Файл: 1. 1 Техникоэкономическая характеристика предметной области и предприятия 5.doc
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 128
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Бизнес-модель — это описание предприятия, как сложной системы, с заданной точностью. В рамках бизнес-модели отображаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, существующая стратегия развития, а также критерии оценки эффективности функционирования системы. Форма представления бизнес-модели и уровень её детализации определяются целями моделирования и принятой точкой зрения.
Информационная модель — подмножество бизнес-модели, описывающее все существующие (в т.ч. не формализованные в документальном виде) информационные потоки на предприятии, правила обработки и алгоритмы маршрутизации всех элементов информационного поля.
Информационная система (ИС) — это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающая в себя следующие обязательные элементы:
-
Информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС. Информационная модель включает в себя все формы документов, структуру справочников и данных и т.д. -
Регламент развития информационной модели и правила внесения в неё изменений. -
Кадровые ресурсы (департамент развития, привлекаемые консультанты), отвечающие за формирование и развитие информационной модели. -
Программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели (программный комплекс является основным движителем и, одновременно, механизмом управления ИС). Кроме этого всегда существуют требования к поставщику программного комплекса, регламентирующие процедуру технической и пользовательской поддержки на протяжении всего жизненного цикла. -
Кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование ПК, и его соответствие утвержденной информационной модели. -
Регламент внесения изменений в конфигурацию ПК и состав его функциональных модулей. -
Аппаратно-техническая база, соответствующая требованиям по эксплуатации ПК (компьютеры на рабочих местах, периферия, каналы телекоммуникаций, системное ПО и СУБД). -
Эксплуатационно-технические кадровые ресурсы, включая персонал по обслуживанию аппаратно-технической базы. -
Правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции, регламент обучения и сертификации пользователей.
По сложившейся традиции, информационной системой принято называть программные комплексы, что не является корректным, так как они являются лишь её частью. Существует много авторских определений понятия «система», но все из них подразумевают единство законов движения (развития) составляющих элементов. Если же мы говорим о системе, построенной человеком, то законы движения должны определяться конкретными целями. Программное обеспечение при отсутствии информационной модели лишено собственных законов развития и является не более чем необходимым инструментом для построения системы [9].
Информационная модель системы документооборота представляет собой комплекс по движению информационных данных предприятия и в частности данных по учету продаж.
Перечень товаров, предоставляемых предприятием, относится к справочной информации и пополняется по мере возникновения новых товарных позиций для клиентов. Клиенты могут заказывать товары в комплекте в соответствии с действующими ценами. Цены могут включать несколько товарных позиций - комплектов. Цены относятся к справочной информации и изменяются по мере возникновения или прекращения действия цен.
Перечень клиентов также является справочной информацией. Каждый клиент может заключить несколько договоров на поставку и купли - продажи.
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Нормативно-справочная информация является условно-постоянной, и ввод новых записей носит нерегулярный характер и выполняется по мере необходимости.
Входная информация – это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач управления.
В качестве входной информации, необходимой для решения поставленных задач, выступают договоры с клиентами, которые решили заключить соглашение о предоставлении им услуг по информационному обслуживанию.
Для ввода всей необходимой информации используются разработанные экранные формы ввода, просмотра и редактирования. Интерфейс пользователя является дружественным, все подсказки и сообщения выводятся на русском языке, что должно помочь потенциальным пользователям быстро разобраться в эксплуатации системы.
При разработке форм ввода используются таблицы с нормативно-справочной информацией для обеспечения целостности данных. Назначение справочников в автоматизированной системе документооборота:
- автоматическая подстановка значений при вводе и/или корректировке таблиц;
- формирование критериев запроса с использованием справочной информации;
- формирование выходных документов в виде экранных и печатных форм.
В АС для ввода оперативных данных разработаны формы ввода с использованием подчиненных форм. Для формирования запросов используются таблицы с нормативно-справочной и оперативной информацией.
В таблице 7 приведен перечень справочников и сведения о нем.
Таблица 7 - Нормативно-справочная информация
| Название справочника | Ответственный за его ведение | Средний объём справочника в записях | Средняя частота актуализации | Средний объем актуализации |
| Услуги | Руководитель (начальник отдела ) | 100 | 1-5 записей в месяц | 1-5 записей |
| Цены | 15 | 1-2 записи в месяц | 1 запись | |
| Услуги по товарам | 75 | 1-2 записи в месяц | 1 запись | |
| Клиенты | Менеджер по оформлению договоров | 1000 | Не реже 3-5 раз в день | 3-5 записей |
Приведем макеты входных форм. На рис. 10 приведена форма для ввода клиентов. Около каждого поля дано его описание.
Рисунок 10 - Форма для ввода клиентов
На рис. 11 приведена форма для ввода цен.
Рисунок 11 - Форма для цен
На рис. 12 приведена форма для ввода товаров.
Рисунок 12 - Форма для товаров
На рис. 13 приведена форма для того, чтобы можно было формировать список товаров по ценам.
Рисунок 13 - Форма для товаров по ценам
На рис. 14 приведена форма для ввода договоров по ценам и для ввода сумм оплаты по договорам. Форма ввода по договорам содержит две подчиненные формы.
Рисунок 14 - Форма для договоров по ценам
На рис. 15 приведена форма для ввода договоров по товарам и для ввода сумм оплаты по договорам. Форма ввода по договорам содержит две подчиненные формы.
Рисунок 15 - Форма для договоров по товарам
2.2.3 Характеристика результатной информации
Выходная информация - это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного подразделения как ее потребителя, и выходной - для подразделения, ее вырабатывающего. При этом форма представления информации может быть текстовой (алфавитно-цифровой) и графической, а физическим носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на мониторе.
Результатной информацией являются экранные формы и выходные документы для просмотра и для печати. Пользователями результатной информации могут быть бухгалтеры и руководящие сотрудники ООО «Технолайт», использующие выходную информацию для получения итогов работы и для определения стратегии управления предприятием.
Выходными формами являются отчеты. На рис. 16 приведен макет отчета «Количество договоров по клиентам».
Рисунок 16 - Макет отчета «Количество договоров по клиентам»
На рис. 17 приведен макет отчета «Количество товаров».
Рисунок 17 - Макет отчета «Количество товаров»
На рис. 18 приведен макет отчета «Оплаты клиентов за период».
Рисунок 18 - Макет отчета «Оплаты клиентов за период»
На рис. 19 приведен макет отчета «Суммы по клиентам».
Рисунок 19 - Макет отчета «Суммы по клиентам»
На рис. 20 приведен макет отчета «Суммы по ценам».
Рисунок 20 - Макет отчета «Суммы по ценам»
На рис. 21 приведен макет отчета «Товары, не пользующиеся спросом».
Рисунок 21 - Макет отчета «Товары, не пользующиеся спросом»
На рис. 22 приведен макет отчета «Финансовые итоги по дням».
Рисунок 22 - Макет отчета «Финансовые итоги по дням»
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
Access — мощное приложение Windows для работы с базами данных — вероятно, лучший программный продукт для конечных пользователей и разработчиков, который когда-либо был написан. Microsoft Access органично сочетает производительность СУБД с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 98, Windows Me, Windows XP, Windows 2000 или Windows NT, Windows Vista, Windows 7, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и сохранить его как отчет.