- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;- возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);- компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.К недостаткам электронных документов можно отнести:- недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;- необходимость наличия технических средств для прочтения.Работа с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты.Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.Адресат получает документ на экран ПК, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью ПК происходит регистрация электронных документов.Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитиемИнтернет-торговли.Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования - 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.4. Системы документацииСтандартизация – деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

---

- безопасности продукции;- экономии всех видов ресурсов.В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения затрат на подготовку и обработки информации проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.Под унификацией в широком смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой – либо комплекс или систему. Основная цель унификации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект, достигаемый за счет снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.Таким образом, унификация документов– это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.Государством были разработаны Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии со сферой деятельности и расположенных на носителе информации в определенном порядке.В настоящее время разработаны следующие УСД:- организационно – распорядительная;- банковская;- учетная и отчетная;- отчетно-статистическая;- внешнеторговая;- документация по труду;- документация Пенсионного фонда РФ.На каждом предприятии (учреждении) имеются большие потоки информации и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск. Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.Самой общей и целостной системой упорядочения документов является общегосударственная система документации. Она регламентирует правила подготовки, последовательность прохождения документов в учреждении. Она охватывает все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их можно систематизировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления (федеральному, региональному и местным уровням).Функциональными системами документации являются те (например, бухгалтерия, кадровая документация, производственная документация и т.д.), которые присущи почти всем организационно-правовым формам предприятий, организаций, акционерных обществ и государственных учреждений.

---

Отраслевыми системами документации являются те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности. Например, документация по топливной, энергетической, пищевой промышленности, по научно-исследовательской деятельности и т.д.Эти системы предназначены для использования в автоматизированных системах управления разных уровней.Вопросы для самоконтроля1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.2. Классификация документов.3. Преимущества и недостатки электронного документа.4. Понятие унификации и стандартизации.5. Понятие общегосударственной системы документации.

---

Тема 5. Управленческая документация1. Классификация управленческой документации2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации4. Формуляр-образец5.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов

1. 
   Классификация управленческой документации
   

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);е) информационно-справочные документы

---

 (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.
2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации
Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

-20 — левое, верхнее, нижнее;

-10 — правое.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

---

Смотрите также файлы

• Исследование факторов внутренней и внешней среды предприятия.docx

• Программа мва дисциплина Финансовый менеджмент Экзаменационное задание Тест на проверку знаний (часть i ).docx

• Организационные моменты Здравствуйте, садитесь. Давайте отметим отсутствующих.docx

• Решение Если принять y k, то уравнение изоклины для заданного уравнения k 2.docx

• Вестник юурГУ. Серия Экономика и менеджмент.pdf