Файл: Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления" Тема Документирование управленческой деятельности Понятие делопроизводства.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 30.11.2023
Просмотров: 691
Скачиваний: 6
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Заголовок к тексту (18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы:- о чем (о ком);- чего (кого).Отметка о контроле (19) — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».Текст документа (20) составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Отметку о наличии приложения (21), названного в тексте, оформляют следующим образом:- если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров;- при наличии нескольких приложений их нумеруют.В состав реквизита «Подпись» (22) входят:- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);- личная подпись;- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.Согласование документа оформляется визой (24), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.Печать (25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.При заверении соответствия копии (26) документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:- заверительную надпись «Верно»;-должность лица, заверившего копию;- личную подпись;-расшифровку подписи (инициалы, фамилию);- дату заверения.Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные:- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;- слова «В дело»;- номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.Вопросы для самоконтроля1. Классификация управленческой документации.2. Основные требования, предъявляемые к оформлению документации.3. Бланки документов и их виды.4. Требования, предъявляемые к гербовым бланкам.5. Понятие и значение формуляра-образца.6. Реквизиты и их виды.7. Расположение реквизитов и их значение.
Тема 6. Система организационно-распорядительной документации1. Организационная документация2. Распорядительная документация3. Справочно-информационная документация4. Письма1. Организационная документацияОрганизационная документация – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия.К ней относится:- Положение;- Устав;- Инструкции.Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).Положения бывают двух видов:- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например Типовое положение об отделе кадров);- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например Положение ООО "АиТ" о конкурсе "Лучший программист").Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно иметь:- наименование вида документа;- дату;- заголовок к тексту;- гриф утверждения;- текст;- подписи составителей;- печать (при необходимости).Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", например: "Положение о Государственном реестре... ".Текст может состоять из следующих разделов:1. Общие положения.2. Задачи и функции.3. Управление и структура.4. Права и обязанности.5. Контроль деятельности.6. Служебные контакты.7. Ответственность.Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.Основными видами уставов являются:- устав государственной организации - утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);- устав муниципальной организации - утверждается городской или районной администрацией;- устав коммерческой организации - утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
- устав общественной организации - утверждается общим собранием (съездом) участников организации.Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь:- наименование организации;- наименование вида документа;- дату (датой устава является дата его утверждения);- гриф утверждения;- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);- место издания (город);- текст;- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):1. Общие положения.2. Цели, задачи, предмет деятельности.3. Правовой статус.4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).6. Учет и отчетность.7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.8. Права и обязанности участников.9. Порядок ликвидации и реорганизации.Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться:- органом государственного управления;- отраслевым органом управления;- муниципальным органом управления;- руководством организации.Инструкции бывают двух видов:- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти");- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например "Инструкция по делопроизводству ООО "ЛУЧ").Инструкция должна иметь:- наименование организации;- наименование вида документа;- дату;- номер;- заголовок к тексту;- гриф утверждения;- текст;- подписи составителей;- печать (при необходимости);- визы.Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос "о чем?" (например: "Инструкция о государственном регулировании... ").
Текст инструкции содержит формулировки: "должен", "не допускается", "запрещается".Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность (например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;- с целью разделения труда между персоналом;- для повышения ответственности за порученный участок работы.Должностная инструкция:- разрабатывается руководителем структурного подразделения;- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.2. Распорядительная документацияРаспорядительная документация – документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Указанные документы оформляют административную деятельность предприятия.Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные:- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;- слова «В дело»;- номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.Вопросы для самоконтроля1. Классификация управленческой документации.2. Основные требования, предъявляемые к оформлению документации.3. Бланки документов и их виды.4. Требования, предъявляемые к гербовым бланкам.5. Понятие и значение формуляра-образца.6. Реквизиты и их виды.7. Расположение реквизитов и их значение.
Тема 6. Система организационно-распорядительной документации1. Организационная документация2. Распорядительная документация3. Справочно-информационная документация4. Письма1. Организационная документацияОрганизационная документация – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия.К ней относится:- Положение;- Устав;- Инструкции.Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).Положения бывают двух видов:- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например Типовое положение об отделе кадров);- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например Положение ООО "АиТ" о конкурсе "Лучший программист").Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно иметь:- наименование вида документа;- дату;- заголовок к тексту;- гриф утверждения;- текст;- подписи составителей;- печать (при необходимости).Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос "о чем?", например: "Положение о Государственном реестре... ".Текст может состоять из следующих разделов:1. Общие положения.2. Задачи и функции.3. Управление и структура.4. Права и обязанности.5. Контроль деятельности.6. Служебные контакты.7. Ответственность.Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.Основными видами уставов являются:- устав государственной организации - утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);- устав муниципальной организации - утверждается городской или районной администрацией;- устав коммерческой организации - утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
- устав общественной организации - утверждается общим собранием (съездом) участников организации.Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь:- наименование организации;- наименование вида документа;- дату (датой устава является дата его утверждения);- гриф утверждения;- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);- место издания (город);- текст;- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):1. Общие положения.2. Цели, задачи, предмет деятельности.3. Правовой статус.4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).6. Учет и отчетность.7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.8. Права и обязанности участников.9. Порядок ликвидации и реорганизации.Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться:- органом государственного управления;- отраслевым органом управления;- муниципальным органом управления;- руководством организации.Инструкции бывают двух видов:- типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти");- индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например "Инструкция по делопроизводству ООО "ЛУЧ").Инструкция должна иметь:- наименование организации;- наименование вида документа;- дату;- номер;- заголовок к тексту;- гриф утверждения;- текст;- подписи составителей;- печать (при необходимости);- визы.Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос "о чем?" (например: "Инструкция о государственном регулировании... ").
Текст инструкции содержит формулировки: "должен", "не допускается", "запрещается".Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность (например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;- с целью разделения труда между персоналом;- для повышения ответственности за порученный участок работы.Должностная инструкция:- разрабатывается руководителем структурного подразделения;- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.2. Распорядительная документацияРаспорядительная документация – документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Указанные документы оформляют административную деятельность предприятия.Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.