Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов — проверяет, кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией.

Организация работы с документами — это обеспечение рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его в архив.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

- входящие (поступающие в организацию документы);

- исходящие (отправляемые из организации документы);

- внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документыпроходят на начальном этапе следующие операции: первичную обработку, предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документыпроходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

---

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

- инструкция по делопроизводству предприятия;

- образцы правильно оформленных документов, установлены на компьютерах работников;

- номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

- должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

- информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

- назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

2. Работа с входящими документами
Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

При первичной обработке осуществляют:

- проверку правильности доставки (адресования);

- проверку количества листов поступившего документа;

- проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

- ставится в известность отправитель;

- делается отметка на самом документе;

- делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Поступившие документы проходят следующие этапы обработки
- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение (разметку);

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения и исполнение документов;

---

- подшивку документов в дела.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Рrivatе") и "Конфиденциально" ("Confidential''), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые, нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения, фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

---

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.
3. Работа с исходящими и внутренними документами
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в "Журнале регистрации исходящих документов". При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

---

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.
4. Правила регистрации и индексации документов
Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

- 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

---

Смотрите также файлы

• Исследование факторов внутренней и внешней среды предприятия.docx

• Программа мва дисциплина Финансовый менеджмент Экзаменационное задание Тест на проверку знаний (часть i ).docx

• Организационные моменты Здравствуйте, садитесь. Давайте отметим отсутствующих.docx

• Решение Если принять y k, то уравнение изоклины для заданного уравнения k 2.docx

• Вестник юурГУ. Серия Экономика и менеджмент.pdf