной/промышленной эксплуатации информационной системы хранения документов
• приказ о начале эксплуатации информационной системы хранения документов
Регламентация системы хранения документов

83
Методика хранения документов от 1С:
• положение о службе Архива
• должностная инструкция руководителя Архива
• должностная инструкция руководителя группы электронного архива
• должностная инструкция руководителя группы фондов
• должностная инструкция специалиста группы электронного архива
• должностная инструкция специалиста группы фондов
Регламентация системы хранения документов

84
•
положение о делопроизводстве
•
положения об использовании простой и усиленной электронной подписи
•
положение об архивном хранении документов
•
положение о хранении электронных документов
•
положение о работе с распорядительной документацией
•
положение о договорной работе
•
положение о работе с локальными нормативными актами
•
положения о работе с обращениями граждан, обращениями клиентов
•
положение о планировании и контроле рабочего времени
•
положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий
•
положение о службе делопроизводства, положение об Архиве, положение об ЭК
•
должностные инструкции работников службы делопроизводства (8), Архива (5)
Организационные документы
•
о начале работ по автоматизации документооборота на базе 1С:ДО8
•
о запуске в промышленную эксплуатацию 1С:ДО8 и 1С:Архив
•
о работе в системе управления документами 1С:ДО8
•
о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи
•
приказ об организации дистанционной (удалённой) работы
Приказы
Альбом унифицированных форм документов
•
шаблоны документов (33), бланки документов (9)
Нормативная методология –
2023.
В продаже -
www.1c-interes.ru

85
Иванова Лариса ведущий эксперт по документообороту
Отдела разработки программ документооборота doc@1c.ru