Файл: Литература по теме Практические задания Тема Информационные технологии Вопрос Этапы развития информационных технологий.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 346
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема 5. Технологии интегрированных информационных систем
Цель и задачи: рассмотреть назначение, основные типы и структуру интегрированных информационных систем.
Вопросы темы:
1. Технологии электронного документооборота.
2. Геоинформационные технологии.
3. Технологии информационных хранилищ.
Интегрированная информационная система представляет собой слияние (конвергенцию, объединение) интегрированных технологий с развитым информационным взаимодействием между ними в единую систему. Современные тенденции создания интегрированных систем влияют на разные аспекты интеграции: интеграцию данных, технологий и технических средств. При этом происходит усложнение и интеграция выполняемых функций, поэтому трудно вычленить первоначальные технологии.
Примерами интегрированной информационной технологии являются технологии электронного документооборота, геоинформационные технологии и технологии информационных хранилищ.
Вопрос 1. Технологии электронного документооборота.
Документы и документооборот.
Документальная форма существования информации наиболее удобна для восприятия Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
Документ обладает двумя отличительными свойствами:
1) полифункциональностью;
2) наличием юридической силы.
Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.
Система документации (СД) – это совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.
По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:
1) государственного уровня;
2) министерств;
3) объединений-корпораций;
4) предприятий, фирм или организаций.
Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.
Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.
Документооборот на предприятии может быть двух типов:
1) операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;
2) универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Электронный документооборот.
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В современной организации СЭД становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются: САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30 % проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.
Электронный документооборот является ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.
Цель функционирования любого предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Руководство компаний стремится к:
реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления;
уменьшению объемов бумажной информации;
снижению стоимости обработки информации;
повышению эффективности управления путем организации совместного доступа специалистов к информации (включая её поиск и хранения).
ИТ предлагают средства для достижения указанных целей при помощи двух подходов:
1) реинжиниринга бизнес-процессов;
2) перехода к безбумажной технологии управления.
Организация безбумажной технологии управления основывается на использовании трех основных концепций:
1) переход к электронным документам;
2) создание систем управления документами;
3) система электронного документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах XX в. с появлением персональных компьютеров и графического интерфейса пользователя (англ. graphical user interface, GUI). Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).
Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать система управления документами:
1) перевод бумажных документов в электронный вид;
2) перехват создаваемых электронных документов из всех источников поступления.
Источники поступления документов:
приложения, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;
факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;
входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;
отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Как правило, отчеты в системе электронного документооборота создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, например, отчеты о текущей занятности сотрудников, выполнении работ по документам (ретроспективный), просроченных поручениях.
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭД), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать данное передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.
Организация электронного документооборота.
Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», который является дальнейшим развитием программы «1С: Электронная почта» и отличается от нее строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).
Реализованная в программе методика управления документами основана на проверенных годами практиках. Методика направлена на рационализацию документооборота за счет приведения процедур работы с документами к большей оперативности. Это достигается исключением избыточных действий в обработке документов и приводит к быстрому выполнению задач.
Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.
Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (http://1c.ru/ раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.
В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.
Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.
Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему на рис. 6) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Рис. 6. Схема взаимодействия в СЭД организации
Между филиалами существует связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).
Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.
Цель и задачи: рассмотреть назначение, основные типы и структуру интегрированных информационных систем.
Вопросы темы:
1. Технологии электронного документооборота.
2. Геоинформационные технологии.
3. Технологии информационных хранилищ.
Интегрированная информационная система представляет собой слияние (конвергенцию, объединение) интегрированных технологий с развитым информационным взаимодействием между ними в единую систему. Современные тенденции создания интегрированных систем влияют на разные аспекты интеграции: интеграцию данных, технологий и технических средств. При этом происходит усложнение и интеграция выполняемых функций, поэтому трудно вычленить первоначальные технологии.
Примерами интегрированной информационной технологии являются технологии электронного документооборота, геоинформационные технологии и технологии информационных хранилищ.
Вопрос 1. Технологии электронного документооборота.
Документы и документооборот.
Документальная форма существования информации наиболее удобна для восприятия Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
Документ обладает двумя отличительными свойствами:
1) полифункциональностью;
2) наличием юридической силы.
Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.
Система документации (СД) – это совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.
По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:
1) государственного уровня;
2) министерств;
3) объединений-корпораций;
4) предприятий, фирм или организаций.
Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему.
Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.
Документооборот на предприятии может быть двух типов:
1) операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;
2) универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Электронный документооборот.
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
В современной организации СЭД становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются: САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30 % проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения.
Электронный документооборот является ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.
Цель функционирования любого предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Руководство компаний стремится к:
реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления;
уменьшению объемов бумажной информации;
снижению стоимости обработки информации;
повышению эффективности управления путем организации совместного доступа специалистов к информации (включая её поиск и хранения).
ИТ предлагают средства для достижения указанных целей при помощи двух подходов:
1) реинжиниринга бизнес-процессов;
2) перехода к безбумажной технологии управления.
Организация безбумажной технологии управления основывается на использовании трех основных концепций:
1) переход к электронным документам;
2) создание систем управления документами;
3) система электронного документооборота.
Концепция электронного документа появилась в 80-х годах XX в. с появлением персональных компьютеров и графического интерфейса пользователя (англ. graphical user interface, GUI). Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).
Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать система управления документами:
1) перевод бумажных документов в электронный вид;
2) перехват создаваемых электронных документов из всех источников поступления.
Источники поступления документов:
приложения, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;
факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;
входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;
отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Как правило, отчеты в системе электронного документооборота создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, например, отчеты о текущей занятности сотрудников, выполнении работ по документам (ретроспективный), просроченных поручениях.
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭД), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать данное передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.
Организация электронного документооборота.
Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», который является дальнейшим развитием программы «1С: Электронная почта» и отличается от нее строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).
Реализованная в программе методика управления документами основана на проверенных годами практиках. Методика направлена на рационализацию документооборота за счет приведения процедур работы с документами к большей оперативности. Это достигается исключением избыточных действий в обработке документов и приводит к быстрому выполнению задач.
Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.
Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (http://1c.ru/ раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.
В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.
Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.
Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему на рис. 6) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.
Рис. 6. Схема взаимодействия в СЭД организации
Между филиалами существует связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).
Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.