Файл: 1. Основные принципы и направления развития унификации.docx
Добавлен: 22.11.2023
Просмотров: 44
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающая назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.
Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления.
Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом “шаблон”.
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:
Господину (И. О. Ф.)
Уважаемый (имя, отчество)
Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до 01.06.2000.
С наилучшими пожеланиями
Директор
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.
Таблица – это форма представления унифицированного текста, имеющего два уровня членения: графы и строки, и содержащего характеристики объектов по различным признакам.
Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах можно дублировать только номера этих граф.
Если документ будет содержать несколько таблиц, а в тексте ссылки на них, то целесообразно дать каждой содержательный заголовок. Заголовок помещают над соответствующей таблицей и начинают с прописной буквы.
В настоящее время широкое распространение получили анкеты – “опросные листы для получения определенных сведений”. В анкете как форме представления унифицированного текста дается характеристика определенного объекта по различным признакам.
Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.
Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена строго зафиксированной последовательности.
Переменная информация в анкете может быть выражена ранее подготовленным ответом типа “да – нет”, развернутым ответом, числовыми показателями.
В унифицированных документах устойчивые языковые обороты различаются степенью компрессии (в трафаретах степень компрессии значительно меньше, чем в анкетах).
В документации, представленной в виде таблиц и анкет устойчивые обороты представляют собой перечень слов или словосочетаний, в которых опускаются служебные и вспомогательные слова, отдельные слова, несущие второстепенную часть информации, т. е. вместо развернутых конструкций используются более сжатые.
В трафаретных текстах устойчивый оборот представляет собой предложение, воспроизводимое каждый раз как самостоятельная речевая единица.
Например: “Контроль за исполнением возложить на Кузнецова С. А.”.
При составлении текста документа на основе трафарета следует учитывать, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.
Например: “В соответствии с приказом директора завода”.
В таблицах, анкетах заполняемая переменная информация ставится в исходной форме, (т. е. существительное – в им. падеже, глагол – в неопределенной форме и т. д.), за исключением отдельных случаев, которые должны быть оговорены в инструкциях по применению этих форм документов.
Для унифицированных текстов документов характерно использование сжатых синтаксических конструкций.
Для текстов документов, представленных в форме трафарета, наиболее характерны двусоставные (в составе предложения есть и подлежащее, и сказуемое) полные распространенные предложения с прямым порядком слов.
Из односоставных используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) распространенные предложения, которые наиболее четко передают управленческое действие.
Например: “Утвердить следующее распределение обязанностей...”; “Контроль за исполнением возложить на Сидорову Т. Г.”.
В текстах документов, оформленных как анкета или таблица, употребляются нераспространенные двусоставные предложения. В таких предложениях в качестве подлежащего (подлежащее в анкете – вопрос, в таблице – наименование показателя) выступает имя существительное или словосочетание в роли существительного. (Например: “категория учета”, “дата заполнения”); в качестве сказуемого (в анкете и таблице – конкретные данные) выступает глагол, существительное, прилагательное или числительное, выраженное словами и цифрами.
4. Виды унифицированных текстов документов
Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации-чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).
Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. По мнению известного документалиста П.В.Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации.
Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения(по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный).
Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает «узаконенный» вид.
Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.
По способу синтаксической организации речи, а также по виду её пространственно- графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:
Связанный текст с традиционной линейной записью.
Например, личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования.
Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
Связный текст с записью по трафарету.
Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нём заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.
Справка №____________Выдана_________
в том, что____________________________
Справка дана для представления_________
Обычно для трафарета используется разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведённым на нём постоянной информацией и местом, отведённым для перемены информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, «Москва» и т.п.
Текст-анкета. Анкета- это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).
Содержание анкеты, как правило, оказывается более подробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.
Фамилия__________________
Имя_________________________
Отчество_____________________
Год и место рождения__________
и.т.д.
Текст-таблица. Таблица- это совокупность данных, представленных цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованны с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в донных нормативных документах выдвигаются определённые требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу» литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиходном общении.
.
Заключение
Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.
Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в аппарате управления считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.
Выбор документов для унификации их текстов определяется рядом обстоятельств. Для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. По этому принципу могут быть выделены документы, входящие в состав общегосударственных унифицированных систем документации, документы, форма и состав содержания которых регламентированы функциональными органами государственного управления (ЦСУ, Минфин и т.д.), документы, структура которых определяется отраслевыми нормативными актами, и документы, порядок составления и оформления которых не регламентирован. В зависимости от такой группировки и определения объема той или иной категории документации принимается решение о том, какие группы документов подлежат унификации в первую очередь.