ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 30.11.2023
Просмотров: 30
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Упорядочение документов (техническая обработка и составление описей дел) с демонстрацией видеоролика по оформлению архивных документов для организации долговременного хранения
ЧЕКМАЗОВА Ольга Станиславовна, ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ НСО Государственный архив Новосибирской области Согласно п. 4.19. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. После проведения отбора документов постоянного хранения и по личному составу по номенклатуре дел либо перечню для описания осуществляются
- группировка документов вдела (единицы хранения
- систематизация документов внутри дел
- формирование дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила
- помещать вдело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре
- помещать вдело документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и др. реквизиты
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса
- указания руководства по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, помещать в деле перед документом, к которому они относятся
- группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел судебных дел личных дел, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период созыва документов образовательных организаций, формируемых за учебный год документов театров, характеризующих сценическую деятельность в пределах театрального сезона дел фильмов, рукописей, историй болезней
- раздельно группировать вдела документы постоянного и временных сроков хранения
- приказы (распоряжения) по личному составу группировать вделав соответствии с установленными для них сроками хранения
- помещать приложения вместе с основными документами
- включать вдело по одному экземпляру каждого документа
- не помещать вдело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных
ЧЕКМАЗОВА Ольга Станиславовна, ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ НСО Государственный архив Новосибирской области Согласно п. 4.19. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. После проведения отбора документов постоянного хранения и по личному составу по номенклатуре дел либо перечню для описания осуществляются
- группировка документов вдела (единицы хранения
- систематизация документов внутри дел
- формирование дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила
- помещать вдело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре
- помещать вдело документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и др. реквизиты
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса
- указания руководства по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, помещать в деле перед документом, к которому они относятся
- группировать вдело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел судебных дел личных дел, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период созыва документов образовательных организаций, формируемых за учебный год документов театров, характеризующих сценическую деятельность в пределах театрального сезона дел фильмов, рукописей, историй болезней
- раздельно группировать вдела документы постоянного и временных сроков хранения
- приказы (распоряжения) по личному составу группировать вделав соответствии с установленными для них сроками хранения
- помещать приложения вместе с основными документами
- включать вдело по одному экземпляру каждого документа
- не помещать вдело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных
- не включать вдело более 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема разделять дело на тома. Формирование отдельных категорий дел по личному составу Приказы (распоряжения) по личному составу группируются вделав соответствии с установленными сроками их хранения (75 (50) лети лет. К приказам, имеющим срок хранения 75 (50) лет, относятся следующие
- о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия трудового контракта
- об изменении фамилии
- о поощрениях, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой
- об установлении окладов
- о временном замещении должности
- об установлении доплат, надбавок к окладу
- о премировании
- о присвоении классных чинов, разрядов
- о заграничных командировках
- о длительных внутрироссийских командировках
- о декретных отпусках
- об отпусках по уходу за ребенком
- об отпусках без сохранения заработной платы
- о дежурствах по профилю основной деятельности
- о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет, относятся следующие
- о предоставлении очередных и учебных отпусков
- о предоставлении отгулов за неиспользованный отпуски работу в выходные дни
- о дежурствах
- о дисциплинарных взысканиях
- о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. В случае если в делопроизводстве организации приказы, распоряжения по личному составу с разными сроками хранения формируются совместно сединой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов со сроком хранения
75 (50) лет сформированием отдельных дел. О выделении указанных видов документов из общих дел с валовой нумерацией указывается в предисловии к описи. Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года.
Выявляются отсутствующие приказы, организуется их поиск. При утрате подлинника приказа по личному составу возможна его замена заверенной копией. Если в приказах по личному составу нарушена нумерация, имеются литерные номера, пропущенные в делопроизводстве номера, двойные номера, то приказы систематизируются по датам, независимо от номеров. Отсутствие отдельных приказов отмечается в заголовке дела кроме того, информация об отсутствии отдельных номеров приказов в делах включается в предисловие к описи. Трудовые договоры (контракты, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел. По правилам кадрового делопроизводства трудовые договоры (контракты, соглашения с работниками организации помещаются в личное дело работника. Если личные дела в организации не ведутся, трудовые договоры, соглашения уволенных работников формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий работников в пределах года окончания срока действия договора увольнения. Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров, ведущихся в течение ряда лет, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются водно дело. В том случае, если трудовые договоры с работниками организации изначально сформированы по датам заключения, их включение в опись также может производиться погоду заключения договора.
Ведомости и лицевые счета по начислению заработной платы формируются
- в хронологическом порядке (по годам, месяцам, поквартально
- по структурным подразделениям
- по алфавиту фамилий, имени отчеств
- по табельным номерам (может применяться только в том случае, когда имеется список табельных номеров работников, который также включается в опись в качестве справочного аппарата к табелям. Документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, черновые расчеты денежных выплат, справки и др) из дел с лицевыми счетами изымаются. В делопроизводстве ряда организаций имеются особенности ведения лицевых счетов. Лицевой счет работника иногда ведется не в течение одного года, аза несколько лет. К карточке лицевого счета подклеиваются расчетные листки компьютерные распечатки) по зарплате за несколько лет. В этом случае комплекс документов, представляющих лицевой счет работника расформированию не подлежит. Лицевые счета формируются водно дело за несколько лети систематизируются в них по алфавиту. В описи дела помещаются погоду заведения лицевых счетов. В последующих годовых разделах описи оформляются ссылки на это дело. Личные карточки уволенных работников формируются в отдельные дела погоду увольнения и систематизируются внутри дела в строгом алфавитном порядке фамилий работников.
Ведомости и лицевые счета по начислению заработной платы формируются
- в хронологическом порядке (по годам, месяцам, поквартально
- по структурным подразделениям
- по алфавиту фамилий, имени отчеств
- по табельным номерам (может применяться только в том случае, когда имеется список табельных номеров работников, который также включается в опись в качестве справочного аппарата к табелям. Документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, черновые расчеты денежных выплат, справки и др) из дел с лицевыми счетами изымаются. В делопроизводстве ряда организаций имеются особенности ведения лицевых счетов. Лицевой счет работника иногда ведется не в течение одного года, аза несколько лет. К карточке лицевого счета подклеиваются расчетные листки компьютерные распечатки) по зарплате за несколько лет. В этом случае комплекс документов, представляющих лицевой счет работника расформированию не подлежит. Лицевые счета формируются водно дело за несколько лети систематизируются в них по алфавиту. В описи дела помещаются погоду заведения лицевых счетов. В последующих годовых разделах описи оформляются ссылки на это дело. Личные карточки уволенных работников формируются в отдельные дела погоду увольнения и систематизируются внутри дела в строгом алфавитном порядке фамилий работников.
Личные дела работников заводятся при поступлении на работу и завершаются датой увольнения. При описании личных дел уволенных работников документы в личных делах систематизируются в хронологическом порядке по мере их поступления в следующей последовательности
- личная карточка (ф. Т, если она есть в личном деле
- личный листок по учету кадров
- дополнение к листку по учету кадров
- анкета, автобиография
- копии личных документов, в том числе копии документов об образовании
- заявление о приеме на работу
- копия распорядительного документа о приеме на работу или выписка из него
- трудовой договор (контракт
- договор о материальной ответственности (при его наличии
- копии распорядительных документов по личному составу, характеристики, аттестационные листы, заявления и другие документы о переводе, расширении зоны обслуживания, доплатах, отпусках, награждении и прочих факторах, влияющих на стаж, заработную плату и производственные характеристики работника, систематизированные в хронологическом порядке
- заявление и копия распорядительного документа об увольнении (в случае увольнения работника по отдельным статьям Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с сокращением, прогулом, по соглашению сторон и т.д.) в личное дело в обязательном порядке включаются уведомления о сокращении акты, служебные записки, объяснительные об отсутствии на рабочем месте в рабочее время дополнительные соглашения к трудовому договору и т.д.). Личные дела уволенных работников формируются индивидуально на каждого работника, систематизируются в пределах годового раздела описи либо, при необходимости, в пределах более длительного хронологического периода по алфавиту начальных букв фамилий уволенных работников. В том случае, если проводится упорядочение личных дел уволенных работников, которые содержат полный состав документов, позволяющих четко определить даты приема и увольнения работников, формирование таких дели включение их в опись производится погоду увольнения, например В том случае, если производится упорядочение личных дел уволенных работников за длительный период деятельности организации и, ввиду неполноты состава личных дел, проблематично определить даты увольнения работников, дела могут быть сформированы по алфавиту в пределах длительного хронологического периода, который обозначается в виде указания начального и конечного года формирования дел, например Личные дела систематизируются в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии, например
- личная карточка (ф. Т, если она есть в личном деле
- личный листок по учету кадров
- дополнение к листку по учету кадров
- анкета, автобиография
- копии личных документов, в том числе копии документов об образовании
- заявление о приеме на работу
- копия распорядительного документа о приеме на работу или выписка из него
- трудовой договор (контракт
- договор о материальной ответственности (при его наличии
- копии распорядительных документов по личному составу, характеристики, аттестационные листы, заявления и другие документы о переводе, расширении зоны обслуживания, доплатах, отпусках, награждении и прочих факторах, влияющих на стаж, заработную плату и производственные характеристики работника, систематизированные в хронологическом порядке
- заявление и копия распорядительного документа об увольнении (в случае увольнения работника по отдельным статьям Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с сокращением, прогулом, по соглашению сторон и т.д.) в личное дело в обязательном порядке включаются уведомления о сокращении акты, служебные записки, объяснительные об отсутствии на рабочем месте в рабочее время дополнительные соглашения к трудовому договору и т.д.). Личные дела уволенных работников формируются индивидуально на каждого работника, систематизируются в пределах годового раздела описи либо, при необходимости, в пределах более длительного хронологического периода по алфавиту начальных букв фамилий уволенных работников. В том случае, если проводится упорядочение личных дел уволенных работников, которые содержат полный состав документов, позволяющих четко определить даты приема и увольнения работников, формирование таких дели включение их в опись производится погоду увольнения, например В том случае, если производится упорядочение личных дел уволенных работников за длительный период деятельности организации и, ввиду неполноты состава личных дел, проблематично определить даты увольнения работников, дела могут быть сформированы по алфавиту в пределах длительного хронологического периода, который обозначается в виде указания начального и конечного года формирования дел, например Личные дела систематизируются в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии, например
Иванов – Иванова)
(Ланская – Ланской).
Если фамилии полностью совпадают, во внимание принимаются имена, а затем отчества
Тобольцев Василий Иванович
Тобольцев Петр Анатольевич
Тобольцев Юрий Сергеевич. Личные дела уволенных работников, сформированные до 2006 года, при большом их количестве могут формироваться в комплексные дела по алфавиту с разбивкой на отдельные тома в зависимости от объема. Каждое комплексное дело с личными делами должно содержать внутреннюю опись с указанием следующих реквизитов (ФИО) работников, документы которых включены в комплексное дело, и номеров листов в деле. В том случае, когда в организации формируется небольшое количество личных дел, они включаются в общую опись дел по личному составу. При большом количестве личных дел они формируются в отдельную опись личных дел уволенных работников. Акты о несчастных случаях, связанных с производством, систематизируются в пределах календарного года по хронологии, возможна систематизация по алфавиту начальных букв фамилий работников. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) систематизируются в пределах календарного года по видам, а внутри видов – по алфавиту фамилий работников в случае необходимости разбиваются по объему на отдельные тома, представляющие собой несколько личных документов, помещенных в картонную папку дело на завязках, включающую помимо документов внутреннюю опись и лист-заверитель, и вносятся либо последними делами в годовые разделы описи дел по личному составу (при малом объеме невостребованных личных документов в организации,
(Ланская – Ланской).
Если фамилии полностью совпадают, во внимание принимаются имена, а затем отчества
Тобольцев Василий Иванович
Тобольцев Петр Анатольевич
Тобольцев Юрий Сергеевич. Личные дела уволенных работников, сформированные до 2006 года, при большом их количестве могут формироваться в комплексные дела по алфавиту с разбивкой на отдельные тома в зависимости от объема. Каждое комплексное дело с личными делами должно содержать внутреннюю опись с указанием следующих реквизитов (ФИО) работников, документы которых включены в комплексное дело, и номеров листов в деле. В том случае, когда в организации формируется небольшое количество личных дел, они включаются в общую опись дел по личному составу. При большом количестве личных дел они формируются в отдельную опись личных дел уволенных работников. Акты о несчастных случаях, связанных с производством, систематизируются в пределах календарного года по хронологии, возможна систематизация по алфавиту начальных букв фамилий работников. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) систематизируются в пределах календарного года по видам, а внутри видов – по алфавиту фамилий работников в случае необходимости разбиваются по объему на отдельные тома, представляющие собой несколько личных документов, помещенных в картонную папку дело на завязках, включающую помимо документов внутреннюю опись и лист-заверитель, и вносятся либо последними делами в годовые разделы описи дел по личному составу (при малом объеме невостребованных личных документов в организации,
либо в самостоятельную опись дел по личному составу (невостребованные личные документы. Во внутренней описи документов дела указываются (ФИО) владельцев невостребованных личных документов. В листе-заверителе такого дела указывается не количество листов, а количество невостребованных личных документов, включенных вдело. Подшивка невостребованных подлинных личных документов традиционным переплетом (нитками в четыре прокола) недопустима, при формировании дел используются только папки с завязками. Дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление делана бумажном носителе предусматривает
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках
- нумерацию листов дела (в правом верхнем углу карандашом
- составление листа-заверителя дела
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела
- оформление обложки дела.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно- исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата, в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются вдела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках стремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Подготовка дел к подшивке включает
- проверку физического состояния документов
- проверку правильности формирования дел
- проверку правильности оформления дел
- изъятие скрепок, металлических крепежей. Проверка физического состояния документов Для оценки пригодности документов для передачи в архив проводится проверка их физического состояния с целью выявления
- документов, пораженных биологическими вредителями
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках
- нумерацию листов дела (в правом верхнем углу карандашом
- составление листа-заверителя дела
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела
- оформление обложки дела.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно- исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата, в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются вдела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках стремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Подготовка дел к подшивке включает
- проверку физического состояния документов
- проверку правильности формирования дел
- проверку правильности оформления дел
- изъятие скрепок, металлических крепежей. Проверка физического состояния документов Для оценки пригодности документов для передачи в архив проводится проверка их физического состояния с целью выявления
- документов, пораженных биологическими вредителями
- документов с повышенной влажностью
- документов с повреждениями бумаги и текста. Документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень, текст в которых не поврежден или поврежден незначительно, подвергаются санитарно-гигиенической обработке (дезинфекция, дезинсекция) с целью последующего упорядочения и передачи в архив. При обнаружении увлажненных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в течение 7-
14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении документов в развернутом виде на столах, стеллажах. Качество бумаги и текста документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния с целью выявления дефектов. Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре документов. При этом выявляются документы со слабоконтрастным, угасающим или угасшим, частично или полностью утраченным из-за отсутствия части листа текстом. При отсутствии или малой ширине левого поля, необходимого для подшивки документа вдело, следует подклеить клевой стороне документа дополнительную полоску, а затем производить по ней подшивку. По результатам проведенной проверки и всех принятых мер по улучшению физического и технического состояния документов делается вывод о пригодности каждого из отобранных документов к передаче в архив ив дальнейшем осуществляются все последующие этапы работы по формированию и оформлению дел либо принимается решение о включении отдельных видов нечитаемых документов в акт о неисправимых повреждениях документов. Проверка правильности формирования дела Перед подшивкой дела проверяется правильность его формирования
- соответствие содержимого дела статье сводной номенклатуры дела и сроку хранения статьи по номенклатуре
- наличие в деле только установленных документов постоянного либо временного (более 10 лет) хранения
- соблюдение принятого порядка систематизации документов в деле
- наличие всех необходимых элементов оформления дела (белого листа впереди дела, внутренней описи (в случае необходимости, листа-заверителя, картонной полоски. Если вдело входе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Порядок подшивки дела Документы в делах постоянного хранения, по личному составу и временного свыше 10 лет) хранения подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) вдело. Нумерация листов дела В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных вдело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (арабскими цифрами. Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.