Файл: Внедрение информационной системы для подбора кадров на предприятии.pdf

24
2.1.2
Характеристика деятельности отдела по подбору персонала
Основные функции кадрового планирования, анализа кадрового состава и оценки персонала выполняет менеджер по персоналу:
• обеспечивает подбор кадров в соответствии с требованиями работода- телей-заказчиков.
• принимает участие в определении текущей и перспективной потреб- ности в кадрах;
• изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами (на основе установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями ана- логичного профиля, информирования работников внутри компании об имею- щихся вакансиях, использование средств массовой информации и Интернета, работой с кадровыми агентствами);
• осуществляют поиск и подбор кандидатов (соискателей);
• проводят собеседования с соискателями на работу;
• осуществляют разработку и совершенствование методик отбора кан- дидатов;
• создают и ведут базы данных потенциальных кандидатов;
• информируют обращающихся (очно и по телефону) по вопросу име- ющихся соискателей и возможности трудоустройства на предприятия;
Кроме того, менеджеры по персоналу:
1.
Обеспечивают адаптацию новых сотрудников при приеме на работу.
Знакомят с коллегами, рабочим местом и условиями труда.
2.
Принимают участие в разработке нормативных и регламентирующих документов.
3.
Контролируют соблюдение «Правил внутреннего трудового распо- рядка» и корпоративных стандартов общения сотрудниками компании.

25 4.
Принимают участие в проведении аттестации работников компании, ее методическом и информационном обеспечение, а также в анализе результа- тов.
5.
Информируют персонал компании о последних нововведениях Ком- пании, касающихся ее трудовой и корпоративной деятельности.
6.
Принимают участие в разработке и реализации мер по улучшению микроклимата коллективов торговых точек и офиса, поддержания корпоратив- ной культуры.
7.
Принимают участие в оценке персонала: используют методы тестиро- вания, другие формы по оценке уровня профессиональных и деловых качеств работников предприятия.
8.
Предоставляют необходимую отчетность директору по персоналу и другому вышестоящему руководству компании по их запросу.
2.2
Анализ текущего состояния информационной системы
2.2.1
Описание текущего состояния информационной системы
Исследование бизнес-процессов показало широкое применение средств автоматизации. Однако менеджеру по персоналу приходится использовать до- полнительное программное обеспечение для того, чтобы просматривать при- сланные резюме, кроме того менеджер по персоналу категоризирует прислан- ные резюме, используя встроенные средства операционной системы MS Word,
MS Exsel
, из-за чего теряется много времени на поиск необходимого резю- ме (рисунок 4).

26
Рисунок 3 — Текущее состояние информационной системы
Компания использует такое программное обеспечение, как «Microsoft Of- fice»,
«Консультационный сервис Консультант плюс». Подбор персонала про- изводится в основном при помощи рабочих сайтов Headhunter, Работа 66, Avito, также используются средства массовой информации (СМИ): газеты, бегущая строка на телевизоре и т.д.
Все резюме, анкеты поступают на электронную почту и при личном об- ращении в компанию. Анкеты, резюме хранятся на бумажных носителях.
К недостаткам существующего бизнес-процесса подбора персонала мож- но отнести следующие:
• отсутствие единой информационной базы: фиксация информации происходит в бумажных журналах, разрозненных файлах формата MS Excel;
• для просмотра и обработки, поступивших резюме используется
MS Word;
• большая трудоемкость обработки информации;
• проблемы с актуализацией информации;
• несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
• не всегда понятно, какая информация является актуальной.
Обозначенные проблемы можно решить, используя современные инфор- мационные технологии.

27
Одним из наиболее подходящих вариантов разрешения этих проблем — внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных.
С внедрением информационной системы процессы работы отдела подбо- ра персонала будут более эффективными (сократиться время их выполнения, сократится количество ошибок, повыситься качество). Многие действия, кото- рые требовали внимания и отнимали время будут автоматизированы.
Автоматизация позволяет повысить эффективность работы менеджеров за счет снижения времени выполнения рутинных операций: работа с вакансиями, форматирование отобранных резюме, размещения информации на сайте агентств и сайтах о работе.
2.2.2 SWOT-
анализ
Перед внедрением автоматизированной информационной системы необ- ходимо провести анализ существующей ИС. Для проведения анализа нужно иметь представление об организации.
SWOT- анализ — это оценочная методика, выявляющая и структурирую- щая внешние и внутренние факторы, которые влияют на развитие компании или, что позволяет изыскать новые возможности развития и определить основ- ные риски [25].
Используя метод SWOT-анализа, можно определить:
• преимущества бизнеса или проекта, пригодные для использования в стратегии развития;
• уязвимые места, которые можно скорректировать для успешной кон- курентной борьбы;
• выгодные перспективы для дальнейшего развития;
• главные риски и максимально эффективные способы защиты от них.
В качестве стратегии дальнейшего развития предприятия предлагается внедрение на предприятие нового ПО для подбора кадров.

28
Проанализируем бизнес-процесс компании ООО «Урал-Консалтинг» до внедрения информационной системы (таблица 3).
Таблица 3 — Анализ бизнес-процесса компании до внедрения системы
Вне шняя с ре да
Сильные стороны
Слабые стороны
Возможности
Угрозы
Изменение стандартных форм документов происходит не часто.
Использование новейших программных и технических средств.
Сокращение времени на работу, связанную с обработкой первичной информации.
Появление у конкурентов программного продукта по учету и контролю оказанных услуг, что влечет отток клиентов.
Доступность личной контактной информации людям, не имеющим отношение к деятельности подбора персонала.
Высокий процент ошибок.
Недостатки в процессах сбора, занесения, хранения, передачи и использования информации.
Внут ре нняя с
ре да

29
2.3
Рекомендация по совершенствованию информационной системы
Проанализировав текущее состояние информационной системы
ООО «Урал-Консалтинг», выделим основные недостатки, подлежащие устра- нению:
• работа обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени;
• использование средства MS Word и MS Excel для просмотра и обра- ботки, поступивших резюме;
• большая трудоемкость обработки информации;
• несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
• не всегда понятно, какая информация является актуальной.
На основе этого можно сделать вывод о рекомендации по совершенство- ванию информационной системы: для автоматизации деятельности отдела под- бора персонала необходим специализированный программный продукт, кото- рый будет отвечать требованиям заказчика.
Основные требования к продукту заключаются в обеспечении:
• ведения учета соискателей и вакансий.
• осуществления быстрого подбора персонала.
• хранения данных по клиентам.
• импорта и экспорта данных в другие программные продукты;
• формирования отчетности.
Автоматизированная информационная система (АИС) должна быть оснащена системой защиты информации.
Ответственный за защиту информации системный администратор, кото- рый:
• проводит регулярные работы по сопровождению ПО (обновления, профилактические работы, ликвидация сбоев и т.д.);
• осуществляет администрирование пользователей ИС;

30
• осуществляет поддержку пользователей;
• и т.д.
Необходимо также учитывать тот факт, что растущие потребности пред- приятия в будущем могут расширяться в функционале информационной систе- мы, поэтому важно, чтобы программа имела дополнительные отделы примене- ния.
Приведем анализ аналогичных ИС (таблица 4). Для этого используем 5-ти бальную шкалу оценивания, где 5 — удовлетворяет, а 0 — не удовлетворяет требованиям.
Таблица 4 — Анализ выбранных информационных систем
Программы
Критерии
«E-
Staff Рекрутер»
«
Учет клиентов:
Кадровое
агентство»
«
Резюмакс»
Стоимость
3 5
0
Возможности
0 5
3
Наличие сопроводительной документации
4 5
2
Настройка рабочей среды
1 5
4
Отрасли применения
3 5
4
Итого:
11 25 13
Проведя анализ представленных информационных систем, по количеству набранных баллов можно сделать вывод, что программа «Учет Клиен- тов: Кадровое агентство» полностью удовлетворяет всем потребностям заказ- чика, имеет все возможности автоматизирования процессов. Она поможет ру- ководителю решить все возможные задачи по стандартизации процесса учета данных и подбора кадров.
Возможности выбранной системы [14]:
1.
Учет работодателей и их данных.
2.
Ведение базы данных соискателей со всей необходимой информацией о них в соответствии с требованиями к вакансии работодателей.
3.
Регистрация и учет заявок и договоров на подбор персонала для ком- паний-заказчиков.

31 4.
Ведение базы данных вакансий со всей информацией.
5.
Регистрация и учет запланированных и результатов прошедших собе- седований, а также других событий.
6.
Учет результатов деятельности. Формирование отчетов.
7.
Регистрация и учет сделок и договоров на услуги по подбору персона- ла.
8.
Формирование счетов на оплату услуг по подбору персонала для ра- ботодателей.
9.
Хранение информации о сотрудниках, настройка персональных прав доступа.
10.
Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых.
С программой могут работать несколько ков: директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, си- стемный администратор.

32
3
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
3.1
Обоснование проектных решений
При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно улучшит деятельность ком- пании, упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной систе- мы многие функции практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются, и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.
В настоящее время предприятие не использует информационную систе- му, которая позволяла бы вносить данные по соискателям, клиентам, ваканси- ям, отследить платежи по счетам.
Выбранная программа для внедрения — «Учет клиентов: Кадровое агентство» является самым оптимальным решением. Удовлетворяя всем требо- ваниям заказчика. Имеет полный пакет нужного функционала.
На данный момент с выбранной системой будет работать 4 пользователя.
Директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, систем- ный администратор.
Диаграмма потоков данных (DFD) (рисунок 5) является основным сред- ством моделирования функциональных требований к внедряемой информаци- онной системе.
В процессе подбора кадров происходит следующее:
• внесение данных по вакансиям, сотрудникам, клиентам;
• запросы по задачам;
• формирование отчетов;
• и т.п.
Все это сопровождается формированием необходимой документации.