Файл: Офис управления проектами функции, структура, особенности формирования.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проектная деятельность опирается на комплекс знаний, описывающих как лучше всего осуществлять изменения, как учесть имеющиеся при этом ограничения по стоимости, срокам или качеству. Существование подобных ограничений сильно ограничивает руководителя проекта в используемых им инструментах и методах управления. Общим для каждого осуществляемого изменения является временное делегирование ответственности и части полномочий со стороны бизнес подразделений - руководителю проекта.

Накопленный опыт в области управления проектами и осуществлений изменений в соответствии с выработанными универсальными методиками и правилами не исключает возможных проблем и отклонений от плана. Сложности могут возникнуть в любом проекте независимо от сложности, протяженности во времени, количества ресурса, подключенного к его осуществлению.

Чаще всего это недовольство заказчика и собственного руководства, срыв сроков, превышение смет, конфликты внутри команды проекта и др. профилактика и преодоление этих проблем являются важнейшими составляющими деятельности управленческого персонала проекта и должны поддерживаться соответствующими стандартами, методологией и инструментальными средствами, в решении данных вопросов и состоит актуальность исследования.

Проблематика темы работы рассматривалась как отечественными, так и зарубежными исследователями, среди которых можно выделить таких: Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г., Козодаев М.А., Титов С.А., Новикова Н.А. и др.

Сегодня многие теоретические и методологические проблемы остаются нерешенными: с помощью какой технологии проектный офис может стать успешной структурой; как добиться от него эффективной работы и т.д. Это является предпосылкой для более глубоких исследований в области управления проектами.

Целью курсовой работы выступает изучение теоретических и практических аспектов принципов и этапов формирования проектного офиса.

В работе были поставлены и выполнены следующие задачи:

- рассмотреть основы формирования проектного офиса в организации;

- дать характеристику инновационного проекта ГКУ ЧАО «Чукотуправтодор»;

- разработать предложения по формированию проектного офиса в организации.

Объект исследования – ГКУ ЧАО «Чукотуправтодор».

Предмет исследования – принципы и этапы формирования проектного офиса.

Научная новизна исследования заключается в разработке методологии организации / формирования многопрофильного, универсального проектного офиса (ПО). В значительной степени новизна работы определяется разработкой актуальных, практических рекомендаций, учитывающих современные тренды в проектном управлении.

---

Практическая значимость исследования выражается в возможности использования результатов работы, как готового руководства при решении задачи организации/ реинжиниринга проектного офиса в компании.

1.Теоретические аспекты формирования проектного офиса в организации

1.1 Проектный офис – содержание и классификация

Значительный масштаб проекта предъявляет дополнительные требования к способу его организации: к команде, к способам горизонтальной и вертикальной коммуникации, к сохранности чувствительной коммерческой информации и т.д. Для учета и выполнения подобных требований необходима полноценная инфраструктура. Проектный офис и является такой инфраструктурой.

Термин «проектный офис» достаточно давно используется в деловых кругах. На английском языке проектный офис звучит как project office (PO). Однако в широком спектре вариаций данная фраза встречается как project supportoffice (офис проектной поддержки); program management office (офис управления разработкой и сопровождением программ); strategic project office (стратегический проектный офис).

Проектный офис является специализированной функциональной инфраструктурой, имеющей целю успешную реализацию проекта (портфеля проектов) согласно действующим в компании регламентам и теоретическим методологическим знаниям, принимаемым к руководству. Он объединяет профессиональный штат сотрудников (офис-менеджер, координаторов проектов, аналитиков по подготовке и продвижению проектов, администратора информационной системы, финансового менеджера, административного координатора, менеджеров по мониторингу проектов, координатора изменений в проектах, риск-менеджера) и оснащен необходимыми программными и техническими системами. В зависимости от типа и целей проектный офис может занимать соответствующее место в организационной иерархии, как на уровне, близком к руководству организации, так и на уровне руководства отдельных департаментов.

Проектный офис определяет новую технологию формирования современной культуры управления проектами в корпоративной системе управления. Такая культура, основанная на современных методах, инструментах проектного менеджмента и внутреннем стандарте технологии управления проектами, включая информационно-программную поддержку, обеспечивает преимущества любой организации. И такие преимущества определяют 30-40% экономии затрат по проекту и времени на их реализацию, что дает менеджеру проекта дополнительное время для обучения и коммуникации.

---

Проектный офис может иметь иерархическую структуру и выполнять свои задачи на разных уровнях управления в организации. В зависимости от этого выделяются следующие уровни проектных офисов:

- 1 уровень - проектный офис;

- 2 уровень - проектный офис бизнес-единицы (функционального подразделения);

- 3 уровень - корпоративный офис управления проектами.

В зависимости от содержания и задач проектные офисы делятся на следующие типы:

- «Метеостанция» предоставляет информацию «о погоде»;

- «Башня» осуществляет «наблюдение за окружающим пространством»;

- «Ресурсный пул» обеспечивает организацию человеческих ресурсов для руководителей проектов;

- «Стратегический программный» проектный офис осуществляет планирование портфеля и стратегическое управление проектами.

В зависимости от географического размещения различают следующие типы проектных офисов:

- главный офис;

- распределенный офис. Подразделения распределены в различных локациях и взаимодействую с помощью технических средств;

- виртуальный офис.

При определении модели создаваемого проектного офиса надо руководствоваться целями и задачами, которые будут перед ним ставиться.

Можно выделить несколько видов моделей организации проектного офиса.

1. «Хранилище информации». Служит для накопления исторических данных о проектах, реализованных компанией, наполняет базу знаний, полученных из собственного проектного опыта. Такая модель офиса подобна библиотеке в которой накапливаются все знания, относящиеся к предметной тематике.

2. «Скорая помощь». Кризисный центр, оперативно оказывающий услугу поиска ответов на нестандартные задачи и проблемы возникающие в ходе реализации проекта. Инициаторами запросов в подобный центр могут выступать все участники процесса управления проектом, начиная от руководителя проекта, заканчивая кураторами.

3. «Наставник». Модель, ориентированная на обучение сотрудников компании знаниям, накопленным в ходе реализации предыдущих проектов. Показателями эффективности работы такой модели служит степень обученности сотрудников и качество регламентации учебного процесса.

4. «Управляющий». Модель, ориентированная непосредственно на менеджмент, на управленческие воздействия. К функциям управляющей модели можно отнести:

• фиксация рамок проекта,
• осуществления планирования,
• осуществление периодического контроля,
• контроль ресурсов и бюджета проекта,
• прочие функции, относящиеся к ключевым областям знаний. Управление рисками, управление изменениями, проверка гипотез и т.д.

---

5. «Интегрированный». К функциям такой модели можно отнести следующие аспекты:

• формирование методологии и контроль ее применения,
• управление Программами и Портфелями проектов,
• организация взаимодействия на уровне Программ проектов,
• непрерывное и систематическое улучшение методологии. Постоянная работа по повышению качества проектного управления,
• организация обучения персонала, включенного в реализацию проектов.

Это наиболее значимые модели организации проектного офиса. Остальные условные варианты моделей как правило являются комбинацией нескольких описанных выше типов.

1.2 Процесс внедрения проектного офиса в организации

После того как, компания решила внедрить проектный офис, теория и практика рекомендуют предпринять несколько шагов для его формирования. Самыми популярными источниками являются вопросы из PMBOK, которые позволяют выявить наиболее важные аспекты для формирования проектного офиса.

- кто изначально будет основным потребителем услуг ОУП?

- каков уровень зрелости предприятия с точки зрения управления проектами?

- насколько хорошо налажено взаимодействие руководителей подразделений в интересах организации в целом?

- какова наиболее чувствительная сфера деятельности организации?

- сможет ли ОУП справится со всеми проблемами упущенной выгоды от многочисленных проектов и с другими надеждами, возлагаемыми руководством на его создание?

- сможет ли ОУП сохранить проекты, которые важны для предприятия и находятся под угрозой срыва?

Тем не менее эти вопросы не дают пошагового руководства к тому, как сформировать проектный офис. Конкретные шаги сформированы в четырёхступенчатом подходе Дианы Бриджес и Кента Кроуфорда.

Стадия 1. Закладка фундамента. Включает в себя следующие этапы:

- определение актуальных задач и долгосрочных целей;

- оценка текущих возможностей (определение степени зрелости компании в управлении проектами);

- проведение нескольких собраний с ключевыми участниками проектов и экспертами в данной области, для подготовки обзорного отчета и плана мероприятий;

- определение штатной структуры проектного офиса;

- подготовка стратегии проектного офиса.

Стадия 2. Запуск краткосрочных мероприятий. Включает в себя следующие этапы:

---

- организация выполнения краткосрочных мероприятий;

- поддержка проектов;

- организация взаимодействия и информирования организации о проектном офисе и его обязанностях;

- курирование проектов.

Стадия 3. Разворачивание долгосрочных решений. Включает в себя следующие этапы:

- улучшение и ускорение процессов;

- обучение персонала;

- организация стабильной системы поддержки;

- проведение дополнительных пилотных испытаний;

- постепенное развертывание полноценной работы проектного офиса.

Стадия 4. Поддержка и совершенствование. Включает в себя следующие этапы:

- функционирование и поддержка организации;

- выполнение ежедневных задач;

- совершенствование навыков управление проектами;

- повышение степени участия проектного офиса в случае необходимости.

Этот подход отражает полный структурированный спектр тех действий, которые необходимо выполнить при формировании проектного офиса в организации.

Однако на практике, примерно, все сводится к нескольким этапам:

- формирование списка участников проекта и заинтересованных сторон («стейкхолдеров»);

- сбор, оформление требований;

- аудит текущих бизнес-процессов проектной деятельности в компании;

- разработка процедур проектного офиса и их адаптация к существующим бизнес-процессам и процессам принятия решений в компании;

- обучение персонала, наем новых специалистов;

- запуск проектного офиса в тестовом режиме, проработка процедур управления проектной деятельностью на пилотных проектах;

- последовательный передача всех проектов компании в проектный офис.

В целом, многие исследователи и практики, приняв решение о создании проектного офиса предлагают выполнить следующий ряд действий:

- сформулировать цели и задачи, выбрать соответствующий вид проектного офиса;

- определить его место в организационной структуре;

- прописать взаимодействие с потребителями услуг – подразделениями компании и внешними клиентами;

- разработать организационную структуру

- организовать работу проектного комитета.

По какой бы схеме ни был организован проектный офис, качество его работы и, в конечном итоге, польза, приносимая им, во многом зависят от степени компетенций его специалистов и используемых инструментов управления. Под инструментами можно понимать информационные системы, проверенные на многих проектах подходы к реализации отдельных процедур или методические решения. В табл. 1 дано краткое описание некоторых инструментов.

---