Файл: Тема Официально деловой стиль язык документов.docx

– убедить экспертный совет выделить деньги на ваш проект;

– убедить руководство в преимуществах вашего плана реорганизации;

– убедить потребителей выбрать ваш продукт или услугу.

Можно утверждать, что презентация выполняет функции, сходные с рекламой, т. е. максимально выгодное представление продуктов или услуг с целью их продажи. Но в отличие от большинства видов рекламы, стремящейся к лаконичности и эмоциональности, презентация, напротив, детально описывает плюсы и выгоды сотрудничества с определенной компанией, преимущества данного продукта или услуги, подтверждая их графиками, исследованиями, статистикой, теоретическими выкладками и практическими результатами.

Презентация эффективна как основа для делового разговора, она может служить дополнением к уже состоявшейся деловой беседе, хорошо подходит в качестве подробного «информационного письма» потенциальному клиенту, встретиться с которым лично нет возможности. Можно добавить также, что презентация как форма подачи информации весьма удобна в рамках всевозможных выставок, семинаров и внутрикорпоративных тренингов: все заинтересованные лица получают информацию в полном объеме, при этом сотрудники или представители не отвлекаются от основной работы.

Деловая презентация – это частный случай публичного выступления, следовательно, к ней применимы закономерности, действующие в сфере публичной речи.

К числу факторов, влияющих на эффективность проведения презентации, относятся: фактор цели (зачем?), фактор аудитории (кто?), фактор места (где?), фактор способа (как?).

Фактор цели.

Цели деловой презентации различны. Самая простая цель – проинформировать аудиторию. В данном случае нет необходимости в убеждении, достаточно изложить имеющуюся информацию. Другая цель – привлечь внимание к продукту или услуге, укрепить позиции компании. Здесь уже имеют место элементы убеждения и воздействия. Самая сложная цель – изменить мнение аудитории. Специалисты считают, что это равносильно продажам, только результатом презентации является не заключение договора, а изменение отношения аудитории к презентуемому объекту.

Фактор аудитории.

Начать подготовку следует с ответов на вопросы: кто будет присутствовать на презентации, каков уровень знаний предполагаемой аудитории и каковы ее потребности. Наиболее типичная ошибка – неправильная оценка аудитории, в результате чего завышенные ожидания аудитории не оправдываются либо уровень изложения оказывается недоступен. В обоих случаях выступление не достигает своей цели.

---

Фактор места.

Чем больше пространство, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума – сколько вместит помещение. Важную роль играют особенности помещения и его техническая оснащенность (освещенность, слышимость, наличие микрофона, экрана, проектора и пр.).

Фактор способа.

В первую очередь это процесс правильной организации информации. Затем следует отбор аргументов, выбор средств отображения и носителя. После происходит формирование визуальных решений, и лишь потом – графическое воплощение и оформление.

Организация презентации

Если представить презентацию в виде трех составных частей – вступление, основная часть и завершение, – то начинать ее разработку следует с основной части. Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Допустим, вы представляете себя в качестве руководителя предполагаемого проекта. Основная мысль, которую вы можете донести в этой ситуации, может быть сформулирована следующим образом: для завершения проекта в срок мы должны предпринять определенные шаги. И акцент всей презентации надо сделать именно на этих шагах. Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуются четыре цели: привлечь внимание, поднять уровень доверия, информировать о предстоящей презентации, сформулировать свою позицию по теме выступления.

Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов. Весьма популярное и эффективное начало – сделать провокационное или неоднозначное заявление, задать вопрос, реальный или риторический. После того как внимание аудитории привлечено, стоит перейти к основной части презентации. Здесь тема обсуждается более подробно. Если цель состоит в том, чтобы информировать, то основная часть презентации должна описывать тему и демонстрировать, как она относится к аудитории. Если цель – убедить, то основная часть презентации используется, чтобы определить проблему и предложить свои решения.

Поскольку время презентации ограничено, следует сократить и количество основных идей, изложенных в презентации (рекомендуется от двух до пяти пунктов). Поэтому лучше включить меньше пунктов в презентацию, чтобы подробнее раскрыть суть, так как необходимо представить доказательства каждого пункта. Обязательным компонентом презентации является наличие всего излагаемого материала в печатном виде со всеми цифрами, разъяснениями и комментариями. Сочетание хорошей презентации и доступности материалов в печатном виде вызывает доверие и уважение.

---

В завершении обязательно надо еще раз изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами. Закончить выступление можно уместной цитатой или необычным оборотом. У слушателя должно остаться ощущение законченности и завершенности.

Наиболее распространенные структурные типы презентации:

1) тематическая структура

– используется, когда есть несколько идей, относящихся к теме, и каждая отдельная идея становится главным пунктом; такая структура полезна для информативных речей;

2) хронологическая структура

– используется для информативных и убеждающих речей, которые требуют представления фоновой информации;

3) пространственная структура

– организует материал в соответствии с физическим пространством; структура полезна для информативных речей;

4) систематизированная структура

– организует материал по категориям; структура полезна для информативных и убеждающих речей;

5) проблема/решение

– эта структура организует материал, описывая проблемы и затем предоставляя решения; такая структура полезна для убеждающих выступлений;

6) причина/следствие

– описывает причину возникновения проблемы/ситуации и затем представляет последствия; такая структура полезна для убеждающих презентаций.

Язык презентации

При составлении текста слайдов и выступления на презентации рекомендуется:

– избегать усложненных синтаксических конструкций, в частности заменять деепричастные и причастные обороты личными формами глаголов (не

оценив ситуацию, а когда мы оценили ситуацию ); следуйте правилу: одна мысль – одна фраза;

– вместо безличных, неопределенно-личных и пассивных форм использовать личные формы (не было замечено, а мы заметили );

– вставлять в текст элементы устно-разговорного стиля;

– чаще обращаться к слушателям, вовлекать их в рассуждения (а теперь вопрос, обратите внимание, вы сами видите, поверьте, я могу привести еще множество примеров );

– использовать положительную эмоционально-окрашенную лексику (замечательно, превосходно, прекрасно, великолепно);

– избегать сомнительных сравнений, туманных выражений, многословия;

– привлекать дополнительный материал в виде цитат, ссылок на авторитеты, фразеологизмов, пословиц и поговорок;

– размещать длинный текст на нескольких слайдах;

---

– не читать текст слайда, а комментировать его основную мысль.

Тема 4. Презентационная речь как разновидность публичной речи

---

Презентационная речь как разновидность публичной речи

Слово "презентация" прочно вошло в нашу жизнь. Освоение ново­го вида товара, открытие фирмы, банка, дочерней компании или фи­лиала не проходит сегодня без презентации (от лат. praesentatio — представление). Это оригинальный жанр (событие), призванный ото­бразить индивидуальный имидж учреждения, перспективы его раз­вития. Презентация в виде текста рассылается в виде рекламных лис­товок, писем или буклетов. Устная — представляет собой прием, вклю­чающий выступления организаторов (нередко сопровождаемые слай­дами, таблицами, демонстрацией товаров) и неофициальную часть, представляющую собой свободное общение собравшихся. Иногда пре­зентации устраиваются в форме пресс-конференции с приглашением большого количества журналистов. Выступление организаторов или пресс-конференция представляют собой официальную часть презента­ции, к неофициальной относятся выступления артистов, фуршет или банкет.

Презентационная речь готовится заранее, но не читается перед публикой. "При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обяза­тельно нужно иметь перед глазами свою речь, читайте ее перед вы­ступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть"*, — пишет в своей знаменитой книге "Этикет" Э. Пост.

* Пост Э. Этикет. М., 1996. С. 173.
Презентационная речь представляет собой разновидность публич­ной речи. Как всякое публичное выступление, она строится по опреде­ленным принципам. Эти принципы таковы.

1. Принцип краткости. Обычно Презентационная речь составля­ется с расчетом на 10-15-минутное выступление. С другой стороны, объем выступления должен быть достаточным для раскрытия основ­ной темы выступления.

2. Принцип последовательности. Все микротемы выступления должны быть подчинены основной теме. Все части выступления долж­ны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены.

3. Принцип целенаправленности. Выступление должно быть под­чинено ясной логике. Сам выступающий, а за ним и слушатели долж­ны осознавать направленность выступления, соответствие его логичес­кой структуры следующей цепочке:

---