Файл: 1. Основные принципы и направления развития унификации.docx
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 42
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Содержание
Введение……………………………………………………………………………...3
1. Основные принципы и направления развития унификации………….………..4
2. Стандартизация в целом……………………………………………………….....5
3. Унификация текста документов……………………………………...………….9
4. Виды унифицированных текстов документов…………………….…………...13
Заключение………………………………………………………………………….17
Список использованной литературы……………………………………………...18
Введение
Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов организации, увеличит эффективность управленческого труда.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия.
Организация производства и его управление характерны повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда необходимость унификации и стандартизации в делопроизводстве.
Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в законодательстве о стандартизации, больший интерес представляют унификация и стандартизация документов, так как они являются одними из факторов повышения уровня производительности управленческого труда.
В жилищном отделе Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда большинство документов унифицировано. Документы составляются в соответствии с разработанными регламентами и типовыми инструкциями.
В состав унифицированных документов входят:
- письма
- справки
- акты
- заявления и т.д.
Цель данной работы заключается в том, чтобы охарактеризовать особенности унификации и стандартизации в документах..
1. Основные принципы и направления развития унификации
Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
2. Стандартизация в целом
Стандартизация – деятельность по установлению технических требований в целях их всеобщего и многократного применения в отношении постоянно повторяющихся задач, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в области разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции или оказания услуг.
Техническое нормирование – деятельность по установлению обязательных для соблюдения технических требований, связанных с безопасностью продукции, процессов её разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции или оказания услуг.
Система технического нормирования и стандартизации (СТНиС) – совокупность технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации субъектов технического нормирования и стандартизации, а также правил и процедур функционирования системы в целом.
Объекты ТНиС – это продукция.
Субъекты ТНиС – РБ в лице уполномоченных гос органов, физ и юр лица, включая иностранные.
Цели ТНиС: обеспечение
1. защиты жизни, здоровья и наследственности человека, имущества и охраны окружающей среды
2. устранение технических барьеров торговли
3. повышение конкурентоспособности продукции и услуг
4. единство измерений
5. технической и информационной совместимости
6. рационального использования ресурсов
7. обеспечение национальной безопасности
Принципы ТНиС:
1. обязательность применения технических регламентов
2. доступность технических регламентов и стандартов и информации
3. приоритетное использование международных и межгосударственных стандартов
4. использование современных достижений науки и техники
5. участие всех заинтересованных в разработке
6. добровольное применение стандартов
Техническое нормирование направлено на обеспечение на рынке необходимого баланса между интересами потребителя и изготовителя, базирующегося на анализе риска продукции при её использовании и обеспечение защиты потребителя от опасной продукции
Главная цель ТН – обеспечение оптимального уровня безопасности при минимальном государственном вмешательстве посредством разработки и применения сбалансированных мер на всем пути движения продукции от изготовителя к потребителю, позволяющих предотвратить появление на рынке опасной и фальсифицированной продукции и минимизировать технические барьеры для изготовителей.
Государственное регулирование и управление в области технического нормирования и стандартизации осуществляют: Президент РБ, Совет Министров РБ, Государственный Комитет по стандартизации РБ, Министерство архитектуры и строительства РБ и иные государственные органы.
Технические регламенты разрабатывают уполномоченные республиканские органы гос управления, утверждают Совет Министров.
Технические кодексы установившейся практики разрабатывают уполномоченные органы гос управления или технические комитеты, утверждают уполномоченные республиканские органы гос управления.
Государственные стандарты разрабатывают технические комитеты, утверждают гос стандарт или министерство строительства и архитектуры (только в части строительства).
Технические условия разрабатывают юр лица и ИП, утверждают они же.
Технический регламент – технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе технического нормирования, устанавливающий непосредственно и (или) путем ссылки на технические кодексы установившейся практики и (или) гос стандарты РБ, обязательные для соблюдения технических требования, связанные с безопасностью продукции, процессов ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции или оказания услуг.
Технический кодекс установившейся практики (ТКП) – это технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации, содержащий основанные на результатах установившейся практики технические требования к процессам разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции или оказания услуг.
Стандарт – технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандратизации и срдержащий технические требования к продукции, процессам её разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции или оказания услуг.
Технические условия - технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации, утвержденный юр лицом или ИП и содержащий технические требования к конкретному типу, марке, модели, виду реализуемой ими продукции или оказываемой услуге, включая правила приемки и методы контроля.
Основные понятия и управления качеством
Законы в области управления качеством
1. Закон РБ о техническом нормировании и стандартизации
2. Закон РБ об оценке соответствия требований ТНПА в области технического нормирования и стандартизации
3. Закон РБ о защите прав потребителей
4. Закон РБ Об обеспечении единства измерений
5. Система технического нормирования и стандартизации
6. Национальная система подтверждения соответствия РБ. Сборник технических кодексов установившейся практики РБ
7. Постановление госстандарта об утверждении перечня продукции, услуг, персонала и иных объектов оценки соответствия, подлежащих обязательному подтверждению соответствия в РБ
8. Постановления и приказы госстандарта
Управление – общая ф-ция организованных систем, обеспечивающих сохранение их структуры, поддержания режима деятельности, реализацию её программы и цели.
Цель управления – желаемое возможное и необходимое состояние объекта управления, которое должно быть достигнуто.
Качество – степень, с которой совокупность собственных характеристик выполняет требования. Требование – это потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Характеристика – отличительное свойство. Может быть собственной или присвоенной
, качественной или количественной.
Существуют разные классы хар-к.
- физические (механические, биологические, электрические, химические);
- органолептические (связаны с запахом, вкус, слухом, зрением);
- этические (вежливость, честность);
- временные (пунктуальность, безотказность);
- эргономические (физиологические характеристики, или связанные с безопасностью чела);
- функциональные (макс скорость поезда, вместимость автобуса).
Характеристика качества – это собственная хар-ка продукции, процессов или системы, вытекающая из требований.
Установленным требованием является такое требование, которое определено, например, в документе. Обычно предполагается: означает, что это общепринятая практика организации, её потребителей и других заинтересованных сторон, когда предполагаются рассматриваемые потребности или ожидания. Для обозначения конкретного вида требования могут применяться определяющие слова, например, требования к продукции, требования заказчика и т.п. Требования могут выдвигаться различными заинтересованными сторонами.
Планирование качества – деятельность, которая устанавливает цели и требования к качеству и применению элементов системы качества.
Управление качеством – методы и виды деятельности оперативного характера, используемые для выполнения требований к качеству.
3. Унификация текста документов
Под унификацией понимается “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию” (ГОСТ Р 1.0 –92).
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.
Унификация текстов документов проводится с целью выработки приемов и правил составления текстов, позволяющих предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки.
Унификация текстов проводится по следующим направлениям: состав информации; структура текста; языковые средства, представления информации; правила построения словосочетаний и предложений.
При унификации текстов документов следует соблюдать следующие принципы: объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации; строгое соответствие между составом информации и видом документа; использование унифицированных речевых средств; устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандартизованных терминов, принятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения.