Файл: Группировка документов вдела единицы хранения.pdf

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи ив заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например Лист 7 - карта-склейка из 10 листов. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы расчетные листки к лицевым счетам, вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером. При этом сначала нумеруется лист, к которому приклеены другие документы, а затем уже в следующем порядке сверху – вниз, слева – направо подклеенные одним краем листки, например Если текст документа расположен на обеих сторонах листа, оборотная сторона листа не нумеруется, а при оформлении сносок на оборотную сторону листа документа указывается номер листа с добавлением об, например лоб. Если в деле имеются чистые листы, они не нумеруются. Подшитые вдело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов, например а, б, а. Составление листа-заверителя дела После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в делена отдельном листе-заверителе дела. В книгах заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии) в данном деле. В листе заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и формирования дела
- наличие литерных номеров листов
- наличие пропущенных номеров листов
- номеров листов с наклеенными фотографиями
- номеров крупноформатных листов
- номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов
- номеров поврежденных листов
- наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они небыли отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, нов деле есть листы с номерами аи аи пропущен номер 17. В этом случае общее количество листов будет составлять 252 + 2 – 1= 253.
Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Составление внутренней описи документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др, составляется внутренняя опись документов дела. Учитывая опыт практической работы ГКУ НСО ГАНО, обязательным является составление внутренней описи к следующим категориям документов
- содержащим особо ценные документы
- комплексам (нарядам) личных дел
- документам по личному составу (трудовым договорам (соглашениям, лицевым счетам (ведомостям) по заработной плате, личным карточкам уволенных работников, индивидуальным сведениям о стаже и заработной плате работников и другим документам по личному составу в том случае, если систематизация документов в делах ив пределах описываемого хронологического периода нарушена либо принцип систематизации не определен. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых вдело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Листы внутренней описи подшиваются вначале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов делана которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись надела по личному составу (комплексы (наряды) личных дел, трудовых договоров (соглашений, лицевых счетов (ведомостей) по заработной плате, личных карточек уволенных работников, индивидуальных

сведений о стаже и заработной плате работников и др, содержащих документы, систематизация которых носит комплексный характер и не является индивидуальной на каждого работника, составляется по особой форме, содержащей личные реквизиты (фамилию, имя, отчество) работников, документы которых включены в комплекс, и номера листов с документами, соответствующими им. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе Примечание со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами ив листе-заверителе дела указываются через знак «+». Оформление обложки дела Обложка (титульный лист) дела по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа стем, чтобы под ним не образовывалось пустот. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

На обложке дела указываются реквизиты наименование организации и ее непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома (части, заголовок дела (тома, части крайние даты дела тома, части количество листов в деле (томе, части срок хранения дела архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом Реквизит Наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации (также в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. Реквизит Наименование структурного подразделения оформляется в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение, на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки. В реквизите Индекс дела проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Реквизит Заголовок дела (тома, части переносится из номенклатуры дел организации, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения номера приказов, протоколов и др. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. Заголовок должен быть краткими в тоже время полно раскрывать содержание подшитых вдело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов Документы по заработной плате, Приказы по кадрами т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части. В реквизите Крайние даты дела (тома, части указываются годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов частей, являются крайние даты документов дела, те. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных вдело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Реквизит Количество листов в деле (томе, части проставляется на основании листа-заверителя дела. Реквизит Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов либо ведомственном перечне, действовавшем в период образования этих документов. Наделах по личному составу реквизит Срок хранения дела оформляется следующим образом Хранить 75 лет либо Хранить 50 лет. Реквизит Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел по личному составу проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, согласованных с ЭМК ГКУ НСО ГАНО (до этого он проставляется карандашом.