Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Организация и нормативно-правовые основы архивного дела

Практическое занятие 4


Выполнил:

Обучающийся Пыхарева Ирина Александровна

Преподаватель:

Антонова Елена Васильевна

Практическое занятие 4

РПЗ МДК.02.01. Организация и нормативно-правовые основы архивного дела ДОУА, 4 семестр 

Практическое занятие 4 (2 часа). 
Задание 1. Максимальное количество баллов – 3 балла.
Для выполнения данного задания необходимо ознакомиться с текстом Международного этического кодекса архивиста 1966 года Режим доступа: https://cgato.mos.ru/upload/medialibrary/8de/mezhdunarodnyy-eticheskiy-kodeks-arkhivistov-1966-goda.pdf

 Основные принципы Кодекса определяют первейшую и самую важную обязанность архивистов – обеспечение целостности и сохранности документов. Раскройте подробное содержание основных принципов Международного этического кодекса архивиста, результаты оформите в виде таблицы.

Архивисты защищают	- целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого; - подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования
Архивисты обеспечивают	- доступность и понятность архивных материалов; - чтобы текущая информация и архивные системы с самого начала включали процедуры, подходящие для хранения ценных документов; - беспристрастное обслуживание всех пользователей; - подчиненным соответствующие условия работы и обучения
Архивисты должны содействовать	- максимально широкому доступу к архивным материалам; - наиболее широкому использованию фондов в соответствии с политикой учреждения, обеспечением сохранности фондов, правовыми соображениями, индивидуальными правами и соглашениями о дарении
Архивисты используют	- имеющиеся ресурсы для предоставления сбалансированного ассортимента услуг; - оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов; - фонды их учреждений для личных исследований и публикаций, проводя эту работу на тех же условиях, что и другие исследователи этих фондов; - информацию, полученную в результате работы с документами, доступ к которым ограничен
Архивисты повышают	- свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы
Архивисты способствуют	- обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий

---

Задание 2. Максимальное количество баллов – 4 балла.
Вы являетесь наставником молодого специалиста, который пришел в Вашу организацию после окончания учебного заведения. Вам предстоит объяснить действия, которые необходимо выполнить для организации хранения, комплектования и учета документов в архивах.

1. Сформулируйте алгоритм действий по организации комплектования документов в архивах.

2. Перечислите обязательные учетные документы архива.
1. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Алгоритм действий по организации комплектования документов в архивах (Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24):

1) Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив организации.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел структурных подразделений:

- постоянного срока хранения;

- временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях организации ежегодно сотрудниками подразделений при методической помощи службы делопроизводства и архива организации. Результаты экспертизы ценности согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.

2) Оформление дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации.

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

- подшивку или переплет документов дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов дела;

---

- оформление обложки дела.

При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия:

- металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются;

- в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

На обложке дела указывается:

- наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение);

- полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации - источника комплектования в именительном падеже);

- полное официальное наименование организации - источника комплектования (указывается в именительном падеже);

- сокращенное наименование организации - источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования);

- наименование структурного подразделения.

3) Передача дел в архив организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел структурных подразделений составляются на все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, являются документами, по которым осуществляется передача дел в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы описей дел, документов.

Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

---

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации.

2. Обязательные учетные документы архива:

- книга учета поступлений документов;

- опись дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

- лист-заверитель дела и т.д.

Задание 3.  Максимальное количество баллов – 3 балла.

При выдаче читателю сброшюрованных документов из архива, Вы обнаружили в них вырванные листы.

Вопросы:

1. К кому в данной ситуации могут быть применены меры ответственности?

2. Какой вид ответственности может быть применен? Свой ответ аргументируйте.

3. Составьте алгоритм ваших действий в подобной ситуации.
1. Ответственность за сохранность документов, поступивших в архив, несет архивариус. В случае обнаружения физического повреждения документов архивариус несет юридическую ответственность.

2. Архивариус несет дисциплинарную ответственность за невыполнение возложенных на него трудовых функций по осуществлению контроля за сохранностью документов архива. Данный вид юридической ответственности предполагает под собой применение в отношении архивариуса мер дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или увольнения с занимаемой должности (по решению его работодателя).

3. В подобной ситуации необходимо придерживаться стандартному алгоритму действий при выявлении нарушений работником трудовой дисциплины.

Так, в ст. 193 ТК РФ устанавливается порядок применения дисциплинарных взысканий в случае совершения работником дисциплинарного правонарушения. Алгоритм следующий:

1) Затребовать от работника письменное объяснение.

2) При непредставлении письменного объяснения работника осуществить составление соответствующего акта, фиксирующего данный факт.

---

3) Издание приказа о применении дисциплинарного взыскание и его направление работнику под роспись.

Представленный выше алгоритм действий применим и при ситуации с архивариусом.

Задание 4. Максимальное количество баллов – 3 балла.

В вашу организацию обратился бывший сотрудник с заявлением о подтверждении стажа работы в должности архивариуса в 2013-2018г. в связи с утерей трудовой книжки.

1. Составьте архивную справку о том, что сотрудник действительно работал в указанный период в должности архивариуса в Вашей организации (все необходимые данные можно указать самостоятельно).
ГУ Государственный архив Тульской области

15.05.2021 № 14/21
СПРАВКА

Выдана Иванову Ивану Ивановичу 1985 г.р., в том, что он работал с 01.05.2013 по 05.05.2018 гг. в ГУ Государственный архив Тульской области в должности архивариуса.

Основание: приказ о приеме на работу от 01.05.2013 № 14/13, приказ об увольнении от 05.05.2018 №16-7/18
Начальник отдела кадров Симонова Симонова А.К.

Задание 5. Максимальное количество баллов – 4 балла.

Вы работаете в крупной компании архивистом. Руководство компании обратилось к Вам, как к эксперту, для оценки программных компьютерных продуктов архивных технологий.

1. По каким критериям Вы будете производить оценку? Свой ответ аргументируйте.
1. Критерии оценки программных компьютерных продуктов архивных технологий:

- структура. Определяет совокупность составляющих элементов архивных технологий. Чем проще и нагляднее структура, тем легче усвоение таких технологий специалистами на практике;

- функционал. Определяет функциональные возможности архивных технологий. Позволяет выявить целесообразность и необходимость применения таких технологий.;

- технические требования. Определяет требования к ПО, которые необходимы для успешной работоспособности архивных технологий в информационной среде;

- стоимость. Определяет стоимость внедрения и обслуживания архивных технологий. От стоимости зависит возможность руководства архива в дальнейшем использовать архивные технологии;

- сложность применения и освоения (сложный, средней сложности, легкий). Определяет сложность применения и освоения архивных технологий прежде всего сотрудниками архива;

- потенциал применения (высший, средний, низший). Определяет возможность применения архивных технологий на практике в зависимости от составленного потенциала.

---

Смотрите также файлы

• 1. Резюме бизнесплана проекта Предпринимательская идея.docx

• Несут все руководители организации и служба персонала.docx

• Эффективные теплоизоляционные материалы.doc

• Обучающийся Генова Юлия Викторовна Преподаватель Наумова Ольга Викторовна Практическое занятие.rtf

• Основные действия над матрицами Сложение матриц.docx