Файл: Автоматизация складского учета на предприятии Калина.pdf

Предприятие производит резервирование Товара в соответствии с Заявкой на отгрузку, полученной в WMS.

Распоряжение на выдачу подписывается сотрудником предприятия-клиента и заверяется его печатью, скан-копия Распоряжения на выдачу Товара отправляется на Склад письмом по электронным средствам связи, оригинал Распоряжения на выдачу Товара должен быть передан предприятия перед выдачей Товара.

Заявка могут иметь статус «Сверхсрочная» и «Срочная»

Заявки на отгрузку текущего дня, высланные клиентом не имеющие статуса «Срочно», комплектуются после готовности всех заказов, переданных за день.

Заявки на отгрузку за исключением Срочных и Сверхсрочных должны быть подготовлены компанией:

- ко времени, указанному в ПД, но не ранее 04:00;

- заявки, которых нет в ПД должны быть подготовлены к 08:00.

Выдача Товара клиенту может осуществляться частями, но не меньше минимальной учетной единицы, по письму клиента.

Клиент не имеет права корректировать переданную на Склад Заявку на отгрузку без согласия предприятия. Все дополнения к переданной Заявке оформляются новой Заявкой, при этом предыдущая Заявка на отгрузку становится устаревшей и не имеющей силы.

Клиент на основании предъявленного клиента Распоряжения на выдачу выдает указанные в нём Заказы клиента. Распоряжение на выдачу формирует клиент и высылает файл в формате PDF на каждого клиента - получателя с полным перечнем заказов из WMS клиента. Получатель принимает товар по упаковочным листам и подписывает оригинал Распоряжения на выдачу товара. Оригинал Распоряжения на выдачу товара подписанный Получателем остается на складе и архивируется.

В случае отсутствия или недостаточного по данным учетной системы количества Товара, указанного в Заявке на отгрузку, комплектация данной Заявки не производится и клиентом в течение 20 минут после поступления Заявки направляется запрос в виде информационного письма на корректировку данной Заявки или получение дальнейших инструкций. В случае не поступления от клиента инструкций комплектация Товара по Заявке на отгрузку, в которой присутствует данный Товар, не производится.

Временем прихода Заявки на отгрузку считается время поступления от клиента последнего верного варианта Заявки, зафиксированное в заголовке соответствующей транзакции в логе импорта системы учета. Резервирование товара в Заявку на отгрузку производится в срок не более 20 минут после её загрузки в систему WMS компанией.

Все корректировки полученных Заявок, производимые в связи с недостаточностью Товара на Складе, должны быть согласованы с клиентом до 18:00 часов текущего дня.

Предприятие при комплектации Заказа осуществляет регистрацию серийных номеров, расположенных на упаковке отгружаемых учетных единиц Товара на основании соответствующего признака в Заявке на отгрузку.

Предприятие при формировании сборных мест не имеет права укладывать в них товары следующих категорий: ноутбуки, планшеты, персональные компьютеры, мониторы, принтеры, серверы и телефоны. Товары, упакованные в сборные короба, не должны выступать за его границы и не должны болтаться внутри короба. Клапана упаковки должны при этом свободно закрываться. Тяжелые и хрупкие товары не должны находиться в одном сборном месте. Пустоты в сборном месте должны быть заполнены наполнителем из картона или воздушно-пузырьковой пленки.

Закупка необходимых расходных материалов осуществляется клиентом. В случае необходимости расходные материалы может закупать предприятие с последующим перевыставлением Счёта клиенту с коэффициентом 1,15. Список необходимых расходных материалов согласуется предварительно.

По завершении комплектации Заказа на каждое сформированное транспортное место, предприятие наклеивает выходную этикетку таким образом, чтобы она не закрывала информацию производителя, а при заклеивании сборного места не попадала под скотч.

Предприятие выдает Товары получателю, указанному клиентом в распоряжении на выдачу, содержащем образец подписи получателя, а также при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Требуемую степень детализации проверки товара при получении со склада определяет его Получатель. Предприятие не несет ответственности за любые недостатки (недостачи) Товара, которые были обнаружены после подписания получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу и не были отражены получателем в упаковочном листе и завизированы подписью представителя предприятия в момент выдачи товара со склада. В случае если проверка получателем по количеству и качеству выдаваемого товара потребует дополнительных услуг по переупаковке, погрузочно-разгрузочным или иным работам, не входящим в перечень оказываемых услуг, расходы на оказание таких дополнительных услуг несет клиент. Подписание получателем упаковочного листа и распоряжения на выдачу является достаточным основанием для оформления Акта. Выданные складом предприятия заказы должны быть списаны из учетной системы предприятия не позднее 09:30 дня выдачи Заказа. Если по техническим причинам не удается списать из учетной системы Заказы, предприятие информирует клиента об этом при помощи электронной почты, телефонии или иного способа с последующим дублированием по электронной почте.

Бизнес-процессы анализа выполнения обязательств по договорам.

Учёт хранения и движения товара на складе предприятия осуществляется по минимальным учетным единицам.

Предприятие, ежедневно представляет клиентам Отчет о наличии и движении Товара на складе в виде формализованного уведомления, которое удостоверяет наличие минимальных учетных единиц товаров на складе по количеству, артикулу и номеру партии на 23 часа 59 минут каждого дня.

Предприятие обязана ежемесячно, не позднее 3-го числа следующего за расчётным месяцем, предоставить клиентам отчёты о поступивших на склад и выданных Товарах за истекший месяц.

При обнаружении поврежденной упаковки с товаром хранящимся на складе, предприятие оповещает соответствующего клиента. После совместного осмотра и фотографирования поврежденного Товара, предприятие оклеивает поврежденное место упаковки своим фирменным скотчем. При необходимости проводится экспертиза за счёт стороны такой экспертизы.

По согласованию сторон (предприятия и ее клиентов) могут проводиться выборочные или полные внеплановые инвентаризации, проведение которых возможно в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни. Оплата внеплановых инвентаризаций или любых инвентаризаций во внерабочее время производится при условии компенсации клиентов всех расходов предприятия по организации такой инвентаризации, включая расходы по оплате труда персонала предприятия.

Выборочная инвентаризация по факту недостачи товара с блокировкой приёма и выдачи проводится логистической компанией после согласования с клиентом порядка её проведения. В случае острой необходимости выдачи части проверяемого товара сторонами согласуется порядок переноса такой инвентаризации на другое время. По результатам проведенной выборочной инвентаризации логистическая предприятие обязана сообщить клиенту её результат путем оформления акта выборочной инвентаризации и предоставления его оригинала клиенту.

Плановые инвентаризации (ПИ) проводятся 2 (два) раза в год за счет клиента логистической предприятия в рабочие дни, либо в выходные и праздничные дни.

Клиент информирует логистическую компанию о проведении ПИ за 40 суток до момента ее проведения.

Логистическая предприятие информирует клиента о количестве формируемых счетных групп и техники, и плана проведения инвентаризации за 3 рабочих дня до момента её проведения.

Сторонами производится согласование типа проведения ПИ: на бумажных носителях или при помощи обмена электронными документами.

Инвентаризация осуществляется силами логистической предприятия с участием представителей клиентов предприятия, список которых представляется не позже 1-го дня до начала инвентаризации. Инвентаризация проводится либо в часы работы склада либо в выходные дни по предварительному согласованию даты и времени проведения работ.

За 1 (один) рабочий день до инвентаризации клиент предприятия обеспечивает прекращение приёма товара на склад. При проведении частичных или выборочных инвентаризаций приёмка и выдача товара не останавливается. Для проведения инвентаризации формируется приказ на её проведение, с указанием: председателя комиссии, состава комиссии, технического руководителя инвентаризации, даты и времени проведения, ресурсов, задействованных в проведении инвентаризации.

Инвентаризация товара клиента предприятия производится посредством пересчёта товара в минимальных учетных единицах по местам хранения.

Перед проведением ПИ стороны проводят сверку баз данных и составляют Акт сверки наличия (остатков) товара на складе. В случае расхождений проводится сверка первичных учетных документов, после чего производятся корректировки в учетных системах. Если сверка систем не была произведена – ПИ не проводится.

За 1 (один) рабочий день до ПИ логистическая предприятие формирует и сообщает клиенту состав счетных групп. В день проведения инвентаризации счетным группам выдаются счетные листы, в случае проведения ПИ на бумажном носителе, в которые заносится информация о количестве подсчитанных учетных единиц товара.

После заполнения каждого счетного листа подписанного сторонами, они передаются операторам логистической предприятия. Операторы логистической предприятия вносят данные с счетных листов в электронную инвентаризационную опись и сравнивают количества учетных единиц товара в счетных листах с соответствующими данными в учетной системе логистической предприятия. По обнаруженным расхождениям составляется отдельный счетный лист для проведения повторного пересчета. Пересчет производится до совпадения результатов пересчетов между собой или с учетным количеством, но в любом случае 3-й пересчет количества товара в ячейке считается последним и достоверным. Полученная таким образом информация считается объективно отражающей количество единиц товара в проверенных ячейках.

На основании полученной информации логистической компанией составляется инвентаризационная опись товара в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии.

По данным инвентаризационной описи логистической компанией составляется Сличительная ведомость которая передается клиенту одновременно с инвентаризационной описью.

В случае выявления расхождения по количеству учётных единиц хранения клиент логистической предприятия предоставляет комиссии копии документов первичного учёта, заверенные печатью и подписью уполномоченного лица клиента.

По результатам инвентаризации выявленные излишки товаров засчитываются по стоимости и уменьшают стоимость недостач. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период в отношении товарно-материальным ценностям одной товарной группы и в тождественных количествах.

На основании результатов инвентаризации производятся коррекции в учетных системах логистической предприятия и ее клиентов. После этого считается, что количество товаров по учету объективно отражает истинное количество и размещение товара на хранении в ячейках склада логистической предприятия.

По итогам проведенных корректировок стороны обязаны произвести сверку учетных баз и оформить Акт сверки данных учетных баз по окончании инвентаризации, для целей контроля качества проведенных изменений в системах и корректности отражения фактического наличия товара по итогам инвентаризации.

Инвентаризационные ведомости, подписанные сторонами, являются основанием для подготовки клиентом логистической предприятия претензионного требования.

Модель бизнес-процессов, построенная с использованием CASE - средства BPwin, представлена на рис. 1.2-1.9

Рисунок 1.2. Контекстная диаграмма в стандарте IDEF0 нулевого уровня «Автоматизация складского учета на предприятии Калина»

• 1. Рисунок 1.3 Декомпозиция задачи нулевого уровня

• 1. Рисунок 1.4. Декомпозиция задачи «Заключение договоров и мониторинг состояния договоров» первого уровня

Рисунок 1.5. Декомпозиция задачи «Планирование поставок» второго уровня