Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Описание принципов организации складского учета).pdf

Введение

Автоматизированные информационные системы, на сегодняшний день, стали не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация системы дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Актуальность этой работы обусловлена тем, что в связи с широким развитием информационных технологий возникает необходимость использовать современные компьютерные технологии в процессах учета товарооборота на различных складах. Решение проблемы предоставления своевременной, достоверной и актуальной информации по товарообороту, текущим запасам на складе является неотъемлемой частью функционирования торгового предприятия, позволяет вовремя реагировать на изменения, оптимизировать заказ продаваемого товара, добить увеличения прибыли. Использование технологий способствует ускорению процесса учета товара на складах предприятия, значительно снижая общее время на выполнение типовых складских операций – прием, списание и перемещение товара.

Внедрение системы складского учета позволит облегчить работу кладовщиков, за счет автоматизации основных операций, при этом будет сведен к минимуму риск потери товаров из-за недобросовестного отношения работников, и менеджеров склада, для данной категории будут реализованы различные отчеты, которые будут предоставлять информацию для принятия решений по необходимости заказа нового товара, возможности отпуска товара покупателю, эффективности работы сотрудников склада, наиболее ходовому товару и пр..

Целью данной работы разработка регламента выполнения процесса «Складской учет», для облегчения процесса управлением движением товара на складе.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• провести исследование организации складского учета на торговом предприятии;
• рассмотреть средства моделирования бизнес-процессов;
• выполнить построение процесса функционирования склада торгового предприятия в модели «КАК-ЕСТЬ»;
• определить проблемы в данных процессах и представить рекомендации по их устранению;
• выполнить проектирование и построение модели «КАК-БУДЕТ» для процесса «Складской учет».

---

1. Описание принципов организации складского учета

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Каждая компания имеет различные бизнес-модели с элементами, которые играют разные роли в цепочке поставок. В прошлом, склады были названы просто центрами затрат, редко выходя на себестоимость, однако, теперь, склады рассматриваются как важные компоненты цепочки поставок.

На сегодняшний день большинство компаний отошли от цепочки поставок «push» к цепочке поставок «pull» и ищут современные автоматизированные решения по хранению складских помещений. Независимо от того, расширение существующего места, открытие нового объекта, добавление новых товарных знаков или продуктов, предложение новых каналов продаж или других существенных изменений в операциях, все компании сталкиваются с одной проблемой; осуществления физических и операционных изменений без влияния на клиента[3].

Роль склада в цепочке поставок заключается в том, чтобы помочь в доработке идеального заказ для клиента каждый раз при заказе или транзакции, однако, операторы склада все еще сталкиваются со многими проблемами, которые в конечном итоге требует автоматизированных решений по хранению складских помещений.

Перечислим основные преимущества автоматизации складского хозяйства:

• повышение эффективности и производительности при одновременном снижении затрат;
• повышение качества и точности;
• технологические достижения;
• управление персоналом;
• здоровье и безопасность;
• окружающая среда [13].

Автоматизация решений для хранения складских помещений благодаря использованию таких продуктов, как автоматизированные системы хранения и поиска в сочетании с системами управления складами и складскими системами управления, может значительно сократить расходы.

Представим описание предприятия для которого выполняется построение проекта информационной системы складского учета.

Общество с ограниченной ответственностью «Успех» является коммерческой организацией и частной собственностью с единственным учредителем участником общества функционирует на основе Федерального закона "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" от 08.08.2001 N 129-ФЗ зарегистрировано в соответствии с Главой IV. Государственная регистрация юридических лиц при их создании ОГРН 1147746570828 от 21 мая 2014г. Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве.

---

Общество зарегистрировано 21 мая 2014 г. Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службой № 46 по г. Москве, с присвоением основного государственного регистрационного номера 1147746570828.

Компания создана в начале большого финансового кризиса с учетом всех неблагоприятных внешних факторов. Прошла этап становления в сложное кризисное время. Компания заняла свою нишу в структуре федеральных поставщиков по обеспечения розничный сетей фармацевтической отрасли, конкурируя с крупнейшими игроками рынка входящими в топ 10 самых крупных по составам и объёму капитала (ООО «Протек», ООО «Невис» ООО «Ригла»).

Основными видами деятельности ООО «Успех» является в соответствии с положениями устава пункта 2.3.1. и кодом классификации ОКВЭД 51.46 - Оптовая торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, изделиями медицинской техники и ортопедическими изделиями.

При создании юридического лица в форме общества с ограниченной ответственностью существуют определенные требования, установленные законодательством. Учредители обязаны назначить или выбрать основные органы, которые будут осуществлять управление их предприятием.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.

Из рисунка видна структура предприятия, необходимо отметить, что на данный момент на предприятии числится 47 штатных единиц. Потребность в персонале возникает достаточно часто, это связано с достаточно высокой текучкой торговых агентов и продавцов.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «ТПП «Успех»

Директор занимается развитием компании, составлением стратегического плана развития, постановкой и контролем за реализацией планов продаж на месяц, квартал, год, и перспективным планированием товарного ассортимента компании. Разрабатывает мотивационные планы для отделов продаж и маркетинга, финансового и бухгалтерского учета, складской и транспортной логистики. Проводит еженедельные плановые и внеплановые планерки и совещания, с пояснением поставленных текущих задач, и согласует данные планы и их выполнение и корректировку совместно с руководителями отделов и сотрудниками компании. Контролирует исполнение должностных обязанностей сотрудников. Ведет международные переговоры, согласовывает даты ввода новой продукции на заводах, фабриках, оптовых подразделениях российских и зарубежных компаниях и представительствах на территории РФ. Занимается поиском производственных площадей для реализации проектов по внедрению производства под собственной торговой маркой, контролирует производства партнеров по выпуску продукции СТМ (собственная торговая марка).

---

В функциональные обязанности менеджера по продажам входит. Работа с клиентами по поступающим текущим заказам, планирование отгрузок в краткосрочной перспективе два дня с момента принятия и формирования, и согласования поступившего заказа от клиента. Ведение отчетности по входящим и исходящим клиентским звонкам с предоставлением еженедельного отчета генеральному директору. Заполняет первичную документацию в программе 1С: Предприятие версия 8.3. Занимается поиском, переговорами с клиентами, рассылкой коммерческих предложений и условий сотрудничества. В функциональные обязанности менеджера по рекламе и маркетингу входит разработка планов по рекламе продаваемой продукции, анализу рынка по направлениям медицинская техника, ортопедическая продукция. Разработка и предоставление на согласование стратегических планов по развитию отдельных продуктов и направлений. Анализ конкурентной среды, отслеживание конкурентов. Отслеживания выхода новых брендов на рынок, появление новых товарных направлений, предоставление статистики по компаниям ООО «Вайлдберриз», ООО «Студио Модерна». ООО «Интернет Решения», ООО «ПРОТЕК» являющихся основными покупателями компании. Анализом выпуска изделий для включения в группу СТМ производства фабрики ортопедической продукции ООО «Альмед» торговая зарегистрированная международная марка продукции Almed.

В обязанности главного бухгалтера и бухгалтерии входит соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей; правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов по распоряжению генерального директора, соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств, взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины, законность списания недостач, дебиторской задолженности и других потерь. Ведение первичного бухгалтерского учета, прием, контроль и обработка первичной документации, начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, начисление налога НДФЛ, ведение налогового и управленческого учета, составление и сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию, минимизация налоговых выплат.

В обязанности руководителя отдела складского хозяйства входит осуществление паллетированного и штучного приема продукции, оформление первичных документов по приему продукции, поставку потребителям продукции в срок и в объеме, в соответствии с заказами и заключенными договорами. Возглавляет работу по составлению планов поставок, обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованного товара, своевременное оформление документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам). Руководит загруженностью транспортной логистики, расписывая оптимальные маршруты движения собственных транспортных средств, сроки и время поставок, прибывающих на хранение и продажу грузов. Внутреннее распределение и хранение продукции в зоне паллетного хранения, стеллажного хранения. Контроль за поступающими изделиями в ремонт и их дальнейшее распределение и контроль сроков ремонта данных изделий.

---

На ТПП «Успех» складской учет организован следующим образом (см. рис.2).

Рисунок 2 – Схема использования склада на ТПП «Успех»

На рисунке представлен следующий процесс:

• главный менеджер по закупке связывается с поставщиками, и заказывает товар (данный процесс не является функцией склада, но косвенно влияет на его работу);
• при доставке товара менеджер склада принимает товар, сверяя его с заявкой, которое передается от менеджера по закупке;
• при приеме товара формируется документ «Приходная накладная»;
• после этого товар распределяется на складе кладовщиком;
• при покупке товара в торговых точках формируется документ «Перемещение товара»;
• при продаже товара формируется документ «Расходная накладная».

Самой главной проблемой, с которым сталкивается ТПП «Успех», ведение учета в системе, которая не выгружает данные в систему, которая ведет бухгалтерский учет, что иногда приводит к отсутствию данных или их дублированию.

Основная задача данной работы является разработка регламента выполнения процессов управления складом, что даст возможность построить модель автоматизации основных складских операций, с последующей перспективой программной реализации.

Для решения поставленной задачи, необходимо осуществить построение алгоритмических решений для процессов, влияющих на функционирование склада и обеспечивающих взаимодействие склада с внешними хозяйственными объектами, с целью получения информации в формализованном виде для последующего проведения этапа анализа. Полученная информация позволит разработать модели бизнес-процессов функционирования склада, и в дальнейшем, выделить объекты, которые будут подлежать разработке. Разработанная модель позволила бы усовершенствовать процесс автоматизации бизнес-процессов, возникающих при работе склада и спроектировать архитектуру системы [5].

После проведения исследований, на основании полученной модели можно выполнить разработку программного продукта, который будет осуществлять связь склада со всеми подразделениями предприятия и другими внешними объектами.

Основным назначением информационной системы складского учета, которая может быть построена на разработанных бизнес процессах, является ведение информационной базы данных об осуществленных складских операциях, с дальнейшим ведением учета и аналитики состояния склада.

Для того, чтобы информационная система функционировала она должна содержать следующие объекты:

---